Contextual access per building

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Contextual access groups

There are three access right groups that can be set in the context of a building:

• View areas and buildings

  • If access to the building or area is set in this group's context, the user can only view the information on the building or area.

  • The user can also make objects, such as requests, reservations, and purchase orders, etc., for this building or area.

• Edit buildings and areas

  • In addition to rights granted by the group “View areas and buildings,” the user can edit the information about the building or area.

• Reservation coordinator

  • If the reservation coordinator group is added in the context of a building or area, access to the reservations is limited to those relevant to this building or area. This also applies to the reservation calendar.

There are two ways of managing contextual access to a building or area.

1. Via the instance page of the building or area

When contextual access to buildings has been activated in the environment, there will be a new tab, “Authorized users,” on the instance page of a building or area. The list of users with contextual access to a particular building or area can be managed via this tab.

To add a new user to this list:

1. Navigate to a building or area;

2. Click on the “Authorized” users tab;

3. Add a user who should have access to this building;

4. Select the desired access right group;

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2. Via the system user page

When contextual access to buildings has been activated in the environment, two new tabs, “building to which this user is authorized” and “Areas to which this user is authorized,” are made available on the system user page.

To manage the buildings, a user has access to:

1. Select a system user;

2. Click on the tab “Building to which this user is authorized.”

3. Click on the “Add” button.

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4. Select the buildings the user should have access to

5. Click “Assign selected buildings”

6. Select the desired contextual group(s)

Example of contextual access rights on buildings

The example below shows that the buildings that become selectable when creating an object, such as a request, are determined by the user’s authorization rights.

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Contextual access to the building “Spacewell Arnhem”

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Kontextbezogener Zugang pro Gebäude

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Die Zuweisung von Zugriffsrechten im Kontext eines Gebäudes ist eine hilfreiche Methode zur Trennung der Gebäudedaten im Workplace Management. Wenn ein Benutzer kontextbezogene Rechte für ein bestimmtes Gebäude oder einen bestimmten Bereich im System hat, kann er die Gebäudedaten für die Gebäude oder Bereiche, für die er keine kontextbezogenen Rechte hat, nicht sehen oder bearbeiten. Darüber hinaus verhindern kontextbezogene Rechte auch die Möglichkeit, Objekte wie Anfragen, Reservierungen und Bestellungen für Gebäude anzulegen, auf die sie keinen Zugriff haben.

Kontextbezogene Zugangsgruppen

Es gibt drei Gruppen von Zugangsrechten, die im Zusammenhang mit einem Gebäude festgelegt werden können:

• Bereiche und Gebäude ansehen

  • Wenn der Zugriff auf das Gebäude oder den Bereich im Kontext dieser Gruppe eingestellt ist, kann der Benutzer nur die Informationen über das Gebäude oder den Bereich einsehen.

  • Der Benutzer kann auch Objekte wie Anfragen, Reservierungen, Bestellungen usw. für dieses Gebäude oder diesen Bereich erstellen.

• Gebäude und Bereiche bearbeiten

  • Zusätzlich zu den Rechten, die die Gruppe "Bereiche und Gebäude anzeigen" gewährt, kann der Benutzer die Informationen über das Gebäude oder den Bereich bearbeiten.

• Koordinator der Reservierung

  • Wenn die Gruppe des Reservierungskoordinators im Zusammenhang mit einem Gebäude oder Bereich hinzugefügt wird, ist der Zugriff auf die Reservierungen auf die für dieses Gebäude oder diesen Bereich relevanten Reservierungen beschränkt. Dies gilt auch für den Reservierungskalender.

Es gibt zwei Möglichkeiten, den kontextbezogenen Zugang zu einem Gebäude oder Bereich zu verwalten.

1. Über die Instanzseite des Gebäudes oder Bereichs

Wenn der kontextuelle Zugang zu Gebäuden in der Umgebung aktiviert wurde, gibt es auf der Instanzseite eines Gebäudes oder Bereichs eine neue Registerkarte "Autorisierte Benutzer". Die Liste der Benutzer mit kontextuellem Zugang zu einem bestimmten Gebäude oder Bereich kann über diese Registerkarte verwaltet werden.

Um einen neuen Benutzer zu dieser Liste hinzuzufügen:

1. Navigieren Sie zu einem Gebäude oder Bereich;

2. Klicken Sie auf die Registerkarte "Autorisierte Benutzer";

3. Fügen Sie einen Benutzer hinzu, der Zugang zu diesem Gebäude haben soll;

4. Wählen Sie die gewünschte Zugriffsrechtegruppe aus;

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2. Über die Systembenutzerseite

Wenn der kontextbezogene Zugang zu Gebäuden in der Umgebung aktiviert wurde, stehen auf der Benutzerseite des Systems zwei neue Registerkarten zur Verfügung: "Gebäude, zu denen dieser Benutzer berechtigt ist" und "Bereiche, zu denen dieser Benutzer berechtigt ist".

Um die Gebäude zu verwalten, hat ein Benutzer Zugang zu:

1. Wählen Sie einen Systembenutzer aus;

2. Klicken Sie auf die Registerkarte "Gebäude, zu dem dieser Benutzer berechtigt ist".

3. Klicken Sie auf die Schaltfläche "Hinzufügen".

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4. Wählen Sie die Gebäude aus, zu denen der Benutzer Zugang haben soll

5. Klicken Sie auf "Ausgewählte Gebäude zuweisen".

6. Wählen Sie die gewünschte(n) kontextuelle(n) Gruppe(n)

Beispiel für kontextbezogene Zugangsrechte an Gebäuden

Das nachstehende Beispiel zeigt, dass die Gebäude, die bei der Erstellung eines Objekts, z. B. eines Antrags, ausgewählt werden können, durch die Berechtigungen des Benutzers bestimmt werden.

Kontextueller Zugang zum Gebäude "Spacewell Arnhem"	Kontextueller Zugang zu den Gebäuden "Spacewell Arnhem" und "Spacewell hoofdkantoor".