Velden in bulk wijzigen
- Lango: Language and translation manager
Algemeen
Velden in bulk wijzigen is een efficiënte manier om een specifiek veld in een groot aantal objecten aan te passen met een nieuwe waarde. Voorbeelden van velden in bulk bijwerken kunnen zijn:
De leverancier van een bepaalde lijst met bedrijfsmiddelen wijzigen in een nieuwe leverancier
De manager van een bepaalde lijst met (werknemers)contacten wijzigen in een nieuwe manager
Het eigenaarscontact van een lijst met gebouwen wijzigen in een nieuw eigenaarscontact
Deze voorbeelden kunnen handmatig worden gedaan, één voor één. Het kan echter een vervelend proces zijn om elk object handmatig bij te werken. Het is efficiënter om Workplace Management hetzelfde proces in bulk te laten uitvoeren, zodat we onszelf veel handmatig intensief en tijdrovend werk kunnen besparen.
Gegevens in bulk wijzigen is een standaardfunctie in Workplace Management die kan worden gestart via een lijstpagina of een standaardrapport als beheerdergebruiker.
Voor objecten die gebruikmaken van een workflowproces (bijvoorbeeld een reservering, aanvraag of werkorder) kan het nodig zijn om de workflow te stoppen en opnieuw te starten nadat een specifiek veld is bijgewerkt. Als het veld dat in bulk wordt bijgewerkt, wordt gebruikt om te bepalen welke gebruiker(s) de taak in de workflow krijgen, dan moet de workflow worden gestopt en opnieuw worden gestart om de taak daadwerkelijk voor die gebruiker(s) te genereren. Gewoonlijk wordt de taak voor de gebruiker(s) gegenereerd wanneer de workflow een bepaalde status heeft. Stoppen en starten van de workflow is noodzakelijk als de workflow niet naar een andere status gaat, maar de taak voor de gebruiker(s) wel moet worden gegenereerd.
Zie voor meer informatie over het stoppen en starten van de workflow van een specifiek object: Workflows starten en stoppen.
Het starten en stoppen van workflows in bulk (voor een lijst met objecten) vereist momenteel maatwerk. Zie voor meer informatie: De workflowstatus in bulk bijwerken in het aanpassingsgedeelte
Een veld in bulk bijwerken
Een veld in bulk bijwerken gebeurt altijd via een lijst van objecten. Deze lijst kan het resultaat zijn van het zoeken op een specifiek object (bijvoorbeeld door geavanceerd te zoeken op personen om een lijst te krijgen van alle personen met een bepaalde manager) of door vooraf gedefinieerde rapporten te gebruiken.
In de lijst zijn de volgende voorwaarden noodzakelijk:
De rijen in de lijst hebben een meerkeuzeoptie ingeschakeld
De optie 'Selectie' met de suboptie 'Velden bijwerken' is beschikbaar
Niet alle lijsten hebben de optie om velden te selecteren of bij te werken, omdat het niet relevant is of niet de bedoeling is om dit te doen met die specifieke lijst.
Correctieve modi
Als een bepaald veld niet bewerkbaar is bij het openen van een specifiek object, dan is het hoogstwaarschijnlijk ook niet mogelijk om het veld in bulk te bewerken via een lijst met objecten. Om ervoor te zorgen dat het veld wel in bulk bewerkt mag worden, moet de correctiemodus ingeschakeld zijn op de lijst. Voor meer informatie over het gebruik van de correctiemodus, zie: Correctieve modus
Om de bulkupdate daadwerkelijk uit te voeren:
Selecteer de objecten (rijen) die moeten worden bijgewerkt door op het 'Selectievakje' voor de relevante rijen te klikken (of selecteer alle rijen in één keer via de bovenste selectieknop);
Klik op de knop 'Velden bijwerken';
Selecteer het veld dat moet worden bijgewerkt; (deze pulldown van velden om uit te kiezen bevat alle velden die beschikbaar zijn voor het object en niet alleen de velden die op de specifieke pagina worden weergegeven)
Selecteer de waarde waarnaar het veld moet worden bijgewerkt;
Klik op 'Ok' om bij te werken.
Opmerking: Het is niet mogelijk om deze actie ongedaan te maken. Gebruik deze functionaliteit dus voorzichtig.
