Managing documents in Workplace

Documents are created or uploaded via multiple options:

• Uploaded by a user from within an object (for instance a photo or PDF within a request)

• Uploaded by a user directly within the document module as a stand alone document

• Automatically generate by the system (for instance certain import log files or the invoice document that gets automatically generated in outgoing invoices)

When a document is created or uploaded this is done in a certain document category (allowing for all the benefits that categories have). By default, Workplace management has a pre-defined set of categories. In most cases the category is automatically determined. For instance, a document uploaded in the context of a contract, automatically get the ‘Contract document’ category.

It is possible to upload a document without storing it in a folder. This is for example common when uploading a document to a request, reservation, or perhaps a work order. In this case the document is linked that specific object.

General document search via navigation menu

All document that are uploaded in Workplace Management (Either within the context of an object, created as a stand alone document or automatically generated by the system), can be found in the Documents module via the navigation menu:

Image Removed

This navigation menu option is only visible to administrators and users with the system group: 4. Document manager (FMB-G067)

Using Document Folders

It is also possible to store these documents in a specific document folder. These folders work similar as the document folders on a computer.

Document folders are found in two places:

1. In the menu option DOCUMENTS > Documents > press the ‘Folder’ button in the document include.

2. In the context of some types of objects, for example:

   1. Nagivation menu option Buildings > Buildings > open a building > Documents tab > press the ‘Folder’ button in the document include.

   2. Navigation menu option ASSETS > Assets > open an asset > Documents tab > press the ‘Folder’ button in the document include.

Creating or editing document folders

Document folders can be created and edited by administrators and users with the system group 1: create document folders:

1. Navigate to a folder page (see steps in the section above).

2. Determine on what hierarchical level the folder should be created. The new folder is always a child of the folder you’ve selected. For example:

   1. Select “Document” (Grey rectangle around the text) to create the folder at the highest level. See screenshot.

   2. When you want to create a sub-folder, make sure to select the folder under which the new folder needs to be created. If you select ‘Logos’, the new folder will be created as a child of the ‘Logos’ folder

3. Press the plus icon on the top right.

4. Press New to create a new folder. Or Edit to edit the folder.

Image Removed

Adding documents to folders

There are two ways to to add documents to folder:

Add a document to a folder after it was uploaded. For this there are two ways:

Navigate to the folder to where you to move the document > press ‘the assign document to folder’ button on the top right > look up the document

Image Removed

Documenten beheren in Workplace

Documenten worden via meerdere opties aangemaakt of geüpload:

• Geüpload door een gebruiker vanuit een object (bijvoorbeeld een foto of PDF binnen een verzoek)

• Door een gebruiker rechtstreeks in de documentmodule geüpload als een op zichzelf staand document

• Automatisch gegenereerd door het systeem (bijvoorbeeld bepaalde importlogbestanden of het factuurdocument dat automatisch wordt gegenereerd in uitgaande facturen)

Wanneer een document wordt gemaakt of geüpload, gebeurt dit in een bepaalde documentcategorie (waardoor alle voordelen die categorieën hebben). Workplace Management heeft standaard een vooraf gedefinieerde set categorieën. In de meeste gevallen wordt de categorie automatisch bepaald. Een document dat bijvoorbeeld wordt geüpload in het kader van een contract, krijgt automatisch de categorie 'Contractdocument'.

Het is mogelijk om een document te uploaden zonder het op te slaan in een map. Dit is bijvoorbeeld gebruikelijk bij het uploaden van een document bij een aanvraag, reservering of misschien een werkorder. In dit geval is het document gekoppeld aan dat specifieke object.

Algemeen documenten zoeken via navigatiemenu

Alle documenten die zijn geüpload in Workplace Management (hetzij binnen de context van een object, aangemaakt als een op zichzelf staand document of automatisch gegenereerd door het systeem), zijn te vinden in de module Documenten via het navigatiemenu:

Image Added

Deze navigatiemenu-optie is alleen zichtbaar voor beheerders en gebruikers met de systeemgroep: 4. Documentbeheer (FMB-G067)

Documentenmappen gebruiken

Het is ook mogelijk om deze documenten op te slaan in een specifieke documentenmap. Deze mappen werken op dezelfde manier als de documentmappen op een computer.

Documentmappen zijn te vinden op twee plaatsen:

1. In de menuoptie DOCUMENTEN > Documenten > druk op de knop 'Map' in het document onder andere.

2. In de context van sommige soorten objecten, bijvoorbeeld:

   1. Nagivation menu-optie Gebouwen > Gebouwen > open een gebouw > tabblad Documenten > druk op de knop 'Map' in de documentenlijst.

   2. Navigatiemenu optie ACTIVA > Activa > open een activum > tabblad Documenten > druk op de knop 'Map' in het document onder andere.

Documentmappen maken of bewerken

Documentmappen kunnen worden gemaakt en bewerkt door beheerders en gebruikers met de systeemgroep 1: documentmappen maken:

1. Navigeer naar een mappagina (zie stappen in het gedeelte hierboven).

2. Bepaal op welk hiërarchisch niveau de map moet worden aangemaakt. De nieuwe map is altijd een kind van de map die je hebt geselecteerd. Bijvoorbeeld:

   1. Selecteer "Document" (Grijze rechthoek rond de tekst) om de map op het hoogste niveau te maken. Zie schermafbeelding.

   2. Als je een submap wilt maken, moet je de map selecteren waaronder de nieuwe map moet worden gemaakt. Als je 'Logos' selecteert, wordt de nieuwe map aangemaakt als een kind van de map 'Logos'.

3. Druk op de plus pictogram rechtsboven.

4. Druk op Nieuw om een nieuwe map aan te maken. Of Bewerk om de map te bewerken.

Image Added

Documenten toevoegen aan mappen

Er zijn twee manieren om documenten aan een map toe te voegen:

1. Upload een document rechtstreeks naar een map. Dit wordt beschreven in de Uploading and viewing documents artikel.

2. Een document toevoegen aan een map nadat het is geüpload. Hiervoor zijn er twee manieren:

   1. Navigeer naar de map waarnaar je het document wilt verplaatsen > druk op de knop 'Document toewijzen aan map' rechtsboven > zoek het document op
      

      Image Added

   2. Open het document > druk op de functietoets 'Verplaatsen naar' > zoek map > selecteer een map met het selectievakje > Ok . Opmerking: deze functieknop is standaard verborgen.
      

      

Document

versies

• Bij het maken van een document in Workplace krijgt het een uniek referentienummer en wordt het gemaakt als versie 1.0

• It is possible to upload a new version of the same document. This is for example the preferred way for templates (as the link to other objects remains in tact)

• To create a new version of an existing document:

• open the document

• press ‘Upload’ button

• upload a new version of the document

Via the client setting 'Version numbering' you can determine the version numbering. The default

Het is mogelijk om een nieuwe versie van hetzelfde document te uploaden. Dit is bijvoorbeeld de voorkeursmethode voor sjablonen (omdat de link naar andere objecten intact blijft).

• Een nieuwe versie van een bestaand document maken:

  • het document openen

  • druk op de knop 'Uploaden

  • een nieuwe versie van het document uploaden

  • Via de clientinstelling 'Versienummering' kun je de versienummering bepalen. De standaardinstelling is 1.1, 1.2, 1.3, etcenz.

• Workplace makes sure that the latest version (unless specified otherwise) is set as active version.

• By deleting the latest version, Workplace automatically uses the newest version uploaded in the document.

• Old version can be viewed in the ‘Versions’ tabzorgt ervoor dat de nieuwste versie (tenzij anders aangegeven) wordt ingesteld als actieve versie.

• Door de laatste versie te verwijderen, gebruikt Workplace automatisch de nieuwste versie die in het document is geüpload.

• De oude versie kan worden bekeken op het tabblad 'Versies'.