Anonymisierung von Daten
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Personenbezogene Daten zu einem Systembenutzer können im Workplace Management automatisch anonymisiert werden. Der Systemadministrator kann den Zeitraum festlegen, nach dem die Daten automatisch anonymisiert werden. Die folgenden Daten können aus allen personenbezogenen Daten anonymisiert werden, um die Vertraulichkeit zu gewährleisten:
Archivierte Benutzer
Reservierungen
Besucher
Seien Sie bei der Verwendung von Anpassungen vorsichtig. Wenn zusätzliche Felder und Objekte erstellt oder aktualisiert werden, die sich auf Daten beziehen, die ebenfalls anonymisiert werden, sind diese Anpassungsbestandteile wahrscheinlich nicht standardmäßig enthalten.
Vermeiden Sie auch die Verwendung von feldspezifischen Protokollen. Wenn z. B. bestimmte Reservierungsfelder protokolliert werden (jede Änderung des Feldes wird in einem "objectHistory"-Objekt gespeichert), kann ein Administrator immer den Urheber dieser protokollierten Änderung sehen, auch nachdem die Reservierung selbst anonymisiert wurde.
Es wird daher empfohlen, die Feldprotokollierung nicht zu verwenden und die Verwendung der Anpassung in Kombination mit den anonimationsbezogenen Objekten zu beschränken.
Archivierte Benutzer
Einrichtung
Über "Client-Einstellungen" -> Registerkarte "Authentifizierung" kann angegeben werden, dass alle Benutzer, die archiviert wurden, automatisch X Tage nach der Archivierung anonymisiert werden müssen.
Wie funktioniert das?
Alle personenbezogenen Daten des Systembenutzers (z. B. der Benutzername), des Kontakts (z. B. die E-Mail-Adresse) und der Person (z. B. der Vor- und Nachname) werden entweder durch ein "*" ersetzt oder entfernt.
 Anonymisierter Systembenutzer
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Reservierungen
Einrichtung
Über 'Moduleinstellungen' -> Registerkarte 'Reservierungen' kann angegeben werden, dass Reservierungen automatisch X Tage nach dem Endzeitpunkt der Reservierung anonymisiert werden müssen.
Wie funktioniert das?
Reservierungen werden automatisch anonymisiert:
Ersetzen des Betreffs und der Beschreibung durch ein '*'.
Änderung aller Kontaktfelder der Reservierung und der damit verbundenen Objekte (z.B. Aufgaben) auf den allgemeinen Systemadministrator
Alle mit der Reservierung verbundenen Besucher oder Teilnehmer werden von der Reservierung abgekoppelt
Wenn die Reservierung Teil einer wiederkehrenden Reservierung ist, wird die wiederkehrende Reservierung anonymisiert, sobald die letzte Reservierung der Serie anonymisiert ist
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Besucher
Einrichtung
Über 'Moduleinstellungen' -> Registerkarte 'Besucher' ist es möglich, Besucher automatisch X Tage nach Abreise oder stornierte Besucher zu anonymisieren.
Wie funktioniert das?
Nachdem der Besucher abgereist ist oder storniert wurde, wird der Name des Besuchers durch "-" ersetzt.