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1. What is this module about

The Compliance module is designed to facilitate the effective management of legislation documentation for buildings and building elements (assets) in order to be compliant. In its core functionality, the module grants access to default legislation(s) (currently, only the Dutch legislation is available, but it is also possible to create your own set of regulations) related to buildings and building elements.

The next parts will go into more detail on some of the core concepts of this module:

1.1 Legislation

A legislation object mainly consists of a PDF document that contains the details of the legislation and a list of document types needed to comply with this legislation. An example is the ‘Elevator' legislation with 8 document types. Some document-type examples are:

• ‘Inspection report’ which is required every 3 months

• ‘Logbook available’ which is required once

The legislation as a whole or the specific document type can be related to a building, an asset, or both. This will determine which legislation can be linked to which type of object (Building, Asset, or both) and for which document types the legislation documents are automatically generated.

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1.2 Buildings and Assets

The compliance module is aimed towards being compliant with rules and regulations for buildings and building elements, therefore the use of both the ‘Building and areas' and 'Assets’ modules is always needed in combination with the compliance module.

1.3 Linking legislation

Building and assets both have a ‘Compliance' tab available, which is used to link the relevant legislation object(s) to the specific building or asset. It is possible to have multiple legislations linked to a single buildings or asset.

If a legislation is linked to a building or asset, the relevant document types are automatically generated as legislation documents, related to the building or asset.

Using codes

Linking legislation objects to a building or asset can be done by searching through the whole list of legislations, but in the context of assets, it is also possible to link a code (on the compliance tab). This will be used as a filter when linking legislation objects to the asset (only legislation objects are shown related to the code via the legislation object or the parent legislation object).

Legislation suggestions

If codes are linked to the assets, it is also possible to use the 'Legislation suggestions' functionality. This functionality automatically suggests applicable legislation objects for each of the relevant assets based on the code. Legislation suggestions are only generated if the asset has no linked legislation object yet. If more than one legislation object can be applicable based on the code, the user needs to make a choice.

1.4 Legislation documents

Once a legislation object is linked to an object (building or asset), legislation documents are generated in the context of this object, one for each of the document types related to the legislation object. This legislation document object is the object used to upload the actual document (e.g. an inspection of an elevator) and to keep track of the compliance status for this object and document type.

1.4.1 Legislation documents workflow process

The next steps describe the legislation document process on a high level. See Compliance user manual for a more detailed description.

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Register initial reference data

For every new legislation document, the initial reference data must be specified in the first step. This date is typically the construction date or the date the object was taken into production. The initial reference date and the document type conditions are then used to calculate the initial expiration date of the legislation document. These conditions determine among other things, if a document is only needed once, when the first document is needed, what the frequency of the document is, etc. If a document is needed immediately and none has been uploaded yet, the expiration date is likely to align with the initial reference date.

Upload document

If the legislation document is expired or is about to expire, a new document needs to be uploaded. This document is usually a new certificate or proof of inspection. The execution date of the inspection needs to be specified and is used to determine the new expiration date of the legislation document. The new expiration date will be generated if there are no remaining points and no approval is necessary. If a legislation document needs to be approved, is by default determined in the document type but can be deviated from the legislation document itself.

Compliant or expired

Based on the expiration date, the legislation document will automatically become compliant or (if the expiration date is in the past) become expired. To avoid legislation documents from expiring, the compliance overviews can be used to monitor all the legislation documents and upload new documents (versions) if needed.

Compliance overviews

There are several overviews and dashboards available to keep track of all relevant compliance subjects. The compliance tasks overview shows the legislation documents, where a task needs to be executed. Either registering the initial reference date, uploading the initial document, uploading a new version to stay compliant, legislation documents to approve, etc.

The compliance overview consists of multiple includes with all the relevant information and can be found via the startboard tab and the navigation menu.

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1.5 Other relevant options

In order to help users get a grip on the whole list of legislation documents, and be signaled on time for new versions that will be required. There are two settings available on the legislation document level, which are worth mentioning here:

• Reminder expiration date: This will indicate how long before the expiration date, this legislation document will show up in the legislation overviews as a task to upload a new version. By default, this is set to 30 days but can be changed per legislation document.

• Additional reminder date: Per legislation document, an additional reminder date can be set resulting in the legislation document showing up in the compliance overview from this date onward. For example, if a document is only needed once, but it is still advised to upload a new version after x years.

2. Automatic emails send in the workflow(s)

There are no emails sent via the workflow. Only a weekly automatic email with a list of open tasks related to compliance is automatically sent to users with the system group FMB-G149 Compliance tasks.

3. Additional information on this module

More information on the Compliance module can be found via the following related articles:

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For an (end) user manual, see: Compliance module for (end)users

1. Worum geht es in diesem Modul?

Das Modul "Compliance" wurde entwickelt, um die effektive Verwaltung der Gesetzesdokumentation für Gebäude und Gebäudeelemente (Assets) zu erleichtern, damit diese konform sind. In seiner Kernfunktionalität gewährt das Modul Zugang zu Standardgesetzen (derzeit sind nur die niederländischen Gesetze verfügbar, aber es ist auch möglich, Ihre eigenen Vorschriften zu erstellen), die sich auf Gebäude und Gebäudeelemente beziehen.

In den nächsten Abschnitten werden einige der Kernkonzepte dieses Moduls näher erläutert:

1.1 Gesetzgebung

Ein Gesetzgebungsobjekt besteht hauptsächlich aus einem PDF-Dokument, das die Details der Gesetzgebung und eine Liste der Dokumenttypen enthält, die zur Einhaltung dieser Gesetzgebung erforderlich sind. Ein Beispiel ist die Rechtsvorschrift "Aufzug" mit 8 Dokumenttypen. Einige Beispiele für Dokumenttypen sind:

• Inspektionsbericht", der alle 3 Monate erforderlich ist

• Logbuch vorhanden", das einmalig benötigt wird

Die Gesetzgebung als Ganzes oder die spezifische Dokumentenart kann mit einem Gebäude, einem Vermögenswert oder beidem verbunden sein. Dadurch wird festgelegt, welche Rechtsvorschriften mit welchem Objekttyp (Gebäude, Anlage oder beides) verknüpft werden können und für welche Dokumenttypen die Rechtsdokumente automatisch erstellt werden.

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1.2 Gebäude und Vermögenswerte

Das Modul "Compliance" zielt auf die Einhaltung von Regeln und Vorschriften für Gebäude und Gebäudeelemente ab, daher ist die Verwendung der Module "Gebäude und Flächen" und "Anlagen" immer in Kombination mit dem Modul "Compliance" erforderlich.

1.3 Verknüpfung von Rechtsvorschriften

Sowohl für Gebäude als auch für Anlagen steht eine Registerkarte "Compliance" zur Verfügung, die dazu dient, die relevanten Gesetzesobjekte mit dem jeweiligen Gebäude oder der jeweiligen Anlage zu verknüpfen. Es ist möglich, mehrere Rechtsvorschriften mit einem einzelnen Gebäude oder Vermögenswert zu verknüpfen.

Wenn eine Rechtsvorschrift mit einem Gebäude oder einer Anlage verknüpft ist, werden die entsprechenden Dokumenttypen automatisch als Rechtsvorschriftendokumente erstellt, die sich auf das Gebäude oder die Anlage beziehen.

Codes verwenden

Die Verknüpfung von Gesetzgebungsobjekten mit einem Gebäude oder einer Anlage kann durch die Suche in der gesamten Liste der Gesetzgebungen erfolgen, aber im Zusammenhang mit Anlagen ist es auch möglich, einen Code zu verknüpfen (auf der Registerkarte Compliance). Dieser wird bei der Verknüpfung von Rechtsobjekten mit der Anlage als Filter verwendet (es werden nur Rechtsobjekte angezeigt, die über das Rechtsobjekt oder das übergeordnete Rechtsobjekt mit dem Code verknüpft sind).

Vorschläge zur Gesetzgebung

Wenn Codes mit den Assets verknüpft sind, ist es auch möglich, die Funktion "Vorschläge für Rechtsvorschriften" zu nutzen. Diese Funktion schlägt auf der Grundlage des Codes automatisch anwendbare Gesetzgebungsobjekte für jedes der relevanten Assets vor. Vorschläge zur Gesetzgebung werden nur generiert, wenn die Anlage noch kein verknüpftes Gesetzgebungsobjekt hat. Wenn mehr als ein Rechtsobjekt auf der Grundlage des Codes anwendbar ist, muss der Benutzer eine Auswahl treffen.

1.4 Dokumente zur Gesetzgebung

Sobald ein Gesetzgebungsobjekt mit einem Objekt (Gebäude oder Anlage) verknüpft ist, werden im Kontext dieses Objekts Gesetzgebungsdokumente erstellt, und zwar eines für jede der Dokumentarten, die sich auf das Gesetzgebungsobjekt beziehen. Dieses Gesetzgebungsdokument ist das Objekt, das zum Hochladen des eigentlichen Dokuments (z. B. eine Inspektion eines Aufzugs) und zur Verfolgung des Konformitätsstatus für dieses Objekt und diese Dokumentart verwendet wird.

1.4.1 Die Gesetzgebung dokumentiert den Workflow-Prozess

Die folgenden Schritte beschreiben den Prozess der Erstellung von Gesetzgebungsdokumenten in groben Zügen. Siehe Compliance-Benutzerhandbuch für eine ausführlichere Beschreibung.

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Registrieren der ursprünglichen Referenzdaten

Für jedes neue Rechtsdokument müssen im ersten Schritt die ursprünglichen Referenzdaten angegeben werden. Dieses Datum ist in der Regel das Erstellungsdatum oder das Datum, an dem das Objekt in Produktion genommen wurde. Anhand des Anfangsbezugsdatums und der Bedingungen für die Dokumentart wird dann das anfängliche Verfallsdatum des Gesetzesdokuments berechnet. Diese Bedingungen bestimmen unter anderem, ob ein Dokument nur einmal benötigt wird, wann das erste Dokument benötigt wird, wie häufig das Dokument benötigt wird, usw. Wenn ein Dokument sofort benötigt wird und noch kein Dokument hochgeladen wurde, wird das Verfallsdatum wahrscheinlich mit dem ursprünglichen Bezugsdatum übereinstimmen.

Dokument hochladen

Wenn das Rechtsdokument abgelaufen ist oder demnächst abläuft, muss ein neues Dokument hochgeladen werden. Bei diesem Dokument handelt es sich in der Regel um eine neue Bescheinigung oder einen Prüfnachweis. Das Ausführungsdatum der Inspektion muss angegeben werden und wird zur Bestimmung des neuen Ablaufdatums des Gesetzesdokuments verwendet. Das neue Ablaufdatum wird generiert, wenn es keine verbleibenden Punkte gibt und keine Genehmigung erforderlich ist. Ob ein Gesetzgebungsdokument genehmigt werden muss, ist standardmäßig in der Dokumentenart festgelegt, kann aber aus dem Gesetzgebungsdokument selbst abgeleitet werden.

Konform oder ausgelaufen

Anhand des Ablaufdatums wird das Gesetzgebungsdokument automatisch konform oder (wenn das Ablaufdatum in der Vergangenheit liegt) abgelaufen sein. Um zu verhindern, dass Dokumente der Gesetzgebung ablaufen, können die Übersichten zur Einhaltung der Vorschriften verwendet werden, um alle Dokumente der Gesetzgebung zu überwachen und bei Bedarf neue Dokumente (Versionen) hochzuladen.

Übersichten über die Einhaltung der Vorschriften

Es stehen mehrere Übersichten und Dashboards zur Verfügung, um den Überblick über alle relevanten Compliance-Themen zu behalten. Die Übersicht über die Compliance-Aufgaben zeigt die Gesetzesdokumente an, für die eine Aufgabe ausgeführt werden muss. Entweder die Registrierung des ursprünglichen Referenzdatums, das Hochladen des ursprünglichen Dokuments, das Hochladen einer neuen Version, um konform zu bleiben, zu genehmigende Rechtsdokumente usw.

Die Übersicht über die Einhaltung der Vorschriften besteht aus mehreren Includes mit allen relevanten Informationen und kann über die Registerkarte "Startboard" und das Navigationsmenü aufgerufen werden.

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1.5 Andere relevante Optionen

Um den Nutzern zu helfen, die gesamte Liste der Gesetzgebungsdokumente zu überblicken und rechtzeitig auf neue Versionen aufmerksam gemacht zu werden, die erforderlich sind. Es gibt zwei Einstellungen auf der Ebene der Gesetzgebungsdokumente, die hier erwähnt werden sollen:

• Ablaufdatum der Erinnerung: Hier wird angegeben, wie lange vor dem Ablaufdatum dieses Gesetzgebungsdokuments in den Übersichten der Gesetzgebung eine Aufgabe zum Hochladen einer neuen Version angezeigt wird. Standardmäßig ist dieses Datum auf 30 Tage eingestellt, kann aber für jedes Gesetzgebungsdokument geändert werden.

• Zusätzliches Erinnerungsdatum: Für jedes Gesetzgebungsdokument kann ein zusätzliches Erinnerungsdatum festgelegt werden, das dazu führt, dass das Gesetzgebungsdokument ab diesem Datum in der Übersicht über die Einhaltung der Vorschriften angezeigt wird. Zum Beispiel, wenn ein Dokument nur einmal benötigt wird, es aber dennoch empfohlen wird, nach x Jahren eine neue Version hochzuladen.

2. Automatisches Versenden von E-Mails in den Arbeitsablauf(en)

Es werden keine E-Mails über den Workflow versendet. Lediglich eine wöchentliche automatische E-Mail mit einer Liste offener Aufgaben im Zusammenhang mit der Compliance wird automatisch an Benutzer mit der Systemgruppe FMB-G149 Compliance-Aufgaben gesendet.

3. Zusätzliche Informationen zu diesem Modul

Weitere Informationen über das Modul Compliance finden Sie in den folgenden Artikeln:

• Für ein (End-)Benutzerhandbuch siehe: Compliance-Modul für (End-)Nutzer

• Ausführlichere Informationen zur Implementierung (u. a. zur Aktivierung des Moduls, zu den beteiligten Systemgruppen, zum Datenimport und zu den Optionen des Startboards und des Navigationsmenüs) finden Sie hier: Compliance: Module information and activation