Een preventieve werkorder maken van een onderhoudsschema

Navigeer naar "Onderhoudsschema's" onder "Onderhoud" in het menu.

Image Removed

Image Removed

Vul de (verplichte) velden van het onderhoudsschema in:

• Naam van het schema

• De begin- en eindtijd van de werkorder. De datum wordt gebruikt als begindatum van de cyclus, de tijden zijn de standaard begin- en eindtijden van alle werkopdrachten die worden aangemaakt.

• Het intervalschema

• De einddatum of het maximum aantal cycli. Je kunt een van beide of beide invullen, de instelling die het eerst wordt bereikt is van toepassing.

• Als een externe partij het werk uitvoert, kun je een contract koppelen aan de planning.

Image Removed

Druk op "Opslaan en terugkeren". om terug te gaan naar het werkorderschema.

Image Removed

Om de preventieve werkorder(s) handmatig te genereren:

Klik op de knop "Genereer" om de werkopdrachten te genereren.

Image Removed

How to create a preventive work order from a maintenance schedule

1. Navigate to “Maintenance schedules” under “Maintenance” in the menu.

   Image Added

2. Select your schedule by clicking on it, or create a new one by clicking “Create new maintenance schedule“. A maintenance schedule is created and opened.

3. Image Added

   Fill in the (required) fields on the maintenance schedule:

   • Name of the schedule

   • The start and end time of the work order. The date is used as the starting date of the cycle, the times are the default start- and end time of all the work orders that are created.

   • The interval schedule

   • The end date or the max number of the cycle. You can fill in one or both, whatever setting is reached first is applicable.

   • If an external party executes the work, you can link a contract to the schedule.

   Image Added

4. Click on the “Work order template” button to open the template. All work orders that you generate from the schedule are based on this template.

5. Filling in the work order template. Read further down the article for more details about ‘Filling a work order template’.

6. Press “Save and return” to navigate back to the work order schedule.
   

   Image Added

7. To manually generate the preventive work order(s):

   • Press the “Generate Workorders” button;

   • You will get the question until which date you want to generate the work orders, fill in the date you want and;

   • Click the “Generate” button to generate the work orders.
     

     Image Added

     
     It is also possible to generate the work orders automatically. This is explained in the ‘Work order scheduler’ section of this article.
     

8. The work orders are now being generated and shown in a list.

9. If you now click ‘Ok’ you are returned to the maintenance schedule (MSC)

Een werkordersjabloon invullen

De werkordersjabloon bestaat uit drie tabbladen:

Filling in a work order template

The work order template exists of three tabs:

1. General

2. Checklist

3. DocumentenDocuments
   

   

Het tabblad "Algemeen

Je hebt vier categorieën met details die je moet invullen of kunt aanpassen in de werkordersjabloon.

• Algemeen
  De aanvraagdatum is al automatisch ingesteld. Maar deze kan indien nodig worden aangepast.

• Werkordergegevens
  Het onderwerp van de werkopdracht en een korte beschrijving.

• Schema
  Vul de begin- en eindtijd van de werkorder in

• Uitvoering

  • Servicegroep
    Je kunt de gewenste service selecteren, bijvoorbeeld voor regelmatige controle van het airconditioningsysteem selecteer je Facility.

  • Intern verantwoordelijk
    Selecteer de persoon die (intern) verantwoordelijk is voor dit werkorderproces

  • Aannemer
    Hier kun je kiezen welke aannemer het werk uitvoert

  • Werkopdracht verzenden via e-mail
    Dit is een ja/nee optie. Als je ja aanvinkt, ontvangt de aannemer de werkopdracht via e-mail.

  • Opmerkingen voor aannemer
    In dit veld kun je opmerkingen voor de aannemer invoeren.
    

Image Removed

Naast de bovenstaande gegevens kun je ook objecten toevoegen die relevant zijn voor deze werkorder.
Om dit te doen klik je op "Objects" in de lijst onderaan het scherm.
Je kunt toevoegen:

• Gebied
  Druk op de knop "Gebied toevoegen", zoek het gebied, selecteer het en druk op de knop "Ok".

• Activa
  Druk op de knop "Bedrijfsmiddel toevoegen", zoek het bedrijfsmiddel, selecteer het en druk op de knop "Ok".

• Eigendom
  Druk op de knop "Add Property" (eigenschap toevoegen), zoek de eigenschap, selecteer deze en druk op de knop "Ok".

Image Removed

Het tabblad "Controlelijsten

Op dit tabblad kun je controlelijsten toevoegen aan de werkordersjabloon.

1. Druk op de knop "Controlelijsten toevoegen".

2. Selecteer de checklist.

3. Druk op de knop "Geselecteerde controlelijsten toevoegen aan werkorder".

Image Removed

Het tabblad "Documenten

Op dit tabblad kun je relevante documenten over de werkorder toevoegen.
Bijvoorbeeld een handleiding of een foto.

Een bestand uploaden:

The Tab “General”

You have four categories with details you need to fill or can adjust in the work order template.

• General
  The request date, this is already set automatically. But it can be adjusted when necessary.

• Work order data
  The subject of the work order and a short description.

• Schedule
  Fill in the start and end time of the work order

• Execution

  • Service group
    You can select the desired service, for example for regular check-up of the air conditioning system select Facility.

  • Internal Responsible
    Select the person who is responsible (internally) for this work order process

  • Contractor
    Here you can select which contractor will do the work

  • Send work order via email
    This is an yes/no option. If put on yes, the contractor will receive the work order via email

  • Remarks for contractor
    In this field you can enter remarks for the contractor.
    

Image Added

Besides the above mentioned details, you also can add objects relevant for this work order.
To do this click on “Objects” in the include on the bottom of the screen.
You can add:

• Area
  press the “Add Area” button, search for the area, select it and press the “Ok” button.

• Asset
  press the “Add Asset” button, search for the asset, select it and press the “Ok” button.

• Property
  press the “Add Property” button, search for the property, select it and press the “Ok” button.

Image Added

The tab “Checklists”

On this tab you can add checklist to the work order template.

1. Press the “Add checklists” button.

2. Select the checklist.

3. Press the button “Add selected checklists to workorder”

Image Added

The tab “Documents”

On this tab you can add relevant documents regarding the work order.
For example, a manual or a photo.

To upload a file:

1. Press the “Upload” button. You will get new screen same as the include with the “Drag and drop field”and the “Select files” button.”

2. Drag and drop the file into the field or paste in it.

3. Use the “Select files” button.”

Werkorderplanner

1. Navigeer naar "Onderhoudsschema's" onder de optie "Onderhoud" in het menu.

2. Klik op "Werkorderplanners".

3. Klik op nieuw om een nieuwe planner te maken klik op de hyperlink van een bestaande planner om deze te openen.

4. Vul alle velden in nadat je een nieuwe werkorderplanner hebt gemaakt.

   • Zorg ervoor dat u het veld 'Actief = ja' wijzigt.

   • Uitvoeren als: zorg ervoor dat dit een actieve systeemgebruiker is met de vereiste toegangsrechten. Je kunt hier een werkorderbeheerder invullen.

   • Vul een contactpersoon in het veld 'Notificatie' in om een e-mail te ontvangen wanneer de planner is uitgevoerd

5. Door op "Uitvoeren" te drukken kunt u de planning ook handmatig uitvoeren.

6. De agenda kan worden uitgeschakeld door "Actief = nee" in te stellen of worden verwijderd door op het verwijderpictogram rechtsboven op de pagina te klikken.

   • Na het deactiveren of verwijderen van een werkorderplanner worden werkorders niet langer automatisch gegenereerd. Bestaande werkorders worden niet beïnvloed.
     

Twee voorbeelden van een werkorderschema

Hoe ga je om met een preventieve werkopdracht

De preventieve werkorderbeheerder krijgt de taak toegewezen om de gegenereerde werkorders in te dienen (afhankelijk van de instellingen hiervoor). Het werkorderproces zelf is vergelijkbaar met dat van de correctieve werkorders en voor meer details over het afhandelen van een werkorder lees het artikel over correctieve werkorders. Na het indienen is de persoon (intern) die de werkorder toegewezen heeft gekregen verantwoordelijk voor de rest van het proces.

Image Removed

How to handle a preventive work order

The preventive work order manager is assigned the task of submitting the work orders that are generated (depending on the settings for this). The work order process itself is similar to that of the corrective work orders and for more in depth details of handling a work order read the article about corrective work orders. After submitting the person (internally) assigned with the work order is responsible for the rest of the process.

Image Added

• Preventieve onderhoudsopdrachten maken altijd deel uit van een onderhoudsschema

• Werkorders voor preventief onderhoud worden gegenereerd op basis van een werkordersjabloon.

• Preventieve werkorders kunnen periodiek worden gegenereerd en toegewezen aan interne of externe uitvoerders.

• De "Preventieve werkordermanager" kan preventieve werkorders aanmaken in het onderhoudsschema.

• Preventive maintenance work orders are always part of a maintenance schedule

• Preventive maintenance work orders are generated based on a work order template.

• Preventive work orders can be generated periodically and assigned to internal or external executors.

• The “Preventive workorder manager” can create preventive work orders in the maintenance schedule.