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Learning Objectives
After reading this article, you’ll be able to:
Preventive maintenance work orders
Image RemovedIn Workplace, Preventive maintenance is defined as periodical maintenance based on schedules. A preventive work order is always part of a maintenance schedule. Preventive work orders are generated periodically and can be assigned to internal or external executors.
Users with the required acces can create and manage maintenance schedules and thus create preventive maintenance work orders (for example by having the group “Preventive workorder manager” or 'create workorder schedulers”).
An example of preventive maintenance would be the yearly inspection of a heat pump or cooling system.
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| title | How to create a preventive work order from a maintenance schedule |
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How to create a preventive work order from a maintenance schedule
Navigate to “Maintenance schedules” under “Maintenance” in the menu.
Image RemovedSelect your schedule by clicking on it, or create a new one by clicking “Create new maintenance schedule“. A maintenance schedule is created and opened.
Image Removed Fill in the (required) fields on the maintenance schedule:
Name of the schedule
The start and end time of the work order. The date is used as the starting date of the cycle, the times are the default start- and end time of all the work orders that are created.
The interval schedule
The end date or the max number of the cycle. You can fill in one or both, whatever setting is reached first is applicable.
If an external party executes the work, you can link a contract to the schedule.
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Click on the “Work order template” button to open the template. All work orders that you generate from the schedule are based on this template.
Filling in the work order template. Read further down the article for more details about ‘Filling a work order template’.
Press “Save and return” to navigate back to the work order schedule.
Image RemovedTo manually generate the preventive work order(s):
Press the “Generate Workorders” button;
You will get the question until which date you want to generate the work orders, fill in the date you want and;
Click the “Generate” button to generate the work orders.
Image RemovedIt is also possible to generate the work orders automatically. This is explained in the ‘Work order scheduler’ section of this article. The work orders are now being generated and shown in a list.
If you now click ‘Ok’ you are returned to the maintenance schedule Lernziele
Nach der Lektüre dieses Artikels werden Sie in der Lage sein:
Arbeitsaufträge zur vorbeugenden Wartung
Image AddedIm Workplace wird die vorbeugende Instandhaltung als periodische Wartung auf der Grundlage von Zeitplänen definiert. Ein vorbeugender Arbeitsauftrag ist immer ein Teil eines Wartungsplans. Vorbeugende Arbeitsaufträge werden periodisch erzeugt und können internen oder externen Ausführenden zugewiesen werden.
Benutzer mit den erforderlichen Berechtigungen können Wartungspläne erstellen und verwalten und somit Arbeitsaufträge für die vorbeugende Instandhaltung erstellen (z. B. mit der Gruppe "Manager für vorbeugende Arbeitsaufträge" oder "Arbeitsauftragsplaner erstellen").
Ein Beispiel für vorbeugende Wartung wäre die jährliche Inspektion einer Wärmepumpe oder eines Kühlsystems.
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| title | Wie man einen vorbeugenden Arbeitsauftrag aus einem Wartungsplan erstellt |
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Wie man einen vorbeugenden Arbeitsauftrag aus einem Wartungsplan erstelltNavigieren Sie zu "Wartungspläne" unter "Wartung" im Menü. Image AddedWählen Sie Ihren Zeitplan aus, indem Sie ihn anklicken, oder erstellen Sie einen neuen, indem Sie auf "Neuen Wartungsplan erstellen" klicken. Ein Wartungsplan wird erstellt und geöffnet. - Image Added
Füllen Sie die (erforderlichen) Felder des Wartungsplans aus: Name des Zeitplans Die Start- und Endzeit des Arbeitsauftrags. Das Datum wird als Startdatum des Zyklus verwendet, die Zeiten sind die Standard-Start- und -Endzeit aller Arbeitsaufträge, die erstellt werden. Der Intervallplan Das Enddatum oder die maximale Anzahl des Zyklus. Sie können eine oder beide Angaben machen, es gilt die Einstellung, die zuerst erreicht wird. Wenn eine externe Partei die Arbeit ausführt, können Sie einen Vertrag mit dem Zeitplan verknüpfen.
Image Added Klicken Sie auf das "Arbeitsauftragsvorlage" um die Vorlage zu öffnen. Alle Arbeitsaufträge, die Sie aus dem Zeitplan erzeugen, basieren auf dieser Vorlage. Ausfüllen der Arbeitsauftragsvorlage. Lesen Sie weiter unten im Artikel für weitere Details über Ausfüllen einer Arbeitsauftragsvorlage". Presse "Speichern und zurück" um zurück zum Arbeitsauftragsplan zu gelangen.
Image AddedUm den/die präventiven Arbeitsauftrag/e manuell zu erstellen: Drücken Sie die Schaltfläche "Arbeitsaufträge generieren"; Sie erhalten die Frage, bis zu welchem Datum Sie die Arbeitsaufträge generieren wollen, geben Sie das gewünschte Datum ein und; Klicken Sie auf die Schaltfläche "Erzeugen", um die Arbeitsaufträge zu generieren.
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Es ist auch möglich die Arbeitsaufträge automatisch generieren. Dies wird im Abschnitt "Arbeitsauftragsplaner" in diesem Artikel erläutert.
Die Arbeitsaufträge werden nun erstellt und in einer Liste angezeigt. Wenn Sie nun auf 'Ok' klicken, gelangen Sie zurück zum Wartungsplan (MSC)
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| title | Filling in a work order template |
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| Filling in a work order template
The work order template exists of three tabs:
General
Checklist
Documents
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The Tab “General”
You have four categories with details you need to fill or can adjust in the work order template.
General
The request date, this is already set automatically. But it can be adjusted when necessary.
Work order data
The subject of the work order and a short description.
Schedule
Fill in the start and end time of the work order
Execution
Service group
You can select the desired service, for example for regular check-up of the air conditioning system select Facility.
Internal Responsible
Select the person who is responsible (internally) for this work order process
Contractor
Here you can select which contractor will do the work
Send work order via email
This is an yes/no option. If put on yes, the contractor will receive the work order via email
Remarks for contractor
In this field you can enter remarks for the contractor.
Image RemovedBesides the above mentioned details, you also can add objects relevant for this work order.
To do this click on “Objects” in the include on the bottom of the screen.
You can add:
Area
press the “Add Area” button, search for the area, select it and press the “Ok” button.
Asset
press the “Add Asset” button, search for the asset, select it and press the “Ok” button.
Property
press the “Add Property” button, search for the property, select it and press the “Ok” button.
Image RemovedThe tab “Checklists”
On this tab you can add checklist to the work order template.
Press the “Add checklists” button.
Select the checklist.
Press the button “Add selected checklists to workorder”
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To create checklist, please read the article about checklists. |
Image RemovedThe tab “Documents”
On this tab you can add relevant documents regarding the work order.
For example, a manual or a photo.
To upload a file:
Press the “Upload” button. You will get new screen same as the include with the “Drag and drop field”and the “Select files” button.”
Drag and drop the file into the field or paste in it.
Use the “Select files” button.”
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| title | Work order scheduler |
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Work order scheduler
Work order schedulers can be created which automatically generate work orders from the different maintenance schedules.
To create/edit a work order scheduler:Navigate to “Maintenance schedules” under the option “Maintenance” in the menu.
Click on “Work order schedulers”
Click on new to create a new scheduler click on the hyperlink of an existing schedule to open it.
After creating a new work order scheduler, fill in all the fields.
Make sure to change the field ‘Active = yes’.
Execute as: make sure this is an active system user with the required access rights. You can fill in a work order manager here.
Fill in a contact in the field ‘Notification’ to receive an email when the scheduler has run
By pressing the “Run” you can also manually run the schedule.
The schedule can be deactivated by setting “Active = no“ or deleted by clicking the delete icon on the top right of the page.
| Note |
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There is only one category for preventive maintenance scheduled. Hence, when you activate a work order schedule it will generate work orders for ALL preventive maintenance schedules. |
Two examples of a work order schedule
Runs weekly (cycle = 1 week) starting on 4/1/2023 Generates work orders for 1 week in advance (generate for = 1 week) With a maximum of 300 work orders
| Runs weekly (cycle = 1 week) on the first Tuesday after 4/1/2023 Generates work orders for 1 month in advance (generate for = 1 month) With a maximum of 300 work orders
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| title | How to handle a preventive work order |
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How to handle a preventive work orderThe preventive work order manager is assigned the task of submitting the work orders that are generated (depending on the settings for this). The work order process itself is similar to that of the corrective work orders and for more in depth details of handling a work order read the article about corrective work orders. After submitting the person (internally) assigned with the work order is responsible for the rest of the process. | Info |
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It is possible to auto submit preventive work orders, administrators can turn this setting on/off. |
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Summary
| Rw ui textbox macro |
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Preventive maintenance work orders are always part of a maintenance schedule Preventive maintenance work orders are generated based on a work order template. Preventive work orders can be generated periodically and assigned to internal or external executors. The “Preventive workorder manager” can create preventive work orders in the maintenance schedule.
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Search
| Ausfüllen einer Arbeitsauftragsvorlage |
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Ausfüllen einer ArbeitsauftragsvorlageDie Arbeitsauftragsvorlage besteht aus drei Registerkarten: Allgemein Checkliste Dokumente
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Die Registerkarte "Allgemein"Sie haben vier Kategorien mit Details, die Sie in der Arbeitsauftragsvorlage ausfüllen müssen oder anpassen können. Allgemein
Das Datum der Anfrage ist bereits automatisch eingestellt. Es kann aber bei Bedarf angepasst werden. Daten zum Arbeitsauftrag
Den Gegenstand des Arbeitsauftrags und eine kurze Beschreibung. Zeitplan
Geben Sie die Start- und Endzeit des Arbeitsauftrags ein Ausführung Dienstgruppe
Sie können den gewünschten Service auswählen, zum Beispiel für die regelmäßige Überprüfung der Klimaanlage wählen Sie Anlage. Intern Verantwortlich
Wählen Sie die Person, die (intern) für diesen Arbeitsauftragsprozess verantwortlich ist. Auftragnehmer
Hier können Sie auswählen, welcher Auftragnehmer die Arbeiten ausführen soll Arbeitsauftrag per E-Mail senden
Dies ist eine Ja/Nein-Option. Wenn Sie Ja wählen, erhält der Auftragnehmer den Arbeitsauftrag per E-Mail. Bemerkungen für den Auftragnehmer
In diesem Feld können Sie Bemerkungen für den Auftragnehmer eingeben.
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Neben den oben genannten Details können Sie auch Objekte hinzufügen, die für diesen Arbeitsauftrag relevant sind.
Klicken Sie dazu auf "Objekte" in der Liste am unteren Rand des Bildschirms.
Sie können hinzufügen: Bereich
Drücken Sie die Taste "Bereich hinzufügen", suchen Sie den Bereich, wählen Sie ihn aus und drücken Sie die Taste "Ok". Vermögen
Drücken Sie die Schaltfläche "Asset hinzufügen", suchen Sie das Asset, wählen Sie es aus und drücken Sie die Schaltfläche "Ok". Eigentum
Drücken Sie die Schaltfläche "Eigenschaft hinzufügen", suchen Sie die Eigenschaft, wählen Sie sie aus und drücken Sie die Schaltfläche "Ok".
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Die Registerkarte "Checklisten"Auf dieser Registerkarte können Sie der Arbeitsauftragsvorlage eine Checkliste hinzufügen. Drücken Sie die Schaltfläche "Checklisten hinzufügen". Wählen Sie die Checkliste aus. Drücken Sie die Schaltfläche "Ausgewählte Checklisten zum Arbeitsauftrag hinzufügen".
| Info |
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Um eine Checkliste zu erstellen, lesen Sie bitte den Artikel über Checklisten. |
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Die Registerkarte "Dokumente"Auf dieser Registerkarte können Sie relevante Dokumente zum Arbeitsauftrag hinzufügen.
Zum Beispiel ein Handbuch oder ein Foto. Um eine Datei hochzuladen: Klicken Sie auf die Schaltfläche "Hochladen". Sie erhalten einen neuen Bildschirm, der mit dem "Drag-and-Drop-Feld" und der Schaltfläche "Dateien auswählen" ausgestattet ist. Ziehen Sie die Datei per Drag & Drop in das Feld oder fügen Sie sie ein. Verwenden Sie die Schaltfläche "Dateien auswählen".
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| title | Planer für Arbeitsaufträge |
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Planer für ArbeitsaufträgeEs können Arbeitsauftragsplaner erstellt werden, die automatisch Arbeitsaufträge aus den verschiedenen Wartungsplänen erzeugen.
So erstellen/bearbeiten Sie einen Arbeitsauftragsplaner: Navigieren Sie zu "Wartungspläne" unter der Option "Wartung" im Menü. Klicken Sie auf "Planer für Arbeitsaufträge". Klicken Sie auf Neu, um einen neuen Zeitplan zu erstellen, klicken Sie auf den Hyperlink eines bestehenden Zeitplans, um ihn zu öffnen. Nachdem Sie einen neuen Arbeitsauftragsplaner erstellt haben, füllen Sie alle Felder aus. Vergewissern Sie sich, dass Sie das Feld "Aktiv = ja" ändern. Ausführen als: Stellen Sie sicher, dass dies ein aktiver Systembenutzer mit den erforderlichen Zugriffsrechten ist. Hier können Sie einen Arbeitsauftragsmanager eintragen. Tragen Sie einen Kontakt in das Feld 'Benachrichtigung' ein, um eine E-Mail zu erhalten, wenn der Planer ausgeführt wurde
Durch Drücken der Taste "Ausführen" können Sie den Zeitplan auch manuell ausführen. Der Zeitplan kann durch die Einstellung "Aktiv = nein" deaktiviert oder durch Klicken auf das Löschsymbol oben rechts auf der Seite gelöscht werden.
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Es gibt nur eine Kategorie für geplante vorbeugende Wartung. Wenn Sie also einen Arbeitsauftragsplan aktivieren, werden Arbeitsaufträge für ALLE vorbeugenden Wartungspläne erzeugt. |
Zwei Beispiele für einen ArbeitsauftragsplanLäuft wöchentlich (Zyklus = 1 Woche), beginnend am 4/1/2023 Erzeugt Arbeitsaufträge für 1 Woche im Voraus (erzeugen für = 1 Woche) Mit maximal 300 Arbeitsaufträgen
| Läuft wöchentlich (Zyklus = 1 Woche) am ersten Dienstag nach dem 1.4.2023 Erzeugt Arbeitsaufträge für 1 Monat im Voraus (erzeugen für = 1 Monat) Mit maximal 300 Arbeitsaufträgen
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| title | Wie man einen vorbeugenden Arbeitsauftrag handhabt |
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Wie man einen vorbeugenden Arbeitsauftrag handhabtDer Manager für präventive Arbeitsaufträge hat die Aufgabe, die generierten Arbeitsaufträge einzureichen (je nach den entsprechenden Einstellungen). Der Arbeitsauftragsprozess selbst ähnelt dem der korrigierenden Arbeitsaufträge. Für genauere Details zur Handhabung eines Arbeitsauftrags lesen Sie den Artikel über korrigierende Arbeitsaufträge. Nach der Übermittlung ist die (intern) mit dem Arbeitsauftrag beauftragte Person für den weiteren Prozess verantwortlich. | Info |
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Es ist möglich, vorbeugende Arbeitsaufträge automatisch zu übermitteln, Administratoren können diese Einstellung ein- oder ausschalten. |
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Zusammenfassung
| Rw ui textbox macro |
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Arbeitsaufträge zur vorbeugenden Wartung sind immer Teil eines Wartungsplans Arbeitsaufträge zur vorbeugenden Wartung werden auf der Grundlage einer Arbeitsauftragsvorlage erstellt. Vorbeugende Arbeitsaufträge können periodisch erstellt und internen oder externen Ausführenden zugewiesen werden. Der "Manager für vorbeugende Arbeitsaufträge" kann vorbeugende Arbeitsaufträge im Wartungsplan erstellen.
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