Algemeen
De meeste objecten die door de gebruiker in Workplace Management zijn gemaakt, kunnen worden verwijderd of verwijderd. Het verwijderen van een object heeft tot gevolg dat het object naar de prullenbak (digitale prullenbak) wordt verplaatst. Verwijderde objecten kunnen niet meer gevonden worden via de reguliere zoekpagina's. Verwijderde objecten kunnen ook niet meer gekoppeld worden aan andere objecten. Een verwijderd gebouw kan bijvoorbeeld niet meer gekoppeld worden aan een aanvraag.
Beheerders kunnen de hele prullenbak doorzoeken en indien nodig objecten uit de prullenbak herstellen. Objecten in de prullenbak kunnen door de beheerder handmatig permanent uit de toepassing worden verwijderd. De prullenbak kan ook automatisch worden geleegd na een opgegeven aantal dagen dat wordt bepaald via 'Clientinstellingen' → 'Interface' → 'Dagen in prullenbak'.
Naast het verwijderen van objecten is het ook mogelijk om objecten te archiveren. Het archiveren van een object verplaatst het object ook naar een archief (vergelijkbaar met de prullenbak) en het object kan ook niet meer worden doorzocht via de reguliere zoekopties. Het verschil tussen de prullenbak en het archief is dat gearchiveerde objecten in het archief blijven zolang als gewenst.
Sommige objecten mogen niet verwijderd worden door een gewone (niet-administrator) gebruiker*. Deze objecten kunnen alleen worden gearchiveerd. Systeemgebruikers kunnen bijvoorbeeld niet verwijderd worden, omdat veel objecten gerelateerd zijn aan/gemaakt zijn door de systeemgebruiker en niet losgekoppeld kunnen worden van de systeemgebruiker.
*Objecten die niet door een gewone gebruiker kunnen worden verwijderd, kunnen alleen door een beheerder worden verwijderd via de 'Correctiemodus'.
Het verwijderen en archiveren van een object in Workplace Management kan worden gedaan via de bijbehorende knoppen op het object:
Objecten verwijderen en archiveren kan ook in bulk via een resultatenpagina (lijst):
Sommige lijstpagina's laten gebruikers ook toe om objecten individueel te verwijderen, rechtstreeks van de lijstpagina:
Het verwijderen van een object wordt meestal gedaan als:
Het object is per ongeluk gemaakt
Het object wordt gemaakt om een proces of module te testen
Het object kan niet worden geannuleerd via de workflow
Het maakt niet uit of het object permanent automatisch of handmatig door een beheerder uit de applicatie wordt verwijderd.
Het archiveren van een object wordt meestal gedaan als:
Het is niet toegestaan om het object te verwijderen
Het object is niet meer van toepassing, maar is nog steeds relevant voor historische rapporten
Het object is niet meer van toepassing, maar is nog wel gekoppeld aan andere objecten zodat gebruikers het kunnen zien
Het object kan niet worden geannuleerd via de workflow
Als een object wordt verwijderd en was gekoppeld aan een verzoek, zal een (niet-beheerder) gebruiker het gekoppelde (verwijderde) object niet meer zien.
Als een object gearchiveerd is en gekoppeld was aan een verzoek, kan een (niet-administrator) gebruiker nog steeds het gearchiveerde object gekoppeld aan het verzoek zien.
Objecten zoeken in de Bin en Archive
Alle gebruikers kunnen hun verwijderde en gearchiveerde objecten terugvinden via het menu 'Prullenbak' op hun profiel:
Beheerders kunnen naar de prullenbak en het archief navigeren via het navigatiemenu 'Beheer' → 'Prullenbak' en 'Archief':
De opties van het bin- en archiefnavigatiemenu lijken erg op elkaar. Er wordt een zoekpagina getoond waar de verwijderde of gearchiveerde objecten kunnen worden doorzocht. Geef een type object op (de technische objectnaam, bijv. WerkOrder) en/of een periode wanneer het object is verwijderd of gearchiveerd. Klik op 'Tellen' om eerst het aantal gevonden objecten te controleren en klik op 'Zoeken' om de zoekopdracht uit te voeren in de prullenbak of het archief met de opgegeven filters.
Als de prullenbak niet automatisch wordt geleegd of als de klant de prullenbak en het archief veel gebruikt, dan kan het zoeken in de prullenbak of het archief veel resultaten opleveren. Bij het zoeken in de prullenbak of het archief is het aan te raden de filteropties te gebruiken om de resultaten te beperken.
Objecten herstellen vanuit de prullenbak en het archief
Als objecten per ongeluk worden verwijderd of gearchiveerd, kunnen de objecten worden hersteld vanuit de prullenbak of het archief. Objecten kunnen in bulk (meerdere objecten tegelijk) of individueel worden hersteld.
In bulk terugzetten kan op de resultatenpagina na een zoekopdracht. Selecteer alle objecten die van toepassing zijn en klik op 'Herstellen':
Je kunt een individueel object herstellen door het object te openen en op de herstelknop te klikken:
Objecten herstellen kan alleen gedaan worden door een beheerder.
Verwijderde objecten tonen een rode banner:
Gearchiveerde objecten tonen een gele banner:
Objecten permanent verwijderen uit de prullenbak
Objecten in de prullenbak kunnen handmatig of automatisch definitief worden verwijderd. De beheerder kan het object in de prullenbak openen en op 'Verwijderen' (cirkel met x) klikken om het object definitief te verwijderen:
Objecten in bulk permanent verwijderen is ook mogelijk via de resultatenpagina van de bakken. Selecteer de objecten die permanent moeten worden verwijderd en klik op 'Verwijderen':
Als de instelling 'Clientinstellingen' → 'Interface' → 'Dagen in prullenbak' is ingesteld, worden de objecten in de prullenbak permanent verwijderd na het opgegeven aantal dagen.
Objecten in het archief kunnen niet permanent uit het archief worden verwijderd.