DifficultySchwierigkeitsgrad: noviceAnfänger
Inhalt
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Learning Objectives
After reading this article, you’ll be able to:
Know what corrective work orders are
Create a new work order.
Corrective work orders
Corrective work orders are created within a request and are used to plan, execute, and monitor the work
that comes from the request for contractors (internal employees or external suppliers).
There are several reasons to use corrective work orders within requests, for example:
If more contractors are needed to handle one request. As it is possible to create multiple work orders in one request.
Option to register costs. By adding work order items with planned and actual costs.
For planning the work. Work orders have a start- and end date.
| title | Create a work order (from a request) |
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Create a work order (from a request)
Users currently responsible for a request can create a work order within that request. By default, the creator of the work order will become the person internally responsible for the work order. This person can be changed if necessary. Besides the user to whom the work order is assigned, users with the group “Corrective workorder manager” and the other members of the service group responsible for the request can also execute workflow tasks (assign, handle, forward, etc.).
Follow these steps to create a work order:
Open the request
Press the button ‘Create work order’
3. The request status now changes to ‘Awaiting workorder(s)’ and a work order is created. The user that creates the work order is set as ‘Internal responsible.’
Note: it is now already possible to return to the request and create another work order.
4. Fill in all the fields on the work order. When needed, consult the help text by hovering over a field. Some of the fields are grey out, these field are filled in automatically or cannot yet be filled in in this step. Greyed out fields are read-only. For example the field “Planned amount” and the other fields under the FINANCIALS section are calculated based on the input on the ‘Cost’ tab at the bottom of the page.
5. Additional information on the fields under EXECUTION. In these fields you decide who is responsible for handling the work order:
Check/ change the default 'service group.'
Check/ change the ‘internal responsible’ handle the work order further.
Select a contractor if you want to forward the work order externally. If you do not wish to send an email to the contract, set “Send work order via Mail = no.” When left empty or set to ‘yes', an email will be sent.
6. On the bottom of the page, you will see four tabs that allow you to: add a detailed description, Documents, Costs, and link Assets.
7. Use the “Submit” button” to finish the registrator, or use the “Forward Work Order” button., By using the forward function, you skip the planning step, so make sure the time and date are correct! Read more on these functions in the “Handle a work order“ section this article.
Good to know
When all work orders within a request have been handled, the request will automatically go to the status ‘Handle.’ The request can then be closed, or additional work orders can be created.
Incorporating a mandate approval within the corrective work order process is possible. Based on the system settings, a user or several users must first approve the work order before the contractor can start. The work order can be approved or rejected..
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Automatically create a Work Order
It is possible to automatically create (and assign) a corrective work order from a submitted request. This can for example be used when a specific problem always needs to be solved by a contractor, like the flooding of the parking garage. To be able to do this you need to set “Auto create work order” to “Yes” for a problem type.  |
| title | Handle a work order |
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Handle a work order
By default, the creator of the work order will become the person internally responsible for the work order.
The “Internally responsible” person handles almost all tasks within the work order process.
The corrective work order manager and the other members of the Service desk group responsible for the request can also execute the workflow tasks as long as the the work order is open! However, no active task will be shown on this persons task list. If you want to open and handle a work order they will need to find the work order via the menu option “Maintenance” > “Work order”.
Status = Submitted
After submitting a work order is goes to the status ‘Submitted’. In this status the following buttons to forward the process are available:
Forward work order
Make sure you plan the work order (set dates and times). The work order will be assigned to the responsible person when you forward it.Start quotation process
A tendering process can be started and linked to this work order using this button. More on starting the quotation processes later in this article.
Status = Work in progress
After forwarding the work order, the status will be “Work in progress”. In this status the following buttons to forward the process are available:
Work Finished
If the work is done, select this option to proceed.Reschedule
If the work cannot be executed at the set date and time, click this option to reschedule the work order. For more information, see separate section on rescheduling a work order later in this article.Retract
The request status will change back to “Submitted,” and various fields can be filled in again. You will for example use this option if the request was assigned to the wrong contractor. Don’t forget to assign the work order again!
| title | Work finished |
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Work finished
If the work order is finished (the contractor says so), you can put the work order on the status “Work Finished” by using the “Work Finished” button.
If the work order has any work order items, the system will check if the materials have been checked out. Before finishing a work order, it might also be necessary (determined by a setting) to upload a “Signed work order document.”
When the work is finished, the work order status will change to ‘Work finished’. In this status the initial requester need to be approved the work order.
| title | Approve a Work order |
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Approve a Work order
This step is done by the original requester/internal responsible of the work order. They will have the last saying if a job is done correctly. Depending on the client settings, work orders might also be auto-approved. If this is the case the work order will move directly to the status 'Financial administration” after.
Approve
If the job is executed as expected and the work order is filled in completely.Reject
Reject the work order; for example, the job is incorrectly done. When the work order is rejected, the status will change to “Rejected,” and you can reschedule the work order.Retract
Set the order back to the status “Submitted” and you can change and reschedule the work order.
| title | Start quotation process |
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Start quotation process
A tendering process can be initiated if it is not yet sure which supplier will execute the work. Based on the setting, the tendering process will be performed outside Workplace Management or via the tendering process in Workplace Management. When initiating a tendering process from a corrective work order, the work order items will automatically be created as quotation items within the tendering process. After accepting the best quotation, the work order items will be updated (price, etc.)
For more info, see the article about quotations.
| title | Plan/ reschedule work order |
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Plan/ reschedule work order
In the status ‘Reschedule’, you can:
Set a start time and end time of the work order.
Select a service group, an internal responsible person and the “Contractor.”
You can also, add remarks for the contractor and have the option to send the work order via an email to the contractor.
When you changed the necessary fields, click ‘Forward work order’ to continue the proces and assign the work order.
When can you reschedule a work order?
During the status “Work in progress” you have the option to reschedule a work order. By using the “Reschedule” button or “Retract” button. You will be able to adjust the work order, like in the above screenshot.
| title | Mandate approval |
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Mandate approval
Executing a mandate approval within the corrective work order process is possible. Based on the settings, a user or several users must approve the work order before the contractor can start. The work order can be approved or rejected with a mandatory reason.
Hoe does mandate approval work?
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Note; these settings can only be configured by the application manager. |
There are four mandate approval settings:
No:
No approval neededYes, by manager based on personal mandate:
The requester has a personal mandate (this is set in the general settings of a contact).
If the work order amount exceeds this mandate, the manager must approve the work order. If the amount also exceeds the manager`s personal mandate, the manager`s manager must also approve.Yes, by specific group:
A fixed group can approve the work order; an amount can be set in the settings from which a mandate is necessary.Yes, by problem type:
Depending on the problem type, you can choose from the three above options.
Lernziele
Nach der Lektüre dieses Artikels werden Sie in der Lage sein:
Wissen, was Korrekturarbeitsaufträge sind
Erstellen Sie einen neuen Arbeitsauftrag.
Arbeitsaufträge zur Korrektur
Korrekturaufträge werden im Rahmen einer Anfrage erstellt und dienen der Planung, Durchführung und Überwachung der Arbeiten
die aus der Anfrage für Auftragnehmer (interne Mitarbeiter oder externe Lieferanten) stammen.
Es gibt mehrere Gründe für die Verwendung von Korrekturaufträgen in Anfragen, zum Beispiel:
Wenn für die Bearbeitung einer Anfrage mehrere Auftragnehmer benötigt werden. Denn es ist möglich, mehrere Arbeitsaufträge in einer Anfrage zu erstellen.
Option zur Kostenerfassung. Durch Hinzufügen von Arbeitsauftragspositionen mit geplanten und tatsächlichen Kosten.
Zur Planung der Arbeit. Arbeitsaufträge haben ein Anfangs- und Enddatum.
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Erstellen eines Arbeitsauftrags (aus einer Anfrage)Benutzer, die derzeit für eine Anfrage verantwortlich sind, können einen Arbeitsauftrag innerhalb dieser Anfrage erstellen. Standardmäßig wird der Ersteller des Arbeitsauftrags die Person, die intern für den Arbeitsauftrag verantwortlich ist. Diese Person kann bei Bedarf geändert werden. Neben dem Benutzer, dem der Arbeitsauftrag zugewiesen ist, können auch Benutzer mit der Gruppe "Manager für Korrekturaufträge" und die anderen Mitglieder der für die Anfrage zuständigen Servicegruppe Workflow-Aufgaben ausführen (zuweisen, bearbeiten, weiterleiten usw.). Gehen Sie folgendermaßen vor, um einen Arbeitsauftrag zu erstellen:
3. Der Status der Anfrage ändert sich nun in "Warten auf Arbeitsauftrag(e)" und ein Arbeitsauftrag wird erstellt. Der Benutzer, der den Arbeitsauftrag erstellt, wird als "Interner Verantwortlicher" festgelegt. Hinweis: Es ist bereits jetzt möglich, zur Anfrage zurückzukehren und einen weiteren Arbeitsauftrag zu erstellen. 4. Füllen Sie alle Felder des Arbeitsauftrags aus. Schauen Sie bei Bedarf im Hilfetext nach, indem Sie mit dem Mauszeiger über ein Feld fahren. Einige der Felder sind ausgegraut. Diese Felder werden automatisch ausgefüllt oder können in diesem Schritt noch nicht ausgefüllt werden. Ausgegraute Felder sind schreibgeschützt. Zum Beispiel werden das Feld "Geplanter Betrag" und die anderen Felder unter dem Abschnitt FINANZEN auf der Grundlage der Eingaben auf der Registerkarte "Kosten" unten auf der Seite berechnet. 5. Zusätzliche Informationen zu den Feldern unter AUSFÜHRUNG. In diesen Feldern entscheiden Sie, wer für die Bearbeitung des Arbeitsauftrags zuständig ist:
6. Unten auf der Seite sehen Sie vier Registerkarten, auf denen Sie eine detaillierte Beschreibung, Dokumente, Kosten und Links zu Assets hinzufügen können. 7. Verwenden Sie die "Einreichen"Taste", um die Registrierung zu beenden, oder verwenden Sie die "Arbeitsauftrag weiterleiten"Wenn Sie die Vorwärtsfunktion verwenden, überspringen Sie den Planungsschritt, also stellen Sie sicher, dass die Uhrzeit und das Datum korrekt sind! Lesen Sie mehr über diese Funktionen im Abschnitt "Einen Arbeitsauftrag bearbeiten" dieses Artikels. Gut zu wissen
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Automatisch einen Arbeitsauftrag erstellen
Es ist möglich, aus einer eingereichten Anfrage automatisch einen Arbeitsauftrag zu erstellen (und zuzuweisen). Dies kann z. B. verwendet werden, wenn ein bestimmtes Problem immer von einem Auftragnehmer gelöst werden muss, wie z. B. die Überflutung des Parkhauses. Um dies zu tun, müssen Sie für einen Problemtyp "Arbeitsauftrag automatisch erstellen" auf "Ja" setzen. |
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Einen Arbeitsauftrag bearbeitenStandardmäßig wird der Ersteller des Arbeitsauftrags die intern für den Arbeitsauftrag verantwortliche Person.
Status = EingereichtNach dem Einreichen eines Arbeitsauftrags geht dieser in den Status 'Eingereicht'. In diesem Status sind die folgenden Schaltflächen zum Weiterleiten des Vorgangs verfügbar:
Status = In ArbeitNach der Weiterleitung des Arbeitsauftrags lautet der Status "Arbeit in Bearbeitung". In diesem Status sind die folgenden Schaltflächen zur Weiterleitung des Vorgangs verfügbar:
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Arbeit beendetWenn der Arbeitsauftrag beendet ist (der Auftragnehmer sagt dies), können Sie den Arbeitsauftrag auf den Status "Arbeit beendet" setzen, indem Sie die Schaltfläche "Beendete ArbeitSchaltfläche ".
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Einen Arbeitsauftrag genehmigenDieser Schritt wird vom ursprünglichen Anfragesteller/internen Verantwortlichen für den Arbeitsauftrag durchgeführt. Er hat das letzte Wort, wenn ein Auftrag korrekt ausgeführt wird. Je nach den Einstellungen des Kunden können Arbeitsaufträge auch automatisch genehmigt werden. Wenn dies der Fall ist, geht der Arbeitsauftrag direkt in den Status 'Finanzverwaltung" nach.
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Angebotsprozess startenEin Ausschreibungsprozess kann eingeleitet werden, wenn noch nicht feststeht, welcher Lieferant die Arbeiten ausführen wird. Je nach Einstellung wird der Ausschreibungsprozess außerhalb des Workplace Managements oder über den Ausschreibungsprozess im Workplace Management durchgeführt. Wenn ein Ausschreibungsprozess aus einem Korrekturarbeitsauftrag heraus initiiert wird, werden die Positionen des Arbeitsauftrags automatisch als Angebotspositionen innerhalb des Ausschreibungsprozesses erstellt. Nach Annahme des besten Angebots werden die Auftragspositionen aktualisiert (Preis, etc.) Weitere Informationen finden Sie in dem Artikel über Zitate. |
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Arbeitsauftrag planen/verschiebenIm Status 'Umplanen', können Sie:
Wenn Sie die erforderlichen Felder geändert haben, klicken Sie auf 'Arbeitsauftrag weiterleiten', um den Vorgang fortzusetzen und den Arbeitsauftrag zuzuweisen. Wann können Sie einen Arbeitsauftrag verschieben?Im Status "In Arbeit" haben Sie die Möglichkeit, einen Arbeitsauftrag neu zu terminieren. Verwenden Sie dazu die Schaltfläche "Umplanen" oder "Zurückziehen". Sie können den Arbeitsauftrag anpassen, wie im obigen Screenshot dargestellt. |
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Genehmigung des MandatsDie Durchführung einer Mandatsfreigabe innerhalb des Korrekturarbeitsauftragsprozesses ist möglich. Basierend auf den Einstellungen muss ein Benutzer oder mehrere Benutzer den Arbeitsauftrag genehmigen, bevor der Auftragnehmer mit der Arbeit beginnen kann. Der Arbeitsauftrag kann mit einem zwingenden Grund genehmigt oder abgelehnt werden. Wie funktioniert die Mandatsgenehmigung?
Es gibt vier Einstellungen für die Mandatsgenehmigung:
Detaillierte Erläuterungen zu Mandatsgenehmigungen finden Sie im Artikel über /wiki/spaces/~63a5baf2d3aeefa405416343/pages/210305160. A work order which needs an approval can have different statusesEin Arbeitsauftrag, der eine Genehmigung benötigt, kann verschiedene Status haben.
Wenn für einen Arbeitsauftrag eine Mandatsgenehmigung erforderlich ist, haben Sie 2 Möglichkeiten: genehmigen oder ablehnen.  
The work order is rejected, and the ‘Internally responsible’ person needs to be handled again by the ‘Internally responsible’ person. Please check the “Handle a work order” earlier in this article to see what option there are to further handle the work order
Status = Abgelehnt |
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FinanzverwaltungWenn ein Arbeitsauftrag nach der Überprüfung genehmigt wird, wird eine Aufgabe für die Finanzverwaltung erstellt, um die eingehende(n) Rechnung(en) zu bearbeiten. Wenn dieser Teil bearbeitet ist, wird der Arbeitsauftrag geschlossen.
 Der "Arbeitsauftrags-Workflow" wird nach dem Abgleich der Rechnung mit einem Arbeitsauftrag geschlossen und der "Eingangsrechnungs-Workflow" wird fortgesetzt. |
Zusammenfassung
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