Algemeen

Een regime in Workplace Management is een object waarin beschikbare en niet-beschikbare uren en dagen kunnen worden geregistreerd. Het gebruik van regimes heeft meerdere doelen:

• Registreer de beschikbaarheid van een gebouw voor het reserveren van ruimtes (bijv. vergaderruimtes alleen te reserveren tussen 08:00 en 17:00)

• Bereken de SLA-tijden die worden gebruikt in een verzoek, gebaseerd op de werkuren (als een verzoek binnen 8 werkuren moet worden afgehandeld, worden de uren tijdens onbeschikbaarheid niet meegerekend bij het berekenen van de geplande afhandelingsdatum).

• De reserveringskalender naar wens visualiseren (dagweergave en beschikbare/onbeschikbare uren)

Regimes creëren en beheren

Regimes kunnen worden gemaakt via 'Module-instellingen' → 'Master data' → 'Regimes'. Via de knop 'Regimes beheren' kunnen alle reeds bestaande regimes worden gevonden en kunnen nieuwe regimes worden toegevoegd:

Open

Open

Bij het aanmaken van een nieuw regime kan een naam en tijdzone worden opgegeven. Als de tijdzone leeg wordt gelaten, wordt automatisch de tijdzone van de clientomgeving gebruikt ('Client instellingen' → 'Interface' tab → 'Tijdzone' ). Via de knop 'Beschikbaarheid toevoegen' kan de beschikbaarheid worden toegevoegd. Selecteer een willekeurige dag van de week (maandag - zondag) om de beschikbaarheid voor die dag te registreren, selecteer 'Werkdag' (dat geldt voor maandag - vrijdag) of selecteer 'Weekend' (zaterdag en zondag) en geef aan van en tot wanneer de beschikbaarheid geldt.

Bijvoorbeeld:

• Beschikbaar: Werkdag 08:00 - 17:00

• Beschikbaar: Zaterdag 09:00 - 12:00

Via de knop 'Niet-beschikbare datum toevoegen' kunnen specifieke data worden toegevoegd als niet-beschikbare dagen. De begindatum en -tijd en de einddatum en -tijd kunnen worden opgegeven op welke dag(en) het object waaraan het regime is gekoppeld niet beschikbaar is.

Regimes worden als volgt toegepast voor een reserveerbare:

1. Aan de reservabele is een regime gekoppeld → het aan de reservabele gekoppelde regime is van toepassing

2. Aan het te reserveren goed is geen regime verbonden, maar aan het eigendom waar het te reserveren goed zich bevindt, is wel een regime verbonden → het eigendomsregime is van toepassing

3. Er is geen regime gekoppeld aan de voorbehouden en eigendommen → het algemene regime is van toepassing

Regimes aan objecten koppelen

Via 'Module-instellingen' → 'Master data' → 'Regimes' → 'Algemeen regime' opnemen kan een algemeen regime gekoppeld worden. Het algemene regime wordt standaard toegepast op alle plaatsen en processen die van toepassing zijn. Als er geen algemeen regime is gekoppeld, worden er standaard geen beschikbaarheidsbeperkingen toegepast.

Naast het algemene regime kunnen regimes ook gekoppeld worden aan Gebouwen en Reserveren (Gebieden, Activa en Catering). Als aan het gebouw of het te reserveren object een specifiek regime is gekoppeld, dan is dat regime van toepassing. Als er geen specifiek regime is gekoppeld aan het gebouw of het te reserveren object, dan is het algemene regime van toepassing. Redenen voor het gebruik van verschillende regimes kunnen zijn dat verschillende gebouwen verschillende werktijden (openingstijden) kunnen hebben of dat catering-items alleen tijdens de lunchpauze kunnen worden gereserveerd.

Een regime koppelen aan een gebouw kan via het tabblad 'Details' → 'Regime' → 'Regime gekoppeld aan object' overzicht. Het koppelen van een regime aan een reserveerbaar object kan via het tabblad 'Reserveringsinstellingen' → 'Gekoppelde regimes'.

Als regimes aan specifieke objecten zijn gekoppeld, kunnen deze worden gevonden via de objecten zelf of via een algemeen overzicht via 'Module-instellingen' → 'Master data' → 'Regimes' → 'Regimes gekoppeld aan specifieke objecten' opnemen: