1. Waar gaat deze module over

De module Correctieve werkorders in Workplace Management helpt serviceteams bij het maken en beheren van werkorders op basis van verzoeken van gebruikers. Deze werkorders kunnen worden toegewezen aan interne of externe aannemers om de problemen op te lossen.

Als bijvoorbeeld een toilet kapot is en lekt, kan het zijn dat de facilitaire dienst het niet kan repareren. In dit geval kan een werkorder worden aangemaakt voor een externe aannemer, zoals een loodgieter, om de reparatie uit te voeren of een nieuw toilet te installeren. De aannemer kan de kosten registreren en de werkorders kunnen daarna intern worden beoordeeld.

De volgende delen gaan dieper in op enkele kernconcepten van deze module:

1.1 Servicegroepen

Net als verzoeken zijn de servicegroepen ook van toepassing op correctieve werkorders. De servicegroep voor verzoeken en de interne verantwoordelijke gebruiker worden automatisch overgenomen in de correctieve werkorder. De verantwoordelijke gebruiker kan de werkorder plannen en handmatig doorsturen naar de betreffende aannemer.

Meer informatie over servicegroepen is te vinden via Module Aanvragen.

1.2 Typen problemen

Het probleemtype dat is geselecteerd in de aanvraag kan ook het gedrag van de corrigerende werkorders beïnvloeden. Per probleemtype kan worden bepaald of er automatisch een corrigerende werkorder wordt aangemaakt, toegewezen en verzonden naar de relevante aannemer op basis van de voorkeursrol van de leverancier.

Bijvoorbeeld:

• Gebouw: Ruimtevaartcentrum Arnhem

• Leverancier X is de voorkeursleverancier voor Spacewell Arnhem met de rol van 'Toegangscontrole'.

Probleemtype: 'defect fronthek'.

• Automatisch correctieve werkorders maken: Ja

• Servicegroep werkorders: Faciliteit

• Rol: 'Toegangscontrole

• Werkorders automatisch verzenden: Ja

Zodra een aanvraag met gebouw 'Spacewell Arnhem' en het probleemtype 'Voorpoort defect' is ingediend, wordt automatisch een correctieve werkorder aangemaakt, toegewezen aan de servicegroep 'Facility', toegewezen aan de aannemer 'Leverancier X' en automatisch verzonden naar de aannemer.

Omdat er geen handmatige handelingen nodig zijn, kan als een werkorder automatisch wordt aangemaakt via dit pad, een opmerking vooraf worden gedefinieerd en kan een standaardkostenpost (cataloguspost) worden ingesteld in het probleemtype, die ook automatisch wordt toegevoegd aan de werkorder. Een standaard kostenpost kan relevant zijn als er prijsafspraken zijn gemaakt voor specifieke soorten werk (bijv. 'Leeg een container') en de standaard (geplande) prijs kan automatisch worden opgenomen.

Meer informatie over probleemtypen is te vinden via Module Aanvragen.

1.3 Kostenposten

Anders dan bij aanvragen is het mogelijk om kostenitems te registreren in correctieve werkorders. Kostenposten (werkorderitems) kunnen generiek zijn of gebaseerd op catalogusitems (dit moet ingeschakeld worden via 'Modules instellingen' → 'Correctieve werkorders' → 'Gebruik catalogusitems in correctieve werkorders'). Kostenposten toevoegen op basis van inventarisitems is ook mogelijk, maar dan moet de module 'Voorraadbeheer' ingeschakeld zijn. Meer informatie over voorraadbeheer zie: Module voorraadbeheer .

Voordat de werkorder aan een aannemer wordt toegewezen, kunnen de werkorderitems worden toegevoegd om de geschatte kosten voor het afhandelen van de werkorder te registreren. Als de gebruiker een generiek werkorderitem aanmaakt, kunnen de omschrijving, de geplande hoeveelheid, de prijs en het BTW-tarief handmatig worden ingevoerd. Als de gebruiker een werkorderitem toevoegt op basis van een catalogusitem, worden de catalogusitemnaam, leveranciersreferentie en aankoopprijs automatisch overgenomen in het werkorderitem. Catalogusitems die worden gebruikt in werkorders kunnen gereedschappen of apparatuur zijn die eerst moeten worden aangeschaft, zoals rubberen handschoenen, spijkers, enz.

De geplande hoeveelheid en prijs van de werkorders worden gebruikt om de geschatte kosten te bepalen. Zodra de werkorder door de aannemer wordt uitgevoerd, kunnen de werkelijke hoeveelheid en prijs afwijken en worden geregistreerd. De werkelijke hoeveelheid en prijs bepalen uiteindelijk de werkelijke kosten van de werkorder. Inzicht in de geplande en werkelijke kosten van werkorders kan van invloed zijn op de geplande kostenramingen of de aannemers die in de toekomst worden gebruikt als de geplande kosten bijvoorbeeld veel lager zijn dan de werkelijke kosten.

1.4 Voorkeursleveranciers

Via het gebruik van voorkeursleveranciers kunnen verzoeken en correctieve werkorders automatisch worden toegewezen aan een voorkeursleverancier op basis van de rol die is opgegeven in het probleemtype dat aan het verzoek is gekoppeld.

Zie voor meer informatie over voorkeursleveranciers: Voorkeursleveranciers.

Zie voor meer informatie over verzoeken en probleemtypen: Module Aanvragen.

1.5 Aanbestedingsproces (offertes)

Als het onduidelijk is welke aannemer moet worden toegewezen aan de correctieve werkorder, kan een aanbestedingsproces worden gecreëerd om de juiste aannemer te vinden. Via een aanbestedingsproces kunnen offertes worden aangevraagd bij meerdere leveranciers.

Aanbestedingsprocedures worden gebruikt als er geen voorkeursleveranciers zijn of als er veel leveranciers zijn om uit te kiezen. Een aanbestedingsprocedure is een goede manier om de leverancier te vinden met de beste prijs, de snelste reactie om het werk zo snel mogelijk uit te voeren, enz. Welke leverancier past het beste bij het werk dat moet worden uitgevoerd in de correctieve werkorder.

Een aanbestedingsproces kan direct vanuit een correctieve werkorder worden aangemaakt in Workplace Management, of een aanbestedingsproces kan volledig buiten de applicatie worden uitgevoerd.

Via 'Module-instellingen' → 'Onderhoud' → 'Algemene werkorderinstellingen' → 'Offerteproces via aparte workflow' kan op Ja worden gezet als het offerteproces in Workplace Management wordt gedaan. In dit geval zal bij het aanmaken van een aanbestedingsproces vanuit de correctieve werkorder, de correctieve werkorder naar een 'Offerteproces' status gaan en automatisch doorgaan zodra een van de offertes wordt geaccepteerd. De leverancier van de geaccepteerde offerte wordt automatisch toegewezen aan de corrigerende werkorder.

Als het offerteproces buiten Workplace Management wordt uitgevoerd, wordt de correctieve werkorder ook verplaatst naar een status 'Offerte(s) aanvragen'. De correctieve werkorder moet handmatig worden doorgestuurd naar de gewenste aannemer op basis van het aanbestedingsproces dat buiten de applicatie is uitgevoerd (bijvoorbeeld alleen via e-mail).

Aanbestedingsprocessen kunnen ook afzonderlijk worden gemaakt en niet alleen binnen een correctieve werkorder. Zie voor meer informatie over het proces: Module Aanbestedingsproces (offertes).

1.6 Goedkeuring mandaat

In het proces voor correctieve werkorders is het mogelijk om een stap voor goedkeuring van een mandaat toe te voegen. Een goedkeuring van een mandaat is een stap in de workflow waarbij een specifieke geautoriseerde gebruiker of gebruiker met een specifieke systeemgroep het totaalbedrag van de werkorder moet bekijken en de werkorder kan goedkeuren of afkeuren voordat deze wordt doorgestuurd naar een aannemer. De mandaat goedkeuringsstap voorkomt dat werkorders met een (ongeautoriseerd) groot totaalbedrag worden gemaakt en naar aannemers worden gestuurd.

Goedkeuring verplichten kan worden ingeschakeld via 'Module-instellingen' → 'Onderhoud' → 'Correctieve werkorders' → 'Goedkeuring correctieve werkorders verplichten':

Goedkeuringsopties voor mandaten:

Door manager (gebaseerd op bedrag persoonlijk mandaat):

Als de mandaatgoedkeuring wordt uitgevoerd op basis van een persoonlijk (maximum) mandaatbedrag, wordt de mandaatgoedkeuringsoptie 'door manager' gebruikt. Elke gebruiker die correctieve werkorders aanmaakt, heeft een persoonlijk mandaatbedrag en kan de correctieve werkorders goedkeuren tot het maximale totaalbedrag gelijk aan het persoonlijke mandaatbedrag.

Als het totaalbedrag van de werkorder het persoonlijke mandaatbedrag van de gebruiker overschrijdt, moet de manager van de gebruiker de werkorder goedkeuren. Als het totaalbedrag van de corrigerende werkorder ook hoger is dan het persoonlijke mandaatbedrag van de manager, moet de volgende manager de corrigerende werkorder goedkeuren totdat het persoonlijke mandaatbedrag voldoende is.

Om de goedkeuring van het mandaat door de manager te gebruiken, moeten voor alle gebruikers die correctieve werkorders aanmaken de manager en het persoonlijke mandaatbedrag geregistreerd zijn. Registreer ook dezelfde informatie voor elke manager. De manager en het persoonlijke mandaatbedrag kunnen worden geregistreerd op de contactpagina van de gebruiker.

Als het totale bedrag van de corrigerende werkorder het persoonlijke bedrag van de gebruiker overschrijdt, is de manager van de gebruiker de volgende gebruiker die de corrigerende werkorder goedkeurt totdat het mandaatbedrag van de goedkeurder het totale bedrag van de corrigerende werkorder overschrijdt.

Door een specifieke groep (vanaf een specifiek bedrag):

Als de goedkeuring van het mandaat altijd door specifieke gebruikers of een specifieke afdeling wordt uitgevoerd, kan een systeemgroep worden toegevoegd die de goedkeuring van het mandaat afhandelt en het totale bedrag van de correctieve werkorder goedkeurt. Als het totale bedrag van de corrigerende werkorder alleen moet worden goedgekeurd als het een bepaald bedrag overschrijdt, is het ook mogelijk om het bedrag te registreren vanaf wanneer de goedkeuring van het mandaat door de specifieke systeemgroep van toepassing is.

Om goedkeuring via een mandaat door een specifieke systeemgroep te gebruiken, registreer je deze systeemgroep in 'Module-instellingen' → 'Onderhoud' → 'Correctieve werkorders' → 'Mandaat goedkeuringsgroep'.

Om een bedrag op te geven vanaf waar de mandaatgoedkeuring geldt, registreer je dit in 'Module-instellingen' → 'Onderhoud' → 'Correctieve werkorders' → 'Mandaatgoedkeuring vanaf bedrag'. Als deze instelling op 0 staat, is de mandaatgoedkeuring altijd van toepassing.

Afhankelijk van het type probleem:

Als de goedkeuring van het mandaat per probleemtype wordt bepaald, kan de goedkeuring van het mandaat in elk probleemtype afzonderlijk worden geconfigureerd, waar het van toepassing is.

Beide hierboven genoemde opties voor mandaatgoedkeuring kunnen ook worden geconfigureerd op het niveau van het probleemtype.

1.7 Planbord

De module voor correctieve werkorders heeft ook een planningsbord. Reeds geplande correctieve werkorders kunnen worden geraadpleegd in een kalenderweergave (dagelijks, wekelijks en maandelijks) en nog niet toegewezen correctieve werkorders kunnen via het planbord worden toegewezen aan aannemers. Voor meer informatie over het planbord zie: Werkorders Planbord.

1.8 Toegang leveranciers

Nadat de correctieve werkorder is doorgestuurd naar de (interne of externe) aannemer, moet de werkorder worden afgehandeld door de interne of externe aannemer. Als de aannemer geen gebruikersaccount in Workplace Management heeft om de werkorder af te handelen, wordt de verantwoordelijke servicegroep of de werkorder toegewezen om de werkorder namens de aannemer af te handelen.

Als de aannemer een gebruiker in de applicatie heeft, moet de aannemer de werkorders zelf afhandelen. Toegang voor leveranciers kan worden ingeschakeld om de aannemers een gebruikersvriendelijk overzicht te geven van alle werkorders die moeten worden afgehandeld.

Zie voor meer informatie over toegang voor leveranciers: Toegang leverancier.

1.9 Proces voor correctieve werkorders

Het volgende deel beschrijft de workflow van een correctieve werkorder vanuit een high-over oogpunt. Raadpleeg de gebruikershandleiding voor een gedetailleerde beschrijving Module voor correctieve werkorders voor (eind)gebruikers.

Een correctieve werkorder maken
Een nieuwe corrigerende werkorder kan handmatig worden aangemaakt vanuit een verzoek (als corrigerende werkorders in het algemeen of voor dit probleemtype zijn ingeschakeld), of de corrigerende werkorder kan automatisch worden aangemaakt, afhankelijk van de instellingen van het probleemtype. Veel velden worden automatisch overgenomen van het verzoek (onderwerp, beschrijving, servicegroep, interne verantwoordelijke, enz.) De gebruiker kan generieke-, catalogus- en/of inventarisartikelen toevoegen (afhankelijk van de instellingen) met geplande hoeveelheden en prijzen.

Corrigerende werkorders indienen of direct doorsturen
Nadat de werkorder voor correctieve werkzaamheden volledig is ingevuld, kan de werkorder worden ingediend of rechtstreeks worden doorgestuurd naar de aannemer.

• Als de aannemer nog niet is bepaald bij het aanmaken van de werkorder, kan de werkorder worden ingediend. De aannemer kan handmatig aan de werkorder worden gekoppeld of via een aanbestedingsproces tijdens de volgende stap.

• Als de aannemer automatisch wordt bepaald via voorkeursleveranciers bij het aanmaken van de werkorder, kan de werkorder direct worden doorgestuurd naar de aannemer.

Optioneel: Start aanbestedingsprocedure
Een aanbestedingsproces kan worden gestart als een aannemer moet worden geselecteerd uit een lijst met potentiële aannemers. Het aanbestedingsproces kan een nieuw proces in Workplace Management zijn of volledig buiten de applicatie plaatsvinden. De aannemer met de beste offerte kan worden geselecteerd en aan de werkorder worden toegewezen.

Optioneel: Goedkeuring mandaat
Als mandaatgoedkeuring van toepassing is, moet de mandaatgoedkeurder het totaalbedrag van de werkorders goedkeuren of afkeuren voordat de werkorder naar de aannemer wordt gestuurd.

Correctieve werkorder in uitvoering
De correctieve werkorder is in uitvoering en de aannemer moet het werk afhandelen dat in de werkorder is gespecificeerd. Als de aannemer een gebruikersaccount heeft, kan de aannemer de werkorder rechtstreeks in de applicatie afhandelen. Als de aannemer geen gebruikersaccount heeft, dan moet de intern verantwoordelijke de werkorder namens de aannemer afhandelen. De werkelijke hoeveelheid en prijzen die worden gebruikt tijdens de afhandeling van de correctieve werkorder kunnen worden geregistreerd.

Optioneel: Intrekken of verzetten

Als een corrigerende werkorder in uitvoering is maar moet worden verplaatst naar een andere datum, kan de interne verantwoordelijke de werkorder opnieuw inplannen en doorsturen naar de aannemer. Als de corrigerende werkorder moet worden toegewezen aan een andere interne verantwoordelijke, kan de corrigerende werkorder worden ingetrokken en opnieuw worden toegewezen aan de hele servicegroep, klaar om te worden opgepakt en toegewezen aan een aannemer.

Einde werk en beoordeling

Nadat de werkorder is afgehandeld, kan de intern verantwoordelijke het uitgevoerde werk bekijken. De controle kan ook automatisch gebeuren (via een instelling). Als de interne verantwoordelijke het werk afkeurt, gaat de werkorder terug naar de aannemer met extra informatie over de afkeuring. De aannemer moet het werk in de order opnieuw afhandelen.

Optioneel: Financiële administratie
Als het uitgevoerde werk is goedgekeurd, kan de financiële administratie rond deze werkorder worden uitgevoerd als een taak in de workflow (afhankelijk van de instelling). De aannemer kan een factuur sturen die moet worden geregistreerd en betaald.

1.10 Andere relevante opties

Financiële administratie

Het toevoegen van een stap "Financiële administratie" in de workflow is mogelijk via een algemene werkorderinstelling (die van toepassing is op correctieve, preventieve en LTMP werkorders). Zodra de facturen van de aannemer zijn afgehandeld (gecontroleerd en betaald), kan de correctieve werkorder handmatig worden gesloten. Inkomende facturen kunnen ook automatisch worden gematcht en de corrigerende werkorder kan automatisch worden gesloten zodra de overeenkomstige inkomende facturen zijn afgehandeld. Zie voor meer informatie over inkomende facturen: Inkomende facturen

2. Automatisch e-mails verzenden in de workflow(s)

Workflows kunnen automatisch e-mails versturen nadat een bepaalde taak is uitgevoerd of een workflow een bepaalde tijd in een status heeft gestaan. De standaard e-mails moeten per workflow worden geactiveerd. Voor meer informatie over het inschakelen van de standaard workflow e-mails, zie Workflow e-mails.

Voor de module correctieve werkorders zijn de volgende standaard workflow e-mails beschikbaar:

3. Aanvullende informatie over deze module

Meer informatie over de module Correctieve werkorders is te vinden in de volgende gerelateerde artikelen:

• Voor een (eind)gebruikershandleiding, zie: Module met correctieve werkorders voor (eind)gebruikers

• Zie voor meer gedetailleerde implementatie-informatie (inclusief hoe de module moet worden ingeschakeld, welke systeemgroepen erbij betrokken zijn, gegevensimport en meer informatie over het startpaneel en de opties in het navigatiemenu): Activering en informatie van de module correctieve werkorders