Een preventieve werkorder maken van een onderhoudsschema

1. Navigeer naar "Onderhoudsschema's" onder "Onderhoud" in het menu.

   

2. Selecteer uw planning door erop te klikken of maak een nieuwe door te klikken op "Nieuw onderhoudsschema maken". Er wordt een onderhoudsschema gemaakt en geopend.

3. 

   Vul de (verplichte) velden van het onderhoudsschema in:

   • Naam van het schema

   • De begin- en eindtijd van de werkorder. De datum wordt gebruikt als begindatum van de cyclus, de tijden zijn de standaard begin- en eindtijden van alle werkopdrachten die worden aangemaakt.

   • Het intervalschema

   • De einddatum of het maximum aantal cycli. Je kunt een van beide of beide invullen, de instelling die het eerst wordt bereikt is van toepassing.

   • Als een externe partij het werk uitvoert, kun je een contract koppelen aan de planning.

   

4. Klik op de "Sjabloon voor werkopdrachten". om de sjabloon te openen. Alle werkorders die je genereert vanuit de planning zijn gebaseerd op deze sjabloon.

5. De werkordersjabloon invullen. Lees verder in het artikel voor meer informatie over Een werkordersjabloon vullen".

6. Druk op "Opslaan en terugkeren". om terug te gaan naar het werkorderschema.
   

   

7. Om de preventieve werkorder(s) handmatig te genereren:

   • Druk op de knop "Werkorders genereren";

   • Je krijgt de vraag tot welke datum je de werkorders wilt genereren, vul de gewenste datum in en;

   • Klik op de knop "Genereer" om de werkopdrachten te genereren.
     

     

     
     Het is ook mogelijk om de werkorders automatisch genereren. Dit wordt uitgelegd in het gedeelte 'Werkorderplanner' van dit artikel.
     

8. De werkorders worden nu gegenereerd en in een lijst weergegeven.

9. Als u nu op 'Ok' klikt, keert u terug naar het onderhoudsschema (MSC).

Een werkordersjabloon invullen

De werkordersjabloon bestaat uit drie tabbladen:

1. Algemeen

2. Checklist

3. Documenten
   

   

Het tabblad "Algemeen

Je hebt vier categorieën met details die je moet invullen of kunt aanpassen in de werkordersjabloon.

• Algemeen
  De aanvraagdatum is al automatisch ingesteld. Maar deze kan indien nodig worden aangepast.

• Werkordergegevens
  Het onderwerp van de werkopdracht en een korte beschrijving.

• Schema
  Vul de begin- en eindtijd van de werkorder in

• Uitvoering

  • Servicegroep
    Je kunt de gewenste service selecteren, bijvoorbeeld voor regelmatige controle van het airconditioningsysteem selecteer je Facility.

  • Intern verantwoordelijk
    Selecteer de persoon die (intern) verantwoordelijk is voor dit werkorderproces

  • Aannemer
    Hier kun je kiezen welke aannemer het werk uitvoert

  • Werkopdracht verzenden via e-mail
    Dit is een ja/nee optie. Als je ja aanvinkt, ontvangt de aannemer de werkopdracht via e-mail.

  • Opmerkingen voor aannemer
    In dit veld kun je opmerkingen voor de aannemer invoeren.
    

Naast de bovenstaande gegevens kun je ook objecten toevoegen die relevant zijn voor deze werkorder.
Om dit te doen klik je op "Objects" in de lijst onderaan het scherm.
Je kunt toevoegen:

• Gebied
  Druk op de knop "Gebied toevoegen", zoek het gebied, selecteer het en druk op de knop "Ok".

• Activa
  Druk op de knop "Bedrijfsmiddel toevoegen", zoek het bedrijfsmiddel, selecteer het en druk op de knop "Ok".

• Eigendom
  Druk op de knop "Add Property" (eigenschap toevoegen), zoek de eigenschap, selecteer deze en druk op de knop "Ok".

Het tabblad "Controlelijsten

Op dit tabblad kun je controlelijsten toevoegen aan de werkordersjabloon.

1. Druk op de knop "Controlelijsten toevoegen".

2. Selecteer de checklist.

3. Druk op de knop "Geselecteerde controlelijsten toevoegen aan werkorder".

Het tabblad "Documenten

Op dit tabblad kun je relevante documenten over de werkorder toevoegen.
Bijvoorbeeld een handleiding of een foto.

Een bestand uploaden:

1. Druk op de knop "Uploaden". Je krijgt een nieuw scherm, hetzelfde als dat van "Drag and drop field" en de knop "Select files".

2. Sleep het bestand naar het veld of plak het erin.

3. Gebruik de knop "Bestanden selecteren".

Werkorderplanner

Er kunnen werkorderplanners worden aangemaakt die automatisch werkorders genereren uit de verschillende onderhoudsschema's.

Een werkorderplanner maken/bewerken:

1. Navigeer naar "Onderhoudsschema's" onder de optie "Onderhoud" in het menu.

2. Klik op "Werkorderplanners".

3. Klik op nieuw om een nieuwe planner te maken klik op de hyperlink van een bestaande planner om deze te openen.

4. Vul alle velden in nadat je een nieuwe werkorderplanner hebt gemaakt.

   • Zorg ervoor dat u het veld 'Actief = ja' wijzigt.

   • Uitvoeren als: zorg ervoor dat dit een actieve systeemgebruiker is met de vereiste toegangsrechten. Je kunt hier een werkorderbeheerder invullen.

   • Vul een contactpersoon in het veld 'Notificatie' in om een e-mail te ontvangen wanneer de planner is uitgevoerd

5. Door op "Uitvoeren" te drukken kunt u de planning ook handmatig uitvoeren.

6. De agenda kan worden uitgeschakeld door "Actief = nee" in te stellen of worden verwijderd door op het verwijderpictogram rechtsboven op de pagina te klikken.

   • Na het deactiveren of verwijderen van een werkorderplanner worden werkorders niet langer automatisch gegenereerd. Bestaande werkorders worden niet beïnvloed.
     

Twee voorbeelden van een werkorderschema

Loopt wekelijks (cyclus = 1 week) vanaf 4/1/2023 Genereert werkorders voor 1 week vooruit (genereren voor = 1 week) Met een maximum van 300 werkorders	Loopt wekelijks (cyclus = 1 week) op de eerste dinsdag na 4/1/2023 Genereert werkorders voor 1 maand vooruit (genereren voor = 1 maand) Met een maximum van 300 werkorders

Hoe ga je om met een preventieve werkopdracht

De preventieve werkorderbeheerder krijgt de taak toegewezen om de gegenereerde werkorders in te dienen (afhankelijk van de instellingen hiervoor). Het werkorderproces zelf is vergelijkbaar met dat van de correctieve werkorders en voor meer details over het afhandelen van een werkorder lees het artikel over correctieve werkorders. Na het indienen is de persoon (intern) die de werkorder toegewezen heeft gekregen verantwoordelijk voor de rest van het proces.