DifficultyMoeilijkheidsgraad: novicebeginner
Inhoud
Table of Contents | ||||
---|---|---|---|---|
|
Learning Objectives
After reading this article, you’ll be able to:
Create an inflow/mutation/outflow
Create a task list
Create function provisions
Inflow, Mutations and Outflow
The inflow/mutation/outflow (IMO) process is used to register and manage all tasks and (the handing out of) facilities associated with the inflow (onboarding) of new employees, changes in the function (mutations) of employees, and the outflow of employees. Different departments can perform these activities depending on the specific task or facility.
These tasks can be any task and can be created and managed by the client.
Examples of these tasks are:
Giving out a Laptop to a new employee by the IT department
Changing the access codes for an employee who is changing positions by the facility desk
Notify the manager about the first day of work of the new employee.
Leerdoelen
Na het lezen van dit artikel zul je in staat zijn om:
Een instroom/mutatie/uitstroom creëren
Een takenlijst maken
Functiebepalingen maken
Instroom, mutaties en uitstroom
Het instroom/mutatie/uitstroom (IMO) proces wordt gebruikt voor het registreren en beheren van alle taken en (het uitdelen van) faciliteiten die samenhangen met de instroom (onboarding) van nieuwe medewerkers, functiewijzigingen (mutaties) van medewerkers en de uitstroom van medewerkers. Afhankelijk van de specifieke taak of voorziening kunnen verschillende afdelingen deze activiteiten uitvoeren.
Deze taken kunnen elke taak zijn en kunnen worden aangemaakt en beheerd door de klant.
Voorbeelden van deze taken zijn:
Uitdelen van een laptop aan een nieuwe medewerker door de IT-afdeling
De toegangscodes wijzigen voor een medewerker die van functie verandert door de facilitaire desk
Breng de manager op de hoogte van de eerste werkdag van de nieuwe werknemer.
De laptop weer innemen als een werknemer vertrekt
Expand | ||
---|---|---|
| ||
FunctionsFunctions are created via the menu option: "Employees" > "Functions.” Here you build a list of all the functions that can be set on an employee. This could, for example, be a Director, HR manager, Office manager, or Consultant). The functions you define here can be set on the employee card in the ‘Function’ field. Functies
|
Expand | ||
---|---|---|
| ||
Function provisionsBy configuring the function provisions, you define what tasks are generated when starting an inflow or outflow. You can set up general provisions for every new employee (Flowers on their first day) and function-specific provisions (specific access badge for Technicians). Via function provisions, the menu option under "Employees,” you can define the following function provision types:
| ||
Field | Description | |
Type | Provision, inflow task, or outflow task.
| |
Function dependent | Yes or No.
| |
Basic issue/take in item | Yes or No.
| |
Service group | Which group gets the task to handle this task/provision. For example IT or Facility. | |
Approver group | If this task/provision needs to be approved first. A group can be defined here. If it is left empty, the process of the intake task skips the approval step. | |
Dependent on | It is possible to specify another function provision here. The intake task will then wait upon handling this other intake task before generating a task for the service group to handle this task/provision. | |
Task list | it is possible to add task lists to a task/provision. You can just read further down the article to read more about task lists. | |
Asset category | Only available if "Type" is set to "Provision". In this field, the specific Asset category is defined. | Asset | It is possible to specify one specific asset. If this is done, this asset is automatically added to the intake task for this specific provision; the service group does not need to choose between all assets of a certain category.
Veld | Beschrijving |
---|---|
Type | Voorziening, instroomtaak of uitstroomtaak.
|
Functie-afhankelijk | Ja of Nee.
|
Basiskwestie/opname | Ja of Nee.
|
Servicegroep | Welke groep krijgt de taak om deze taak/voorziening af te handelen. Bijvoorbeeld IT of Facility. |
Approver groep | Als deze taak/voorziening eerst moet worden goedgekeurd. Hier kan een groep worden gedefinieerd. Als deze leeg wordt gelaten, slaat het proces van de intaketaak de goedkeuringsstap over. |
Afhankelijk van | Het is mogelijk om hier een andere functievoorziening op te geven. De intaketaak zal dan wachten met het afhandelen van deze andere intaketaak voordat een taak wordt gegenereerd voor de servicegroep om deze taak/voorziening af te handelen. |
Takenlijst | is het mogelijk om takenlijsten toe te voegen aan een taak/provisie. Je kunt verderop in het artikel meer lezen over takenlijsten. |
Activacategorie | Alleen beschikbaar als "Type" is ingesteld op "Voorziening". In dit veld wordt de specifieke activacategorie gedefinieerd. |
Activa | Het is mogelijk om één specifiek bedrijfsmiddel op te geven. Als dit wordt gedaan, wordt dit bedrijfsmiddel automatisch toegevoegd aan de intaketaak voor deze specifieke voorziening; de servicegroep hoeft niet te kiezen tussen alle bedrijfsmiddelen van een bepaalde categorie. |
Expand | |||||||
---|---|---|---|---|---|---|---|
| |||||||
Task lists provisionsTakenlijsten bepalingen
An example of a task list: - Create copies of the passport of the employee - Sign the employee in for the introduction program - Register the names and phone numbers of the emergency contacts of the employees". By creating a task list, HR would see one task in their task list instead of three separate tasks. Step 1: create a new tasks list provision
Now you have created a task list, and the task with the list inside will show up on the startBoard of the user responsible for the task after starting an inflow process. Step 2: Add the task list provision as a function provisionA task list can be added to a “Function provision” and shown in an intake task generated based on this function provision. Follow the next steps to add a task list to a function provision:
Elke functiebepaling in het vorige deel genereert een aparte intaketaak die moet worden afgehandeld door de servicegroep. Om veel stappen en klikken te voorkomen, is het mogelijk om takenlijsten te configureren. Door een takenlijst te maken, ziet HR één taak in hun takenlijst in plaats van drie afzonderlijke taken. Stap 1: maak een nieuwe voorziening voor een takenlijst
Nu heb je een takenlijst gemaakt en de taak met de lijst erin zal verschijnen op het startbord van de gebruiker die verantwoordelijk is voor de taak na het starten van een instroomproces. Stap 2: de takenlijstvoorziening toevoegen als een functievoorzieningEen takenlijst kan worden toegevoegd aan een "Functiebepaling" en getoond in een intaketaak die wordt gegenereerd op basis van deze functiebepaling. Volg de volgende stappen om een takenlijst toe te voegen aan een functievoorziening:
Dit maakt het mogelijk om slechts één hoofdtaak te hebben; bijvoorbeeld: "Inflow HR Task List," een lijst met taken die aan de servicegroep kan worden getoond als herinnering om al die taken te doen. |
Expand | ||
---|---|---|
| ||
Inflow InstroomStepStap 1:Start the inflowYou can start a new inflow in two ways:
Step 2: Submit the inflow
Step 3: compose inflow (doublecheck settings and add additional tasks/ facilities)
Step 4: Approval of composed inflow (optional)
Step 5: handling the inflow tasksEach of the intake tasks also follows a workflow. This workflow has the following options:
Step 6: inflow finished (incl. optional approval from the inflow outflow manager)When all tasks are finished, the inflow workflow will automatically close. Or when the setting ‘Review handling’ is enabled in the module setting, the inflow outflow manager will get one final task to review the inflowDe instroom startenJe kunt op twee manieren een nieuwe instroom starten:
Stap 2: Dien de instroom in
Stap 3: inflow samenstellen (instellingen controleren en extra taken/faciliteiten toevoegen)
Stap 4: Goedkeuring van samengestelde instroom (optioneel)
Stap 5: de instroomtaken afhandelenElk van de intaketaken volgt ook een workflow. Deze workflow heeft de volgende opties:
Stap 6: instroom voltooid (incl. optionele goedkeuring van de instroom-uitstroombeheerder)Als alle taken klaar zijn, wordt de instroomworkflow automatisch gesloten. Of als de instelling 'Afhandeling beoordelen' is ingeschakeld in de module-instelling, krijgt de uitstroommanager nog een laatste taak om de instroom te beoordelen. |
Expand | ||
---|---|---|
| ||
MutationMutation is used when an employee changes function. How to create a mutation
Inflow vs. mutation
Issue tasks and intake tasksIn case of a mutation, the system will Generate the issue tasks based on the new function of the employee. These work the same as inflow tasks and; MutatieMutatie wordt gebruikt wanneer een werknemer van functie verandert. Een mutatie maken
Instroom vs. mutatie
Uitgiftetaken en intaketakenIn het geval van een mutatie zal het systeem
|
Expand | ||
---|---|---|
|
UitstroomEen uitstroom creërenOm een uitstroom te maken, volgt u dezelfde stappen als voor een instroom; alleen kiest u "uitstroom" in plaats van "instroom" in stap 1. Uitstroom vs. mutatieHet uitstroomproces is vergelijkbaar met het instroomproces, met als enige verschil hoe de intaketaken (automatisch) worden gegenereerd en de mogelijkheid dat de intaketaken voor het type "Voorziening" de inname (in plaats van het uitdelen) van een goed vereisen. Als de uitstroom wordt ingediend, worden alle taken met betrekking tot de functie van de werknemer of zonder functie (geldt voor iedereen) met het type "Uitstroomtaak" gegenereerd. Intake taken worden gegenereerd om alle activa in te nemen. Deze taken worden toegewezen aan dezelfde groep die het goed in eerste instantie aan de werknemer heeft gegeven. |
Samenvatting
Rw ui textbox macro |
---|
|
|
Zoek op
Live Search |
---|