How to open

an (

existing) contract?

Een To open a contract openen:

1. Druk op "Contracten" in het menu Contracten.Press “Contracts” in the Contracts menu

2. Voer je zoekopdracht in de zoekbalk in of laat deze leeg (voor alle resultaten) en druk op "Zoeken". Je ziet de resultaten in de lijst onder de zoekbalk. U kunt ook de geavanceerde zoekfunctie gebruiken3. Klik op de blauwe hyperlink van de contractreferentie om deze te openenEnter your query in the search bar or leave it empty (for all results), and press “Search.” You will see the results in the include beneath the search bar. You can also use the advanced search

3. Click on the blue hyperlink of the contract reference to open it.

Contract

view

You will see a screen with six tabs when a contract is opened.

Het tabblad "Algemeen

Op het tabblad "Algemeen" vind je algemene informatie over het contract.

The tab “General”

In the “General tab,” you will find general information about the contract.

• You can change/add/update information on this screen.

• At the bottom of the page, you will find the option to add sub-contracts. By clicking ‘new,’ the settings of the current contract are duplicated, and the new contract is set as a child of the contract you were in.

Het tabblad "Contractonderdelen

The tab “Contract items”

In this tab, contract items are added. The sum of the contract items represents the total amount of the contract.

PERIODE

De begin- en einddatum van de periode worden hier ingesteld op basis van wat je hebt ingevoerd toen je het contract aanmaakte met de wizard.

CONTRACT Voordat je een contractitem toevoegt, kun je een aantal standaardinstellingen wijzigen. De prijs- en factuurperiode-instellingen die je hier maakt, worden standaard gebruikt voor de contractitems die je later aanmaakt. Prijsperiode Factuurperiode

Image Removed

Image Removed

Wat je moet weten over contractitems

Prijzen en factuurperiode:

• Nadat je de contractitems hebt gemaakt, worden de prijs- en factuurperiode-instellingen op de contractpunten zijn leidend. Je kunt de instelling bekijken door een contractitem te openen (klik op het vergrootglas).

• We raden af om afwijkende factuurperioden toe te passen op je contractitems, omdat dit het beheer van het contract onnodig complex maakt.

Begin- en einddatum

• Contractitems hebben ook een begin- en einddatum, deze kunnen afwijken van de periode-instelling.

• De begin- en einddatum van het contractitem moeten binnen de begin- en einddatum van de periode liggen.

• Standaard zijn de begin- en einddatum van de items leeg; in dit geval zijn de datums die zijn ingesteld op de periode van toepassing.

• De data op de contractpunten zijn leidend over facturering en verlenging.

Actief, historisch en toekomstig contractitem

Onderaan de pagina zie je een overzicht van de actieve, historische en toekomstige contractitems. Onder de rij met tabbladen zie je een lijst met actieve contractitems en knoppen om verschillende soorten items toe te voegen: generieke items, assets, gebieden en eigenschappen.

Een generiek item toevoegen aan het contract

1. Klik op "Algemeen item toevoegen" in de lijst "Actieve contractitems.

2. Een leeg contractitem is nu toegevoegd aan de lijst.

3. Vul de details van het generieke item direct in de include in. Je kunt een beschrijving, de hoeveelheid, de prijs, de periode, enz. toevoegen. Deze waarden gaan deel uitmaken van het totale contract. In dit voorbeeld hebben we een huurprijs voor een printer toegevoegd.

4. Klik op de knop Opslaan rechtsboven of op 'Opslaan en terugkeren' als je klaar bent met het toevoegen van items.

Image Removed

Image Removed

1. Druk op "Activa toevoegen" in de lijst onder "Actieve contractonderdelen".

2. Selecteer het bedrijfsmiddel dat je wilt toevoegen aan het contract.

3. Klik nu op 'Ok' om het geselecteerde onderdeel toe te voegen.

4. Je kunt de details van het activum invullen. Je kunt de beschrijving, de prijs, de periode, enz. wijzigen.

5. Klik op de knop Opslaan rechtsboven of op 'Opslaan en terugkeren' als je klaar bent met het toevoegen van items.

Een gebied aan het contract toevoegen

1. Druk op "Gebied toevoegen" in de lijst onder "Actieve contractonderdelen".

2. Vul de filtervelden in en klik op 'Zoeken'.

3. Selecteer het (de) gebied(en) en klik op 'Ok'.

4. Kies de typen objectgebruik die je wilt toevoegen voor het gebied/de gebieden

   1. Gebieden worden niet op dezelfde manier toegevoegd als bedrijfsmiddelen en eigenschappen. In plaats daarvan worden Objectgebruiktypes (diensten) toegevoegd. Voorbeelden zijn huur, schoonmaakkosten en internetservice.

   2. Opmerking: als je nu in een leeg scherm terechtkomt, soorten objectgebruik nog niet zijn aangemaakt. Het infopaneel hieronder legt meer uit over het toevoegen van nieuwe objectgebruikstypen.

5. Nu kun je de details van het gebied invullen. Je kunt een beschrijving, de prijs, de periode, enz. toevoegen.

6. Klik op de knop Opslaan rechtsboven of op 'Opslaan en terugkeren' als je klaar bent met het toevoegen van items.

Een eigenschap aan het contract toevoegen

Before adding a contract item, you can change some default settings. The pricing - and invoice period settings you make here will be used as a default for the contract items you will later on create. Pricing period Invoice period	Image Added
PERIOD The period start- and end date are set here based on your input when creating the contract using the wizard.	Image Added

What you should know about contractitems

Pricing and invoice period:

• After you have created the contractitems, the pricing and invoice period settings on the contract items are leading. You can view the setting by opening a contractitems (click on the magnifying glass).

• We don't recommend applying deviating invoice periods on your contract items as this will make managing the contract unnecessarily complex.

Start- and end date

• Contractitems also have a start- and end date, these can deviate from the period setting.

• The contractitem start- and end date must lie within the periode start- and end date.

• By default, the items' start and end dates are empty; in this case, the dates set on the period are applicable.

• The dates on the contract items are leading concerning invoicing and renewal.

Active, historical, and future contract item

At the bottom of the page is an overview of the active, historical, and future contract items. Below the row of tabs, you can see a list of active contract items and buttons to add different kinds; generic items, assets, areas, and properties.

Add a generic item to the contract

1. Click “Add generic item” in the “Active contract items.” include.

2. An empty contract item is now added to the list.

3. Fill in the details of the generic item directly in the include. You can add a description, the quantity, the price, the period, etc. These values are going to be a part of the total contract. In this example, we added a rental fee for a printer.

4. Click the save button on the top right or ‘Save and return’ if you’re done adding items.

Image Added

Image Added

Add an asset to the contract

1. Press “Add asset” in the include on the bottom under “Active contract items.”

2. Select the asset(s) you want to add to the contract.

3. Now click ‘Ok’ to add the selected asset.

4. You can fill in the details of the asset. You can change the description, the price, the period, etc.

5. Click the save button on the top right or ‘Save and return’ if you’re done adding items.

Add an area to the contract

1. Press “Add area” in the include on the bottom under “Active contract items.”

2. Fill in the filter fields and click ‘Search.’

3. Select the area(s) and click ‘Ok’

4. Choose the object use types you want to add for the area(s)

   1. Areas are not added in the same way as assets and properties. Instead, Object use types (services) are added. Examples are rent, cleaning costs, and internet service.

   2. Note: if you now end up in an empty screen, object use types have not yet been created. The info panel below explains more about adding new object use types.

5. Now you can fill in the details of the area. You can add a description, the price, the period, etc.

6. Click the save button on the top right or ‘Save and return’ if you’re done adding items.

Add a property to the contract

1. Press “Property asset” in the include on the bottom under “Active contract items.”

2. Select the property you want to add to the contract.

3. Now you can fill in the details of the property. You can add a description, the price, the period, etc.

4. Click the save button on the top right or ‘Save and return’ if you’re done adding items.

Het tabblad "Tijdschema's

Op dit tabblad kun je extra periodeschema's aanmaken. Het eerste periodeschema wordt automatisch aangemaakt op basis van de contractwizard die gebruikt is om het contract te genereren.

Waarom meerdere periodeschema's gebruiken?

Regelingen met meerdere periodes worden gebruikt voor complexere verlengingsregelingen. Een voorbeeld is een contract dat eerst vijf jaar loopt en daarna elke twee jaar wordt verlengd. Hiervoor zijn schema's met twee perioden nodig. Zie de schermafbeelding hieronder.

The tab “Period Schemes”

You can create additional period schemes on this tab. The first period scheme is created automatically based on the contract wizard used to generate the contract.

Why use multiple period schemes?

• There is no reason to create more period schemes if a contract is periodically extended by the same period (e.g., 1 or 2 years).

• Multiple period schemes are used for more complex renewal arrangements. An example is a contract that first runs for five years, and is then renewed every two years. For this, two-period schemes are needed. See the screenshot below.

  • Period 01 is automatically created by the contract wizard. A duration of 5 years was set here.

  • Period 02 is added later by clicking ’New' in the ‘Periode scheme’ include. Since period 02 is the last period scheme, the contract will be renewed according to the settings of this period scheme (so every two years) until the contract is terminated.

Het tabblad "Facturering

Dit tabblad toont factureringsinformatie en -instellingen. Bovendien toont de bijlage "Facturen" de gerelateerde facturen voor dit contract. Je kunt schakelen tussen alle en openstaande facturen met de knop 'Toon open/ Toon alle' in de bijlage "Facturen".

Image Removed

Beweeg de muis over de instellingen om te zien wat ze doen. Een paar instellingen zijn gemarkeerd:

The tab “Invoicing”

This tab shows invoicing information and settings. Moreover, the include “Invoices“ shows the related invoices for this contract. You can toggle between all and open invoices using the ‘Show open/ Show all’ button in the “Invoices” include.

Image Added

Please hover over the settings to see what they do. A couple of settings are highlighted:

• Exclude from invoice run: if the contract does not need to be invoices via an invoice run, you can enable this setting.

• Invoicing from: Contract items before this date are ignored when invoicing a contract. When to use this setting? Suppose you started using Workplace on 2023/01/01, and you have added a contract that begins on 2020/01/01. In dat geval wil je niet dat Workplace de contractitems in de periode vóór that case, you don’t want Workplace to invoice the contractitems in the period before 2023/01/01 factureert. In dat geval wil je niet dat Workplace de contractitems in de periode vóór 2023/01/01 factureert, omdat deze items hoogstwaarschijnlijk al via een ander systeem zijn gefactureerd. Je kunt "Facturatie vanaf because these items have most likely already been invoiced via another system. You can set “Invoicing from = 2023/01/01" instellen01”.

• Begindatum betalingscyclusStart date payment cycle:

  • Geen datum ingevuld: standaard zijn contractitems facturen voor een hele maand, waarbij de begindatum de eerste van de maand is en de laatste dag van de maand de einddatum van het factuuritem (bijv. No date filled in: by default, contract items will be invoices for a whole month, with the start date being the first of the month and the last day of the month as the end date of the invoice item (e.g., 2023/03/01 tot to 2023/03/31). Datum ingevuld: deze datum wordt gebruikt als begindatum van het contractitem. Bekijk de onderstaande voorbeeldschermen

  • Date filled in: this date is used as the start date of the contract item. Please take a look at the example screenshots below.

Een voorbeeld van te factureren contractitems

Nadat je een contract hebt gemaakt, wil je misschien bekijken welke items op de volgende factuur worden gemaakt.

Klik op 'Terug' > en klik een tweede keer op 'Terug' om terug te navigeren naar het tabblad Facturering van het

Previewing to be invoiced contract items

After creating a contract, you might want to preview what items are made on the next invoice.

1. Click ‘'Period invoice” on the “Invoice” tab

2. Set an end date

3. Click ‘Ok’ for a preview.

4. Click ‘Back’ > and click ”Back' a second time to navigate back to the Invoicing tab of the contract.

Het tabblad "Meldingen

Op dit tabblad kun je de automatische meldingen in- en uitschakelen:

The tab “Notifications

On this tab, you can disable/ enable the automatic notifications and:

• Change the default contact that receives the contract reminders.

• View the automatically generated notifications. These notifications are generated and updated automatically based on the contract settings. Don’t change these.

• Add additional recipients for the notifications:
  1. Navigate to the “Send additional notification to” include (bottom of the page)
  2. Click ‘Add.’
  3. Search and select a contact
  4. Click ‘Add.’
  5. The contact who is added to the include will now also receive the notifications

Het tabblad "Documenten

The tab “Documents”

Here you can find all the relevant documents for this contract, and you can add new ones.

• Er wordt een wizard gebruikt om een nieuw contract aan te maken.

• Vergeet niet om contractitems toe te voegen nadat het contract is gemaakt.

• Gebruik het tabblad om de informatie te vinden die je nodig hebt.

• A wizard is used to create a new contract.

• After the contract is created, remember to add contract items.

• Use the tab to find the information you need.