Moeilijkheidsgraad: beginner
Inhoud
| Table of Contents | ||||
|---|---|---|---|---|
|
Leerdoelen
Na het lezen van dit artikel zul je in staat zijn om:
Doorzoek het bin/archief
Objecten herstellen
Objecten permanent verwijderen
| Info |
|---|
Kijk voor de basisbeginselen van de bak en het archief op Deleting and archiving |
Doorzoek het bin/archief
De eenvoudigste manier om te navigeren naar objecten die recent door jou zijn verwijderd/gearchiveerd, is door op je gebruikersprofiel te klikken in de rechterbovenhoek en te zoeken naar je objecten onder geschiedenis of de prullenbak.
...
Als het object dat je zoekt er niet bij zit (te oud of niet verwijderd door jou), kunnen objecten gevonden worden in het archief of de prullenbak.
Navigeer naar Admin via het navigatiemenu.
Klik op bak of archief.
Als we weten welk object we zoeken, kunnen we het type object invullen in het veld Type.
Bij het zoeken naar gearchiveerde gebruikers vullen we in: SystemUser.
Als we ook de tijdspanne weten waarin we weten dat deze objecten zijn gearchiveerd/verwijderd, kunnen we ook datums toevoegen in het datumfilter.
Klik op zoek of druk op <enter>.
Op de resultatenpagina kunnen we de gearchiveerde/ingepakte objecten zien, inclusief informatie over: archief-/verwijderingsdatum en door wie het object is verwijderd/ingepakt.
| Tip |
|---|
Tip: De prullenbak- en archiefmappen bevatten een grote hoeveelheid objecten. Het is belangrijk om je zoekopdracht zo veel mogelijk te beperken door objecttypes en datumfilters toe te voegen. |
Objecten uit het bin/archief herstellen
Wanneer we objecten van de resultatenpagina herstellen, kunnen we ze in bulk herstellen. Om dit te doen:
Selecteer de objecten die je wilt herstellen.
Klik op Selectie.
Klik op Herstellen.
Naar een enkel object herstellen je kunt ook:
Open het object dat je wilt herstellen door op de hyperlink te klikken.
Druk op het pictogram Herstellen.
Items permanent verwijderen uit de prullenbak
Workplace maakt het ook mogelijk om handmatig en automatisch items die in de prullenbak zitten permanent te verwijderen. Om dit te kunnen doen, moeten we de relevante clientinstellingen inschakelen:
Druk op Klantinstelling op uw startbord;
Tabblad Interface;
De relevante instellingen zijn;
...
Naam
...
Beschrijving
...
Dagen in bak
...
Dagen dat een object in de prullenbak mag zitten voordat het in aanmerking komt voor automatische verwijdering. Een minimum van 7 dagen moet worden ingesteld. Als hier geen aantal is ingesteld, maar toestaan verwijderen is ingesteld op ja, is het toegestaan om items permanent te verwijderen direct nadat ze naar de prullenbak zijn verplaatst.
...
Verwijderen toestaan
...
Indien ingesteld op ja, mogen gebruikers ingegraven objecten verwijderen.
Automatisch verwijderen van ingepakte items
Deze clientinstellingen gelden voor de volledige omgeving. Opmerking: de dagen waarna een object automatisch permanent wordt verwijderd, worden ingesteld op objectniveau.
Navigeer naar een object via de tegel 'objecten' op je startbord.
Zoeken naar een object.
Klik op de hyperlink van het object om het te openen.
Hier moeten we de instelling 'dagen in bak' invullen.
...
Naam
...
Beschrijving
...
Dagen in bak
...
Aantal dagen dat een object maximaal in de bak mag blijven. Als dit aantal dagen voorbij is, wordt het object automatisch uit de bak verwijderd. Als het aantal dagen is ingesteld op 0, worden er geen objecten van dit type automatisch verwijderd.
Handmatig verwijderen van ingepakte items
Als de clientinstelling "Verwijderen toestaan = ja" is, is de instelling voor permanente verwijdering beschikbaar. Wanneer je naar een object in de prullenbak navigeert, is dit pictogram beschikbaar.
Nadat je hierop hebt geklikt en het item definitief hebt verwijderd, geeft Workplace een lijst met mogelijke gerelateerde objecten die ook worden verwijderd. Na het permanent verwijderen van een item zal het niet langer zichtbaar zijn in de prullenbak/archief of in de prullenbak/geschiedenislijst van het gebruikersprofiel.
| Note |
|---|
Denk eraan: Niet alle objecten, zoals gebruikers, kunnen worden verwijderd en daarom is permanent verwijderen ook niet mogelijk. Voor items in het archief geldt dat ze eerst moeten worden hersteld → verwijderd → permanent verwijderd voordat ze permanent kunnen worden verwijderd. |
Samenvatting
| Rw ui textbox macro |
|---|
|
Zoek op
...
General
The most objects created by the user in Workplace Management can be deleted or achived. Deleting an object will result in the object being moved to the bin (digital trashcan). Deleted objects can no longer be found via the regular search pages. Deleted objects can also no longer be linked to other objects. For example a deleted building can no longer be linked to a request.
Administrators can search through the whole bin and can restore objects from the bin, if necesarry. Objects in the bin can be permanently removed from the application manually by the administrator. The bin can also be emptied automatically after a specified number of days determined via ‘Client settings' → ‘Interface’ → 'Days in bin’.
Next to deleting objects, it is also possible to archive objects. Archiving an object also moves the object to an archive (similar to the bin) and the object also can not be searched via the regular search options anymore. The difference between the bin and the archive is that archived objects stay in the archive as long as desired.
Some objects are not allowed to be deleted by a regular (non-administrator) user*. These objects can only be archived. For example, system users can not be deleted, because a lot of objects are related to/created by the system user and cannot be unlinked from the system user.
| Info |
|---|
*Objects which cannot be deleted by a regular user, can only be deleted by an administrator via the 'Correct mode'. |
Deleting and archiving an object in Workplace Management can be done via the corresponding buttons on the object:
...
Deleting and archiving objects can also be done in bulk via a result (list) page:
...
Some list pages also allow users to delete objects individually directly from the list page:
...
Deleting an object is usually done if:
The object is created by accident
The object is created to test a process or module
The object cannot be cancelled via the workflow
It does not matter if the object will be permanently removed from the application automatically or manually by an administrator
Archiving an object is usually done if:
It is not allowed to delete the object
The object is not applicable anymore, but is still relevant for historical reports
The object is not applicable anymore, but is still linked to other objects for users to see
The object cannot be cancelled via the workflow
If an object is deleted and was linked to a request, a (non-administrator) user will not see the linked (deleted) object anymore.
If an object is archived and was linked to a request, a (non-administrator) user is still able to see the archived object linked to the request.
Search objects in the Bin and Archive
All users can find their deleted and archived objects via the ‘Bin’ menu on their profile:
...
Administrators can navigate to the bin and archive via the navigation menu ‘Admin' → ‘Bin’ and 'Archive’:
...
The bin and archive navigation menu options are very similar to each other. A search page is shown where the deleted or archived objects can be searched. Specify a type of object (the technical object name, e.g. WorkOrder) and/or a period when the object was deleted or archived. Click on ‘Count' to first check the number of objects found and click ‘Search’ to perform the search in the bin or archive with the specified filters.
...
If the the bin is not automatically emptied or the client uses the bin and archive a lot, then searching the bin or archive can result in a lot of results. When searching the bin or archive it is adviced to use the filter options to narrow down the results.
Restore objects from the Bin and Archive
If objects are deleted or archived by accident, the objects can be restored from the bin or archive. Restoring objects can be done in bulk (multiple objects at once) or individually.
Restoring in bulk can be done in the results page after a search. Select all applicable objects and click on ‘Restore’:
Restoring an individual object can be done by opening the object and clicking on the restore button:
...
Restoring objects can only be done by an administrator.
Deleted objects show a red banner:
...
Archived objects show a yellow banner:
...
Permanently remove objects from the Bin
Objects in the bin can be permanently deleted manually or automatically. The adminstrator can open the binned object and click on ‘Delete’ (circle with x) to permanently delete the object:
...
Permanently delete objects in bulk is also possible via the bins result page. Select the objects which need to be deleted permantently and click on 'Remove':
...
If the setting ‘Client settings' → ‘Interface’ → 'Days in bin’ is set, the objects in the bin will be permanently deleted after the specified number of days.
Objects in the archive cannot be permanently deleted from the archive.