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Table of Contents
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maxLevel1

Learning Objectives

After reading this article, you’ll be able to:

  • Set up preferred suppliers

Preferred suppliers

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Using preferred suppliers makes it possible to determine which supplier should be automatically selected within a request or an automatically created work order based on the problem type of a submitted request.

Workplace Management searches for preferred suppliers linked to an asset (of the request) with the same role as the role related to the problem type (linked to the request). If one is found, this will be the preferred supplier and automatically set in the request or the automatically created work order. More on roles in problem types in

Lernziele

Nach der Lektüre dieses Artikels werden Sie in der Lage sein:

  • Bevorzugte Lieferanten einrichten

Bevorzugte Lieferanten

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Die Verwendung von bevorzugten Lieferanten ermöglicht es, anhand des Problemtyps einer gestellten Anfrage festzulegen, welcher Lieferant in einer Anfrage oder einem automatisch erstellten Arbeitsauftrag automatisch ausgewählt werden soll.

Workplace Management sucht nach bevorzugten Lieferanten, die mit einer Anlage (der Anfrage) verbunden sind und die gleiche Rolle haben wie die Rolle, die mit dem Problemtyp (der mit der Anfrage verbunden ist) verbunden ist. Wenn einer gefunden wird, wird dieser als bevorzugter Lieferant automatisch in der Anfrage oder dem automatisch erstellten Arbeitsauftrag festgelegt. Mehr zu Rollen in Problemtypen unter

Problem tree/ problem type scheme.

How preferred suppliers are selected

Because we can fill in preferred suppliers on multiple objects in Workplace, there is a specific order in which Workplace determines which contact to select.

  1. Axxerion searches for preferred suppliers linked to the asset (of the request) with the same role as the role linked to the problem type (linked to the request). If one is found, this will be the preferred supplier and automatically set in the request or the automatically created work order.

  2. When no asset is linked or no preferred supplier is found specifically linked to the Asset, Axxerion searches for preferred suppliers linked to the Area (of the request) with the same role as the role linked to the problem type (of the request). If one is found, this will be the preferred supplier and automatically set in the request or the automatically created work order.

  3. When no Area is linked, or no preferred supplier is found specifically linked to the Area, Axxerion searches for preferred suppliers linked to the property (of the request) with the same role as the role linked to the problem type (of the request). If one is found, this will be the preferred supplier and automatically set in the request or the automatically created work order.

  4. When no preferred supplier is found within the property, Axxerion searches for preferred suppliers without context and the same role as the problem type. If one is found, this will be the preferred supplier and automatically set in the request or the automatically created work order.

Request

When using preferred suppliers for assigning requests to contractors (And thus, no work orders are used for a specific problem type), the following applies:

As soon as the request is assigned to an internal executor, it will immediately be visible which supplier has the preference for the problem type concerned.

Please note the request is not automatically assigned to the supplier. This remains a manual task for the internal executor. After a request has been submitted, the service group members determine which contact is internally responsible for the request. This user can then decide whether the request is sent to the (preferred) supplier.

Work orders

When using preferred suppliers for automatically creating a work order for a submitted request (A setting on the problem type), the following applies:

Suppose a preferred supplier is found (for a request not marked as a possible duplicate after submitting and linked to a problem type for which "Auto create work order" is set to yes). In that case, a work order is automatically created for that supplier (Contractor). If the problem type is also set to "Auto assign" the work order, it will automatically assign this work order to the contractor (Otherwise, this task is up to the service desk employee). The request will automatically go to the status "Awaiting workorder(s)".

Preferred suppliers can also be imported using the import functionality in Workplace Management
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titleHow preferred suppliers are selected
Info
titleSetting preferred suppliers on properties

Setting preferred suppliers on properties

We navigate to the property and the “Team” tab to set a preferred supplier on a specific property. Here we click on: Add contact. Here we can select any contact to add to the role (not only supplier contacts). After choosing the person, we will be presented with the options below:

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The profile will be set by default, as well as the property we just selected. We have to decide which role they will get within this property; if this is a supplier, we can give them a role like: “Maintenance.”

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titleSetting preferred suppliers on assets

Setting preferred suppliers on assets

To set a preferred supplier on an asset, we navigate to the specific asset. On the asset page is a field: “Supplier”; this is used to fill in the preferred supplier for this specific asset.

Festlegung von bevorzugten Lieferanten für Immobilien

Festlegung von bevorzugten Lieferanten für Immobilien

Wir navigieren zum Grundstück und zur Registerkarte "Team", um einen bevorzugten Lieferanten für ein bestimmtes Grundstück festzulegen. Hier klicken wir auf: Kontakt hinzufügen. Hier können wir einen beliebigen Kontakt auswählen, um ihn der Rolle hinzuzufügen (nicht nur Lieferantenkontakte). Nachdem wir die Person ausgewählt haben, werden uns die folgenden Optionen angezeigt:

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Das Profil wird standardmäßig eingestellt, ebenso wie die Eigenschaft, die wir gerade ausgewählt haben. Wir müssen entscheiden, welche Rolle sie innerhalb dieser Eigenschaft erhalten; wenn es sich um einen Lieferanten handelt, können wir ihnen eine Rolle wie "Wartung" geben: "Wartung".

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titleFestlegung bevorzugter Lieferanten für Vermögenswerte

Festlegung bevorzugter Lieferanten für Vermögenswerte

Um einen bevorzugten Lieferanten für eine Anlage festzulegen, navigieren wir zu der betreffenden Anlage. Auf der Anlagenseite gibt es ein Feld: "Lieferant"; hier können Sie den bevorzugten Lieferanten für diese bestimmte Anlage eintragen.

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titleWie bevorzugte Lieferanten ausgewählt werden

Wie bevorzugte Lieferanten ausgewählt werden

Da wir bevorzugte Lieferanten für mehrere Objekte in Workplace eintragen können, gibt es eine bestimmte Reihenfolge, in der Workplace den auszuwählenden Kontakt bestimmt.

  1. Axxerion sucht nach bevorzugten Lieferanten, die mit dem Asset (der Anfrage) verbunden sind und die gleiche Rolle haben wie die Rolle, die mit dem Problemtyp (der Anfrage) verbunden ist. Wenn einer gefunden wird, wird dieser als bevorzugter Lieferant in der Anfrage oder dem automatisch erstellten Arbeitsauftrag festgelegt.

  2. Wenn kein Asset verknüpft ist oder kein bevorzugter Lieferant gefunden wird, der speziell mit dem Asset verknüpft ist, sucht Axxerion nach bevorzugten Lieferanten, die mit dem Bereich (der Anfrage) verknüpft sind und die gleiche Rolle haben wie die Rolle, die mit dem Problemtyp (der Anfrage) verknüpft ist. Wenn einer gefunden wird, wird dieser als bevorzugter Lieferant in der Anfrage oder dem automatisch erstellten Arbeitsauftrag festgelegt.

  3. Wenn kein Bereich verknüpft ist oder kein bevorzugter Lieferant gefunden wird, der speziell mit dem Bereich verknüpft ist, sucht Axxerion nach bevorzugten Lieferanten, die mit der Eigenschaft (der Anfrage) verknüpft sind und die gleiche Rolle haben wie die Rolle, die mit dem Problemtyp (der Anfrage) verknüpft ist. Wenn einer gefunden wird, wird dieser als bevorzugter Lieferant in der Anfrage oder dem automatisch erstellten Arbeitsauftrag festgelegt.

  4. Wenn kein bevorzugter Lieferant innerhalb der Eigenschaft gefunden wird, sucht Axxerion nach bevorzugten Lieferanten ohne Kontext und mit der gleichen Rolle wie der Problemtyp. Wenn einer gefunden wird, wird dieser als bevorzugter Lieferant in der Anfrage oder dem automatisch erstellten Arbeitsauftrag festgelegt.

Anfrage

Wenn bevorzugte Lieferanten für die Zuweisung von Anfragen an Auftragnehmer verwendet werden (und somit keine Arbeitsaufträge für eine bestimmte Problemart verwendet werden), gilt Folgendes:

Sobald die Anfrage einem internen Executor zugewiesen wird, ist sofort ersichtlich, welcher Anbieter für die betreffende Problemart den Vorzug hat.

Bitte beachten Sie, dass die Anfrage nicht automatisch dem Lieferanten zugewiesen wird. Dies bleibt eine manuelle Aufgabe für den internen Ausführenden. Nachdem eine Anfrage eingereicht wurde, bestimmen die Mitglieder der Servicegruppe, welcher Ansprechpartner intern für die Anfrage zuständig ist. Dieser kann dann entscheiden, ob die Anfrage an den (bevorzugten) Lieferanten gesendet wird.

Arbeitsaufträge

Bei der Verwendung von bevorzugten Lieferanten für die automatische Erstellung eines Arbeitsauftrags für eine eingereichte Anfrage (A-Einstellung bei der Problemart) gilt Folgendes:

Angenommen, es wird ein bevorzugter Lieferant gefunden (für eine Anfrage, die nach der Übermittlung nicht als mögliches Duplikat markiert wurde und mit einem Problemtyp verknüpft ist, für den "Arbeitsauftrag automatisch erstellen" auf "Ja" gesetzt ist). In diesem Fall wird automatisch ein Arbeitsauftrag für diesen Lieferanten (Auftragnehmer) erstellt. Wenn der Problemtyp auch auf "Arbeitsauftrag automatisch zuweisen" eingestellt ist, wird dieser Arbeitsauftrag automatisch dem Auftragnehmer zugewiesen (andernfalls obliegt diese Aufgabe dem Service-Desk-Mitarbeiter). Die Anfrage geht automatisch in den Status "Warten auf Arbeitsauftrag(e)" über.

Info

Bevorzugte Lieferanten können auch über die Importfunktion im Workplace Management importiert werden.

Rw ui textbox macro

  • Preferred suppliers are used within requests

  • Preferred suppliers can be set within the properties, areas, or assets.

Search

  • Bevorzugte Lieferanten werden in Anfragen verwendet

  • Bevorzugte Lieferanten können innerhalb der Eigenschaften, Bereiche oder Anlagen festgelegt werden.

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