Building module explained

To open the building module, click on Properties in the menu

View/ edit building setting

• Open a building > Setting tab > Setup tab

• Here you edit building settings

Meters

• Open building > meters

• Here you will find the meters belonging to this building

Building Valuations

With the right credentials and the setting turned on, you can see the “Building Valuations” tab.
Valuations can be added for example, market value, tax value etc

Verwendung des Gebäudemoduls (Anwendungsfälle)

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title Building module explained	Gebäudemodul erklärt
Gebäudemodul erklärt Um das Gebäudemodul zu öffnen, klicken Sie im Menü auf Eigenschaften:   In the building module, you can search for a building (building) and create a new buildingIm Gebäudemodul können Sie nach einem Gebäude suchen (Gebäude) und ein neues Gebäude anlegen. Using the building module (use cases) Using the (advanced) search functionality Type in “Spacewell” in the search bar and press Search. We then get all the locations with “Spacewell” in the name. If you leave the search bar empty and press search, you will see all the properties available in the system. Info Click on the drop-down button next to the “Search” button to gain access to “Advanced search”. By using this option you can also search on: Address, City, etc. Image Removed Look up building information Type in Arnhem > Search > open “Spacewell Arnhem” by clicking on the Reference number. After opening the building, you can see information regarding the building, location details, and building details. It`s also possible to add a picture of the object.	Image Removed
View areas In the building card, you see a tab called  “Areas.” In this tab, you can see which areas are part of a building.	Image Removed
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Verwendung der (erweiterten) Suchfunktion Geben Sie "Spacewell" in die Suchleiste ein und drücken Sie auf Suchen. Sie erhalten dann alle Orte mit "Spacewell" im Namen. Wenn Sie die Suchleiste leer lassen und auf Suchen drücken, werden alle im System verfügbaren Immobilien angezeigt. Info Klicken Sie auf die Dropdown-Schaltfläche neben der Schaltfläche "Suchen", um Zugang zur "Erweiterten Suche" zu erhalten. Mit dieser Option können Sie auch nach folgenden Kriterien suchen: Adresse, Stadt, etc.	Image Added
Nachschlagen von Gebäudeinformationen Geben Sie Arnheim ein > Suchen > öffnen Sie "Spacewell Arnhem", indem Sie auf die Referenznummer klicken. Nachdem Sie das Gebäude geöffnet haben, sehen Sie Informationen über das Gebäude, den Standort und die Gebäudedetails. Es ist auch möglich, ein Bild des Objekts hinzuzufügen.	Image Added
Bereiche anzeigen In der Gebäudekarte sehen Sie eine Registerkarte namens "Bereiche". Auf dieser Registerkarte können Sie sehen, welche Bereiche zu einem Gebäude gehören.	Image Added
Gebäudeeinstellungen anzeigen/bearbeiten Öffnen Sie ein Gebäude > Registerkarte Einstellungen > Registerkarte Einrichtung Hier bearbeiten Sie die Gebäudeeinstellungen
Zähler Offenes Gebäude > Meter Hier finden Sie die zu diesem Gebäude gehörenden Zähler	Image Added
Gebäudeschätzungen Wenn Sie die richtigen Anmeldeinformationen haben und die Einstellung aktiviert ist, können Sie die Registerkarte "Gebäudebewertungen" sehen. Es können Bewertungen hinzugefügt werden, z. B. der Marktwert, der Steuerwert usw.

Search

Area module explained

To search for an area, click “Areas” under the Properties header in your menu.

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You will see a screen in which you can filter the areas. There are different options for finding an area. If you leave everything empty, it will show all the areas available. For example, if you filter on “Building,” you will only find areas that belong to that building.

• The “Count” button will show an indication of the total number of objects that fits your search filters Note: access right are not taken into account with this search, so when click ‘Search’ you might find less properties.

• The “Search” button will reveal the results of the search job.

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To see more details of an area, click on the area number. You will see different tabs and options you can fill in regarding the area.  For example, you can make an area available for reservation.

Using the area module (use cases)

View area information

• The general tab contains the name, description and other general setting for an area. You also upload a photo of the areas here.

Add Services

• Within this tab you can add services for this area. For example ‘Rent’ or ‘Cleaning services'

“Reservation settings”tab

• When ‘Reservable = yes’ on the general tab, this tab is shown. Consult the help text of the field by hovering over the field. Some options are: Change availability or block dates, Add seating arrangements (and set a default), Change capacity, and (dis)allow catering

Create a new building

In the building module, you can create a new building.

1. Click on ‘Properties’ in the building module;

2. Click on the “Create new building” button;

3. Select the category in which the building should be created.
   

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4. Click ‘OK’;

5. A new screen will open where you can create a new building and enter the details.

6. It is also possible to add a sub-building to an (existing) building by using the “Create new building” button at the bottom page. You can find this function in the “Subproperties” include. See screenshot.

Note:

• The building category you choose determines the fields, tabs, and functions that are available.

• A typical hierarchy would be to have a site with multiple properties as child building.

• The category Geographical area can, for example, be used as a parent for properties/ sites within the same city or country.

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Create a new area

Within a building, you can create (additional) areas that belong to the building you have open. To do that:

1. Open a building

2. Select the tab “Areas.”

3. You will find the option “Create new area” above the list of areas. 

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title Area module explained	Image Removed
“Related objects” In this tab you can ee which objects are related to this area. For example you can see which checklists, reservations, work orders, and contracts are related to this area.	Image Removed
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title Create a new property
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title Create a new area

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4. After clicking ““Create new area”“ you need to select the area category and press “Create”

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5. You can enter the details of the area, the size, a description if it`s reservable, and a photo.
6. Fill in all the info, and to save the new area, press the button “Save and return.”

field name

Description

Parent

Select the parent area for your new area

Area nr

By using the drop-down in this field you can select indicate what kind of area it is. For example is it a workplace or a room.

Reservable

Yes/No. Can you make a reservation for this area?

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Good to know

• Change parent areas. After creating an area, it is still possible to change the parent of an area. Open your area card and select a different option in the “Parent” field.

  1. Press “>” at the end of the “Parent” field.

  2. Press the … (three dots)

  3. Search for your area and select it.

• Hierarchy. You can create different types of areas on a building to build your hierarchy. All area categories (see screenshot). A logical hierarchy would be: Building → Floor → Area → Workplace or Meeting room

• Active ‘no’. If an area has the status “Yes” the column “Active”, that means you can find them by using the default search functionality. If the status is “No”, you only can find them by using “Advanced search”, as advanced search also queries closed objects.

Summary

Flächenmodul erklärt

Flächenmodul erklärt Um nach einem Bereich zu suchen, klicken Sie in Ihrem Menü unter der Rubrik Eigenschaften auf "Bereiche". Image Added Es wird ein Bildschirm angezeigt, in dem Sie die Bereiche filtern können. Es gibt verschiedene Möglichkeiten, ein Gebiet zu finden. Wenn Sie alles leer lassen, werden alle verfügbaren Bereiche angezeigt. Wenn Sie zum Beispiel nach "Gebäude" filtern, finden Sie nur Bereiche, die zu diesem Gebäude gehören. Die Schaltfläche "Zählen" zeigt die Gesamtzahl der Objekte an, die Ihren Suchfiltern entsprechen. Hinweis: Das Zugriffsrecht wird bei dieser Suche nicht berücksichtigt, d. h. wenn Sie auf "Suchen" klicken, finden Sie möglicherweise weniger Objekte. Über die Schaltfläche "Suchen" werden die Ergebnisse der Suchanfrage angezeigt. Image Added Um weitere Details zu einem Gebiet zu sehen, klicken Sie auf die Nummer des Gebiets. Sie sehen verschiedene Registerkarten und Optionen, die Sie in Bezug auf den Bereich ausfüllen können. Zum Beispiel können Sie einen Bereich für die Reservierung verfügbar machen. Verwendung des Bereichsmoduls (Anwendungsfälle) Informationen zum Gebiet anzeigen Die Registerkarte Allgemein enthält den Namen, die Beschreibung und andere allgemeine Einstellungen für einen Bereich. Hier können Sie auch ein Foto des Bereichs hochladen. Dienste hinzufügen Auf dieser Registerkarte können Sie Dienstleistungen für diesen Bereich hinzufügen. Zum Beispiel 'Miete' oder 'Reinigungsdienste'. "Reservierungseinstellungen"Registerkarte Wenn auf der allgemeinen Registerkarte "Reservierbar = ja" steht, wird diese Registerkarte angezeigt. Sie können den Hilfetext des Feldes einsehen, indem Sie den Mauszeiger über das Feld bewegen. Einige Optionen sind: Verfügbarkeit ändern oder Termine blockieren, Sitzordnung hinzufügen (und einen Standard festlegen), Kapazität ändern und Catering (nicht) zulassen Image Added "Verwandte Objekte" Auf dieser Registerkarte können Sie sehen, welche Objekte mit diesem Bereich verbunden sind. Sie können zum Beispiel sehen, welche Checklisten, Reservierungen, Arbeitsaufträge und Verträge mit diesem Bereich verknüpft sind. Image Added

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title Einen neuen Bereich erstellen
Einen neuen Bereich erstellen Innerhalb eines Gebäudes können Sie (zusätzliche) Bereiche anlegen, die zu dem geöffneten Gebäude gehören. Um das zu tun: Ein Gebäude öffnen Wählen Sie die Registerkarte "Bereiche". Oberhalb der Liste der Bereiche finden Sie die Option "Neuen Bereich erstellen".  Info Im selben Moment, in dem Sie ein Gebäude erstellen, wird ein Hauptbereich (zum Beispiel PRP-00001 im Screenshot) erstellt. Jeder andere Bereich dieses Gebäudes wird ein "Kind" dieses Hauptbereichs sein. Ändern Sie diesen Hauptbereich nicht, da dies Ihr Bereichsdatum verfälschen könnte! Image Added 4. Nachdem Sie auf "Neuen Bereich erstellen" geklickt haben, müssen Sie die Bereichskategorie auswählen und auf "Erstellen" klicken. Image Added 5. Sie können die Details der Fläche, die Größe, eine Beschreibung, wenn sie reservierbar ist, und ein Foto eingeben. 6. Füllen Sie alle Informationen aus, und um den neuen Bereich zu speichern, drücken Sie die Schaltfläche "Speichern und zurück". Feldname Beschreibung Elternteil Wählen Sie den übergeordneten Bereich für Ihren neuen Bereich Gebiet nr Über die Dropdown-Liste in diesem Feld können Sie angeben, um welche Art von Bereich es sich handelt. Handelt es sich zum Beispiel um einen Workplace oder einen Raum. Reservierbar Ja/Nein. Können Sie für diesen Bereich eine Reservierung vornehmen? Image Added Gut zu wissen Übergeordnete Bereiche ändern. Nachdem Sie einen Bereich erstellt haben, ist es immer noch möglich, das übergeordnete Element eines Bereichs zu ändern. Öffnen Sie Ihre Bereichskarte und wählen Sie eine andere Option im Feld "Übergeordneter Bereich". Drücken Sie ">" am Ende des Feldes "Elternteil". Drücken Sie die ... (drei Punkte) Suchen Sie nach Ihrem Gebiet und wählen Sie es aus. Hierarchie. Sie können verschiedene Arten von Bereichen auf einem Gebäude erstellen, um Ihre Hierarchie aufzubauen. Alle Bereichskategorien (siehe Bildschirmfoto). Eine logische Hierarchie wäre: Gebäude → Etage → Bereich → Workplace oder Besprechungsraum Aktiv "nein". Wenn ein Bereich den Status "Ja" die Spalte "Aktiv", so können Sie sie mit der Standardsuchfunktion finden. Wenn der Status "Nein" ist, können Sie sie nur über die "Erweiterte Suche" finden, da die erweiterte Suche auch geschlossene Objekte abfragt.

Zusammenfassung

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