DifficultyMoeilijkheidsgraad: novicebeginner
Inhoud
| Table of Contents | ||||
|---|---|---|---|---|
|
Learning Objectives
After reading this article you will be able to:
Perform the module activation for Quotations and Tendering processes
How to navigate to the module activation
To start the Solution-Based rollout for Quotations, we have to
Navigate to the startBoard
Click on the “Module activation” tile
Select the tab “Available modules to roll out” and select Quotations / Tendering processes.
Click on “Rollout selected module” button
This will provide you with a short explanation like the one below.
After this a new page will open:
Steps to follow
Step 1 Tendering process types
If the client wants to use the tendering process the setting on the right side should be set to yes. If this is set to yes a tendering process type needs to be added. To add tendering process types, navigate to the include at the bottom of the page and click Add. After clicking Add a new line will be added to the Tendering process types, to specify this Tendering type click on the question mark to open it:
Within this tendering process a few settings can be predefined.
Setting
Description
Name
The tendering process name
Review tendering process before sending
Determine whether the tendering process should be reviewed before sending the quotations. If so, select a contact or service group to perform this task.
Accept quotation by contact
The contact to review the tendering process.
Accept quotation by group
The service group to review the tendering process.
Add documents as attachment by default
Determine whether documents are automatically added as attachment.
Use mail to tag
If set to yes, a tag is created and linked to the object that is sent. As soon as the recipient sends an email back (using Reply to all), the email is also sent to the mail to tag contact and the mail and attachments are automatically linked to the object in Axxerion.
The standard comparison criteria are listed in the include at the bottom. “Price” is automatically created but new criteria can be added.
Step 2 Settings to be determined
| Note |
|---|
Tip: We go over the settings in the table below. However, hovering over the field you are filling in will often provide you with the same help text: |
Setting
Description
Use tendering process workflow from workorder
Leerdoelen
Na het lezen van dit artikel zul je in staat zijn om:
De moduleactivering uitvoeren voor Offerte- en Aanbestedingsprocessen
Hoe naar de module-activatie navigeren
Om de oplossinggebaseerde uitrol voor offertes te starten, moeten we
Navigeer naar het startbord
Klik op de tegel "Module-activering
Selecteer de tab "Beschikbare modules om uit te rollen" en selecteer Offertes / Aanbestedingsprocessen.
Klik op de knop "Rollout selected module
Je krijgt dan een korte uitleg zoals hieronder.
Hierna wordt een nieuwe pagina geopend:
Te volgen stappen
Stap 1 Typen aanbestedingsprocedures
Als de klant het aanbestedingsproces wil gebruiken, moet de instelling aan de rechterkant op ja worden gezet. Als dit op ja staat moet er een aanbestedingstype worden toegevoegd. Om aanbestedingstypen toe te voegen, navigeer je naar de lijst onderaan de pagina en klik je op Toevoegen. Nadat je op Toevoegen hebt geklikt wordt er een nieuwe regel toegevoegd aan de Aanbesteding procestypes, om dit Aanbesteding procestype te specificeren klik je op het vraagteken om het te openen:
Binnen dit aanbestedingsproces kunnen enkele instellingen vooraf worden gedefinieerd.
Instelling | Beschrijving |
|---|---|
Naam | De naam van de aanbestedingsprocedure |
Beoordelen aanbestedingsproces voor verzending | Bepaal of het aanbestedingsproces moet worden herzien voordat de offertes worden verstuurd. Zo ja, selecteer een contactpersoon of servicegroep om deze taak uit te voeren. |
Offerte accepteren door contact | De contactpersoon om het aanbestedingsproces te evalueren. |
Offerte per groep accepteren | De servicegroep zal het aanbestedingsproces evalueren. |
Documenten standaard toevoegen als bijlage | Bepaal of documenten automatisch worden toegevoegd als bijlage. |
Gebruik mail om te taggen | Indien ingesteld op ja, wordt er een tag aangemaakt en gekoppeld aan het object dat verstuurd wordt. Zodra de ontvanger een e-mail terugstuurt (met Reply to all), wordt de e-mail ook naar het mail to tag contact gestuurd en worden de e-mail en bijlagen automatisch gekoppeld aan het object in Axxerion. |
De standaardvergelijkingscriteria staan onderaan in de lijst. "Prijs" wordt automatisch aangemaakt, maar er kunnen nieuwe criteria worden toegevoegd.
Stap 2 Nog te bepalen instellingen
| Note |
|---|
Tip: We bespreken de instellingen in de tabel hieronder. Als je echter met de muis over het veld beweegt dat je aan het invullen bent, krijg je vaak dezelfde helptekst te zien: |
Instelling | Beschrijving |
|---|---|
Aanbestedingsproces workflow van werkorder gebruiken | Als dit is ingesteld op ja, kan er een apart aanbestedingsproces worden gestart vanuit een Correctieve- en LTMP-werkorder. Het werkorderproces wordt dan automatisch hervat zodra een offerte is geaccepteerd. |
| Expand | ||
|---|---|---|
| ||
Use quotations | If set to yes Quotations are used in this environment. |
Step 3 Start module activation
START
What happens when clicking the green Start button in this wizard step?
You move on to the next page of the Wizard.
Workflow emails are automatically created. Meaning that we create the workflow emails that are send out when submitting/cancelling/closing Quotations.
Relevant imports are created, in the next step we will go over these imports.
Step 4 Check data and close the module activation
On the next page we can check all items that have been created. This also contains a checklist we can follow.
| title | Autorizations |
|---|
The following groups linked to the quotation process can be assigned to users:
Group
Reference
Comment
1. Create tendering processes
FMB-G017
Group gives access to creating tendering processes.
5. Manage tendering process types
FMB-G088
This group is used to manage the tendering process types.
For importing data we take you through the basics steps on how to import data. More details on imports can be found in this article Imports.
Import files: The file that is created is for importing suppliers and suppliercontacts. To download the import template:
navigate to the “Relevant imports” include
Click Generate import template
Click the download icon next to the loop to download the template.
Tip: in the service Group column of the import file you can only use the service Groups that where defined in the first step of this wizard.
Send files to the client
Import files receives and approved.
If relevant, check if objects are imported successfully.
Click Upload import file and upload the import file obtained from the customer.
Dan zijn er een aantal voorgedefinieerde instellingen, als deze moeten worden aangepast moet dit worden gedaan via: druk op de tegel 'Instellingen' op je startbord > tabblad 'Processen' > tabblad 'Offertes'.
|
Stap 3 De activering van de module starten
START
Wat gebeurt er als je op de groene Start knop in deze wizardstap?
Je gaat naar de volgende pagina van de Wizard.
Workflow-e-mails worden automatisch aangemaakt. Dit betekent dat wij de workflow-e-mails maken die worden verzonden bij het indienen/annuleren/sluiten van offertes.
Relevante imports zijn aangemaakt, in de volgende stap zullen we deze imports bespreken.
Stap 4 Controleer de gegevens en sluit de activering van de module af
Op de volgende pagina kunnen we alle items controleren die zijn aangemaakt. Hier staat ook een checklist die we kunnen volgen.
| Expand | |||||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| |||||||||
De volgende groepen gekoppeld aan het offerteproces kunnen worden toegewezen aan gebruikers:
|
Voor het importeren van gegevens nemen we de basisstappen met je door. Meer details over importeren vind je in dit artikel Imports.
Bestanden importeren: Het bestand dat wordt gemaakt is voor het importeren van leveranciers en leverancierscontacten. Het importsjabloon downloaden:
navigeren naar de "Relevante invoer" omvatten
Klik op importsjabloon genereren
Klik op het downloadpictogram naast de lus om de sjabloon te downloaden.
Tip: in de kolom Service Group van het importbestand kunt u alleen de service Groups gebruiken die in de eerste stap van deze wizard zijn gedefinieerd.
Bestanden naar de klant verzenden
Importbestanden ontvangen en goedgekeurd.
Controleer, indien relevant, of objecten succesvol zijn geïmporteerd.
Klik op Importbestand uploaden en upload het importbestand dat je van de klant hebt gekregen.
Om te zien welke workflow e-mails zijn gemaakt, navigeren we naar de gegenereerde workflow e-mails. We kunnen de afzonderlijke e-mails nader bekijken door op de hyperlinks te klikken, maar voor meer informatie over workflow-e-mails kijk je op /wiki/spaces/KB/pages/25034763.
If everything is handled we can close the rollout by clicking the close button, Quotations will now be shown as a NavigationMenu option.
SummaryAls alles is afgehandeld, kunnen we de rollout sluiten door op de knop Sluiten te klikken. Offertes worden nu getoond als een NavigatieMenu-optie.
Samenvatting
| Rw ui textbox macro |
|---|
Steps in the module activation:
|
Stappen in de activering van de module:
|
Zoek op
| Live Search |
|---|