Moeilijkheidsgraad: starter

Inhoud

Leerdoelen

Na het lezen van dit artikel zul je in staat zijn om:

Activa maken/zoeken
Gelinkte objecten zoeken
Koppel de asset aan een gebruiker

Activa

De assets die zijn gemaakt in de Asset module kunnen worden gebruikt in alle andere Workplace modules. Enkele voorbeelden:

Smartphones en laptops kunnen via de HRM-module worden toegewezen aan gebruikers (instroom/uitstroom).
De snookertafel of poolwagen kan reserveerbaar worden gemaakt zodat mensen deze kunnen reserveren.
Je inventaris, zoals bureaus, stoelen en zelfs planten, kunnen worden gemaakt als activa.
Koffiezetapparaten kunnen worden geselecteerd als bedrijfsmiddel bij het indienen van een verzoek (bijvoorbeeld wanneer het koffiezetapparaat kapot is).

Catalogusitems kunnen worden gekoppeld aan een item. Het onderdeel "Laptop Spacewell standaard" kan worden gekoppeld aan een catalogusitem van een specifiek laptopmodel. Meer informatie over catalogusitems is te vinden in deze artikel.

Module Activa uitgelegd

Klik op Activa in het menu om de activamodule te openen.

In de asset module kun je assets zoeken en nieuwe aanmaken.

De asset module gebruiken (use cases)

De zoekfunctie gebruiken

Typ "beamer" in de zoekbalk en druk op Zoeken. De zoekopdracht geeft objecten terug die te maken hebben met "beamer". Veel (maar niet alle!) velden die je ziet bij het openen van een object worden doorzocht. Voorbeelden van velden die worden doorzocht zijn naam, externe referentie, serienummer, handelsnaam en beschrijving.
Opmerking: de zoekfunctie bevraagt het 'Categorie-veld' niet. Dus als u bijvoorbeeld alle laptops wilt vinden, moet u geavanceerd zoeken gebruiken om te zoeken naar goederen met die categorie.
Als je de zoekbalk leeg laat en op zoeken drukt, krijg je alle onderdelen te zien die beschikbaar zijn in het systeem.

De geavanceerde zoekfunctie gebruiken

Klik op de vervolgkeuzeknop naast de knop "Zoeken" om naar "Geavanceerd zoeken" te gaan. Met deze optie kun je zoeken op categorie, gekoppelde eigenschap of fabrikant.

Informatie over activa opzoeken

Voer een trefwoord in en klik op Zoeken.
Open "een onderdeel door op het referentienummer te klikken. Na het openen van het onderdeel kun je informatie over het onderdeel zien. Met de juiste toegangsrechten kun je de velden direct bewerken. Grijze velden zijn niet bewerkbaar (vanwege toegangsbeperkingen of omdat het afgeleide velden zijn). Het is ook mogelijk om een afbeelding van het object toe te voegen.

Gebruik een QR-code scan om informatie op te zoeken

Als een QR-code aanwezig is op een goed, kun je de scanfunctie gebruiken in plaats van een trefwoord om je goed te vinden.
Wanneer het activum is geopend, kun je direct een ticket boeken met de knop 'Aanvraag aanmaken'.

Hiërarchie

Een hiërarchie kan worden toegepast op Activa. Bijvoorbeeld om duidelijk te maken welke simkaart bij welke telefoon hoort. Om dit in te stellen wordt het veld 'Onderdeel van' gebruikt.

Module-instellingen voor activa

Er zijn heel weinig module-instellingen.
De module instelling 'Automatisch QR-code genereren' bepaalt of er een QR-code wordt gegenereerd voor een nieuw asset.

Een nieuw object maken

In de asset module kun je een nieuwe asset aanmaken.

Klik op 'Activa' in de activamodule;
Klik op de knop "Nieuw bedrijfsmiddel maken";
Selecteer de categorie waarin het actief moet worden aangemaakt.
Klik op 'Ok';
Er wordt een nieuw scherm geopend waarin je de gegevens van het bedrijfsmiddel kunt invoeren.
1. Alleen het veld 'Naam' is verplicht. Het is aan jou om de andere velden in te vullen.
2. De meeste velden spreken voor zich. Beweeg met de muis over de velden om de helptekst te bekijken; zie de schermafbeelding hieronder.
3. Een hiërarchie kan worden toegepast op Activa. Bijvoorbeeld om duidelijk te maken welke simkaart bij welke telefoon hoort. Om dit in te stellen wordt het veld 'Onderdeel van' gebruikt.

Tabblad 'Gebruiken' - een bedrijfsmiddel aan een gebruiker koppelen

Een object kan worden toegewezen aan een contactpersoon. Een zogenaamd 'objectgebruik' (USE-xxx) wordt aangemaakt bij het koppelen van een bedrijfsmiddel. De startdatum is verplicht.
In de HRM-instroom-/uitstroommodule worden objectgebruiken ook gebruikt om activa aan gebruikers te koppelen. Activa kunnen ook handmatig aan gebruikers worden gekoppeld. Dit wordt verderop in dit hoofdstuk beschreven.
Het veld Aantal kan aangeven hoeveel er van dat goed beschikbaar zijn.
- Opmerking: het veld "Hoeveelheid" op het tabblad "Gebruiken" heeft dezelfde waarde als het veld "Hoeveelheid" op het tabblad "Algemeen".
De instelling 'Overmatig gebruik' bepaalt het gedrag bij het toewijzen van de asset aan gebruikers. Als deze instelling leeg blijft, wordt de instelling 'Niet toegestaan' gebruikt.

Ik heb vijf telefoons: één bedrijfsmiddel of vijf bedrijfsmiddelen maken?
Je kunt één activum met een hoeveelheid van 5 maken. Of je kunt vijf bedrijfsmiddelen maken met een hoeveelheid van 1. Er is geen fout of goed; zorg voor consistentie bij het invoeren van gegevens.

Een bedrijfsmiddel aan een contactpersoon/gebruiker koppelen

Activa openen
Navigeer naar het tabblad 'Gebruiken'.
Klik op 'Nieuw' in de lijst 'Huidig gebruik
De velden 'In gebruik' zijn verplicht. Alle andere velden zijn optioneel
Het veld 'Status' wordt automatisch ingesteld wanneer de pagina wordt opgeslagen.

Opmerking: het gekoppelde item is nu te vinden op het tabblad 'Resources' bij het openen van Contact.

Activa gerelateerd aan een contact

Wanneer je een contact opent, navigeer je naar het tabblad 'Hulpbronnen' om de gekoppelde hulpbronnen te bekijken.

Een bedrijfsmiddel reserveerbaar maken

Wanneer Workplace wordt geïmplementeerd, worden items die kunnen worden gereserveerd (bijv. audiovisuele apparatuur, gespecialiseerde trainingsapparatuur) meestal geïmporteerd. Dit is de snelste manier om een groot aantal items te uploaden.

Hoe maak je een bedrijfsmiddel reserveerbaar?

Catalogusitems, onderdelen en gebieden worden allemaal op dezelfde manier reserveerbaar gemaakt: door het instellen van 'Reserveerbaar = ja. Na het wijzigen van deze instelling wordt het tabblad 'Reservering' beschikbaar om aanvullende instellingen te maken.

Controleer uw wijziging

Het object kan nu worden gevonden in de menuoptie: Reserveringen > Te reserveren objecten.

Verwante objecten (reserveringen, aanvragen, werkorders, contracten, controlelijsten)

Nadat je een object hebt geopend, kun je op het tabblad 'Verwante objecten' klikken. Gekoppelde objecten worden getoond afhankelijk van welke modules actief zijn en je toegangsrechten.

Goed om te weten:

Een contract wordt gekoppeld wanneer het actief als contractpost aan het contract wordt toegevoegd.
Een verzoek is gekoppeld wanneer het bedrijfsmiddel is ingesteld in het veld 'bedrijfsmiddel' op het verzoek.
Een reservering wordt gekoppeld wanneer het bedrijfsmiddel als reserveerbaar object wordt toegevoegd aan de reservering.

In de schermafbeelding:

De modules Aanvraag, Contract en Reservering zijn actief;
De module Controlelijsten is niet actief;
De gebruiker heeft geen toegang tot de module Werkorders.

Je kunt de gekoppelde instanties per gekoppeld object openen door op de hyperlink te klikken.

QR-codes gebruiken

De gegenereerde QR-codes kunnen worden afgedrukt en u kunt de code op het fysieke bedrijfsmiddel plakken. Als je deze code scant met een externe QR-codescanner, wordt het bedrijfsmiddel geopend in Workplace Management.

Opmerking: d.d. 2023-06-01, er is geen standaardrapport beschikbaar voor het afdrukken van QR-codes. Neem contact op met uw adviseur.

De module-instellingen bepalen of QR-codes moeten worden gegenereerd voor bedrijfsmiddelen (Automatisch QR-code genereren = ja). Als je de instelling wijzigt, is dit van toepassing op alle assets die vanaf dat moment worden aangemaakt. Vraag uw applicatiebeheerder voor meer informatie.

Samenvatting

Zoek op

Masterdata: activa