ContentsInhalt
| Table of Contents | ||||||||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
|
...
Archived users
Reservations
Visitors
| Note |
|---|
Be aware when using customization. If additional fields and objects are created or updated concerning data that is also being anonymized, those customization parts are likely not included by default. Also avoid the use of field specific logging. If, for instance, specific reservation fields are logged (each change to the field is saved in an ‘objectHistory’ object), an administrator can always see the creator of that logged change, even after the reservation itself is anonymized. |
Archived users
Setup
Via ‘Client settings’ -> ‘Authentication’ tab, it is possible to indicate that all users who have been archived must be anonymized automatically X days after being archived.
How does this work?
All personal data from the system user (e.g., the username), contact (e.g., the email address), and person (e.g., the first- and last name) will be either replaced by a '*' or removed.
 |  |
Reservations
Setup
Via ‘Module settings’ -> ‘Reservations’ tab, it is possible to indicate that reservations must be anonymized automatically X days after the end time of the reservation.
...
How does it work?
Reservations are automatically anonymized by:
Replacing the subject and description with a '*'
Changing all the contact fields of the reservation and the linked objects (e.g. tasks) to the general system administrator
All visitors or participants linked to the reservation are decoupled from the reservation
If the reservation is part of a recurring reservation, the recurring reservation is anonymized once the last reservation of the series is anonymized
 |  |
Visitors
Setup
Via ‘Module settings’ -> ‘Visitors’ tab, it is possible to anonymize visitors automatically X days after departure or canceled visitors.
...
How does it work?
After the visitor has departed or has been canceled, the name of the visitor will be replaced by ‘-.’Personenbezogene Daten zu einem Systembenutzer können im Workplace Management automatisch anonymisiert werden. Der Systemadministrator kann den Zeitraum festlegen, nach dem die Daten automatisch anonymisiert werden. Die folgenden Daten können aus allen personenbezogenen Daten anonymisiert werden, um die Vertraulichkeit zu gewährleisten:
Archivierte Benutzer
Reservierungen
Besucher
| Note |
|---|
Seien Sie bei der Verwendung von Anpassungen vorsichtig. Wenn zusätzliche Felder und Objekte erstellt oder aktualisiert werden, die sich auf Daten beziehen, die ebenfalls anonymisiert werden, sind diese Anpassungsbestandteile wahrscheinlich nicht standardmäßig enthalten. Vermeiden Sie auch die Verwendung von feldspezifischen Protokollen. Wenn z. B. bestimmte Reservierungsfelder protokolliert werden (jede Änderung des Feldes wird in einem "objectHistory"-Objekt gespeichert), kann ein Administrator immer den Urheber dieser protokollierten Änderung sehen, auch nachdem die Reservierung selbst anonymisiert wurde. |
Archivierte Benutzer
Einrichtung
Über "Client-Einstellungen" -> Registerkarte "Authentifizierung" kann angegeben werden, dass alle Benutzer, die archiviert wurden, automatisch X Tage nach der Archivierung anonymisiert werden müssen.
Wie funktioniert das?
Alle personenbezogenen Daten des Systembenutzers (z. B. der Benutzername), des Kontakts (z. B. die E-Mail-Adresse) und der Person (z. B. der Vor- und Nachname) werden entweder durch ein "*" ersetzt oder entfernt.
| |
Reservierungen
Einrichtung
Über 'Moduleinstellungen' -> Registerkarte 'Reservierungen' kann angegeben werden, dass Reservierungen automatisch X Tage nach dem Endzeitpunkt der Reservierung anonymisiert werden müssen.
...
Wie funktioniert das?
Reservierungen werden automatisch anonymisiert:
Ersetzen des Betreffs und der Beschreibung durch ein '*'.
Änderung aller Kontaktfelder der Reservierung und der damit verbundenen Objekte (z.B. Aufgaben) auf den allgemeinen Systemadministrator
Alle mit der Reservierung verbundenen Besucher oder Teilnehmer werden von der Reservierung abgekoppelt
Wenn die Reservierung Teil einer wiederkehrenden Reservierung ist, wird die wiederkehrende Reservierung anonymisiert, sobald die letzte Reservierung der Serie anonymisiert ist
| |
Besucher
Einrichtung
Über 'Moduleinstellungen' -> Registerkarte 'Besucher' ist es möglich, Besucher automatisch X Tage nach Abreise oder stornierte Besucher zu anonymisieren.
...
Wie funktioniert das?
Nachdem der Besucher abgereist ist oder storniert wurde, wird der Name des Besuchers durch "-" ersetzt.
...