Erstellen eines Arbeitsauftrags (aus einer Anfrage)

Benutzer, die derzeit für eine Anfrage verantwortlich sind, können einen Arbeitsauftrag innerhalb dieser Anfrage erstellen. Standardmäßig wird der Ersteller des Arbeitsauftrags die Person, die intern für den Arbeitsauftrag verantwortlich ist. Diese Person kann bei Bedarf geändert werden. Neben dem Benutzer, dem der Arbeitsauftrag zugewiesen ist, können auch Benutzer mit der Gruppe "Manager für Korrekturaufträge" und die anderen Mitglieder der für die Anfrage zuständigen Servicegruppe Workflow-Aufgaben ausführen (zuweisen, bearbeiten, weiterleiten usw.).

Gehen Sie folgendermaßen vor, um einen Arbeitsauftrag zu erstellen:

1. Öffnen Sie die Anfrage

2. Drücken Sie die Schaltfläche 'Arbeitsauftrag erstellen'.

Open

3. Der Status der Anfrage ändert sich nun in "Warten auf Arbeitsauftrag(e)" und ein Arbeitsauftrag wird erstellt. Der Benutzer, der den Arbeitsauftrag erstellt, wird als "Interner Verantwortlicher" festgelegt.

Hinweis: Es ist bereits jetzt möglich, zur Anfrage zurückzukehren und einen weiteren Arbeitsauftrag zu erstellen.

4. Füllen Sie alle Felder des Arbeitsauftrags aus. Schauen Sie bei Bedarf im Hilfetext nach, indem Sie mit dem Mauszeiger über ein Feld fahren. Einige der Felder sind ausgegraut. Diese Felder werden automatisch ausgefüllt oder können in diesem Schritt noch nicht ausgefüllt werden. Ausgegraute Felder sind schreibgeschützt. Zum Beispiel werden das Feld "Geplanter Betrag" und die anderen Felder unter dem Abschnitt FINANZEN auf der Grundlage der Eingaben auf der Registerkarte "Kosten" unten auf der Seite berechnet.

5. Zusätzliche Informationen zu den Feldern unter AUSFÜHRUNG. In diesen Feldern entscheiden Sie, wer für die Bearbeitung des Arbeitsauftrags zuständig ist:

• Prüfen/ändern Sie die Standard-"Dienstgruppe".

• Prüfen/ändern Sie den 'internen Verantwortlichen' und bearbeiten Sie den Arbeitsauftrag weiter.

• Wählen Sie einen Auftragnehmer, wenn Sie den Arbeitsauftrag extern weiterleiten möchten. Wenn Sie keine E-Mail an den Auftragnehmer senden möchten, setzen Sie "Arbeitsauftrag per Mail senden = nein". Bleibt der Eintrag leer oder ist er auf "ja" gesetzt, wird eine E-Mail gesendet.

6. Unten auf der Seite sehen Sie vier Registerkarten, auf denen Sie eine detaillierte Beschreibung, Dokumente, Kosten und Links zu Assets hinzufügen können.

7. Verwenden Sie die "Einreichen"Taste", um die Registrierung zu beenden, oder verwenden Sie die "Arbeitsauftrag weiterleiten"Wenn Sie die Vorwärtsfunktion verwenden, überspringen Sie den Planungsschritt, also stellen Sie sicher, dass die Uhrzeit und das Datum korrekt sind! Lesen Sie mehr über diese Funktionen im Abschnitt "Einen Arbeitsauftrag bearbeiten" dieses Artikels.

Gut zu wissen

• Wenn alle Arbeitsaufträge innerhalb einer Anfrage bearbeitet wurden, erhält die Anfrage automatisch den Status "Erledigt". Die Anfrage kann dann geschlossen werden, oder es können weitere Arbeitsaufträge erstellt werden.

• Die Einbeziehung einer Mandatsgenehmigung innerhalb des Prozesses für die Korrektur von Arbeitsaufträgen ist möglich. Je nach Systemeinstellung müssen ein oder mehrere Benutzer den Arbeitsauftrag zunächst genehmigen, bevor der Auftragnehmer mit der Arbeit beginnen kann. Der Arbeitsauftrag kann genehmigt oder abgelehnt werden.
  
  

Automatisch einen Arbeitsauftrag erstellen

Es ist möglich, aus einer eingereichten Anfrage automatisch einen Arbeitsauftrag zu erstellen (und zuzuweisen). Dies kann z. B. verwendet werden, wenn ein bestimmtes Problem immer von einem Auftragnehmer gelöst werden muss, wie z. B. die Überflutung des Parkhauses. Um dies zu tun, müssen Sie für einen Problemtyp "Arbeitsauftrag automatisch erstellen" auf "Ja" setzen.

Einen Arbeitsauftrag bearbeiten

Standardmäßig wird der Ersteller des Arbeitsauftrags die intern für den Arbeitsauftrag verantwortliche Person.

• Der "intern Verantwortliche" erledigt fast alle Aufgaben im Rahmen des Arbeitsauftragsprozesses.

• Der Manager des Korrekturauftrags und die anderen Mitglieder der für die Anfrage zuständigen Service-Desk-Gruppe können die Workflow-Aufgaben ebenfalls ausführen, solange der Arbeitsauftrag offen ist! Es wird jedoch keine aktive Aufgabe in der Aufgabenliste dieser Personen angezeigt. Wenn Sie einen Arbeitsauftrag öffnen und bearbeiten wollen, müssen sie den Arbeitsauftrag über den Menüpunkt "Wartung" > "Arbeitsauftrag" finden.

Status = Eingereicht

Nach dem Einreichen eines Arbeitsauftrags geht dieser in den Status 'Eingereicht'. In diesem Status sind die folgenden Schaltflächen zum Weiterleiten des Vorgangs verfügbar:

• Arbeitsauftrag weiterleiten
  Stellen Sie sicher, dass Sie den Arbeitsauftrag planen (Daten und Zeiten festlegen). Der Arbeitsauftrag wird der zuständigen Person zugewiesen, wenn Sie ihn weiterleiten.

• Angebotsprozess starten
  Über diese Schaltfläche kann ein Ausschreibungsprozess gestartet und mit diesem Arbeitsauftrag verknüpft werden. Mehr zum Starten von Angebotsprozessen später in diesem Artikel.
  
  

Status = In Arbeit

Nach der Weiterleitung des Arbeitsauftrags lautet der Status "Arbeit in Bearbeitung". In diesem Status sind die folgenden Schaltflächen zur Weiterleitung des Vorgangs verfügbar:

• Beendete Arbeit
  Wenn die Arbeit erledigt ist, wählen Sie diese Option, um fortzufahren.

• Umplanen
  Wenn die Arbeit nicht zum festgelegten Datum und zur festgelegten Uhrzeit ausgeführt werden kann, klicken Sie auf diese Option, um den Arbeitsauftrag neu zu planen. Weitere Informationen finden Sie im separaten Abschnitt über die Neuplanung eines Arbeitsauftrags weiter unten in diesem Artikel.

• Zurückziehen
  Der Status der Anfrage ändert sich wieder auf "Eingereicht", und verschiedene Felder können erneut ausgefüllt werden. Sie werden diese Option zum Beispiel nutzen, wenn die Anfrage dem falschen Auftragnehmer zugewiesen wurde. Vergessen Sie nicht, den Arbeitsauftrag erneut zuzuweisen!
  
  

Arbeit beendet

Wenn der Arbeitsauftrag beendet ist (der Auftragnehmer sagt dies), können Sie den Arbeitsauftrag auf den Status "Arbeit beendet" setzen, indem Sie die Schaltfläche "Beendete ArbeitSchaltfläche ".

• Wenn der Arbeitsauftrag Arbeitsauftragspositionen enthält, prüft das System, ob die Materialien ausgecheckt wurden. Vor dem Abschluss eines Arbeitsauftrags kann es auch erforderlich sein (je nach Einstellung), ein "Unterzeichnetes Arbeitsauftragsdokument" hochzuladen.

• Wenn die Arbeit beendet ist, ändert sich der Status des Arbeitsauftrags in Arbeit beendet". In diesem Status muss der ursprüngliche Anfragesteller den Arbeitsauftrag genehmigen lassen.

Einen Arbeitsauftrag genehmigen

Dieser Schritt wird vom ursprünglichen Anfragesteller/internen Verantwortlichen für den Arbeitsauftrag durchgeführt. Er hat das letzte Wort, wenn ein Auftrag korrekt ausgeführt wird. Je nach den Einstellungen des Kunden können Arbeitsaufträge auch automatisch genehmigt werden. Wenn dies der Fall ist, geht der Arbeitsauftrag direkt in den Status 'Finanzverwaltung" nach.

• Genehmigen Sie
  Wenn der Auftrag wie erwartet ausgeführt wird und der Arbeitsauftrag vollständig ausgefüllt ist.

• Ablehnen
  Lehnen Sie den Arbeitsauftrag ab, z. B. weil der Auftrag nicht korrekt ausgeführt wurde. Wenn der Arbeitsauftrag abgelehnt wird, ändert sich der Status in "Abgelehnt", und Sie können den Arbeitsauftrag neu planen.

• Zurückziehen
  Setzen Sie den Auftrag wieder auf den Status "Eingereicht" und Sie können den Arbeitsauftrag ändern und neu planen.