Hoe open

ik een (

bestaand) contract?

To open a Een contract openen:

1. Press “Contracts” in the Contracts menuDruk op "Contracten" in het menu Contracten.

2. Enter your query in the search bar or leave it empty (for all results), and press “Search.” You will see the results in the include beneath the search bar. You can also use the advanced search3. Click on the blue hyperlink of the contract reference to open itVoer je zoekopdracht in de zoekbalk in of laat deze leeg (voor alle resultaten) en druk op "Zoeken". Je ziet de resultaten in de lijst onder de zoekbalk. U kunt ook de geavanceerde zoekfunctie gebruiken

3. Klik op de blauwe hyperlink van de contractreferentie om deze te openen.

Contract

bekijken

Je ziet een scherm met zes tabbladen wanneer een contract wordt geopend.

The tab “General”

In the “General tab,” you will find general information about the contract.

Het tabblad "Algemeen

Op het tabblad "Algemeen" vind je algemene informatie over het contract.

• Op dit scherm kunt u informatie wijzigen/toevoegen/bijwerken.

• Onderaan de pagina vind je de optie om subcontracten toe te voegen. Door op 'nieuw' te klikken, worden de instellingen van het huidige contract gedupliceerd en wordt het nieuwe contract ingesteld als een kind van het contract waar je in zat.

The tab “Contract items”

Het tabblad "Contractonderdelen

Op dit tabblad worden contractitems toegevoegd. De som van de contractitems vertegenwoordigt de totaalbedrag van het contract.

PERIOD

The period start- and end date are set here based on your input when creating the contract using the wizard.

CONTRACT Before adding a contract item, you can change some default settings. The pricing - and invoice period settings you make here will be used as a default for the contract items you will later on create. Pricing period Invoice period

Image Removed

Image Removed

What you should know about contractitems

Pricing and invoice period:

• After you have created the contractitems, the pricing and invoice period settings on the contract items are leading. You can view the setting by opening a contractitems (click on the magnifying glass).

• We don't recommend applying deviating invoice periods on your contract items as this will make managing the contract unnecessarily complex.

Start- and end date

• Contractitems also have a start- and end date, these can deviate from the period setting.

• The contractitem start- and end date must lie within the periode start- and end date.

• By default, the items' start and end dates are empty; in this case, the dates set on the period are applicable.

• The dates on the contract items are leading concerning invoicing and renewal.

Active, historical, and future contract item

At the bottom of the page is an overview of the active, historical, and future contract items. Below the row of tabs, you can see a list of active contract items and buttons to add different kinds; generic items, assets, areas, and properties.

Add a generic item to the contract

1. Click “Add generic item” in the “Active contract items.” include.

2. An empty contract item is now added to the list.

3. Fill in the details of the generic item directly in the include. You can add a description, the quantity, the price, the period, etc. These values are going to be a part of the total contract. In this example, we added a rental fee for a printer.

4. Click the save button on the top right or ‘Save and return’ if you’re done adding items.

Image Removed

Image Removed

1. Press “Add asset” in the include on the bottom under “Active contract items.”

2. Select the asset(s) you want to add to the contract.

3. Now click ‘Ok’ to add the selected asset.

4. You can fill in the details of the asset. You can change the description, the price, the period, etc.

5. Click the save button on the top right or ‘Save and return’ if you’re done adding items.

Add an area to the contract

1. Press “Add area” in the include on the bottom under “Active contract items.”

2. Fill in the filter fields and click ‘Search.’

3. Select the area(s) and click ‘Ok’

4. Choose the object use types you want to add for the area(s)

   1. Areas are not added in the same way as assets and properties. Instead, Object use types (services) are added. Examples are rent, cleaning costs, and internet service.

   2. Note: if you now end up in an empty screen, object use types have not yet been created. The info panel below explains more about adding new object use types.

5. Now you can fill in the details of the area. You can add a description, the price, the period, etc.

6. Click the save button on the top right or ‘Save and return’ if you’re done adding items.

Add a property to the contract

Voordat je een contractitem toevoegt, kun je een aantal standaardinstellingen wijzigen. De prijs- en factuurperiode-instellingen die je hier maakt, worden standaard gebruikt voor de contractitems die je later aanmaakt. Prijsperiode Factuurperiode	Image Added
PERIODE De begin- en einddatum van de periode worden hier ingesteld op basis van wat je hebt ingevoerd toen je het contract aanmaakte met de wizard.	Image Added

Wat je moet weten over contractitems

Prijzen en factuurperiode:

• Nadat je de contractitems hebt gemaakt, worden de prijs- en factuurperiode-instellingen op de contractpunten zijn leidend. Je kunt de instelling bekijken door een contractitem te openen (klik op het vergrootglas).

• We raden af om afwijkende factuurperioden toe te passen op je contractitems, omdat dit het beheer van het contract onnodig complex maakt.

Begin- en einddatum

• Contractitems hebben ook een begin- en einddatum, deze kunnen afwijken van de periode-instelling.

• De begin- en einddatum van het contractitem moeten binnen de begin- en einddatum van de periode liggen.

• Standaard zijn de begin- en einddatum van de items leeg; in dit geval zijn de datums die zijn ingesteld op de periode van toepassing.

• De data op de contractpunten zijn leidend over facturering en verlenging.

Actief, historisch en toekomstig contractitem

Onderaan de pagina zie je een overzicht van de actieve, historische en toekomstige contractitems. Onder de rij met tabbladen zie je een lijst met actieve contractitems en knoppen om verschillende soorten items toe te voegen: generieke items, assets, gebieden en eigenschappen.

Een generiek item toevoegen aan het contract

1. Klik op "Algemeen item toevoegen" in de lijst "Actieve contractitems.

2. Een leeg contractitem is nu toegevoegd aan de lijst.

3. Vul de details van het generieke item direct in de include in. Je kunt een beschrijving, de hoeveelheid, de prijs, de periode, enz. toevoegen. Deze waarden gaan deel uitmaken van het totale contract. In dit voorbeeld hebben we een huurprijs voor een printer toegevoegd.

4. Klik op de knop Opslaan rechtsboven of op 'Opslaan en terugkeren' als je klaar bent met het toevoegen van items.

Image Added

Image Added

Een actief aan het contract toevoegen

1. Druk op "Activa toevoegen" in de lijst onder "Actieve contractonderdelen".

2. Selecteer het bedrijfsmiddel dat je wilt toevoegen aan het contract.

3. Klik nu op 'Ok' om het geselecteerde onderdeel toe te voegen.

4. Je kunt de details van het activum invullen. Je kunt de beschrijving, de prijs, de periode, enz. wijzigen.

5. Klik op de knop Opslaan rechtsboven of op 'Opslaan en terugkeren' als je klaar bent met het toevoegen van items.

Een gebied aan het contract toevoegen

1. Druk op "Gebied toevoegen" in de lijst onder "Actieve contractonderdelen".

2. Vul de filtervelden in en klik op 'Zoeken'.

3. Selecteer het (de) gebied(en) en klik op 'Ok'.

4. Kies de typen objectgebruik die je wilt toevoegen voor het gebied/de gebieden

   1. Gebieden worden niet op dezelfde manier toegevoegd als bedrijfsmiddelen en eigenschappen. In plaats daarvan worden Objectgebruiktypes (diensten) toegevoegd. Voorbeelden zijn huur, schoonmaakkosten en internetservice.

   2. Opmerking: als je nu in een leeg scherm terechtkomt, soorten objectgebruik nog niet zijn aangemaakt. Het infopaneel hieronder legt meer uit over het toevoegen van nieuwe objectgebruikstypen.

5. Nu kun je de details van het gebied invullen. Je kunt een beschrijving, de prijs, de periode, enz. toevoegen.

6. Klik op de knop Opslaan rechtsboven of op 'Opslaan en terugkeren' als je klaar bent met het toevoegen van items.

Een eigenschap aan het contract toevoegen

1. Druk op "Vastgoed" in de lijst onder "Actieve contractitems".

2. Selecteer de woning die je wilt toevoegen aan het contract.

3. Nu kun je de details van de woning invullen. Je kunt een beschrijving, de prijs, de periode, enz. toevoegen.

4. Klik op de knop Opslaan rechtsboven of op 'Opslaan en terugkeren' als je klaar bent met het toevoegen van items.

The tab “Period Schemes”

You can create additional period schemes on this tab. The first period scheme is created automatically based on the contract wizard used to generate the contract.

Why use multiple period schemes?

Multiple period schemes are used for more complex renewal arrangements. An example is a contract that first runs for five years, and is then renewed every two years. For this, two-period schemes are needed. See the screenshot below.

Het tabblad "Tijdschema's

Op dit tabblad kun je extra periodeschema's aanmaken. Het eerste periodeschema wordt automatisch aangemaakt op basis van de contractwizard die gebruikt is om het contract te genereren.

Waarom meerdere periodeschema's gebruiken?

• Er is geen reden om meer perioderegelingen te maken als een contract periodiek met dezelfde periode wordt verlengd (bijv. 1 of 2 jaar).

• Regelingen met meerdere periodes worden gebruikt voor complexere verlengingsregelingen. Een voorbeeld is een contract dat eerst vijf jaar loopt en daarna elke twee jaar wordt verlengd. Hiervoor zijn schema's met twee perioden nodig. Zie de schermafbeelding hieronder.

  • Periode 01 wordt automatisch aangemaakt door de contractwizard. Hier is een looptijd van 5 jaar ingesteld.

  • Periode 02 wordt later toegevoegd door op 'Nieuw' te klikken in het onderdeel 'Periodeschema'. Aangezien periode 02 is het laatste periode schema, het contract zal worden verlengd volgens de instellingen van dit periode schema (dus elke twee jaar) totdat het contract wordt beëindigd.

The tab “Invoicing”

This tab shows invoicing information and settings. Moreover, the include “Invoices“ shows the related invoices for this contract. You can toggle between all and open invoices using the ‘Show open/ Show all’ button in the “Invoices” include.

Image Removed

Please hover over the settings to see what they do. A couple of settings are highlighted:

Start date payment cycle:

Het tabblad "Facturering

Dit tabblad toont factureringsinformatie en -instellingen. Bovendien toont de bijlage "Facturen" de gerelateerde facturen voor dit contract. Je kunt schakelen tussen alle en openstaande facturen met de knop 'Toon open/ Toon alle' in de bijlage "Facturen".

Image Added

Beweeg de muis over de instellingen om te zien wat ze doen. Een paar instellingen zijn gemarkeerd:

• Uitsluiten van factuurrunAls het contract niet hoeft te worden gefactureerd via een factuurrun, kun je deze instelling inschakelen.

• Facturatie van: Contractitems vóór deze datum worden genegeerd bij het factureren van een contract. Wanneer gebruik je deze instelling? Stel, je hebt workplace in gebruik genomen op 2023/01/01 en je hebt een contract toegevoegd dat begint op 2020/01/01. In dat geval wil je niet dat Workplace de contractitems in de periode vóór 2023/01/01 factureert. In dat geval wil je niet dat Workplace de contractitems in de periode vóór 2023/01/01 factureert, omdat deze items hoogstwaarschijnlijk al via een ander systeem zijn gefactureerd. Je kunt "Facturatie vanaf = 2023/01/01" instellen.

• Begindatum betalingscyclus:

  • Geen datum ingevuld: standaard zijn contractitems facturen voor een hele maand, waarbij de begindatum de eerste van de maand is en de laatste dag van de maand de einddatum van het factuuritem (bijv. 2023/03/01 tot 2023/03/31).

  • Date filled in: this date is used as the start date of the contract item. Please take a look at the example screenshots belowDatum ingevuld: deze datum wordt gebruikt als begindatum van het contractitem. Bekijk de onderstaande voorbeeldschermen.

Previewing to be invoiced contract items

After creating a contract, you might want to preview what items are made on the next invoice.

Click ‘Back’ > and click ”Back' a second time to navigate back to the Invoicing tab of the

Een voorbeeld van te factureren contractitems

Nadat je een contract hebt gemaakt, wil je misschien bekijken welke items op de volgende factuur worden gemaakt.

1. Klik op ''Periode factuur" op het tabblad "Factuur

2. Stel een einddatum in

3. Klik op 'Ok' voor een voorbeeld.

4. Klik op 'Terug' > en klik een tweede keer op 'Terug' om terug te navigeren naar het tabblad Facturering van het contract.

The tab “Notifications

On this tab, you can disable/ enable the automatic notifications and:

Het tabblad "Meldingen

Op dit tabblad kun je de automatische meldingen in- en uitschakelen:

• De standaardcontactpersoon wijzigen die de contractherinneringen ontvangt.

• Bekijk de automatisch gegenereerde meldingen. Deze meldingen worden automatisch gegenereerd en bijgewerkt op basis van de contractinstellingen. Wijzig deze niet.

• Voeg extra ontvangers toe voor de meldingen:
  1. Navigeer naar de optie "Extra notificatie verzenden naar" (onderaan de pagina)
  2. Klik op 'Toevoegen'.
  3. Een contact zoeken en selecteren
  4. Klik op 'Toevoegen'.
  5. De contactpersoon die is toegevoegd aan de lijst ontvangt nu ook de meldingen

The tab “Documents”

Het tabblad "Documenten

Hier vind je alle relevante documenten voor dit contract en kun je nieuwe toevoegen.

• A wizard is used to create a new contract.

• After the contract is created, remember to add contract items.

• Use the tab to find the information you need.

• Er wordt een wizard gebruikt om een nieuw contract aan te maken.

• Vergeet niet om contractitems toe te voegen nadat het contract is gemaakt.

• Gebruik het tabblad om de informatie te vinden die je nodig hebt.