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DifficultySchwierigkeitsgrad: noviceAnfänger

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Inhalt

Table of Contents
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maxLevel1

Learning Objectives

After reading this article, you’ll be able to:

  • Tell what a contract is.

  • Create new contracts.

  • View and change details of a contract.

  • Add contract items to a contract.

What are Contracts?

A contract is an agreement between two parties that creates an obligation to perform (or not perform) a particular duty. Think of agreements regarding property, assets, or one with a cleaning company. Within Workplace Management, you can record and manage the different contracts within a company. You can add contract items, for example, rental price/service costs. A nice feature is that it is possible to send reminders of upcoming renewal dates, create invoices, and auto-renew contracts

Lernziele

Nach der Lektüre dieses Artikels werden Sie in der Lage sein:

  • Erklären Sie, was ein Vertrag ist.

  • Erstellen Sie neue Verträge.

  • Details eines Vertrags anzeigen und ändern.

  • Hinzufügen von Vertragspositionen zu einem Vertrag.

Was sind Verträge?

Ein Vertrag ist eine Vereinbarung zwischen zwei Parteien, die eine Verpflichtung zur Erfüllung (oder Nichterfüllung) einer bestimmten Pflicht begründet. Denken Sie an Verträge über Eigentum, Vermögenswerte oder einen Vertrag mit einer Reinigungsfirma. Im Workplace Management können Sie die verschiedenen Verträge innerhalb eines Unternehmens erfassen und verwalten. Sie können Vertragspositionen hinzufügen, z. B. Mietpreis/Dienstleistungskosten. Ein nettes Feature ist, dass es möglich ist, Erinnerungen an anstehende Verlängerungsdaten zu senden, Rechnungen zu erstellen und Verträge automatisch zu verlängern.

Create a new contract

1. To add a contract, open the contract menu and click on the first option: “Contracts.”

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2. Click on “Create new contract.”

3. You will see a new screen with three steps: Contract Information > Duration > Reminder. This wizard will guide you through the process of creating a new contract.

4. In the “Contract information” step, we need to provide information in the following fields. The fields marked with an * are mandatory. After filling in the necessary information, press “Next step” to go to the next tab. If you hover over the field, a help text will appear.

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5. The “Duration” step is about the duration of the contract. After entering the necessary details, press “Next step” to continue.

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 6. The last step before finalizing the contract is the “Reminder” step. Once these fields are filled in, click “Registration done” to finish the contract.

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titleCreate a new contract

Field name

Description

Category

Choose the option fitting the contract.

Name

Fill in the name of the other party.

Payment

Define if the contract is: to pay, receive a payment, both ways, or there is no payment involved.

External Reference

A reference of an external party

Description

A description of the contract

Party 1

In most cases, your own company

Party 2

The party which is involved in this contract. Choose one of the already created contacts.

Main document

Upload the contract document here. This can also be uploaded after finishing the wizard.

Field name

Description

Original start date

This is the original start date of the contract before any renewals.

Duration

The duration of the contract

Term of notice

Used to determine when a contract is renewed and for creating a notification.

Renewal after the end of the previous period

These options are supported:

  • None: The period will not be extended

  • Automatic: the contract period will be created extended automatically one day after the term of the notice period.

  • Possible: The period needs to be extended manually.

  • Month to month: will be extended for a month

  • Year to year: will be extended for a year

Field name

Description

Automatic end period reminder

Yes or No, if yes, there will be an automatic reminder sent based on your settings

Send reminder X days before term of notice period

How many days before the notice term do you want a reminder sent? The period can be set in days.

Contract reminder to

Choose to whom the reminder needs to be sent.

Info

The status of the contract is set automatically.

  • Draft: The contract start date has not occurred yet.

  • Active: the start date has commenced, but the end date of the period or termination date has not occurred yet.

  • Terminated: the termination date has been entered and has occurred.

  • Expired: the period’s end date has occurred, and the contract has not been renewed.

An expired contract can still be renewed or will be canceled. If the contract is renewed, a new period will be generated, or the current period will be extended (depending on the period schedule).

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titleHow to open an (existing) contract?

How to open an (existing) contract?

To open a contract:

  1. Press “Contracts” in the Contracts menu

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2. Enter your query in the search bar or leave it empty (for all results), and press “Search.” You will see the results in the include beneath the search bar. You can also use the advanced search

3. Click on the blue hyperlink of the contract reference to open it.

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titleContract view

Contract view

You will see a screen with six tabs when a contract is opened.

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Tab name

Description

General

General info about the contract. Parties, duration, contract description, payment info, documentation, and notification settings.

Contract Items

Here, you can see the active period, historical, and future contract items.

Period Schemes

This tab gives insights into the duration(s) of the contract.

Invoicing

In this tab, you will find the settings regarding invoice runs. Also, the option to create new invoices

Notifications

You can turn on and off automated notifications in this tab and change notification settings.

Documents

An overview of the documents linked to the contract and the option to attach new documents.

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titleThe tab "General"

The tab “General”

In the “General tab,” you will find general information about the contract.

  • You can change/add/update information on this screen.

  • At the bottom of the page, you will find the option to add sub-contracts. By clicking ‘new,’ the settings of the current contract are duplicated, and the new contract is set as a child of the contract you were in.

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titleThe tab "Contact items" (adding contract items)

The tab “Contract items”

In this tab, contract items are added. The sum of the contract items represents the total amount of the contract.

CONTRACT

Before adding a contract item, you can change some default settings. The pricing - and invoice period settings you make here will be used as a default for the contract items you will later on create.

  • Pricing period

  • Invoice period

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PERIOD

The period start- and end date are set here based on your input when creating the contract using the wizard.

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What you should know about contractitems

Pricing and invoice period:

  • After you have created the contractitems, the pricing and invoice period settings on the contract items are leading. You can view the setting by opening a contractitems (click on the magnifying glass).

  • We don't recommend applying deviating invoice periods on your contract items as this will make managing the contract unnecessarily complex.

Start- and end date

  • Contractitems also have a start- and end date, these can deviate from the period setting.

  • The contractitem start- and end date must lie within the periode start- and end date.

  • By default, the items' start and end dates are empty; in this case, the dates set on the period are applicable.

  • The dates on the contract items are leading concerning invoicing and renewal.

Note

If an end date is set on a contract item, the item will not be renewed or, depending on the date, also not indexed.

Active, historical, and future contract item

At the bottom of the page is an overview of the active, historical, and future contract items. Below the row of tabs, you can see a list of active contract items and buttons to add different kinds; generic items, assets, areas, and properties.

Add a generic item to the contract

  1. Click “Add generic item” in the “Active contract items.” include.

  2. An empty contract item is now added to the list.

  3. Fill in the details of the generic item directly in the include. You can add a description, the quantity, the price, the period, etc. These values are going to be a part of the total contract. In this example, we added a rental fee for a printer.

  4. Click the save button on the top right or ‘Save and return’ if you’re done adding items.

Contract itemsImage RemovedImage RemovedAdd an asset to the contract

  1. Press “Add asset” in the include on the bottom under “Active contract items.”

  2. Select the asset(s) you want to add to the contract.

  3. Now click ‘Ok’ to add the selected asset.

  4. You can fill in the details of the asset. You can change the description, the price, the period, etc.

  5. Click the save button on the top right or ‘Save and return’ if you’re done adding items.

Add an area to the contract

  1. Press “Add area” in the include on the bottom under “Active contract items.”

  2. Fill in the filter fields and click ‘Search.’

  3. Select the area(s) and click ‘Ok’

  4. Choose the object use types you want to add for the area(s)

    1. Areas are not added in the same way as assets and properties. Instead, Object use types (services) are added. Examples are rent, cleaning costs, and internet service.

    2. Note: if you now end up in an empty screen, object use types have not yet been created. The info panel below explains more about adding new object use types.

  5. Now you can fill in the details of the area. You can add a description, the price, the period, etc.

  6. Click the save button on the top right or ‘Save and return’ if you’re done adding items.

Info

Adding new ‘Object use types’
Object use types can only be created and managed by an administrator. The object use types are found via the startBoard button ‘Module settings’ > "Masterdata” tab > now click the function "Use types.”

In an object use type, you can define: the default price, vat rate, unit, price period, etc. For each area that is added to a contract (via the period as a contract item), all the object use types will be shown and can be selected to add as a contract item.

Add a property to the contract

  1. Press “Property asset” in the include on the bottom under “Active contract items.”

  2. Select the property you want to add to the contract.

  3. Now you can fill in the details of the property. You can add a description, the price, the period, etc.

  4. Click the save button on the top right or ‘Save and return’ if you’re done adding items.

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titleThe tab "Period Schemes"

The tab “Period Schemes”

You can create additional period schemes on this tab. The first period scheme is created automatically based on the contract wizard used to generate the contract.

Why use multiple period schemes?

  • There is no reason to create more period schemes if a contract is periodically extended by the same period (e.g., 1 or 2 years).

  • Multiple period schemes are used for more complex renewal arrangements. An example is a contract that first runs for five years, and is then renewed every two years. For this, two-period schemes are needed. See the screenshot below.

    • Period 01 is automatically created by the contract wizard. A duration of 5 years was set here.

    • Period 02 is added later by clicking ’New' in the ‘Periode scheme’ include. Since period 02 is the last period scheme, the contract will be renewed according to the settings of this period scheme (so every two years) until the contract is terminated.

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titleThe tab "Invoicing"

The tab “Invoicing”

This tab shows invoicing information and settings. Moreover, the include “Invoices“ shows the related invoices for this contract. You can toggle between all and open invoices using the ‘Show open/ Show all’ button in the “Invoices” include.

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Please hover over the settings to see what they do. A couple of settings are highlighted:

  • Exclude from invoice run: if the contract does not need to be invoices via an invoice run, you can enable this setting.

  • Invoicing from: Contract items before this date are ignored when invoicing a contract. When to use this setting? Suppose you started using Workplace on 2023/01/01, and you have added a contract that begins on 2020/01/01. In that case, you don’t want Workplace to invoice the contractitems in the period before 2023/01/01 because these items have most likely already been invoiced via another system. You can set “Invoicing from = 2023/01/01”.

  • Start date payment cycle:

    • No date filled in: by default, contract items will be invoices for a whole month, with the start date being the first of the month and the last day of the month as the end date of the invoice item (e.g., 2023/03/01 to 2023/03/31).

    • Date filled in: this date is used as the start date of the contract item. Please take a look at the example screenshots below.

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Previewing to be invoiced contract items

After creating a contract, you might want to preview what items are made on the next invoice.

  1. Click ‘'Period invoice” on the “Invoice” tab

  2. Set an end date

  3. Click ‘Ok’ for a preview.

  4. Click ‘Back’ > and click ”Back' a second time to navigate back to the Invoicing tab of the contract.

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titleThe tab "Notifications"

The tab “Notifications

On this tab, you can disable/ enable the automatic notifications and:

  • Change the default contact that receives the contract reminders.

  • View the automatically generated notifications. These notifications are generated and updated automatically based on the contract settings. Don’t change these.

  • Add additional recipients for the notifications:
    1. Navigate to the “Send additional notification to” include (bottom of the page)
    2. Click ‘Add.’
    3. Search and select a contact
    4. Click ‘Add.’
    5. The contact who is added to the include will now also receive the notifications

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titleThe tab "Documents"

The tab “Documents”

Here you can find all the relevant documents for this contract, and you can add new ones.

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Summary

Rw ui textbox macro

  • A wizard is used to create a new contract.

  • After the contract is created, remember to add contract items.

  • Use the tab to find the information you need.

Search

Einen neuen Vertrag erstellen

Einen neuen Vertrag erstellen

1. Um einen Vertrag hinzuzufügen, öffnen Sie das Vertragsmenü und klicken Sie auf die erste Option: "Verträge".

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2. Klicken Sie auf "Neuen Vertrag erstellen".

3. Es wird ein neuer Bildschirm mit drei Schritten angezeigt: Vertragsinformationen > Dauer > Erinnerung. Dieser Wizard führt Sie durch den Prozess der Erstellung eines neuen Vertrags.

4. Im "Schritt "Vertragsinformationenmüssen wir in den folgenden Feldern Informationen bereitstellen. Die mit einem * gekennzeichneten Felder sind Pflichtfelder. Nachdem Sie die erforderlichen Angaben gemacht haben, klicken Sie auf "Nächster Schritt", um zur nächsten Registerkarte zu gelangen. Wenn Sie den Mauszeiger über ein Feld bewegen, erscheint ein Hilfetext.

Name des Feldes

Beschreibung

Kategorie

Wählen Sie die zum Vertrag passende Option.

Name

Geben Sie den Namen der Gegenpartei an.

Zahlung

Legen Sie fest, ob es sich bei dem Vertrag um einen Zahlungsvertrag, einen Zahlungsauftrag, einen gegenseitigen Vertrag oder um einen Vertrag ohne Zahlung handelt.

Externe Referenz

Eine Referenz einer externen Partei

Beschreibung

Eine Beschreibung des Vertrags

Partei 1

In den meisten Fällen wird Ihr eigenes Unternehmen

Partei 2

Die Partei, die an diesem Vertrag beteiligt ist. Wählen Sie einen der bereits erstellten Kontakte.

Hauptdokument

Laden Sie hier das Vertragsdokument hoch. Dieses kann auch nach Abschluss des Wizards hochgeladen werden.

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5. Die Website "Schritt "Dauer geht es um die Laufzeit des Vertrages. Nachdem Sie die erforderlichen Angaben gemacht haben, klicken Sie auf "Nächster Schritt", um fortzufahren.

Name des Feldes

Beschreibung

Ursprüngliches Startdatum

Dies ist das ursprüngliche Anfangsdatum des Vertrages vor etwaigen Verlängerungen.

Dauer

Die Laufzeit des Vertrages

Kündigungsfrist

Wird verwendet, um festzustellen, wann ein Vertrag verlängert wird, und um eine Benachrichtigung zu erstellen.

Erneuerung nach Ablauf des vorangegangenen Zeitraums

Diese Optionen werden unterstützt:

  • Keine: Die Frist wird nicht verlängert

  • Automatisch: Die Vertragsdauer wird automatisch einen Tag nach Ablauf der Kündigungsfrist verlängert.

  • Möglich: Der Zeitraum muss manuell verlängert werden.

  • Von Monat zu Monat: wird um einen Monat verlängert

  • Von Jahr zu Jahr: wird um ein Jahr verlängert

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 6. Der letzte Schritt vor Abschluss des Vertrags ist die Schritt "Erinnerung". Sobald diese Felder ausgefüllt sind, klicken Sie auf "Registrierung abgeschlossen", um den Vertrag abzuschließen.

Name des Feldes

Beschreibung

Automatische Endzeit-Erinnerung

Ja oder Nein, wenn ja, wird eine automatische Erinnerung auf der Grundlage Ihrer Einstellungen gesendet

Senden Sie eine Erinnerung X Tage vor Ablauf der Kündigungsfrist

Wie viele Tage vor Ablauf der Kündigungsfrist soll eine Erinnerung gesendet werden? Die Frist kann in Tagen festgelegt werden.

Vertragserinnerung an

Wählen Sie aus, an wen die Erinnerung gesendet werden soll.

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Info

Der Status des Vertrags wird automatisch gesetzt.

  • Entwurf: Das Datum des Vertragsbeginns ist noch nicht eingetreten.

  • Aktiv: Das Anfangsdatum hat begonnen, aber das Enddatum der Periode oder das Beendigungsdatum ist noch nicht eingetreten.

  • Beendet: Das Beendigungsdatum wurde eingegeben und ist eingetreten.

  • Abgelaufen: Das Enddatum des Zeitraums ist erreicht, und der Vertrag wurde nicht verlängert.

Ein abgelaufener Vertrag kann noch erneuert werden oder wird gekündigt. Wenn der Vertrag erneuert wird, wird ein neuer Zeitraum erstellt oder der aktuelle Zeitraum verlängert (je nach Zeitplan).

Expand
titleWie eröffnet man einen (bestehenden) Vertrag?

Wie eröffnet man einen (bestehenden) Vertrag?

Um einen Vertrag zu eröffnen:

  1. Drücken Sie im Menü "Verträge" auf "Verträge

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2. Geben Sie Ihre Suchanfrage in die Suchleiste ein oder lassen Sie sie leer (für alle Ergebnisse) und drücken Sie auf "Suchen". Die Ergebnisse werden in der Liste unterhalb der Suchleiste angezeigt. Sie können auch die erweiterte Suche verwenden

3. Klicken Sie auf den blauen Hyperlink der Vertragsreferenz, um sie zu öffnen.

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Expand
titleVertragsansicht

Vertragsansicht

Wenn ein Vertrag geöffnet wird, sehen Sie einen Bildschirm mit sechs Registerkarten.

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Registerkarte Name

Beschreibung

Allgemein

Allgemeine Informationen über den Vertrag. Parteien, Laufzeit, Vertragsbeschreibung, Zahlungsinformationen, Dokumentation und Benachrichtigungseinstellungen.

Vertragsgegenstände

Hier können Sie die aktiven, historischen und zukünftigen Vertragspositionen sehen.

Zeitraum Schemata

Diese Registerkarte gibt Aufschluss über die Laufzeit(en) des Vertrags.

Rechnungsstellung

Auf dieser Registerkarte finden Sie die Einstellungen für die Rechnungsläufe. Auch die Option zum Erstellen neuer Rechnungen

Benachrichtigungen

Auf dieser Registerkarte können Sie automatische Benachrichtigungen ein- und ausschalten und die Benachrichtigungseinstellungen ändern.

Dokumente

Eine Übersicht über die mit dem Vertrag verbundenen Dokumente und die Möglichkeit, neue Dokumente anzuhängen.

Expand
titleDie Registerkarte "Allgemein"

Die Registerkarte "Allgemein"

Auf der Registerkarte "Allgemein" finden Sie allgemeine Informationen über den Vertrag.

  • Auf diesem Bildschirm können Sie Informationen ändern/hinzufügen/aktualisieren.

  • Unten auf der Seite finden Sie die Option zum Hinzufügen von Unterverträgen. Wenn Sie auf "Neu" klicken, werden die Einstellungen des aktuellen Vertrags dupliziert, und der neue Vertrag wird als untergeordneter Vertrag des Vertrags, in dem Sie sich befanden, festgelegt.

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Expand
titleDie Registerkarte "Kontaktpositionen" (Hinzufügen von Vertragspositionen)

Die Registerkarte "Vertragsgegenstände"

Auf dieser Registerkarte werden die Vertragspositionen hinzugefügt. Die Summe der Vertragspositionen stellt die Gesamtbetrag des Vertrages.

CONTRACT

Bevor Sie eine Vertragsposition hinzufügen, können Sie einige Standardeinstellungen ändern. Die hier vorgenommenen Einstellungen für die Preisgestaltung und den Rechnungszeitraum werden als Standard für die Vertragspositionen verwendet, die Sie später erstellen.

  • Zeitraum der Preisgestaltung

  • Zeitraum der Rechnungsstellung

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PERIOD

Das Anfangs- und Enddatum des Zeitraums wird hier auf der Grundlage Ihrer Eingaben bei der Erstellung des Vertrags mithilfe des Wizards festgelegt.

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Was Sie über Vertragspositionen wissen sollten

Preisgestaltung und Rechnungszeitraum:

  • Nachdem Sie die Vertragspositionen angelegt haben, werden die Einstellungen für die Preisgestaltung und den Rechnungszeitraum zu den Vertragspositionen sind führend. Sie können die Einstellung einsehen, indem Sie eine Vertragsposition öffnen (klicken Sie auf die Lupe).

  • Wir raten davon ab, abweichende Rechnungszeiträume auf Ihre Vertragspositionen anzuwenden, da dies die Verwaltung des Vertrags unnötig kompliziert macht.

Start- und Enddatum

  • Vertragspositionen haben auch ein Anfangs- und Enddatum, diese können von der Periodeneinstellung abweichen.

  • Das Anfangs- und Enddatum der Vertragsposition muss innerhalb des Anfangs- und Enddatums der Periode liegen.

  • Standardmäßig sind die Anfangs- und Enddaten der Artikel leer; in diesem Fall gelten die für den Zeitraum festgelegten Daten.

  • Die Daten zu den Vertragspositionen sind führend zur Rechnungsstellung und Erneuerung.

Note

Wenn für eine Vertragsposition ein Enddatum festgelegt ist, wird die Position nicht verlängert oder, je nach Datum, auch nicht indiziert.

Aktive, historische und zukünftige Vertragspositionen

Unten auf der Seite finden Sie eine Übersicht über die aktiven, historischen und zukünftigen Vertragspositionen. Unter der Reihe der Registerkarten sehen Sie eine Liste der aktiven Vertragspositionen und Schaltflächen zum Hinzufügen verschiedener Arten: allgemeine Positionen, Vermögenswerte, Bereiche und Eigenschaften.

Hinzufügen einer generischen Position zum Vertrag

  1. Klicken Sie in der Rubrik "Aktive Vertragspositionen" auf "Allgemeine Position hinzufügen".

  2. Der Liste wird nun eine leere Vertragsposition hinzugefügt.

  3. Geben Sie die Details des generischen Artikels direkt im Include ein. Sie können eine Beschreibung, die Menge, den Preis, den Zeitraum usw. hinzufügen. Diese Werte werden Teil des Gesamtvertrags sein. In diesem Beispiel haben wir eine Mietgebühr für einen Drucker hinzugefügt.

  4. Klicken Sie auf die Schaltfläche "Speichern" oben rechts oder auf "Speichern und zurückkehren", wenn Sie alle Elemente hinzugefügt haben.

Contract itemsImage AddedImage Added


Hinzufügen einer Anlage zum Vertrag

  1. Klicken Sie auf "Vermögenswert hinzufügen" in der Liste unten unter "Aktive Vertragspositionen".

  2. Wählen Sie die Anlage(n) aus, die Sie dem Vertrag hinzufügen möchten.

  3. Klicken Sie nun auf "Ok", um das ausgewählte Asset hinzuzufügen.

  4. Sie können die Details des Vermögenswerts eingeben. Sie können die Beschreibung, den Preis, den Zeitraum usw. ändern.

  5. Klicken Sie auf die Schaltfläche "Speichern" oben rechts oder auf "Speichern und zurückkehren", wenn Sie alle Elemente hinzugefügt haben.

Dem Vertrag einen Bereich hinzufügen

  1. Drücken Sie auf "Bereich hinzufügen" in der Liste unten unter "Aktive Vertragspositionen".

  2. Füllen Sie die Filterfelder aus und klicken Sie auf "Suchen".

  3. Wählen Sie den/die Bereich(e) und klicken Sie auf "Ok".

  4. Wählen Sie die Objektverwendungsarten, die Sie für den/die Bereich(e) hinzufügen möchten

    1. Bereiche werden nicht auf die gleiche Weise wie Assets und Eigenschaften hinzugefügt. Stattdessen werden Objektnutzungsarten (Dienstleistungen) hinzugefügt. Beispiele sind Miete, Reinigungskosten und Internetdienste.

    2. Hinweis: Wenn Sie jetzt auf einem leeren Bildschirm landen, Objektverwendungsarten sind noch nicht erstellt worden. Die Infotafel unten erklärt mehr über das Hinzufügen neuer Objektverwendungsarten.

  5. Jetzt können Sie die Details des Bereichs eingeben. Sie können eine Beschreibung, den Preis, den Zeitraum usw. hinzufügen.

  6. Klicken Sie auf die Schaltfläche "Speichern" oben rechts oder auf "Speichern und zurückkehren", wenn Sie alle Elemente hinzugefügt haben.

Info

Hinzufügen neuer 'Objektverwendungsarten'
Objektverwendungstypen können nur von einem Verwalter. Die Objektverwendungsarten finden Sie über die startBoard-Schaltfläche "Moduleinstellungen" > Registerkarte "Stammdaten" > klicken Sie nun auf die Funktion "Verwendungsarten".

In einer Objektverwendungsart können Sie Folgendes festlegen: Standardpreis, Mehrwertsteuersatz, Einheit, Preiszeitraum usw. Für jeden Bereich, der zu einem Vertrag hinzugefügt wird (über den Zeitraum als Vertragsposition), werden alle Objektverwendungsarten angezeigt und können ausgewählt werden, um sie als Vertragsposition hinzuzufügen.

Hinzufügen einer Eigenschaft zum Vertrag

  1. Drücken Sie auf "Vermögenswert" in der Liste unten unter "Aktive Vertragspositionen".

  2. Wählen Sie die Immobilie aus, die Sie dem Vertrag hinzufügen möchten.

  3. Jetzt können Sie die Details der Immobilie eingeben. Sie können eine Beschreibung, den Preis, den Zeitraum usw. hinzufügen.

  4. Klicken Sie auf die Schaltfläche "Speichern" oben rechts oder auf "Speichern und zurückkehren", wenn Sie alle Elemente hinzugefügt haben.

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titleDie Registerkarte "Periodenschemata"

Die Registerkarte "Periodenschemata"

Auf dieser Registerkarte können Sie weitere Fristenpläne erstellen. Das erste Periodenschema wird automatisch auf der Grundlage des Vertragsassistenten erstellt, der zur Erstellung des Vertrags verwendet wurde.

Warum mehrere Periodensysteme verwenden?

  • Es gibt keinen Grund, weitere Fristenpläne zu erstellen, wenn ein Vertrag regelmäßig um denselben Zeitraum verlängert wird (z. B. um 1 oder 2 Jahre).

  • Regelungen mit mehreren Laufzeiten werden für komplexere Verlängerungsvereinbarungen verwendet. Ein Beispiel ist ein Vertrag, der zunächst für fünf Jahre läuft und dann alle zwei Jahre verlängert wird. Hierfür werden Zwei-Perioden-Schemata benötigt. Siehe die folgende Abbildung.

    • Zeitraum 01 wird automatisch durch den Vertragsassistenten erstellt. Hier wurde eine Laufzeit von 5 Jahren festgelegt.

    • Zeitraum 02 wird später durch Anklicken von 'Neu' im Include 'Periodenschema' hinzugefügt. Da Zeitraum 02 ist das letzte Periodenschema, der Vertrag wird entsprechend den Einstellungen dieses Periodenschemas (also alle zwei Jahre) verlängert, bis der Vertrag gekündigt wird.

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titleDie Registerkarte "Rechnungsstellung"

Die Registerkarte "Rechnungsstellung"

Auf dieser Registerkarte werden Informationen und Einstellungen zur Rechnungsstellung angezeigt. Außerdem zeigt das Include "Rechnungen" die zugehörigen Rechnungen für diesen Vertrag an. Mit der Schaltfläche "Offene/alle anzeigen" im Include "Rechnungen" können Sie zwischen allen und den offenen Rechnungen hin- und herschalten.

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Bitte fahren Sie mit dem Mauszeiger über die Einstellungen, um zu sehen, was sie bewirken. Ein paar Einstellungen sind hervorgehoben:

  • Vom Rechnungslauf ausschließenWenn der Vertrag nicht über einen Rechnungslauf fakturiert werden muss, können Sie diese Einstellung aktivieren.

  • Rechnungsstellung von: Vertragspositionen, die vor diesem Datum liegen, werden bei der Rechnungsstellung für einen Vertrag ignoriert. Wann sollte diese Einstellung verwendet werden? Angenommen, Sie haben Workplace am 2023/01/01 in Betrieb genommen und einen Vertrag hinzugefügt, der am 2020/01/01 beginnt. In diesem Fall möchten Sie nicht, daß Workplace die Vertragspositionen in der Zeit vor dem 01.01.2023 fakturiert, da diese Positionen höchstwahrscheinlich bereits über ein anderes System fakturiert worden sind. Sie können "Rechnungsstellung von = 2023/01/01" einstellen.

  • Datum des Beginns des Zahlungszyklus:

    • Kein Datum eingegeben: Standardmäßig werden die Vertragspositionen als Rechnungen für einen ganzen Monat erstellt, wobei das Anfangsdatum der erste Tag des Monats und der letzte Tag des Monats das Enddatum der Rechnungsposition ist (z. B. 2023/03/01 bis 2023/03/31).

    • Eingetragenes Datum: Dieses Datum wird als Startdatum der Vertragsposition verwendet. Bitte sehen Sie sich die folgenden Beispiel-Screenshots an.

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Vorschau der zu fakturierenden Vertragspositionen

Nachdem Sie einen Vertrag erstellt haben, möchten Sie vielleicht eine Vorschau der Posten sehen, die auf der nächsten Rechnung erscheinen.

  1. Klicken Sie auf der Registerkarte "Rechnung" auf "Periodenrechnung".

  2. Ein Enddatum festlegen

  3. Klicken Sie auf "Ok", um eine Vorschau zu erhalten.

  4. Klicken Sie auf "Zurück" > und klicken Sie ein zweites Mal auf "Zurück", um zur Registerkarte "Fakturierung" des Vertrags zurückzukehren.

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titleDie Registerkarte "Benachrichtigungen"

Die Registerkarte "Benachrichtigungen

Auf dieser Registerkarte können Sie die automatischen Benachrichtigungen deaktivieren/aktivieren und:

  • Ändern Sie den Standardkontakt, der die Vertragserinnerungen erhält.

  • Zeigen Sie die automatisch generierten Benachrichtigungen an. Diese Benachrichtigungen werden automatisch auf der Grundlage der Vertragseinstellungen erstellt und aktualisiert. Ändern Sie diese nicht.

  • Fügen Sie zusätzliche Empfänger für die Benachrichtigungen hinzu:
    1. Navigieren Sie zum Feld "Zusätzliche Benachrichtigung senden an" (unten auf der Seite)
    2. Klicken Sie auf "Hinzufügen".
    3. Suchen und wählen Sie einen Kontakt
    4. Klicken Sie auf "Hinzufügen".
    5. Der zur Liste hinzugefügte Kontakt wird nun auch die Benachrichtigungen erhalten

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titleDie Registerkarte "Dokumente"

Die Registerkarte "Dokumente"

Hier finden Sie alle relevanten Dokumente zu diesem Vertrag und können neue Dokumente hinzufügen.

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Zusammenfassung

Rw ui textbox macro

  • Für die Erstellung eines neuen Vertrags wird ein Wizard verwendet.

  • Vergessen Sie nicht, nach der Erstellung des Vertrages Vertragspositionen hinzuzufügen.

  • Verwenden Sie die Registerkarte, um die gewünschten Informationen zu finden.

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