Moeilijkheidsgraad: Starter

Wat is een workflow? Waarom en wanneer gebruiken we het?

Een workflow is een hulpmiddel voor gegevensverwerking dat wordt gebruikt om gegevens van de ene staat naar de andere te transformeren. Wanneer een complex en terugkerend proces van toepassing is, kan een workflowtool helpen om de efficiëntie van het gegevenstransformatieproces te stroomlijnen.

Enkele belangrijke workflowkenmerken in Workplace:

• Een workflow wordt van links naar rechts gelezen.

• Pijlen tussen taken en statussen geven de richting van het workflowpad aan.

• Het uitvoeren van een taak brengt de workflow naar de volgende status.

• Taken kunnen handmatig of volledig automatisch worden uitgevoerd.

• Handmatige taken worden weergegeven door groene functieknoppen die door de gebruiker moeten worden ingedrukt. Voorbeelden van veelvoorkomende taken zijn: "Submit", "Create", "Cancel" en "Handle".

• Een workflowstap kan een gebruikersgroep toegangsrechten geven om taken uit te voeren en velden te bewerken. Als een gebruiker geen taak heeft voor de huidige status, worden meestal weergaverrechten toegekend.

• Het is mogelijk om een SLA-tijd (Service Level Agreement) toe te wijzen aan elke taak. Er wordt onderscheid gemaakt tussen responstijd en uitvoertijd.

• E-mails kunnen naar gebruikers worden gestuurd door een taak uit te voeren of zelfs vanuit een trigger op een status. Stuur bijvoorbeeld een e-mail als de workflow al 1 dag in die status staat.

• Het is mogelijk om meerdere paden aan te maken. A eenvoudig workflow (meestal gebruikt in Workplace) kan maar één pad tegelijk gebruiken. De paden sluiten elkaar dus uit!

• A eenvoudig workflow kan alleen een status op een bepaald moment.

• Een geavanceerd De workflow kan zich in meerdere statussen bevinden en kan tegelijkertijd door meerdere connectors lopen.

Welke objecten gebruiken workflows?

Op de werkplek is het alleen Het is mogelijk om een workflow te gebruiken voor een object dat een of meer categorieën. De reden hiervoor is dat de categorie wordt gebruikt om in te stellen welke workflow(versie) van toepassing is. Voor bijna alle objecten die categorieën toestaan, is een standaard workflow beschikbaar. Deze wordt geërfd van een basislijn. Voorbeelden van objecten met een workflow zijn:

• Reserveringen

• Verzoeken

• Werkorders

• Inkomende/uitgaande facturen

• Bezoekers

Als een standaardworkflow niet voldoet aan de behoeften van een klant, is het mogelijk om een aangepaste workflow te maken.

Een workflowproces identificeren

Er zijn twee eenvoudige manieren om te zien of een object een workflow gebruikt.

• Er is een tabblad workflow bovenaan de pagina.

• Als een workflow actief is, hebben een of meer gebruikers groene functieknoppen. Deze groene knoppen worden gebruikt om het workflowproces vooruit te helpen.

Workflow basiscomponenten

Een workflow wordt gemaakt met behulp van drie basiscomponenten:

• taken

• statussen

• aansluitingen

Workflowcomponenten	Uitleg
	Een taak wordt voorgesteld door een vierkant vakje. Een taak wijst een activiteit toe aan een gebruiker. Een taak kan doorlooptijden bepalen. Een taak geeft toegangsrechten op zichtbare en bewerkbare velden.
	Een status wordt voorgesteld door een cirkel. Het geeft de status van de workflow aan. Kan veldtoegang geven aan specifieke gebruikers.
	De connector koppelt statussen en taken aan elkaar. De richting van de pijl geeft het mogelijke workflowpad aan. Een workflow kan niet in de tegenovergestelde richting van de connector bewegen. Wordt gebruikt om workflowfuncties te koppelen (groene knoppen op een pagina). Wordt gebruikt om voorwaarden te definiëren (verplichte velden, inhoudsveld controleren). Gebruikt om velden automatisch in te vullen (goedkeuringsdatum, goedkeurder). Gebruikt om script te koppelen. Wordt gebruikt om e-mails te verzenden.

Andere workflowcomponenten

Enkele andere belangrijke workflowcomponenten staan in de onderstaande tabel.

Workflowcomponenten	Uitleg
	A handmatige taak wordt weergegeven door een persoonssymbool boven de taak. Een handmatige taak verleent toegangsrechten tot workflowknoppen aan specifieke gebruikersgroepen.
	Een automatische taak wordt weergegeven door een bliksemsymbool boven de taak. Een automatische taak wordt automatisch uitgevoerd door het systeem.
	Een automatische taak met een trekker. Een trigger wordt weergegeven door het belsymbool boven een taak of status. Het workflowproces gaat alleen verder als aan de voorwaarden is voldaan om de trigger te activeren.
	Een werkstroom e-mail. Er wordt automatisch een e-mail verzonden wanneer een workflow door een connector gaat waaraan een e-mail is gekoppeld.
	A groep annuleren. Een annuleringsgroep is een taak die de workflow kan annuleren als deze zich binnen de grenzen van de annuleringsgroep bevindt. De grens wordt weergegeven door een stippellijn.

Wat is een workflowcase?

Voor elke instantie die wordt aangemaakt, wordt tegelijkertijd een zogenaamde workflow case aangemaakt. Om de workflow-case te vinden, navigeer je naar de tabblad workflow op een instantiepagina (bijvoorbeeld: open een verzoek > druk op het tabblad 'Workflow'). Als je de workflow case opent, kun je grafisch het pad bekijken dat de workflow tot nu toe heeft afgelegd.

Een workflow-case is voornamelijk een visuele weergave van het workflow-proces voor een unieke instantie. Via de workflow case is het mogelijk om de voortgang van de instantie door de workflow heen bij te houden. Als de instantie zich voortbeweegt door de workflow, geven de workflowafbeeldingen een visuele weergave van zijn pad. Tegelijkertijd wordt er een taakgeschiedenis gemaakt in lijn met de voortgang van de workflowafbeeldingen.

• De blauw markering geeft het pad aan dat de workflow al heeft doorlopen.

• De grijs markering geeft een mogelijk toekomstig pad voor de workflow aan.

• Afhankelijk van de volgende stap wordt het grijze pad geactiveerd.

• Let ook op het bijschrift bij de schermafbeeldingen.

 Details on workflow cases

De voortgang van de instantie door de workflow wordt met kleuren gecoördineerd voor een gemakkelijk af te lezen overzicht.

• De blauw Componenten (status, taak en connector) vertegenwoordigen het pad dat de instantie tot nu toe heeft gevolgd.

• De zwart component op dit moment actief zijn. De gebruiker(s) die een actieve taak hebben voor dit verzoek kunnen nu velden bewerken en de workflow vooruitbrengen via de groene workflowknoppen.

  • De zwarte status is de huidige status.

  • De zwarte taken zijn de taken die momenteel actief zijn.

• De grijs componenten zijn momenteel inactief.

• A vak met stippellijn geeft een annuleringsgroep aan. Als een status of taak in dit vakje valt, hebben de gebruikers in de annuleringsgroep een taak waarmee ze de workflow kunnen annuleren.

• Vaak is er meer dan één taak tegelijkertijd actief.

• In geavanceerde workflows kunnen meer dan onze statussen tegelijkertijd actief zijn (hiervoor worden tokens gebruikt).

De taakgeschiedenis lezen

De taakgeschiedenis wordt in realtime aangemaakt. De taakgeschiedenis geeft een chronologisch overzicht van zowel de uitgevoerde als de openstaande taken. Je kunt zien welke taak momenteel openstaat en wie deze taak moet uitvoeren.

Hoe krijg ik toegang tot de workflowdefinitie?

Naast workflow case gebruiken we ook de term "workflow definitie". In de workflow definitie wordt de configuratie van de workflow gedaan. De workflow case waar we het eerder over hadden is slechts een (grafische) weergave van de status van het object dat gekoppeld is aan de workflow case.

• Het is mogelijk om toegang te krijgen tot elke workflow door te navigeren naar de workflow knop op het startbord.

  • Het is ook toegankelijk via de menuoptie: Configuraties > Werkstromen.

• Het is ook mogelijk om toegang te krijgen tot een specifiek workflow via de instantiepagina. Navigeer naar de Tabblad Werkstroom > Workflow-knop*

Samenvatting

Zoek op