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DifficultySchwierigkeitsgrad: StarterAnfänger

  • It is possible to assign a service level agreement time (SLA) to each task. A distinction is made between response - and run time.

  • Emails can be sent to users by executing a task of even from a trigger on a status. For example send an email when the workflow has been in that status for 1 day.

  • It is possible to create multiple paths. A simple workflow (most commonly used in Workplace) can only use one path at the time. Hence the paths are mutually exclusive!

  • A simple workflow can only have one status at one given time.

  • An advanced workflow can be in multiple statuses, and it could go through several connectors at the same time.

Which objects use Workflows?

In Workplace it is only possible to use a workflow for an object that has one or more categories. The reason for this is that the category is used to set what workflow(version) is applicable. For almost all objects that allow categories, a default workflow is available. This is inherit from a baseline. Examples of objects with a workflow are:

  • Reservations

  • Requests

  • Work Orders

  • Incoming/outgoing invoices

  • Visitors

In case a standard workflow does not fit the need of a client, it is possible to create a customized workflow.

Identifying a workflow process

There are two easy ways to identify if an object is using a workflow.

  • There is a workflow tab on the top of the page.

  • If a workflow is active, one or more users will have green function buttons. These green buttons are used to move the workflow process forward.

Note

The workflow tab and the workflow buttons might not be visible to all users due to access rights.

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Workflow base components

A workflow is created using three base components:

  • tasks

  • statuses

  • connectors

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Workflow components

Explanation

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  • A task is represented by a squared box.

  • A task assigns an activity to a user.

  • A task can determine lead times.

  • A task gives access rights on visible and editable fields.

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  • A status is represented by a circle.

  • It indicates the status of the workflow.

  • Can give field access to specific users.

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  • The connector links statuses and tasks together.

  • The direction of the arrow indicates the possible workflow path.

  • A workflow cannot move in the opposite direction of the connector.

  • Used to link workflow functions (green buttons on a page).

  • Used to define conditions (mandatory fields, check content field).

  • Used to autofill fields (approval date, approver).

  • Used to link script.

  • Used to send emails.

Note

Only a user with an active task can edit fields and perform the task or function that is specified. Multiple users can get a task at the same time from a workflow. Users that have no task can sometimes still see the page where the workflow is active, but cannot perform any actions.

Other workflow components

Some other important workflow components can be found in the table below.

Workflow components

Explanation

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A manual task is represented by a person symbol above the task. A manual task grants access rights to workflow buttons to specific user groups.

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An automatic task is represented by a lightning symbol above the task. An automatic task is carried out automatically by the system.

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An automatic task with a trigger. A trigger is represented by the a bell symbol above a task or a status. The workflow process will only continue when the conditions have been met to activate the trigger.

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A workflow email. An email is automatically sent when a workflow is going through a connector that has an email attached to it.

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A cancel group. A cancel group is a task that can cancel the workflow when it is within the cancel group borders. The border is represented by a dotted line.

What is a workflow case?

For each instance that is created, a so called workflow case is created simultaneously. To find the workflow case, navigate to the workflow tab on an instance page (for example: open a request > press the ‘Workflow’ tab). Opening the workflow case allows you to graphically view the path the workflow has traversed thus far.

A workflow case is mainly a visual representation of the workflow process for a unique instance. Via the workflow case it is possible to keep track of the instance’s progress throughout the workflow. When the instance is moving forward through the workflow, the workflow graphics present a visual representation of it’s path. Simultaneously, a task history is created in line with the progress of the workflow graphics.

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  • The blue highlight indicates the path the workflow has already gone through.

  • The gray highlight indicates a potential future path for the workflow.

  • Depending on the next step, the grayed out path will be activated.

  • Please also take note if the caption of the screenshots.

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titleDetails on workflow cases

The progress of the instance through the workflow is colour coordinated to give an easy-to-read overview.

  • The blue components (status, task, and connector) represent the path the instance has followed this far.

  • The black component are active at this moment. The user(s) that have an active task for this request can now edit fields and bring the workflow forward via the green workflow buttons.

    • The black status is the current status.

    • The black tasks are the tasks that are currently active.

  • The grey components are currently inactive.

  • A dotted line box indicates a cancel group. When a status or task falls within this box, the users in the cancel group has a task that can cancel the workflow.

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Info

  • Often more than one task is active at the same time.

  • In advanced workflows more than ons status can be active at the same time (Tokens are used for this).

Read the task history

The task history is created in real time. The task history gives an chronological overview of both the executed and open tasks. It is possible to see which task is currently open and who is assigned to perform this task.

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How to access the workflow definition?

Beside workflow case, we also use the term “workflow definition”. In the workflow definition the configuration of the workflow is done. The workflow case we talked about before is only a (graphical) representation of the status of the object linked to the workflow case.

  • It is possible to access any workflow by navigating to the workflow button on the startBoard.

    • Alternatively, it is accessible via the menu option: Configurations > Workflows.

    • It is also possible to access a specific workflow via the instance page. Navigate to the Workflow Tab > Workflow Button
    Content

    Inhalt

    Table of Contents
    minLevel1
    maxLevel1

    Learning Objectives

    After reading this article, you’ll be able to:

    • Know what a workflow is.

    • Know why we use workflows.

    • Identify a workflow.

    What is a workflow? Why and when do we use it?

    A workflow is a data processing tool that is used to transform data from one state to another. When a complex and recurring process are applicable, a workflow tool can help to streamline the efficiency of the data transformation process.

    Some important workflow characteristics in Workplace:

    • A workflow is read from left to right.

    • Arrows between tasks and statuses indicate the direction of the workflow path.

    • Executing a task brings the workflow forward to the next status.

    • Tasks can be either manual or fully automated.

    • Manual tasks are represented by green function buttons that must be pressed by the user. Examples of common tasks are: “Submit”, “Create”, “Cancel”, and “Handle”.

    • A workflow step can grant a user group access rights to perform tasks and edit fields. When a user does not have a task for the current status, view rights are typically assigned.

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    titleExample scenario.

  • For example: User group A is only allowed to create a reservation, user group B is only allowed to approve a reservation, user group C is only allowed to close a reservation, user group D is allowed to do all of the tasks above, and user group E is not allowed to perform any of these tasks.

  • As the workflow goes from create to close

    • In the example above, users in group A will have a createbutton, users in group B will have an approvebutton, users in group C will have a cancelbutton, users in group D have access to allbuttons, and users in group D will not have access to any workflowbuttons.

    Lernziele

    Nach der Lektüre dieses Artikels werden Sie in der Lage sein:

    • Wissen, was ein Arbeitsablauf ist.

    • Wissen, warum wir Workflows verwenden.

    • Identifizieren Sie einen Arbeitsablauf.

    Was ist ein Arbeitsablauf? Warum und wann verwenden wir ihn?

    Ein Workflow ist ein Datenverarbeitungswerkzeug, das zur Umwandlung von Daten von einem Zustand in einen anderen verwendet wird. Wenn ein komplexer und wiederkehrender Prozess anwendbar ist, kann ein Workflow-Tool helfen, die Effizienz des Datenumwandlungsprozesses zu rationalisieren.

    Einige wichtige Merkmale des Workflows im Workplace:

    • Ein Arbeitsablauf wird von links nach rechts gelesen.

    • Pfeile zwischen Aufgaben und Status zeigen die Richtung des Workflow-Pfads an.

    • Das Ausführen einer Aufgabe bringt den Workflow zum nächsten Status.

    • Die Aufgaben können entweder manuell oder vollautomatisch durchgeführt werden.

    • Manuelle Aufgaben werden durch grüne Funktionstasten dargestellt, die vom Benutzer gedrückt werden müssen. Beispiele für gängige Aufgaben sind: "Absenden", "Erstellen", "Abbrechen" und "Behandeln".

    • Ein Workflow-Schritt kann einer Benutzergruppe Zugriffsrechte zur Durchführung von Aufgaben und zur Bearbeitung von Feldern gewähren. Wenn ein Benutzer keine Aufgabe für den aktuellen Status hat, werden normalerweise Ansichtsrechte zugewiesen.

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    titleBeispielszenario.

    • Zum Beispiel: Benutzergruppe A ist nur erlaubt erstellen. eine Reservierung, Benutzergruppe B ist nur erlaubt genehmigen eine Reservierung, Benutzergruppe C ist nur erlaubt schließen eine Reservierung, Benutzergruppe D ist erlaubt zu tun alle der obigen Aufgaben, und die Benutzergruppe E ist nicht erlaubt aufführen jede dieser Aufgaben.

    • Da der Arbeitsablauf von der Erstellung bis zum Abschluss geht

    • Im obigen Beispiel haben die Benutzer der Gruppe A eine erstellen.haben die Nutzer der Gruppe B eine genehmigenhaben die Nutzer der Gruppe C eine kündigenhaben die Benutzer der Gruppe D Zugriff auf alleSchaltflächen, und die Benutzer der Gruppe D haben keinen Zugriff auf jede ArbeitsablaufTasten.

    • Es ist möglich, jeder Aufgabe eine Service Level Agreement-Zeit (SLA) zuzuordnen. Es wird zwischen Antwort- und Laufzeit unterschieden.

    • E-Mails können an Benutzer gesendet werden, indem eine Aufgabe oder sogar ein Auslöser für einen Status ausgeführt wird. Beispielsweise kann eine E-Mail gesendet werden, wenn der Workflow seit 1 Tag in diesem Status ist.

    • Es ist möglich, mehrere Pfade zu erstellen. A einfach Workflow (der am häufigsten in Workplace verwendet wird) kann immer nur einen Pfad verwenden. Die Pfade schließen sich also gegenseitig aus!

    • A einfach Workflow kann nur haben eine Status zu einem bestimmten Zeitpunkt.

    • Eine erweiterte Der Workflow kann sich in mehreren Status befinden und mehrere Anschlüsse gleichzeitig durchlaufen.

    Welche Objekte verwenden Workflows?

    Im Workplace ist es nur möglich, einen Workflow für ein Objekt zu verwenden, das eine oder mehrere Kategorien. Der Grund dafür ist, dass die Kategorie verwendet wird, um festzulegen, welcher Workflow (Version) anwendbar ist. Für fast alle Objekte, die Kategorien zulassen, ist ein Standard-Workflow verfügbar. Dieser wird von einer Baseline geerbt. Beispiele für Objekte mit einem Workflow sind:

    • Reservierungen

    • Anfragen

    • Arbeitsaufträge

    • Eingehende/ausgehende Rechnungen

    • Besucher

    Falls ein Standard-Workflow nicht den Bedürfnissen eines Kunden entspricht, ist es möglich, einen maßgeschneiderten Workflow zu erstellen.

    Identifizierung eines Workflow-Prozesses

    Es gibt zwei einfache Möglichkeiten zu erkennen, ob ein Objekt einen Workflow verwendet.

    • Oben auf der Seite gibt es eine Registerkarte Workflow.

    • Wenn ein Workflow aktiv ist, haben ein oder mehrere Benutzer grüne Funktionstasten. Diese grünen Schaltflächen werden verwendet, um den Workflow-Prozess voranzutreiben.

    Note

    Die Registerkarte Workflow und die Workflow-Schaltflächen sind aufgrund der Zugriffsrechte möglicherweise nicht für alle Benutzer sichtbar.

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    Workflow-Basiskomponenten

    Ein Workflow wird aus drei Basiskomponenten erstellt:

    • Aufgaben

    • Zustände

    • Steckverbinder

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    Workflow-Komponenten

    Erläuterung

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    • Eine Aufgabe wird durch ein quadratisches Kästchen dargestellt.

    • Eine Aufgabe weist einem Benutzer eine Aktivität zu.

    • Eine Aufgabe kann Durchlaufzeiten bestimmen.

    • Eine Aufgabe gibt Zugriffsrechte auf sichtbare und bearbeitbare Felder.

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    • Ein Status wird durch einen Kreis dargestellt.

    • Sie zeigt den Status des Workflows an.

    • Kann bestimmten Benutzern Zugriff auf das Feld gewähren.

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    • Der Konnektor verbindet Status und Aufgaben miteinander.

    • Die Richtung des Pfeils zeigt den möglichen Workflow-Pfad an.

    • Ein Arbeitsablauf kann sich nicht in die entgegengesetzte Richtung des Anschlusses bewegen.

    • Dient der Verknüpfung von Workflow-Funktionen (grüne Schaltflächen auf einer Seite).

    • Wird verwendet, um Bedingungen zu definieren (Pflichtfelder, Feld mit Kontrollinhalt).

    • Dient zum automatischen Ausfüllen von Feldern (Genehmigungsdatum, Genehmigender).

    • Wird für die Verknüpfung des Skripts verwendet.

    • Wird zum Versenden von E-Mails verwendet.

    Note

    Nur ein Benutzer mit einer aktiven Aufgabe kann Felder bearbeiten und die angegebene Aufgabe oder Funktion ausführen. Mehrere Benutzer können gleichzeitig eine Aufgabe von einem Workflow erhalten. Benutzer, die keine Aufgabe haben, können manchmal trotzdem die Seite sehen, auf der der Workflow aktiv ist, können aber keine Aktionen durchführen.

    Andere Workflow-Komponenten

    Einige weitere wichtige Workflow-Komponenten finden Sie in der nachstehenden Tabelle.

    Workflow-Komponenten

    Erläuterung

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    A manuelle Aufgabe wird durch ein Personensymbol oberhalb der Aufgabe dargestellt. Eine manuelle Aufgabe gewährt bestimmten Benutzergruppen Zugriffsrechte auf Workflow-Schaltflächen.

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    Eine automatische Aufgabe wird durch ein Blitzsymbol über der Aufgabe dargestellt. Eine automatische Aufgabe wird vom System automatisch ausgeführt.

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    Eine automatische Aufgabe mit einer Auslöser. Ein Auslöser wird durch ein Glockensymbol über einer Aufgabe oder einem Status dargestellt. Der Workflow-Prozess wird nur fortgesetzt, wenn die Bedingungen für die Aktivierung des Auslösers erfüllt sind.

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    Ein Arbeitsablauf E-Mail. Eine E-Mail wird automatisch gesendet, wenn ein Workflow einen Connector durchläuft, an den eine E-Mail angehängt ist.

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    A Gruppe auflösen. Eine Stornogruppe ist eine Aufgabe, die den Workflow abbrechen kann, wenn sie sich innerhalb der Grenzen der Stornogruppe befindet. Die Grenze wird durch eine gepunktete Linie dargestellt.

    Was ist ein Workflow-Fall?

    Für jede Instanz, die erstellt wird, wird gleichzeitig ein so genannter Workflow-Fall erstellt. Um den Workflow-Fall zu finden, navigieren Sie zur Seite Workflow-Registerkarte auf einer Instanzseite (zum Beispiel: Öffnen Sie eine Anfrage > drücken Sie auf die Registerkarte "Workflow"). Wenn Sie den Workflow-Fall öffnen, können Sie den Weg, den der Workflow bisher zurückgelegt hat, grafisch darstellen.

    Ein Workflow-Fall ist hauptsächlich eine visuelle Darstellung des Workflow-Prozesses für eine bestimmte Instanz. Über den Workflow-Fall ist es möglich, den Fortschritt der Instanz während des gesamten Workflows zu verfolgen. Wenn sich die Instanz durch den Workflow vorwärts bewegt, zeigt die Workflow-Grafik eine visuelle Darstellung ihres Pfades. Gleichzeitig wird eine Aufgabenhistorie in Übereinstimmung mit dem Fortschritt der Workflow-Grafik erstellt.

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    • Die blau Die Markierung zeigt den Weg an, den der Workflow bereits durchlaufen hat.

    • Die grau zeigt einen möglichen zukünftigen Weg für den Arbeitsablauf an.

    • Je nach nächstem Schritt wird der ausgegraute Pfad aktiviert.

    • Bitte beachten Sie auch die Bildunterschriften der Screenshots.

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    titleDetails zu Workflow-Fällen

    Der Fortschritt der Instanz durch den Arbeitsablauf ist farblich gekennzeichnet, um einen leicht lesbaren Überblick zu geben.

    • Die blau Komponenten (Status, Aufgabe und Konnektor) stellen den Weg dar, den die Instanz bis jetzt zurückgelegt hat.

    • Die schwarz Komponente sind in diesem Moment aktiv. Der/die Benutzer, die eine aktive Aufgabe für diese Anfrage haben, können jetzt Felder bearbeiten und den Workflow über die grünen Workflow-Schaltflächen vorantreiben.

      • Der schwarze Status ist der aktuelle Status.

      • Die schwarzen Aufgaben sind die Aufgaben, die derzeit aktiv sind.

    • Die grau Komponenten sind derzeit inaktiv.

    • A gestricheltes Kästchen kennzeichnet eine Stornogruppe. Wenn ein Status oder eine Aufgabe in dieses Feld fällt, haben die Benutzer in der Abbruchgruppe eine Aufgabe, die den Workflow abbrechen kann.

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    Info

    • Oft ist mehr als eine Aufgabe gleichzeitig aktiv.

    • In fortgeschrittenen Workflows können mehr als ein Status gleichzeitig aktiv sein (hierfür werden Token verwendet).

    Lesen Sie den Aufgabenverlauf

    Der Aufgabenverlauf wird in Echtzeit erstellt. Die Aufgabenhistorie gibt einen chronologischen Überblick über die ausgeführten und offenen Aufgaben. Es ist möglich zu sehen, welche Aufgabe gerade offen ist und wer mit der Durchführung dieser Aufgabe beauftragt ist.

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    Wie kann man auf die Workflow-Definition zugreifen?

    Neben dem Workflow-Fall verwenden wir auch den Begriff "Workflow-Definition". In der Workflow-Definition wird die Konfiguration des Workflows vorgenommen. Der Workflow-Fall, über den wir zuvor gesprochen haben, ist nur eine (grafische) Darstellung des Status des mit dem Workflow-Fall verbundenen Objekts.

    • Es ist möglich, Zugang zu erhalten zu jede Arbeitsablaufs, indem Sie zur Seite Arbeitsablauf Taste auf dem StartBoard.

      • Alternativ ist sie auch über den Menüpunkt: Konfigurationen > Arbeitsabläufe.

    • Es ist auch möglich, auf eine spezifisch Workflow über die Instanzseite. Navigieren Sie zur Seite Registerkarte Workflow > Workflow-Schaltfläche*

    Panel
    panelIconId27c66468-521d-4184-81f4-c2d44b93e4fc
    panelIcon:workflows:
    panelIconText:workflows:
    bgColor#DEEBFF

    *The workflow button is represented by three interlocked gears.

    Summary

    Die Workflow-Taste wird durch drei ineinander greifende Zahnräder dargestellt.

    Zusammenfassung

    Rw ui textbox macro

    • A workflow is a tool used to streamline the efficiency of the data transformation process.

    • A workflow consists out of tasks, statuses and connectors which determine the path it can follow.

    • Only users with an active task can execute the current workflow task.

    • A workflow case is a visual representation of the workflow progress of a unique instance.

    • The workflow case consists of both a task history and workflow graphics.

    Search

    • Ein Workflow ist ein Werkzeug, mit dem die Effizienz des Datenumwandlungsprozesses rationalisiert werden kann.

    • Ein Workflow besteht aus Aufgaben, Status und Konnektoren, die den Pfad bestimmen, dem er folgen kann.

    • Nur Benutzer mit einer aktiven Aufgabe können die aktuelle Workflow-Aufgabe ausführen.

    • Ein Workflow-Fall ist eine visuelle Darstellung des Workflow-Fortschritts einer einzelnen Instanz.

    • Der Workflow-Fall besteht sowohl aus einer Aufgabenhistorie als auch aus Workflow-Grafiken.

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