Schwierigkeitsgrad: Anfänger

Inhalt

1 Was ist ein Arbeitsablauf? Warum und wann verwenden wir ihn?
2 Workflow-Basiskomponenten
3 Was ist ein Workflow-Fall?
4 Wie kann man auf die Workflow-Definition zugreifen?
5 Zusammenfassung

Lernziele

Nach der Lektüre dieses Artikels werden Sie in der Lage sein:

Wissen, was ein Arbeitsablauf ist.
Wissen, warum wir Workflows verwenden.
Identifizieren Sie einen Arbeitsablauf.

Was ist ein Arbeitsablauf? Warum und wann verwenden wir ihn?

Ein Workflow ist ein Datenverarbeitungswerkzeug, das zur Umwandlung von Daten von einem Zustand in einen anderen verwendet wird. Wenn ein komplexer und wiederkehrender Prozess anwendbar ist, kann ein Workflow-Tool helfen, die Effizienz des Datenumwandlungsprozesses zu rationalisieren.

Einige wichtige Merkmale des Workflows im Workplace:

Ein Arbeitsablauf wird von links nach rechts gelesen.
Pfeile zwischen Aufgaben und Status zeigen die Richtung des Workflow-Pfads an.
Das Ausführen einer Aufgabe bringt den Workflow zum nächsten Status.
Die Aufgaben können entweder manuell oder vollautomatisch durchgeführt werden.
Manuelle Aufgaben werden durch grüne Funktionstasten dargestellt, die vom Benutzer gedrückt werden müssen. Beispiele für gängige Aufgaben sind: "Absenden", "Erstellen", "Abbrechen" und "Behandeln".
Ein Workflow-Schritt kann einer Benutzergruppe Zugriffsrechte zur Durchführung von Aufgaben und zur Bearbeitung von Feldern gewähren. Wenn ein Benutzer keine Aufgabe für den aktuellen Status hat, werden normalerweise Ansichtsrechte zugewiesen.

Zum Beispiel: Benutzergruppe A ist nur erlaubt erstellen. eine Reservierung, Benutzergruppe B ist nur erlaubt genehmigen eine Reservierung, Benutzergruppe C ist nur erlaubt schließen eine Reservierung, Benutzergruppe D ist erlaubt zu tun alle der obigen Aufgaben, und die Benutzergruppe E ist nicht erlaubt aufführen jede dieser Aufgaben.
Da der Arbeitsablauf von der Erstellung bis zum Abschluss geht
Im obigen Beispiel haben die Benutzer der Gruppe A eine erstellen. haben die Nutzer der Gruppe B eine genehmigen haben die Nutzer der Gruppe C eine kündigen haben die Benutzer der Gruppe D Zugriff auf alle Schaltflächen, und die Benutzer der Gruppe D haben keinen Zugriff auf jede Arbeitsablauf Tasten.

Es ist möglich, jeder Aufgabe eine Service Level Agreement-Zeit (SLA) zuzuordnen. Es wird zwischen Antwort- und Laufzeit unterschieden.
E-Mails können an Benutzer gesendet werden, indem eine Aufgabe oder sogar ein Auslöser für einen Status ausgeführt wird. Beispielsweise kann eine E-Mail gesendet werden, wenn der Workflow seit 1 Tag in diesem Status ist.
Es ist möglich, mehrere Pfade zu erstellen. A einfach Workflow (der am häufigsten in Workplace verwendet wird) kann immer nur einen Pfad verwenden. Die Pfade schließen sich also gegenseitig aus!
A einfach Workflow kann nur haben eine Status zu einem bestimmten Zeitpunkt.
Eine erweiterte Der Workflow kann sich in mehreren Status befinden und mehrere Anschlüsse gleichzeitig durchlaufen.

Welche Objekte verwenden Workflows?

Im Workplace ist es nur möglich, einen Workflow für ein Objekt zu verwenden, das eine oder mehrere Kategorien. Der Grund dafür ist, dass die Kategorie verwendet wird, um festzulegen, welcher Workflow (Version) anwendbar ist. Für fast alle Objekte, die Kategorien zulassen, ist ein Standard-Workflow verfügbar. Dieser wird von einer Baseline geerbt. Beispiele für Objekte mit einem Workflow sind:

Reservierungen
Anfragen
Arbeitsaufträge
Eingehende/ausgehende Rechnungen
Besucher

Falls ein Standard-Workflow nicht den Bedürfnissen eines Kunden entspricht, ist es möglich, einen maßgeschneiderten Workflow zu erstellen.

Identifizierung eines Workflow-Prozesses

Es gibt zwei einfache Möglichkeiten zu erkennen, ob ein Objekt einen Workflow verwendet.

Oben auf der Seite gibt es eine Registerkarte Workflow.
Wenn ein Workflow aktiv ist, haben ein oder mehrere Benutzer grüne Funktionstasten. Diese grünen Schaltflächen werden verwendet, um den Workflow-Prozess voranzutreiben.

Die Registerkarte Workflow und die Workflow-Schaltflächen sind aufgrund der Zugriffsrechte möglicherweise nicht für alle Benutzer sichtbar.

Registerkarte Workflow.

Workflow-Schaltflächen sind grün.

Workflow-Basiskomponenten

Ein Workflow wird aus drei Basiskomponenten erstellt:

Aufgaben
Zustände
Steckverbinder

Workflow-Komponenten	Erläuterung

Workflow-Komponenten

Erläuterung

Eine Aufgabe wird durch ein quadratisches Kästchen dargestellt.
Eine Aufgabe weist einem Benutzer eine Aktivität zu.
Eine Aufgabe kann Durchlaufzeiten bestimmen.
Eine Aufgabe gibt Zugriffsrechte auf sichtbare und bearbeitbare Felder.

Ein Status wird durch einen Kreis dargestellt.
Sie zeigt den Status des Workflows an.
Kann bestimmten Benutzern Zugriff auf das Feld gewähren.

Der Konnektor verbindet Status und Aufgaben miteinander.
Die Richtung des Pfeils zeigt den möglichen Workflow-Pfad an.
Ein Arbeitsablauf kann sich nicht in die entgegengesetzte Richtung des Anschlusses bewegen.
Dient der Verknüpfung von Workflow-Funktionen (grüne Schaltflächen auf einer Seite).
Wird verwendet, um Bedingungen zu definieren (Pflichtfelder, Feld mit Kontrollinhalt).
Dient zum automatischen Ausfüllen von Feldern (Genehmigungsdatum, Genehmigender).
Wird für die Verknüpfung des Skripts verwendet.
Wird zum Versenden von E-Mails verwendet.

Nur ein Benutzer mit einer aktiven Aufgabe kann Felder bearbeiten und die angegebene Aufgabe oder Funktion ausführen. Mehrere Benutzer können gleichzeitig eine Aufgabe von einem Workflow erhalten. Benutzer, die keine Aufgabe haben, können manchmal trotzdem die Seite sehen, auf der der Workflow aktiv ist, können aber keine Aktionen durchführen.

Andere Workflow-Komponenten

Einige weitere wichtige Workflow-Komponenten finden Sie in der nachstehenden Tabelle.

Workflow-Komponenten	Erläuterung

Workflow-Komponenten	Erläuterung
	A manuelle Aufgabe wird durch ein Personensymbol oberhalb der Aufgabe dargestellt. Eine manuelle Aufgabe gewährt bestimmten Benutzergruppen Zugriffsrechte auf Workflow-Schaltflächen.
	Eine automatische Aufgabe wird durch ein Blitzsymbol über der Aufgabe dargestellt. Eine automatische Aufgabe wird vom System automatisch ausgeführt.
	Eine automatische Aufgabe mit einer Auslöser. Ein Auslöser wird durch ein Glockensymbol über einer Aufgabe oder einem Status dargestellt. Der Workflow-Prozess wird nur fortgesetzt, wenn die Bedingungen für die Aktivierung des Auslösers erfüllt sind.
	Ein Arbeitsablauf E-Mail. Eine E-Mail wird automatisch gesendet, wenn ein Workflow einen Connector durchläuft, an den eine E-Mail angehängt ist.
	A Gruppe auflösen. Eine Stornogruppe ist eine Aufgabe, die den Workflow abbrechen kann, wenn sie sich innerhalb der Grenzen der Stornogruppe befindet. Die Grenze wird durch eine gepunktete Linie dargestellt.

Was ist ein Workflow-Fall?

Für jede Instanz, die erstellt wird, wird gleichzeitig ein so genannter Workflow-Fall erstellt. Um den Workflow-Fall zu finden, navigieren Sie zur Seite Workflow-Registerkarte auf einer Instanzseite (zum Beispiel: Öffnen Sie eine Anfrage > drücken Sie auf die Registerkarte "Workflow"). Wenn Sie den Workflow-Fall öffnen, können Sie den Weg, den der Workflow bisher zurückgelegt hat, grafisch darstellen.

Ein Workflow-Fall ist hauptsächlich eine visuelle Darstellung des Workflow-Prozesses für eine bestimmte Instanz. Über den Workflow-Fall ist es möglich, den Fortschritt der Instanz während des gesamten Workflows zu verfolgen. Wenn sich die Instanz durch den Workflow vorwärts bewegt, zeigt die Workflow-Grafik eine visuelle Darstellung ihres Pfades. Gleichzeitig wird eine Aufgabenhistorie in Übereinstimmung mit dem Fortschritt der Workflow-Grafik erstellt.

Die blau Die Markierung zeigt den Weg an, den der Workflow bereits durchlaufen hat.
Die grau zeigt einen möglichen zukünftigen Weg für den Arbeitsablauf an.
Je nach nächstem Schritt wird der ausgegraute Pfad aktiviert.
Bitte beachten Sie auch die Bildunterschriften der Screenshots.

Der Fortschritt der Instanz durch den Arbeitsablauf ist farblich gekennzeichnet, um einen leicht lesbaren Überblick zu geben.

Die blau Komponenten (Status, Aufgabe und Konnektor) stellen den Weg dar, den die Instanz bis jetzt zurückgelegt hat.
Die schwarz Komponente sind in diesem Moment aktiv. Der/die Benutzer, die eine aktive Aufgabe für diese Anfrage haben, können jetzt Felder bearbeiten und den Workflow über die grünen Workflow-Schaltflächen vorantreiben.
- Der schwarze Status ist der aktuelle Status.
- Die schwarzen Aufgaben sind die Aufgaben, die derzeit aktiv sind.
Die grau Komponenten sind derzeit inaktiv.
A gestricheltes Kästchen kennzeichnet eine Stornogruppe. Wenn ein Status oder eine Aufgabe in dieses Feld fällt, haben die Benutzer in der Abbruchgruppe eine Aufgabe, die den Workflow abbrechen kann.

Oft ist mehr als eine Aufgabe gleichzeitig aktiv.
In fortgeschrittenen Workflows können mehr als ein Status gleichzeitig aktiv sein (hierfür werden Token verwendet).

Lesen Sie den Aufgabenverlauf

Der Aufgabenverlauf wird in Echtzeit erstellt. Die Aufgabenhistorie gibt einen chronologischen Überblick über die ausgeführten und offenen Aufgaben. Es ist möglich zu sehen, welche Aufgabe gerade offen ist und wer mit der Durchführung dieser Aufgabe beauftragt ist.

Wie kann man auf die Workflow-Definition zugreifen?

Neben dem Workflow-Fall verwenden wir auch den Begriff "Workflow-Definition". In der Workflow-Definition wird die Konfiguration des Workflows vorgenommen. Der Workflow-Fall, über den wir zuvor gesprochen haben, ist nur eine (grafische) Darstellung des Status des mit dem Workflow-Fall verbundenen Objekts.

Es ist möglich, Zugang zu erhalten zu jede Arbeitsablaufs, indem Sie zur Seite Arbeitsablauf Taste auf dem StartBoard.
- Alternativ ist sie auch über den Menüpunkt: Konfigurationen > Arbeitsabläufe.
Es ist auch möglich, auf eine spezifisch Workflow über die Instanzseite. Navigieren Sie zur Seite Registerkarte Workflow > Workflow-Schaltfläche*

Zusammenfassung

Suche

Workplace Knowledge Base (de.support.spacewell.com)

Grundlagen des Arbeitsablaufs

Analytics