...
Algemeen
A Een regime in Workplace Management is an object, where available and non-available hours and days can be registered. Using regimes has multiple purposes:
...
een object waarin beschikbare en niet-beschikbare uren en dagen kunnen worden geregistreerd. Het gebruik van regimes heeft meerdere doelen:
Registreer de beschikbaarheid van een gebouw voor het reserveren van ruimtes (bijv. vergaderruimtes alleen te reserveren tussen 08:00 en 17:00)
Calculate the SLA times used in a request, based on the work hours (if a request needs to be handled within 8 work hours, the hours during unavailbility are not taken into account, when calculating the planned handle date).
Visualize the reservation calendar as desired (day view and available/unavailable hours)
Create and manage regimes
Regimes can be created via ‘Module settings' → ‘Master data’ → ‘Regimes’. Via the 'Manage regimes’ button all already exsting regimes can be found and new regimes can be added:
...
When creating a new regime, a name and time zone can be specified. If the time zone is left empty, the time zone of the client environment is automatically used ('Client settings' → ‘Interface' tab → 'Time zone’ ). Via the ‘Add availability' button, the availability can be added. Select any day of the week (monday - sunday) to register the availability for that day, select ‘Workday’ (which applies to monday - friday) or select 'Weekend’ (saturday and sunday) and specify the from and until time the availability applies.
For example:
Available: Workday Bereken de SLA-tijden die worden gebruikt in een verzoek, gebaseerd op de werkuren (als een verzoek binnen 8 werkuren moet worden afgehandeld, worden de uren tijdens onbeschikbaarheid niet meegerekend bij het berekenen van de geplande afhandelingsdatum).
De reserveringskalender naar wens visualiseren (dagweergave en beschikbare/onbeschikbare uren)
Regimes creëren en beheren
Regimes kunnen worden gemaakt via 'Module-instellingen' → 'Master data' → 'Regimes'. Via de knop 'Regimes beheren' kunnen alle reeds bestaande regimes worden gevonden en kunnen nieuwe regimes worden toegevoegd:
...
Bij het aanmaken van een nieuw regime kan een naam en tijdzone worden opgegeven. Als de tijdzone leeg wordt gelaten, wordt automatisch de tijdzone van de clientomgeving gebruikt ('Client instellingen' → 'Interface' tab → 'Tijdzone' ). Via de knop 'Beschikbaarheid toevoegen' kan de beschikbaarheid worden toegevoegd. Selecteer een willekeurige dag van de week (maandag - zondag) om de beschikbaarheid voor die dag te registreren, selecteer 'Werkdag' (dat geldt voor maandag - vrijdag) of selecteer 'Weekend' (zaterdag en zondag) en geef aan van en tot wanneer de beschikbaarheid geldt.
Bijvoorbeeld:
Beschikbaar: Werkdag 08:00 - 17:00
AvailableBeschikbaar: Saturday Zaterdag 09:00 - 12:00
...
Via the ‘Add non-available date' button, specific dates can be added as unavailable days. The start date and time and the end date and time can be specified on what day(s) the object, where the regime is linked to is unavailable.
...
Regimes are applied as follows for a reservable:
The reservable has a regime linked to it → the reservables linked regime applies
The reservable has no regime linked to it, but the property where the reservable is located has a regime linked to it → the property regime applies
The reservable and property do not have a regime linked to it → the general regime applies
Link regimes to objects
Via ‘Module settings' → ‘Master data’ → ‘Regimes’ → include 'General regime' a general regime can be linked. The general regime will by default be applied to all applicable places and processes. If no general regime is linked, by default no availability restrictions are applied.
...
Next to the general regime, regimes can also be linked to Buildings and Reservables (Areas, Assets and Catering). If the building or reservable has a dedicated regime linked, then that regime applies. If no particular regime is linked to the building or reservable, then the general regime applies. Reasons for using different regimes can be that different buildings might have different work hours (opening hours) or catering items can only be reserved during lunch hours.
Linking a regime to a building can be done via the 'Details' tab → ‘Regime' tab → ‘Regime linked to object’ overview. Linking a regime to a reservable, can be done via the 'Reservation settings' tab → 'Linked regimes’ include.
...
If regimes have been linked to specific objects, these can be found via the objects themselves or via a general overview via ‘Module settings' → ‘Master data’ → ‘Regimes’ →include 'Regimes linked to specific objects'de knop 'Niet-beschikbare datum toevoegen' kunnen specifieke data worden toegevoegd als niet-beschikbare dagen. De begindatum en -tijd en de einddatum en -tijd kunnen worden opgegeven op welke dag(en) het object waaraan het regime is gekoppeld niet beschikbaar is.
...
Regimes worden als volgt toegepast voor een reserveerbare:
Aan de reservabele is een regime gekoppeld → het aan de reservabele gekoppelde regime is van toepassing
Aan het te reserveren goed is geen regime verbonden, maar aan het eigendom waar het te reserveren goed zich bevindt, is wel een regime verbonden → het eigendomsregime is van toepassing
Er is geen regime gekoppeld aan de voorbehouden en eigendommen → het algemene regime is van toepassing
Regimes aan objecten koppelen
Via 'Module-instellingen' → 'Master data' → 'Regimes' → 'Algemeen regime' opnemen kan een algemeen regime gekoppeld worden. Het algemene regime wordt standaard toegepast op alle plaatsen en processen die van toepassing zijn. Als er geen algemeen regime is gekoppeld, worden er standaard geen beschikbaarheidsbeperkingen toegepast.
...
Naast het algemene regime kunnen regimes ook gekoppeld worden aan Gebouwen en Reserveren (Gebieden, Activa en Catering). Als aan het gebouw of het te reserveren object een specifiek regime is gekoppeld, dan is dat regime van toepassing. Als er geen specifiek regime is gekoppeld aan het gebouw of het te reserveren object, dan is het algemene regime van toepassing. Redenen voor het gebruik van verschillende regimes kunnen zijn dat verschillende gebouwen verschillende werktijden (openingstijden) kunnen hebben of dat catering-items alleen tijdens de lunchpauze kunnen worden gereserveerd.
Een regime koppelen aan een gebouw kan via het tabblad 'Details' → 'Regime' → 'Regime gekoppeld aan object' overzicht. Het koppelen van een regime aan een reserveerbaar object kan via het tabblad 'Reserveringsinstellingen' → 'Gekoppelde regimes'.
...
Als regimes aan specifieke objecten zijn gekoppeld, kunnen deze worden gevonden via de objecten zelf of via een algemeen overzicht via 'Module-instellingen' → 'Master data' → 'Regimes' → 'Regimes gekoppeld aan specifieke objecten' opnemen:
...