Moeilijkheidsgraad: starter
Inhoud
Leerdoelen
Na het lezen van dit artikel zul je in staat zijn om:
Een (terugkerende) bezoeker aanmaken
Bestaande bezoekers bewerken
Bezoekers
Alle bezoekers kunnen worden geregistreerd en bekeken in de bezoekersmodule.
Je kunt een bezoeker aanmaken met de knop "Bezoeker +" op je startbord.
Via de knop 'Mijn bezoeker' kun je al je bezoekers bekijken. Dit overzicht toont alle mensen die geregistreerd zijn om je te bezoeken, dus NIET alle bezoekers die door jou zijn aangemaakt (NB: als je een bezoeker namens je collega registreert, verschijnt deze niet in je 'Mijn bezoeker' overzicht).
Een bezoeker op de workplace creëren
Maak een bezoeker
U kunt een nieuwe bezoeker aanmaken door op de knop "Bezoeker +" te klikken op uw startbord. U krijgt dan het volgende scherm te zien:
2. Op deze pagina kunt u de verschillende gegevens van de bezoeker invullen. De velden met een * zijn verplicht. De andere zijn optioneel.
Veldgegevens over de bezoeker
Naam | Hier vul je de naam van de bezoeker in. |
Organisatie | De naam van de organisatie van de bezoeker. |
Bezoek | Wie gaat de bezoeker bezoeken / wie gaat de bezoeker ontvangen? De bezoeker zal alleen verschijnen in "Mijn bezoekers" overzicht van deze persoon |
Beschrijving | Geef hier een korte beschrijving van het bezoek. |
Eigendom | Welk pand/gebouw wordt bezocht? |
Verwachte aankomsttijd | Vul de verwachte aankomsttijd van de bezoeker in. |
Verwachte eindtijd | Vul de verwachte eindtijd van het bezoek in. |
Auto | Noteer hier of de bezoeker met of zonder auto op bezoek komt. |
Nummerplaat | Voer hier het kenteken van de auto in. |
3. Na het invullen van de velden heb je drie opties:
Dien de bezoeker in: Als je vergeet om de bezoeker in te dienen, zal deze niet verschijnen in je "Mijn Bezoekers" overzicht en wordt de bezoeker automatisch verwijderd binnen 24 uur.
Verwijder de bezoeker.
Annuleer het aanmaken van de bezoeker.
Wist je dat?
Bij het aanmaken van een bezoeker is alleen de verwacht tijden kunnen worden ingesteld. Alleen hoofdgebruikers (bijv. receptie) kunnen de werkelijk aankomst- en vertrektijd.
De status van een bezoeker wordt automatisch ingesteld op basis van de tijden en data van de bezoeker. Wanneer bijvoorbeeld de aankomsttijd is ingesteld, verandert de status in 'Aangekomen'.
Een medebezoeker toevoegen
Als de bezoeker gezelschap meebrengt, kun je deze extra bezoekers toevoegen met de knop "Bezoeker toevoegen" onderaan je scherm.
Een bezoeker bewerken/annuleren
1. Je kunt geregistreerde bezoekers op je startbord bekijken via "Mijn verwachte bezoekers". Je kunt ook de knop "Mijn bezoekers" gebruiken.
2. Open de bezoeker die je wilt bewerken door op de referentie te klikken.
3. Breng wijzigingen aan en klik vervolgens op "Opslaan en terugkeren". Opmerking: niet alle velden kunnen worden gewijzigd zodra de bezoeker is ingediend. Als je een niet-wijzigbaar veld wilt wijzigen, kun je een key-user vragen of deze bezoeker annuleren en een nieuwe aanmaken.
4. Druk op de knop "Bezoeker annuleren" om het bezoek te annuleren.
Badge afdrukken
De functionaliteit Bezoekersbadges afdrukken is alleen beschikbaar voor key users. Meestal worden de receptie-/ frontdeskmedewerkers gekozen als key users voor de bezoekersmodule. |  |
Terugkerende bezoeker
Terugkerende bezoeker aanmaken
Als er iemand is die het bedrijf/kantoor vaak bezoekt. U kunt een terugkerende bezoeker aanmaken. Als je deze optie niet ziet, vraag dan aan de applicatiebeheerder van je Workplace om deze toe te voegen aan je gebruikersaccount.
Vul de gegevens in zoals bij een normale bezoeker.
Maar in plaats van te klikken op "Verzenden", klik je op de knop "Terugkerende bezoeker maken".
3. Er verschijnt nu een pop-upvenster dat je terugkerende bezoeker gaat maken.
4. Druk op "Ok" om verder te gaan.
5. Voer de planningsgegevens van de terugkerende bezoeker in.
SCHEMA
Verwachte aankomsttijd: begindatum en tijd van eerste optreden
Verwachte eindtijd: einddatum en -tijd van eerste optreden
Cyclus/ Dag/ Dag in mot: de combinatie van deze instellingen bepaalt wanneer de voorvallen worden gepland
GENEREREN TOT
Einddatum: wanneer is de laatste datum waarvoor een bezoeker moet worden aangemaakt
Maximumaantal: hoeveel bezoekers moeten worden aangemaakt
Opmerking: wanneer 'Einddatum' en 'Maximum aantal' beide leeg gelaten worden, wordt er slechts één bezoeker aangemaakt. Als beide instellingen zijn ingevuld, bepaalt wat het eerst komt het aantal bezoekers dat wordt gegenereerd.
6. Klik op 'Bezoekers aanmaken' om de bezoekers te genereren op basis van de agenda-instellingen
Een voorbeeld van de instellingen van een terugkerend schema voor iemand die de komende 6 maanden elke maand op de tweede woensdag langskomt | Een voorbeeld van de instellingen van een terugkerend schema voor iemand die de komende 6 maanden elke week op woensdag langskomt |
| 
|
Een terugkerende bezoeker annuleren/bewerken
U kunt een terugkerende bezoeker niet bewerken of verwijderen. Zodra de bezoekers zijn aangemaakt, kunt u elke bezoeker bewerken, op dezelfde manier als bij een gewone bezoeker.
Samenvatting
Zoek op