Versions Compared

Version Old Version 1 New Version 2
Changes made by

Lango: Language and translation manager

Lango: Language and translation manager

Saved on

Key

  • This line was added.
  • This line was removed.
  • Formatting was changed.

DifficultyMoeilijkheidsgraad: novicebeginner

Content

Inhoud

Table of Contents
minLevel1
maxLevel1

Learning Objectives

After reading this article, you’ll be able to:

  • Change fields of an object in bulk using “Default report.”

  • Change fields of an object in bulk using “List page.”

  • Change fields of an object in bulk using “Custom report.”

  • Change fields of an object in bulk using “Custom report for objects with workflow. ”

Introduction

Changing fields in bulk is an efficient way to adjust a large number of data entries. There are multiple reasons why one would want to make changes in bulk. One such reason could be to assign a new profile to users. This could be done manually, one by one. However, it can be a tedious process, having to update every user manually. It is more efficient to let Workplace do the same process in bulk to save ourselves from doing a lot of manually intensive and time-consuming work.

Changing data in bulk is a default feature in Workplace that can be initiated via a list page or a standard report. See chapters 2 and 3 of this article. If a standard report for the object does not exist in the environment, we must build a custom report before changing the data in bulk. An example is presented in chapter 4 of this article. In case you need to refresh your memory on how to create simple reports, please refer to the

Leerdoelen

Na het lezen van dit artikel zul je in staat zijn om:

  • Velden van een object in bulk wijzigen met "Standaardrapport".

  • Velden van een object in bulk wijzigen met "Lijstpagina".

  • Velden van een object in bulk wijzigen met "Aangepast rapport".

  • Wijzig velden van een object in bulk met behulp van "Aangepast rapport voor objecten met workflow. "

Inleiding

Velden in bulk wijzigen is een efficiënte manier om een groot aantal gegevensitems aan te passen. Er zijn meerdere redenen waarom je wijzigingen in bulk zou willen doorvoeren. Eén zo'n reden kan zijn om een nieuw profiel toe te wijzen aan gebruikers. Dit kan handmatig worden gedaan, één voor één. Het kan echter een vervelend proces zijn om elke gebruiker handmatig bij te werken. Het is efficiënter om Workplace hetzelfde proces in bulk te laten uitvoeren om onszelf veel handmatig intensief en tijdrovend werk te besparen.

Gegevens in bulk wijzigen is een standaardfunctie in Workplace die kan worden gestart via een lijstpagina of een standaardrapport. Zie hoofdstuk 2 en 3 van dit artikel. Als er geen standaardrapport bestaat voor het object in de omgeving, moeten we een aangepast rapport maken voordat we de gegevens in bulk wijzigen. In hoofdstuk 4 van dit artikel wordt een voorbeeld gegeven. Als je je geheugen wilt opfrissen over het maken van eenvoudige rapporten, raadpleeg dan de /wiki/spaces/KB/pages/149979235 article. Moreover, for objects that use a workflow process, a few additional steps must be undertaken before we can use this feature. Chapter 5 of this article presents a step-by-step procedure for building a report to change the data entries in bulk for objects that use workflows artikel. Bovendien moeten er voor objecten die een workflowproces gebruiken een paar extra stappen worden ondernomen voordat we deze functie kunnen gebruiken. Hoofdstuk 5 van dit artikel bevat een stapsgewijze procedure voor het bouwen van een rapport om de gegevensinvoer in bulk te wijzigen voor objecten die workflows gebruiken.

Expand
titleUpdate fields in bulk via menu options
Update fields

Velden in bulk

using the available menu options (Objects without a workflow).

Within the workplace environment, there are several pages allowing the user to update fields in bulk.

Tip

In case there is no list page available for the object workplace offers a number of default reports that allow for bulk updates. If no report is available, a custom report must be built (see next chapter).

To identify which pages allow for changes in bulk:

  • It is only possible to make bulk changes from a list/hierarchy page (etc.).

    Image Removed

  • A selection box must be present in front of each instance.

    Image Removed

    • The “Update fields” button must be available for the user to carry out the update

    bijwerken met de beschikbare menuopties (Objecten zonder workflow).

    Binnen de werkomgeving zijn er verschillende pagina's waarmee de gebruiker velden in bulk kan bijwerken.

    Tip

    Als er geen lijstpagina beschikbaar is voor het object biedt workplace een aantal standaardrapporten die bulkupdates mogelijk maken. Als er geen rapport beschikbaar is, moet een aangepast rapport worden gemaakt (zie volgende hoofdstuk).

    Om te bepalen welke pagina's bulkwijzigingen toestaan:

    1. Het is alleen mogelijk om bulkwijzigingen door te voeren vanaf een lijst/hiërarchiepagina (enz.).

      Image Added

    2. Voor elke instantie moet een selectievakje staan.

      Image Added

    3. De knop "Velden bijwerken" moet beschikbaar zijn voor de gebruiker om de update uit te voeren.

    Note

    It is important to note that not all users have the necessary access rights to perform these actions.

    Step-by-step on how to perform changes in bulk:

    1. Select the instances that have to be updated by clicking on the “Selection box”;

    2. Click on the “Update fields” Button;

      1. If more functions are available, this button will be available using the “Selection” drop-down menu.

    3. Select the field that should be updated;

    4. Select the value the field should be updated to;

    5. Click OK to update.

    In the example below, we will update the field “User type” with the help of the “Update fields” functionality.

    1. Initially, the user type for testusr1 and testusr2 is “Requestor.

    Image Removed

    1. We start by selecting the two users by clicking on the selection boxes in front of each instance.

      1. When an instance has been selected, its row turns green.

    2. When we select the instances that should be updated, we click the “Update fields” button.

      1. If more functions are available, this button will be available using the “Selection” drop-down menu.

        Image Removed

    3. We select the field that we want to update as well as the new value of this field.

    Image Removed

    1. When clicking OK, the value of the “User type” field will be updated for these instances.

    Note

    a. Note: It is not possible to undo this action. Hence, use this functionality with care.

    The user type has been updated from “Requestor” to “Full user.”

    Het is belangrijk om op te merken dat niet alle gebruikers de benodigde toegangsrechten hebben om deze acties uit te voeren.

    Stap-voor-stap hoe je wijzigingen in bulk kunt uitvoeren:

    1. Selecteer de instanties die moeten worden bijgewerkt door op het "Selectievak" te klikken;

    2. Klik op de knop "Velden bijwerken";

      1. Als er meer functies beschikbaar zijn, is deze knop beschikbaar via het vervolgkeuzemenu "Selectie".

    3. Selecteer het veld dat moet worden bijgewerkt;

    4. Selecteer de waarde waarnaar het veld moet worden bijgewerkt;

    5. Klik op OK om bij te werken.

    In het onderstaande voorbeeld werken we het veld "Gebruikerstype" bij met behulp van de functie "Velden bijwerken".

    1. In eerste instantie is het gebruikerstype voor testusr1 en testusr2 is "Verzoeker.

    Image Added

    1. We beginnen met het selecteren van de twee gebruikers door te klikken op de selectievakjes voor elke instantie.

      1. Als een instantie geselecteerd is, wordt de rij groen.

    2. Wanneer we de instanties selecteren die moeten worden bijgewerkt, klikken we op de knop "Velden bijwerken".

      1. Als er meer functies beschikbaar zijn, is deze knop beschikbaar via het vervolgkeuzemenu "Selectie".

        Image Added

    3. We selecteren het veld dat we willen bijwerken en de nieuwe waarde van dit veld.

    Image Added

    1. Wanneer u klikt op OK, wordt de waarde van het veld "Gebruikerstype" bijgewerkt voor deze instanties.

    Note

    a. Opmerking: Het is niet mogelijk om deze actie ongedaan te maken. Gebruik deze functionaliteit dus voorzichtig.

    1. Het gebruikerstype is bijgewerkt van "Aanvrager" naar "Volledige gebruiker".

    Expand
    titleUpdate fields in bulk using a custom report
    Update fields

    Velden in bulk

    using a custom report (Objects without a

    bijwerken met een aangepast rapport (Objecten zonder workflow)

    In the example below, we want to change the user profile for multiple users in the environment. No default report or list page view gives us an overview of all users and their respective user profiles. Thus, to be able to select and change this data in bulk, we must first build a custom report that can give us this overview. Subsequently, we can change the user profiles in bulk.

  • Navigate to reports via the navigation menu;

  • Click on New report;

  • Make sure that the report is based on the correct object. In our example, we need a report that originates from the “contact” object to be able to adjust the user profile field in bulk. This is because the “Default user profile” field is “Contact.UserProfileId”

    Image Removed

  • Our report (filter fields and page fields) can be seen below:

    Image Removed

  • A report must be able to multi-select the data entries. Multi-select must be turned on by the report’s list page.

    1. Open up the list page settings.

      Image Removed

    2. Select “Multi” by the selection field.

      Image Removed

  • After the report has been built, click on view to get an overview of the results.

  • On the result page, Select the instances that should be updated;

  • Click on“Selection”;

  • Click on “Update fields”;

    Image Removed
    • Select the field and value, and click

    het onderstaande voorbeeld willen we het gebruikersprofiel voor meerdere gebruikers in de omgeving wijzigen. Geen enkel standaard rapport of lijstpagina geeft ons een overzicht van alle gebruikers en hun respectievelijke gebruikersprofielen. Om deze gegevens in bulk te kunnen selecteren en wijzigen, moeten we dus eerst een aangepast rapport maken dat ons dit overzicht kan geven. Vervolgens kunnen we de gebruikersprofielen in bulk wijzigen.

    1. Navigeer naar meldt via het navigatiemenu;

    2. Klik op Nieuw rapport;

    3. Zorg ervoor dat het rapport gebaseerd is op het juiste object. In ons voorbeeld hebben we een rapport nodig dat afkomstig is van het object "contact" om het veld gebruikersprofiel in bulk te kunnen aanpassen. Dit komt omdat het veld "Standaard gebruikersprofiel" "Contact.UserProfileId" is.

      Image Added

    4. Ons rapport (filtervelden en paginavelden) kun je hieronder bekijken:

      Image Added

    5. Een rapport moet de gegevensingangen kunnen multi-selecteren. Multiselectie moet ingeschakeld zijn op de lijstpagina van het rapport.

      1. Open de instellingen van de lijstpagina.

        Image Added

      2. Selecteer "Multi" in het selectieveld.

        Image Added

    6. Nadat het rapport is gemaakt, klik je op bekijken om een overzicht van de resultaten te krijgen.

    7. Selecteer op de resultatenpagina de instanties die moeten worden bijgewerkt;

    8. Klik op".Selectie";

    9. Klik op "Velden bijwerken".;

      Image Added

    10. Selecteer het veld en de waarde en klik op OK.

    Note

    • In some cases, a field is non-editable. These fields are grayed out on the instance page and can only be edited after entering “correct mode.”

    • It is possible to enter and exit the correct mode in bulk. See

    Enter and exit the correct mode in bulk

    Image Removed

    • To enter the correct mode in bulk:

    1. Click on the gear symbol;

    2. Click correct.

      1. The fields that are normally not editable can now be editable for all instances.

    • To change a field in bulk:

    1. Select the items;

    2. Click on Update fields;

    3. Select the field and value, and click Ok

    • To exit the correct mode in bulk:

  • Click on the gear symbol;

    • Click correct.

    The fields that are usually not editable cannot be changed anymore

    • sommige gevallen is een veld niet bewerkbaar. Deze velden worden grijs weergegeven op de pagina van de instantie en kunnen alleen worden bewerkt na het invoeren van de "juiste modus".

    • Het is mogelijk om de juiste modus in bulk in en uit te schakelen. Zie

    De juiste modus in bulk in- en uitschakelen

    Image Added

    • De juiste modus in bulk invoeren:

    1. Klik op de tandwielsymbool;

    2. Klik correct.

      1. De velden die normaal niet bewerkbaar zijn, kunnen nu voor alle instanties worden bewerkt.

    • Een veld in bulk wijzigen:

    1. Selecteer de items;

    2. Klik op Velden bijwerken;

    3. Selecteer het veld en de waarde en klik op Ok

    • Om de juiste modus in bulk te verlaten:

    1. Klik op de tandwielsymbool;

    2. Klik correct.

      1. De velden die normaal niet kunnen worden bewerkt, kunnen niet meer worden gewijzigd.

    Ensure the “Multi” selection has been turned on for the report on the list page

    changing status) behandelt de basisprincipes van het stoppen van een workflowproces, het wijzigen van de status van de instantie en het opnieuw starten van het workflowproces. Met deze methode kan de beheerder snel de nodige wijzigingen aanbrengen in een bestaande instantie zonder de oude instantie weg te gooien en een geheel nieuwe instantie te genereren.

    Stap 1: Maak een rapport van het object Workflowcase.

    In dit voorbeeld laten we zien hoe je de status van meerdere verzoeken kunt wijzigen van ingediend naar afgehandeld.

    Eerst en vooral moeten we een rapport maken van het object Workflowcase. Dit zorgt ervoor dat we de workflow van de instanties in kwestie kunnen starten en stoppen. Het rapport moet objectNameId kunnen filteren, dat in dit geval gelijk wordt gesteld aan "Request".

    Expand
    titleUpdate the workflow status in bulk (incl. stop/ start workflow instructions) (Step 1 out of 3)
    Update the workflow status

    De workflowstatus in bulk bijwerken (

    including stop/ start workflow instructions

    inclusief workflowinstructies stoppen/starten).

    The article Start/Het artikel Starting and stopping workflow (and change status) goes over the core principles of how to stop a workflow process, change the status of the instance, and how to restart the workflow process. This method allows the admin to quickly make necessary changes to an existing instance without discarding the old one and generating an entirely new instance.

    Step 1: Create a report from the object Workflowcase.

    In this example, we show how to change the status of multiple requests from submitted to handled.

    First and foremost, we have to create a report from the object Workflowcase. This will ensure that we can start and stop the workflow of the instances in question. The report must be able to filter objectNameId, which in this case will be set equal to “Request.”

    Tip

    A report based on the Workflowcase object is used to start and stop the workflow.

    To build a report from the WorkflowCase object:

    1. Navigate to reports via the navigation menu;

    2. Click on New report;

    3. Click on Add filter;

    4. Search for “Workflowcase”;

    5. Select “ObjectNameId”;

    6. Click on the magnifying glass icon for Workflowcase.objectNameId;

      Image Removed

    7. Click on Set default;

      Image Removed

    8. Select “Request” from the drop-down menu by the “Value” setting;

      Image Removed

    9. Click on Save and return.

    We now add a few more page and filter fields to the report to create a list of the requests that we would like to change. Open the expands below to get an insight into how our simple report is built up.

    Image RemovedImage RemovedImage Removed
    Tip

    Een rapport gebaseerd op het Workflowcase object wordt gebruikt om de workflow te starten en te stoppen.

    Om een rapport te maken van het WorkflowCase object:

    1. Navigeer naar meldt via het navigatiemenu;

    2. Klik op Nieuw rapport;

    3. Klik op Filter toevoegen;

    4. Zoek naar "Workflowcase";

    5. Selecteer "ObjectNameId";

    6. Klik op de vergrootglas pictogram voor Workflowcase.objectNameId;

      Image Added

    7. Klik op Standaard instellen;

      Image Added

    8. Selecteer "Aanvragen" in het vervolgkeuzemenu bij de instelling "Waarde";

      Image Added

    9. Klik op Opslaan en terugkeren.

    We voegen nu nog een paar pagina- en filtervelden toe aan het rapport om een lijst te maken van de verzoeken die we willen wijzigen. Open de onderstaande uitbreidingen om een inzicht te krijgen in hoe ons eenvoudige rapport is opgebouwd.

    Image AddedImage AddedImage Added

    1. Zorg ervoor dat de selectie "Multi" is ingeschakeld voor het rapport op de lijstpagina.

    Expand
    titleUpdate the workflow status in bulk (incl. stop/ start workflow instructions) (Step 2 out of 3)
    Step

    Stap 2:

    Select, correct, and stop the workflow

    To stop the workflow of all the instances (or a selection of instances) from the report:

  • Select the number of instances that you would like to stop the workflow for;

    • Click on correct (behind the gear symbol

    Selecteer, corrigeer en stop de workflow

    Om de workflow van alle instanties (of een selectie van instanties) uit het rapport te stoppen:

    1. Selecteer het aantal instanties waarvoor je de workflow wilt stoppen;

    2. Klik op correct (achter het tandwielsymbool);

    3. The items will automatically be deselected.

    4. Select the items again;

    5. Click on the Execute function (Behind the selection drop-down-menuDe items worden automatisch gedeselecteerd.

    6. Selecteer de items opnieuw;

    7. Klik op de Functie uitvoeren (Achter het vervolgkeuzemenu voor selectie);

    8. Select Stop to stop the workflow and click Selecteer Stop om de workflow te stoppen en klik op OK.

    Expand
    titleUpdate the workflow status in bulk (incl. stop/ start workflow instructions) (Step 3 out of 3)

    Step 3: Build a second report based on the Request object.

    To be able to update the status of the requests (requestStatusCode), we would have to either use an existing report or create a new report that is based on the request object.

    Tip

    A report based on the Request object allows you to change the fields of the instance.

    1. Create or use an existing report based on the Request object;

    2. Select the data and make sure the data is in the correct mode (behind the gear symbol);

    3. Select the data and click on the Update fields behind the selection drop-down menu;

      Image Removed

    4. Select the field and choose the new value;

      Image Removed

    Step 3: Restart the workflow.

    1. Go back to the report used to stop the workflow;

      1. Note: We now have to filter on the status “Handle.”

      2. Make sure to be in the correct mode.

      3. Select the Execute function.

        Image Removed

    2. Start the workflow;

    3. Exit correct mode.

    Summary

    Stap 3: Maak een tweede rapport op basis van het Request-object.

    Om de status van de verzoeken (requestStatusCode) te kunnen bijwerken, moeten we een bestaand rapport gebruiken of een nieuw rapport maken dat is gebaseerd op het verzoekobject.

    Tip

    Met een rapport gebaseerd op het Request-object kun je de velden van de instantie wijzigen.

    1. Maak een bestaand rapport op basis van het Request-object of gebruik het;

    2. Selecteer de gegevens en controleer of de gegevens in de juiste modus staan (achter het tandwielsymbool);

    3. Selecteer de gegevens en klik op de knop Velden bijwerken achter het keuzemenu voor selectie;

      Image Added

    4. Selecteer het veld en kies de nieuwe waarde;

      Image Added

    Stap 3: Start de workflow opnieuw.

    1. Ga terug naar het rapport dat werd gebruikt om de workflow te stoppen;

      1. Opmerking: We moeten nu filteren op de status "Handle".

      2. Zorg ervoor dat je in de juiste modus staat.

      3. Selecteer de Functie uitvoeren.

        Image Added

    2. Start de workflow;

    3. De correcte modus afsluiten.

    Samenvatting

    Rw ui textbox macro

    • Two reports are needed to change instance fields in bulk, like the status field, for instances with an active workflow case.

      • The 1st report must be based on the WorkflowCase object.

      • The 2nd report must be based on the object itself.

      • Correct mode must be switched on.

    Exercise

    • Er zijn twee rapporten nodig om instance velden in bulk te wijzigen, zoals het statusveld, voor instances met een actieve workflow case.

      • Het 1e rapport moet gebaseerd zijn op de Object WorkflowCase.

      • Het 2e rapport moet gebaseerd zijn op het object zelf.

      • De juiste modus moet ingeschakeld zijn.

    Oefening

    •  #1
    •  #2

    Search

    Zoek op

    Live Search