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DifficultySchwierigkeitsgrad: starterEinsteiger

Content

Inhalt

Table of Contents
minLevel1
maxLevel1

Learning Objectives

After reading this article, you’ll be able to:

  • Add assurance documents

  • Update and keep an overview of assurance documents

Assurance documents (simple)

Assurance documents are used to register documents with an expiration date/next revision date. Documents with validity by law, certificates with an expiration date, and inspection reports must be revised every X period. Via dashboards, all assurance documents can be managed and revised to make sure document do not expire.

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titleAdd assurance documents

Add assurance documents

1. Click the “Assurance document +” icon on your startBoard to add a new assurance document

Image Removed2. The following fields should be filled in:

  • Title (mandatory field)

  • Description

  • Next revision date (date on which the document expires and must therefore be revised)

3. Via the ‘Upload’ button, a document can be uploaded

4. Comments can be added to the ‘Notes’ include at the bottom of the page

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titleOverview of the assurance documents

Overview of the assurance documents

Click the “Assurance documents” button on your startBoard for an overview.

  • The document overview is sorted by date, with the documents that have expired or are about to expire at the top.

  • This document contains ALL assurance document, so document created by your colleagues can be viewed and changed by you as well.

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Traffic lights indicate the need to revise the document:

  • Red: The next revision date has expired.

  • Orange: The next revision date of the document is within the next 30 days.

    • Green: The document has no revision date, or the revision date is further into the future than 30 days from today

    Lernziele

    Nach der Lektüre dieses Artikels werden Sie in der Lage sein:

    • Versicherungsdokumente hinzufügen

    • Aktualisierung und Überblick über die Assurance-Dokumente

    Gewährleistungsdokumente (einfach)

    Assurance-Dokumente werden verwendet, um Dokumente mit einem Ablaufdatum/einem Datum für die nächste Revision zu registrieren. Dokumente mit gesetzlicher Gültigkeit, Zertifikate mit Ablaufdatum und Inspektionsberichte müssen alle X Perioden überarbeitet werden. Über Dashboards können alle Sicherheitsdokumente verwaltet und überarbeitet werden, um sicherzustellen, dass das Dokument nicht abläuft.

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    titleVersicherungsdokumente hinzufügen

    Versicherungsdokumente hinzufügen

    1. Klicken Sie auf das Symbol "Assurance document +" auf Ihrem StartBoard, um ein neues Assurance-Dokument hinzuzufügen

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    2. Die folgenden Felder müssen ausgefüllt werden:

    • Titel (Pflichtfeld)

    • Beschreibung

    • Datum der nächsten Überarbeitung (Datum, an dem das Dokument abläuft und daher überarbeitet werden muss)

    3. Über die Schaltfläche "Hochladen" kann ein Dokument hochgeladen werden

    4. Kommentare können im Feld "Anmerkungen" unten auf der Seite hinzugefügt werden.

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    titleÜberblick über die Assurance-Dokumente

    Überblick über die Assurance-Dokumente

    Klicken Sie auf Ihrem startBoard auf die Schaltfläche "Zusicherungsdokumente", um eine Übersicht zu erhalten.

    • Die Dokumentenübersicht ist nach Datum sortiert, wobei die Dokumente, deren Gültigkeit abgelaufen ist oder demnächst abläuft, ganz oben stehen.

    • Dieses Dokument enthält ALLE Versicherungsdokumente, so dass die von Ihren Kollegen erstellten Dokumente auch von Ihnen eingesehen und geändert werden können.

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    Ampeln weisen auf die Notwendigkeit hin, das Dokument zu überarbeiten:

    • Rot: Das Datum der nächsten Überarbeitung ist abgelaufen.

    • Orange: Das nächste Änderungsdatum des Dokuments liegt innerhalb der nächsten 30 Tage.

    • Grün: Das Dokument hat kein Revisionsdatum, oder das Revisionsdatum liegt weiter in der Zukunft als 30 Tage von heute an.

    Edit assurance document

    Step 1: open the document (that is about to expire)

    1. Click on the ‘Assurance documents’ overview button on your startboard

    2. Open an assurance document by clicking on a reference link. The same page you see while creating an assurance document is now opened.

    Step 2: Download the assurance document

    Use the download button on the “General” tab to download the document’s active(latest) version. If you want to download a different version. Navigate to the “Versions “ tab, click on the desired version, and press the “Download” button.

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    Step 3: Upload a new version and set ‘Next revision date’

    1. A new document version can be added using the Upload function on the existing assurance document on the “General” tab.

    2. After uploading a new document, change the next revision date.

    3. The document will no longer be on top of the report waiting to be revised. A

    4. Add notes and update the description when necessary.

    Delete

    To delete a document, click the “X” button on the “General tab.” You can find that bottom on the top right corner of your screen.

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    titleEdit assurance document
    Summary
    Assurance-Dokument bearbeiten

    Assurance-Dokument bearbeiten

    Schritt 1: Öffnen Sie das Dokument (das demnächst abläuft)

    1. Klicken Sie auf die Übersichtsschaltfläche "Assurance-Dokumente" auf Ihrem Startboard

    2. Öffnen Sie ein Assurance-Dokument, indem Sie auf einen Referenzlink klicken. Die gleiche Seite, die Sie beim Erstellen eines Assurance-Dokuments sehen, wird nun geöffnet.

    Schritt 2: Herunterladen des Zusicherungsdokuments

    Verwenden Sie die Schaltfläche "Download" auf der Registerkarte "Allgemein", um die aktive (neueste) Version des Dokuments herunterzuladen. Wenn Sie eine andere Version herunterladen möchten. Navigieren Sie zur Registerkarte "Versionen", klicken Sie auf die gewünschte Version und klicken Sie auf die Schaltfläche "Herunterladen".

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    Schritt 3: Hochladen einer neuen Version und Festlegen des Datums der nächsten Überarbeitung

    1. Eine neue Version des Dokuments kann über die Funktion "Hochladen" in das bestehende Versicherungsdokument auf der Registerkarte "Allgemein" eingefügt werden.

    2. Nach dem Hochladen eines neuen Dokuments, das Datum der nächsten Überarbeitung ändern.

    3. Das Dokument liegt dann nicht mehr oben auf dem Bericht und wartet darauf, überarbeitet zu werden. A

    4. Fügen Sie Notizen hinzu und aktualisieren Sie die Beschreibung, wenn nötig.

    Löschen

    Um ein Dokument zu löschen, klicken Sie auf der Registerkarte "Allgemein" auf die Schaltfläche "X". Diese finden Sie in der oberen rechten Ecke Ihres Bildschirms.

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    Zusammenfassung

    Rw ui textbox macro

    • By using different colors in the overview, you can see when an assurance document is due for a revision/update

    • You can add new documents or edit the existing ones.

    Search

    • Durch die Verwendung verschiedener Farben in der Übersicht können Sie erkennen, wann eine Revision/Aktualisierung eines Assurance-Dokuments fällig ist

    • Sie können neue Dokumente hinzufügen oder bestehende Dokumente bearbeiten.

    Suche

    Live Search