...

Algemeen

Changing fields Velden in bulk is an efficient way to adjust a specific field in a large number of objects with a new value. Examples of updating fields in bulk might be:

• Change the supplier of a certain list of assets into a new supplier

• Change the manager of a certain list of (employee) contacts in a new manager

• Change the owner contact of a list of buildings in a new owner contact

These examples could be done manually, one by one. However, it can be a tedious process, having to update every object manually. It is more efficient to let Workplace Management do the same process in bulk to save ourselves from doing a lot of manually intensive and time-consuming work.

Changing data in bulk is a default feature in Workplace Management that can be initiated via a list page or a standard report as an administrator user.

Updating a field in bulk

Updating a field in bulk is always done via a list of objects. This list can be the result of searching on a specific object (for instance, using advance search on the persons search to return a list of all persons with a certain manager) or using pre-defined reports.

In the list, the following pre-conditions are necessary:

• The rows in the list have a multi select option enabled

• The ‘Selection' option with the sub option ‘Update fields’ is available

...

Not all lists might have the option to select or to update fields, since it is either not relevant or not intended to do this with that specific list.

To actually preform the bulk update:

1. Select the objects (rows) that have to be updated by clicking on the ‘Selection box’ in front of the relevant rows (or select all rows in one go via the top selection button);

2. Click on the ‘Update fields’ button;

3. Select the field that should be updated; (this pull down of fields to choose from contains all fields available for the object and not only the fields displayed on the specific page)

4. Select the value the field should be updated to;

5. Click ‘Ok’ to update.

...

wijzigen is een efficiënte manier om een specifiek veld in een groot aantal objecten aan te passen met een nieuwe waarde. Voorbeelden van velden in bulk bijwerken kunnen zijn:

• De leverancier van een bepaalde lijst met bedrijfsmiddelen wijzigen in een nieuwe leverancier

• De manager van een bepaalde lijst met (werknemers)contacten wijzigen in een nieuwe manager

• Het eigenaarscontact van een lijst met gebouwen wijzigen in een nieuw eigenaarscontact

Deze voorbeelden kunnen handmatig worden gedaan, één voor één. Het kan echter een vervelend proces zijn om elk object handmatig bij te werken. Het is efficiënter om Workplace Management hetzelfde proces in bulk te laten uitvoeren, zodat we onszelf veel handmatig intensief en tijdrovend werk kunnen besparen.

Gegevens in bulk wijzigen is een standaardfunctie in Workplace Management die kan worden gestart via een lijstpagina of een standaardrapport als beheerdergebruiker.

Een veld in bulk bijwerken

Een veld in bulk bijwerken gebeurt altijd via een lijst van objecten. Deze lijst kan het resultaat zijn van het zoeken op een specifiek object (bijvoorbeeld door geavanceerd te zoeken op personen om een lijst te krijgen van alle personen met een bepaalde manager) of door vooraf gedefinieerde rapporten te gebruiken.

In de lijst zijn de volgende voorwaarden noodzakelijk:

• De rijen in de lijst hebben een meerkeuzeoptie ingeschakeld

• De optie 'Selectie' met de suboptie 'Velden bijwerken' is beschikbaar

...

Niet alle lijsten hebben de optie om velden te selecteren of bij te werken, omdat het niet relevant is of niet de bedoeling is om dit te doen met die specifieke lijst.

Om de bulkupdate daadwerkelijk uit te voeren:

1. Selecteer de objecten (rijen) die moeten worden bijgewerkt door op het 'Selectievakje' voor de relevante rijen te klikken (of selecteer alle rijen in één keer via de bovenste selectieknop);

2. Klik op de knop 'Velden bijwerken';

3. Selecteer het veld dat moet worden bijgewerkt; (deze pulldown van velden om uit te kiezen bevat alle velden die beschikbaar zijn voor het object en niet alleen de velden die op de specifieke pagina worden weergegeven)

4. Selecteer de waarde waarnaar het veld moet worden bijgewerkt;

5. Klik op 'Ok' om bij te werken.

...