Moeilijkheidsgraad: beginner

Inhoud

Leerdoelen

Na het lezen van dit artikel zul je in staat zijn om:

Vertel wat een contract is.
Nieuwe contracten maken.
Details van een contract bekijken en wijzigen.
Contractitems toevoegen aan een contract.

Wat zijn contracten?

Een contract is een overeenkomst tussen twee partijen die een verplichting creëert om een bepaalde plicht uit te voeren (of niet uit te voeren). Denk aan overeenkomsten met betrekking tot eigendommen, activa of een overeenkomst met een schoonmaakbedrijf. Binnen Workplace Management kun je de verschillende contracten binnen een bedrijf vastleggen en beheren. Je kunt contractonderdelen toevoegen, bijvoorbeeld huurprijs/servicekosten. Een leuke functie is dat het mogelijk is om herinneringen te sturen voor aankomende verlengingsdata, facturen aan te maken en contracten automatisch te verlengen.

Create a new contract

Een nieuw contract maken

1. Om een contract toe te voegen, open je het contractmenu en klik je op de eerste optie: "Contracten".

2. Klik op "Nieuw contract maken".

3. U ziet een nieuw scherm met drie stappen: Contractinformatie > Looptijd > Herinnering. Deze wizard leidt je door het proces om een nieuw contract aan te maken.

4. In de "Contractinformatie" stapmoeten we informatie verstrekken in de volgende velden. De velden met een * zijn verplicht. Nadat u de benodigde informatie hebt ingevuld, drukt u op "Volgende stap" om naar het volgende tabblad te gaan. Als u met de muis over het veld beweegt, verschijnt er een helptekst.

Naam veld	Beschrijving
Categorie	Kies de optie die bij het contract past.
Naam	Vul de naam van de andere partij in.
Betaling	Definieer of het contract is: om te betalen, om een betaling te ontvangen, in beide richtingen, of er is geen betaling bij betrokken.
Externe referentie	Een verwijzing van een externe partij
Beschrijving	Een beschrijving van het contract
Partij 1	In de meeste gevallen is je eigen bedrijf
Partij 2	De partij die betrokken is bij dit contract. Kies een van de reeds aangemaakte contactpersonen.
Hoofddocument	Upload hier het contractdocument. Dit kan ook worden geüpload nadat de wizard is voltooid.

5. De "Duur gaat over de duur van het contract. Nadat u de nodige gegevens hebt ingevoerd, drukt u op "Volgende stap" om verder te gaan.

Naam veld	Beschrijving
Oorspronkelijke begindatum	Dit is de oorspronkelijke begindatum van het contract vóór eventuele verlengingen.
Duur	De duur van het contract
Opzegtermijn	Wordt gebruikt om te bepalen wanneer een contract wordt verlengd en om een melding te maken.
Verlenging na het einde van de vorige periode	Deze opties worden ondersteund: Geen: De periode wordt niet verlengd Automatisch: de contractperiode wordt automatisch verlengd één dag na het verstrijken van de opzegtermijn. Mogelijk: De periode moet handmatig worden verlengd. Van maand tot maand: wordt met een maand verlengd Jaar tot jaar: wordt met een jaar verlengd

6. De laatste stap voor het afronden van het contract is de Stap "Herinnering". Zodra deze velden zijn ingevuld, klik je op "Registratie voltooid" om het contract af te ronden.

Naam veld	Beschrijving
Automatische herinnering einde periode	Ja of Nee, zo ja, dan wordt er automatisch een herinnering verstuurd op basis van je instellingen
Stuur een herinnering X dagen voor het einde van de opzegtermijn	Hoeveel dagen voor de opzegtermijn wil je dat er een herinnering wordt verstuurd? De periode kan worden ingesteld in dagen.
Herinnering aan contract	Kies naar wie de herinnering moet worden gestuurd.

De status van het contract wordt automatisch ingesteld.

Ontwerp: De startdatum van het contract heeft nog niet plaatsgevonden.
Actief: de begindatum is begonnen, maar de einddatum van de periode of einddatum heeft nog niet plaatsgevonden.
Beëindigd: de einddatum is ingevoerd en heeft plaatsgevonden.
VerlopenDe einddatum van de periode is verstreken en het contract is niet verlengd.

Een verlopen contract kan nog steeds verlengd of geannuleerd worden. Als het contract wordt verlengd, wordt er een nieuwe periode gegenereerd of wordt de huidige periode verlengd (afhankelijk van het periodeschema).

How to open an (existing) contract?

Hoe open ik een (bestaand) contract?

Een contract openen:

Druk op "Contracten" in het menu Contracten.

2. Voer je zoekopdracht in de zoekbalk in of laat deze leeg (voor alle resultaten) en druk op "Zoeken". Je ziet de resultaten in de lijst onder de zoekbalk. U kunt ook de geavanceerde zoekfunctie gebruiken

3. Klik op de blauwe hyperlink van de contractreferentie om deze te openen.

Contract view

Contract bekijken

Je ziet een scherm met zes tabbladen wanneer een contract wordt geopend.

Tabbladnaam	Beschrijving
Algemeen	Algemene informatie over het contract. Partijen, duur, contractbeschrijving, betalingsinfo, documentatie en notificatie-instellingen.
Contract Items	Hier kun je de actieve periode, historische en toekomstige contractitems zien.
Periode Regelingen	Dit tabblad geeft inzicht in de looptijd(en) van het contract.
Facturatie	Op dit tabblad vind je de instellingen met betrekking tot factuurruns. Ook de optie om nieuwe facturen te maken
Meldingen	Op dit tabblad kun je automatische meldingen in- en uitschakelen en de instellingen voor meldingen wijzigen.
Documenten	Een overzicht van de documenten die aan het contract zijn gekoppeld en de optie om nieuwe documenten toe te voegen.

The tab "General"

Het tabblad "Algemeen

Op het tabblad "Algemeen" vind je algemene informatie over het contract.

Op dit scherm kunt u informatie wijzigen/toevoegen/bijwerken.
Onderaan de pagina vind je de optie om subcontracten toe te voegen. Door op 'nieuw' te klikken, worden de instellingen van het huidige contract gedupliceerd en wordt het nieuwe contract ingesteld als een kind van het contract waar je in zat.

The tab "Contact items" (adding contract items)

Het tabblad "Contractonderdelen

Op dit tabblad worden contractitems toegevoegd. De som van de contractitems vertegenwoordigt de totaalbedrag van het contract.

CONTRACT

Voordat je een contractitem toevoegt, kun je een aantal standaardinstellingen wijzigen. De prijs- en factuurperiode-instellingen die je hier maakt, worden standaard gebruikt voor de contractitems die je later aanmaakt.

Prijsperiode
Factuurperiode

PERIODE

De begin- en einddatum van de periode worden hier ingesteld op basis van wat je hebt ingevoerd toen je het contract aanmaakte met de wizard.

Wat je moet weten over contractitems

Prijzen en factuurperiode:

Nadat je de contractitems hebt gemaakt, worden de prijs- en factuurperiode-instellingen op de contractpunten zijn leidend. Je kunt de instelling bekijken door een contractitem te openen (klik op het vergrootglas).
We raden af om afwijkende factuurperioden toe te passen op je contractitems, omdat dit het beheer van het contract onnodig complex maakt.

Begin- en einddatum

Contractitems hebben ook een begin- en einddatum, deze kunnen afwijken van de periode-instelling.
De begin- en einddatum van het contractitem moeten binnen de begin- en einddatum van de periode liggen.
Standaard zijn de begin- en einddatum van de items leeg; in dit geval zijn de datums die zijn ingesteld op de periode van toepassing.
De data op de contractpunten zijn leidend over facturering en verlenging.

Als er een einddatum is ingesteld op een contractitem, wordt het item niet verlengd of, afhankelijk van de datum, ook niet geïndexeerd.

Actief, historisch en toekomstig contractitem

Onderaan de pagina zie je een overzicht van de actieve, historische en toekomstige contractitems. Onder de rij met tabbladen zie je een lijst met actieve contractitems en knoppen om verschillende soorten items toe te voegen: generieke items, assets, gebieden en eigenschappen.

Een generiek item toevoegen aan het contract

Klik op "Algemeen item toevoegen" in de lijst "Actieve contractitems.
Een leeg contractitem is nu toegevoegd aan de lijst.
Vul de details van het generieke item direct in de include in. Je kunt een beschrijving, de hoeveelheid, de prijs, de periode, enz. toevoegen. Deze waarden gaan deel uitmaken van het totale contract. In dit voorbeeld hebben we een huurprijs voor een printer toegevoegd.
Klik op de knop Opslaan rechtsboven of op 'Opslaan en terugkeren' als je klaar bent met het toevoegen van items.

Een actief aan het contract toevoegen

Druk op "Activa toevoegen" in de lijst onder "Actieve contractonderdelen".
Selecteer het bedrijfsmiddel dat je wilt toevoegen aan het contract.
Klik nu op 'Ok' om het geselecteerde onderdeel toe te voegen.
Je kunt de details van het activum invullen. Je kunt de beschrijving, de prijs, de periode, enz. wijzigen.
Klik op de knop Opslaan rechtsboven of op 'Opslaan en terugkeren' als je klaar bent met het toevoegen van items.

Een gebied aan het contract toevoegen

Druk op "Gebied toevoegen" in de lijst onder "Actieve contractonderdelen".
Vul de filtervelden in en klik op 'Zoeken'.
Selecteer het (de) gebied(en) en klik op 'Ok'.
Kies de typen objectgebruik die je wilt toevoegen voor het gebied/de gebieden
1. Gebieden worden niet op dezelfde manier toegevoegd als bedrijfsmiddelen en eigenschappen. In plaats daarvan worden Objectgebruiktypes (diensten) toegevoegd. Voorbeelden zijn huur, schoonmaakkosten en internetservice.
2. Opmerking: als je nu in een leeg scherm terechtkomt, soorten objectgebruik nog niet zijn aangemaakt. Het infopaneel hieronder legt meer uit over het toevoegen van nieuwe objectgebruikstypen.
Nu kun je de details van het gebied invullen. Je kunt een beschrijving, de prijs, de periode, enz. toevoegen.
Klik op de knop Opslaan rechtsboven of op 'Opslaan en terugkeren' als je klaar bent met het toevoegen van items.

Nieuwe 'Objectgebruikstypen' toevoegen
Objectgebruikstypen kunnen alleen worden gemaakt en beheerd door een beheerder. De objectgebruikstypen zijn te vinden via de startBoard-knop 'Module-instellingen' > tabblad "Masterdata" > klik nu op de functie "Gebruikstypen".

In een objectgebruikstype kun je definiëren: de standaardprijs, btw-percentage, eenheid, prijsperiode, enz. Voor elk gebied dat wordt toegevoegd aan een contract (via de periode als contractitem), worden alle objectgebruikstypen weergegeven en kunnen ze worden geselecteerd om toe te voegen als contractitem.

Een eigenschap aan het contract toevoegen

Druk op "Vastgoed" in de lijst onder "Actieve contractitems".
Selecteer de woning die je wilt toevoegen aan het contract.
Nu kun je de details van de woning invullen. Je kunt een beschrijving, de prijs, de periode, enz. toevoegen.
Klik op de knop Opslaan rechtsboven of op 'Opslaan en terugkeren' als je klaar bent met het toevoegen van items.

The tab "Period Schemes"

Het tabblad "Tijdschema's

Op dit tabblad kun je extra periodeschema's aanmaken. Het eerste periodeschema wordt automatisch aangemaakt op basis van de contractwizard die gebruikt is om het contract te genereren.

Waarom meerdere periodeschema's gebruiken?

Er is geen reden om meer perioderegelingen te maken als een contract periodiek met dezelfde periode wordt verlengd (bijv. 1 of 2 jaar).
Regelingen met meerdere periodes worden gebruikt voor complexere verlengingsregelingen. Een voorbeeld is een contract dat eerst vijf jaar loopt en daarna elke twee jaar wordt verlengd. Hiervoor zijn schema's met twee perioden nodig. Zie de schermafbeelding hieronder.
- Periode 01 wordt automatisch aangemaakt door de contractwizard. Hier is een looptijd van 5 jaar ingesteld.
- Periode 02 wordt later toegevoegd door op 'Nieuw' te klikken in het onderdeel 'Periodeschema'. Aangezien periode 02 is het laatste periode schema, het contract zal worden verlengd volgens de instellingen van dit periode schema (dus elke twee jaar) totdat het contract wordt beëindigd.

The tab "Invoicing"

Het tabblad "Facturering

Dit tabblad toont factureringsinformatie en -instellingen. Bovendien toont de bijlage "Facturen" de gerelateerde facturen voor dit contract. Je kunt schakelen tussen alle en openstaande facturen met de knop 'Toon open/ Toon alle' in de bijlage "Facturen".

Beweeg de muis over de instellingen om te zien wat ze doen. Een paar instellingen zijn gemarkeerd:

Uitsluiten van factuurrunAls het contract niet hoeft te worden gefactureerd via een factuurrun, kun je deze instelling inschakelen.
Facturatie van: Contractitems vóór deze datum worden genegeerd bij het factureren van een contract. Wanneer gebruik je deze instelling? Stel, je hebt workplace in gebruik genomen op 2023/01/01 en je hebt een contract toegevoegd dat begint op 2020/01/01. In dat geval wil je niet dat Workplace de contractitems in de periode vóór 2023/01/01 factureert. In dat geval wil je niet dat Workplace de contractitems in de periode vóór 2023/01/01 factureert, omdat deze items hoogstwaarschijnlijk al via een ander systeem zijn gefactureerd. Je kunt "Facturatie vanaf = 2023/01/01" instellen.
Begindatum betalingscyclus:
- Geen datum ingevuld: standaard zijn contractitems facturen voor een hele maand, waarbij de begindatum de eerste van de maand is en de laatste dag van de maand de einddatum van het factuuritem (bijv. 2023/03/01 tot 2023/03/31).
- Datum ingevuld: deze datum wordt gebruikt als begindatum van het contractitem. Bekijk de onderstaande voorbeeldschermen.

Een voorbeeld van te factureren contractitems

Nadat je een contract hebt gemaakt, wil je misschien bekijken welke items op de volgende factuur worden gemaakt.

Klik op ''Periode factuur" op het tabblad "Factuur
Stel een einddatum in
Klik op 'Ok' voor een voorbeeld.
Klik op 'Terug' > en klik een tweede keer op 'Terug' om terug te navigeren naar het tabblad Facturering van het contract.

The tab "Notifications"

Het tabblad "Meldingen

Op dit tabblad kun je de automatische meldingen in- en uitschakelen:

De standaardcontactpersoon wijzigen die de contractherinneringen ontvangt.
Bekijk de automatisch gegenereerde meldingen. Deze meldingen worden automatisch gegenereerd en bijgewerkt op basis van de contractinstellingen. Wijzig deze niet.
Voeg extra ontvangers toe voor de meldingen:
1. Navigeer naar de optie "Extra notificatie verzenden naar" (onderaan de pagina)
2. Klik op 'Toevoegen'.
3. Een contact zoeken en selecteren
4. Klik op 'Toevoegen'.
5. De contactpersoon die is toegevoegd aan de lijst ontvangt nu ook de meldingen

The tab "Documents"

Het tabblad "Documenten

Hier vind je alle relevante documenten voor dit contract en kun je nieuwe toevoegen.

Samenvatting

Zoek op

Contractbeheer