After the initialization wizard is done, additional options become available. One of these options is used to activate the actual modules that are desired:
...
By default, only the contacts module and the documents module are available. You always need to use contacts (persons and organizations), since users are created based on contacts, and without users, there is no use.
Documents are used throughout the system and can be uploaded in almost every object (like requests, work orders, assets, etc), therefore this module is also always activated.
Any other module (including the other master data objects like Properties, Areas, Assets, and Catalog items) must always be activated via the module activation option on the startboard for level 2 and level 3 administrators. (For more information about administrators levels, seeNadat de initialisatiewizard is voltooid, zijn er extra opties beschikbaar. Een van deze opties wordt gebruikt om de gewenste modules te activeren:
...
Standaard zijn alleen de module Contacten en de module Documenten beschikbaar. Je moet altijd contactpersonen (personen en organisaties) gebruiken, omdat gebruikers worden aangemaakt op basis van contactpersonen, en zonder gebruikers heb je er niets aan.
Documenten worden in het hele systeem gebruikt en kunnen worden geüpload in bijna elk object (zoals aanvragen, werkorders, bedrijfsmiddelen, enz.), daarom is deze module ook altijd geactiveerd.
Elke andere module (inclusief de andere stamgegevensobjecten zoals Eigenschappen, Gebieden, Activa en Catalogusitems) moet altijd worden geactiveerd via de moduleactiveringsoptie op het startboard voor beheerders op niveau 2 en 3. (Voor meer informatie over beheerdersniveaus, zie: https://spacewell.atlassian.net/wiki/spaces/KB/pages/21692419/Initialize+the+environment#Administrator-level)
The module activation is used to guide the user through the (short) process of setting up a module with the most relevant default settings and options. Once a module is activated, the (default and in some cases additional) settings are managed via the module settings (also found on the administrator startboard).
How it works
Configuration is needed to activate a module. The module activation process guides the user through the module (or solution) configuration options required to activate the module or solution. These steps consist of (pre-defined or selectable) settings, authorizations, imports, and workflow emails.
When selecting the ‘Module activation’ option, several overviews become visible. The content and visibility of the overviews depend on, if modules have already been rolled out or not. Select the applicable module or solution you want to activate:
...
Solutions vs Modules
If no module or solution has yet been activated, the overview of the available solutions to activate is shown. A solution consists of several modules and is intended to provide the environment directly with all relevant settings, workflow emails, profiles and imports in one go for a given solution. For instance, Compliance as a solution also includes the master data modules ‘Properties and areas’ and ‘Assets’ modules (These will also be automatically activated and the import templates will become available), generates 3 default user profiles, and automatically updates the logo of the client to ‘Compliance’ instead of ‘Workplace’.
Once a solution is activated, or separate modules are activated, the option to activate a solution will disappear (As activating a complete solution will set basic settings to certain values and this is not desired after a customer is already live with some modules).
It will still be possible to activate the solution by activating the combination of relevant modules (E.g. If compliance should be activated, it is also possible to activate the compliance module, Master data Properties and Areas module, and the Master data Assets module, and generate the relevant user profiles via the user profile management option.
The option to activate a module will always be available and is used to activate a specific module only.
Activating a module: What it does
If you select a module and press ‘Activate selected module’, a check is done if you are allowed to already activate the module since some modules require other modules to be activated first. If this is the case, you will see a clear error message.
When a module is selected and activated, a two-step process is started to guide the administrator through the necessary options. This process will look like the screenshot below, but details depend on the exact module or solution:
...
This process will tell you exactly what to do and more detailed information about a module and the module activation can also be found in the module-specific information in this knowledge base.
In general, the following automatically happens or should be done by you:
Before pressing ‘Start’:
[Automatically] The module is activated, resulting in:
The navigation menu options (if applicable) will become available to the relevant user groups (Every module option will become available to the administrator users)
The relevant user groups (related to the module) will become available to be assigned to user profiles via the user profile management option on the administrator startboard. (for more information see Creating and managing the user profiles
The module settings tab for this module will become available via the module settings button on the administrator startboard. This can be used to change settings and options (or to deactivate the module) later on.
[Automatically] Depending on the module, some of the settings are set to the most often used options (These can be seen via the ‘Predefined Settings’ tab (And can be changed via the module settings later on)
[Manually by the user] Enter the settings to be determined. Not al settings can always be preset and determining the correct option can be very customer-specific.
[Manually by the user] starting the process to activate the module. This will bring you to the final step.
After pressing ‘Start’:
[Automatically] The available data imports are generated (if applicable)
[Automatically] The available workflow e-mails are generated (if applicable) If not desired, all or some of the emails can be deleted here
[Automatically] Depending on the module, some additional scripts are executed, that change or set some additional settings, translations, or otherwise relevant changes.
[Manually by the user] A checklist will be shown with specific steps still needed. Most often these mention doing the actual data imports and generating the user profiles. This checklist can be checked off, but this is only for informative purposes (how far are is the implementation) and does not do anything technically.
[Manually by the user] If needed, the settings to be defined from the previous step are still available to set/change
Closing the module activation process:
Closing the module activation process after it is started does not lead to any additional automatic actions, apart from closing the process. As long as the process is not yet closed, it will be shown on the administrator startboard (Not yet handled module activations) visible for all level 2 and 3 administrators. If all the tasks are handled within a module activation, it can be closed, to keep the list of still ongoing module activations clean.
De-activating and re-activating modules
If a module is activated and is no longer relevant to use, it is possible to de-activate the module via the module settings:
...
Open the module tab and set the first setting (use of the module) to ‘no’. This will result in the following:
The module settings tab will disappear again
The navigation menu options will disappear
The startboard tabs and options will disappear
The relevant user groups can no longer be selected for user profiles
| Note |
|---|
Be aware though, that de-activating a module does NOT remove user groups from profiles and users. So if a module is activated again later on, those users will directly have access to the options again. |
If a module has been deactivated, it can be activated again via 2 options:
Start the module activation again via the module activation process. Be aware though, that this will reset all the settings back to the default values
Only re-activate the module, without changing any of the other settings. This can be used if the module should be activated again, using the settings and options the same as before. This second option can also be found via the ‘Module activation’ option, via the last include:
...
Module information and activation
The following articles contain in-depth information and step-by-step activation instructions De module-activatie wordt gebruikt om de gebruiker door het (korte) proces te leiden van het instellen van een module met de meest relevante standaardinstellingen en opties. Zodra een module is geactiveerd, worden de (standaard en in sommige gevallen aanvullende) instellingen beheerd via de module-instellingen (ook te vinden op het startpaneel van de beheerder).
Hoe het werkt
Configuratie is nodig om een module te activeren. Het activeringsproces van de module leidt de gebruiker door de configuratieopties van de module (of oplossing) die nodig zijn om de module of oplossing te activeren. Deze stappen bestaan uit (vooraf gedefinieerde of selecteerbare) instellingen, autorisaties, imports en workflow e-mails.
Als u de optie 'Module-activatie' selecteert, worden verschillende overzichten zichtbaar. De inhoud en zichtbaarheid van de overzichten is afhankelijk van of modules al zijn uitgerold of niet. Selecteer de module of oplossing die u wilt activeren:
...
Oplossingen vs Modules
Als er nog geen module of oplossing is geactiveerd, wordt het overzicht getoond van de beschikbare oplossingen om te activeren. Een oplossing bestaat uit meerdere modules en is bedoeld om de omgeving direct te voorzien van alle relevante instellingen, workflow e-mails, profielen en imports in één keer voor een bepaalde oplossing. Compliance als oplossing bevat bijvoorbeeld ook de stamgegevensmodules 'Eigenschappen en gebieden' en 'Activa' (deze worden ook automatisch geactiveerd en de importsjablonen komen beschikbaar), genereert 3 standaard gebruikersprofielen en werkt het logo van de klant automatisch bij naar 'Compliance' in plaats van 'Werkplek'.
Zodra een oplossing is geactiveerd, of afzonderlijke modules zijn geactiveerd, verdwijnt de optie om een oplossing te activeren (omdat het activeren van een volledige oplossing basisinstellingen op bepaalde waarden instelt en dit niet gewenst is nadat een klant al live is met sommige modules).
Het blijft mogelijk om de oplossing te activeren door de combinatie van relevante modules te activeren (bijv. Als compliance moet worden geactiveerd, is het ook mogelijk om de compliance module, de Master data Properties and Areas module en de Master data Assets module te activeren en de relevante gebruikersprofielen te genereren via de optie user profile management.
De optie om een module te activeren is altijd beschikbaar en wordt alleen gebruikt om een specifieke module te activeren.
Een module activeren: Wat het doet
Als u een module selecteert en op 'Activeer geselecteerde module' drukt, wordt gecontroleerd of u de module al mag activeren, omdat sommige modules vereisen dat andere modules eerst worden geactiveerd. Als dit het geval is, krijgt u een duidelijke foutmelding te zien.
Wanneer een module wordt geselecteerd en geactiveerd, wordt een proces in twee stappen gestart om de beheerder door de nodige opties te leiden. Dit proces ziet eruit als de schermafbeelding hieronder, maar de details zijn afhankelijk van de exacte module of oplossing:
...
Dit proces vertelt je precies wat je moet doen en meer gedetailleerde informatie over een module en de activering van een module kun je ook vinden in de module-specifieke informatie in deze kennisbank.
Over het algemeen gebeurt het volgende automatisch of moet het door jou worden gedaan:
Voordat u op 'Start' drukt:
[Automatisch] De module wordt geactiveerd, wat resulteert in:
De opties in het navigatiemenu (indien van toepassing) worden beschikbaar voor de relevante gebruikersgroepen (elke moduleoptie wordt beschikbaar voor de beheerdersgebruikers)
De relevante gebruikersgroepen (gerelateerd aan de module) komen beschikbaar om te worden toegewezen aan gebruikersprofielen via de optie Gebruikersprofielbeheer op het startpaneel van de beheerder. (voor meer informatie zie Creating and managing the user profiles
Het tabblad met module-instellingen voor deze module wordt beschikbaar via de knop Module-instellingen op het startpaneel van de beheerder. Dit kan worden gebruikt om later instellingen en opties te wijzigen (of om de module te deactiveren).
[Automatisch] Afhankelijk van de module worden sommige instellingen ingesteld op de meest gebruikte opties (Deze zijn te zien via het tabblad 'Voorgedefinieerde instellingen' (En kunnen later worden gewijzigd via de module-instellingen)
[Handmatig door de gebruiker] Voer de instellingen in die moeten worden bepaald. Niet alle instellingen kunnen altijd vooraf worden ingesteld en het bepalen van de juiste optie kan zeer klantspecifiek zijn.
[Handmatig door de gebruiker] het proces starten om de module te activeren. Dit brengt je naar de laatste stap.
Druk op 'Start':
[Automatisch] De beschikbare gegevensimport wordt gegenereerd (indien van toepassing)
[Automatisch] De beschikbare workflow e-mails worden gegenereerd (indien van toepassing) Indien niet gewenst, kunnen alle of sommige e-mails hier worden verwijderd
[Automatisch] Afhankelijk van de module worden enkele aanvullende scripts uitgevoerd die enkele aanvullende instellingen, vertalingen of andere relevante wijzigingen wijzigen of instellen.
[Handmatig door de gebruiker] Er wordt een checklist getoond met specifieke stappen die nog nodig zijn. Meestal gaat het dan om het importeren van gegevens en het genereren van gebruikersprofielen. Deze checklist kan worden afgevinkt, maar dit is alleen voor informatieve doeleinden (hoe ver is de implementatie) en doet technisch niets.
[Handmatig door de gebruiker] Indien nodig zijn de instellingen uit de vorige stap nog steeds beschikbaar om in te stellen/te wijzigen.
Het activeringsproces van de module afsluiten:
Het sluiten van het module-activatieproces nadat het is gestart, leidt niet tot extra automatische acties, afgezien van het sluiten van het proces. Zolang het proces nog niet is afgesloten, wordt het weergegeven op het beheerderstartpaneel (Nog niet afgehandelde module-activaties) dat zichtbaar is voor alle niveau 2- en 3-beheerders. Als alle taken binnen een module-activatie zijn afgehandeld, kan deze worden gesloten om de lijst met nog lopende module-activaties schoon te houden.
Modules deactiveren en opnieuw activeren
Als een module geactiveerd is en niet langer relevant is om te gebruiken, is het mogelijk om de module te deactiveren via de module-instellingen:
...
Open het tabblad Module en zet de eerste instelling (gebruik van de module) op 'nee'. Dit resulteert in het volgende:
Het tabblad met module-instellingen verdwijnt weer
De opties in het navigatiemenu verdwijnen
De tabbladen en opties van het startpaneel verdwijnen
De relevante gebruikersgroepen kunnen niet langer worden geselecteerd voor gebruikersprofielen
| Note |
|---|
Houd er wel rekening mee dat het deactiveren van een module de gebruikersgroepen NIET verwijdert van profielen en gebruikers. Dus als een module later weer wordt geactiveerd, hebben die gebruikers direct weer toegang tot de opties. |
Als een module gedeactiveerd is, kan ze opnieuw geactiveerd worden via 2 opties:
Start de activering van de module opnieuw via het activeringsproces van de module. Houd er wel rekening mee dat hierdoor alle instellingen worden teruggezet naar de standaardwaarden.
Alleen de module opnieuw activeren, zonder de andere instellingen te wijzigen. Dit kan worden gebruikt als de module opnieuw moet worden geactiveerd, met dezelfde instellingen en opties als voorheen. Deze tweede optie is ook te vinden via de optie 'Module activeren', via de laatste include:
...
Module-informatie en activering
De volgende artikelen bevatten diepgaande informatie en stapsgewijze activeringsinstructies per module:
| Rw pagetree macro | ||||
|---|---|---|---|---|
|
...