1. Worum geht es in diesem Modul?

Das Modul "Compliance" wurde entwickelt, um die effektive Verwaltung der Gesetzesdokumentation für Gebäude und Gebäudeelemente (Assets) zu erleichtern, damit diese konform sind. In seiner Kernfunktionalität gewährt das Modul Zugang zu Standardgesetzen (derzeit sind nur die niederländischen Gesetze verfügbar, aber es ist auch möglich, Ihre eigenen Vorschriften zu erstellen), die sich auf Gebäude und Gebäudeelemente beziehen.

In den nächsten Abschnitten werden einige der Kernkonzepte dieses Moduls näher erläutert:

1.1 Gesetzgebung

Ein Gesetzgebungsobjekt besteht hauptsächlich aus einem PDF-Dokument, das die Details der Gesetzgebung und eine Liste der Dokumenttypen enthält, die zur Einhaltung dieser Gesetzgebung erforderlich sind. Ein Beispiel ist die Rechtsvorschrift "Aufzug" mit 8 Dokumenttypen. Einige Beispiele für Dokumenttypen sind:

• Inspektionsbericht", der alle 3 Monate erforderlich ist

• Logbuch vorhanden", das einmalig benötigt wird

Die Gesetzgebung als Ganzes oder die spezifische Dokumentenart kann mit einem Gebäude, einem Vermögenswert oder beidem verbunden sein. Dadurch wird festgelegt, welche Rechtsvorschriften mit welchem Objekttyp (Gebäude, Anlage oder beides) verknüpft werden können und für welche Dokumenttypen die Rechtsdokumente automatisch erstellt werden.

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Beispiel für die Gesetzgebung

1.2 Gebäude und Vermögenswerte

Das Modul "Compliance" zielt auf die Einhaltung von Regeln und Vorschriften für Gebäude und Gebäudeelemente ab, daher ist die Verwendung der Module "Gebäude und Flächen" und "Anlagen" immer in Kombination mit dem Modul "Compliance" erforderlich.

1.3 Verknüpfung von Rechtsvorschriften

Sowohl für Gebäude als auch für Anlagen steht eine Registerkarte "Compliance" zur Verfügung, die dazu dient, die relevanten Gesetzesobjekte mit dem jeweiligen Gebäude oder der jeweiligen Anlage zu verknüpfen. Es ist möglich, mehrere Rechtsvorschriften mit einem einzelnen Gebäude oder Vermögenswert zu verknüpfen.

Wenn eine Rechtsvorschrift mit einem Gebäude oder einer Anlage verknüpft ist, werden die entsprechenden Dokumenttypen automatisch als Rechtsvorschriftendokumente erstellt, die sich auf das Gebäude oder die Anlage beziehen.

Codes verwenden

Die Verknüpfung von Gesetzgebungsobjekten mit einem Gebäude oder einer Anlage kann durch die Suche in der gesamten Liste der Gesetzgebungen erfolgen, aber im Zusammenhang mit Anlagen ist es auch möglich, einen Code zu verknüpfen (auf der Registerkarte Compliance). Dieser wird bei der Verknüpfung von Rechtsobjekten mit der Anlage als Filter verwendet (es werden nur Rechtsobjekte angezeigt, die über das Rechtsobjekt oder das übergeordnete Rechtsobjekt mit dem Code verknüpft sind).

Vorschläge zur Gesetzgebung

Wenn Codes mit den Assets verknüpft sind, ist es auch möglich, die Funktion "Vorschläge für Rechtsvorschriften" zu nutzen. Diese Funktion schlägt auf der Grundlage des Codes automatisch anwendbare Gesetzgebungsobjekte für jedes der relevanten Assets vor. Vorschläge zur Gesetzgebung werden nur generiert, wenn die Anlage noch kein verknüpftes Gesetzgebungsobjekt hat. Wenn mehr als ein Rechtsobjekt auf der Grundlage des Codes anwendbar ist, muss der Benutzer eine Auswahl treffen.

1.4 Dokumente zur Gesetzgebung

Sobald ein Gesetzgebungsobjekt mit einem Objekt (Gebäude oder Anlage) verknüpft ist, werden im Kontext dieses Objekts Gesetzgebungsdokumente erstellt, und zwar eines für jede der Dokumentarten, die sich auf das Gesetzgebungsobjekt beziehen. Dieses Gesetzgebungsdokument ist das Objekt, das zum Hochladen des eigentlichen Dokuments (z. B. eine Inspektion eines Aufzugs) und zur Verfolgung des Konformitätsstatus für dieses Objekt und diese Dokumentart verwendet wird.

1.4.1 Die Gesetzgebung dokumentiert den Workflow-Prozess

Die folgenden Schritte beschreiben den Prozess der Erstellung von Gesetzgebungsdokumenten in groben Zügen. Siehe Compliance-Benutzerhandbuch für eine ausführlichere Beschreibung.

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Registerkarte "Compliance" für eine Anlage

Registrieren der ursprünglichen Referenzdaten

Für jedes neue Rechtsdokument müssen im ersten Schritt die ursprünglichen Referenzdaten angegeben werden. Dieses Datum ist in der Regel das Erstellungsdatum oder das Datum, an dem das Objekt in Produktion genommen wurde. Anhand des Anfangsbezugsdatums und der Bedingungen für die Dokumentart wird dann das anfängliche Verfallsdatum des Gesetzesdokuments berechnet. Diese Bedingungen bestimmen unter anderem, ob ein Dokument nur einmal benötigt wird, wann das erste Dokument benötigt wird, wie häufig das Dokument benötigt wird, usw. Wenn ein Dokument sofort benötigt wird und noch kein Dokument hochgeladen wurde, wird das Verfallsdatum wahrscheinlich mit dem ursprünglichen Bezugsdatum übereinstimmen.

Dokument hochladen

Wenn das Rechtsdokument abgelaufen ist oder demnächst abläuft, muss ein neues Dokument hochgeladen werden. Bei diesem Dokument handelt es sich in der Regel um eine neue Bescheinigung oder einen Prüfnachweis. Das Ausführungsdatum der Inspektion muss angegeben werden und wird zur Bestimmung des neuen Ablaufdatums des Gesetzesdokuments verwendet. Das neue Ablaufdatum wird generiert, wenn es keine verbleibenden Punkte gibt und keine Genehmigung erforderlich ist. Ob ein Gesetzgebungsdokument genehmigt werden muss, ist standardmäßig in der Dokumentenart festgelegt, kann aber aus dem Gesetzgebungsdokument selbst abgeleitet werden.

Konform oder ausgelaufen

Anhand des Ablaufdatums wird das Gesetzgebungsdokument automatisch konform oder (wenn das Ablaufdatum in der Vergangenheit liegt) abgelaufen sein. Um zu verhindern, dass Dokumente der Gesetzgebung ablaufen, können die Übersichten zur Einhaltung der Vorschriften verwendet werden, um alle Dokumente der Gesetzgebung zu überwachen und bei Bedarf neue Dokumente (Versionen) hochzuladen.

Übersichten über die Einhaltung der Vorschriften

Es stehen mehrere Übersichten und Dashboards zur Verfügung, um den Überblick über alle relevanten Compliance-Themen zu behalten. Die Übersicht über die Compliance-Aufgaben zeigt die Gesetzesdokumente an, für die eine Aufgabe ausgeführt werden muss. Entweder die Registrierung des ursprünglichen Referenzdatums, das Hochladen des ursprünglichen Dokuments, das Hochladen einer neuen Version, um konform zu bleiben, zu genehmigende Rechtsdokumente usw.

Die Übersicht über die Einhaltung der Vorschriften besteht aus mehreren Includes mit allen relevanten Informationen und kann über die Registerkarte "Startboard" und das Navigationsmenü aufgerufen werden.

1.5 Andere relevante Optionen

Um den Nutzern zu helfen, die gesamte Liste der Gesetzgebungsdokumente zu überblicken und rechtzeitig auf neue Versionen aufmerksam gemacht zu werden, die erforderlich sind. Es gibt zwei Einstellungen auf der Ebene der Gesetzgebungsdokumente, die hier erwähnt werden sollen:

• Ablaufdatum der Erinnerung: Hier wird angegeben, wie lange vor dem Ablaufdatum dieses Gesetzgebungsdokuments in den Übersichten der Gesetzgebung eine Aufgabe zum Hochladen einer neuen Version angezeigt wird. Standardmäßig ist dieses Datum auf 30 Tage eingestellt, kann aber für jedes Gesetzgebungsdokument geändert werden.

• Zusätzliches Erinnerungsdatum: Für jedes Gesetzgebungsdokument kann ein zusätzliches Erinnerungsdatum festgelegt werden, das dazu führt, dass das Gesetzgebungsdokument ab diesem Datum in der Übersicht über die Einhaltung der Vorschriften angezeigt wird. Zum Beispiel, wenn ein Dokument nur einmal benötigt wird, es aber dennoch empfohlen wird, nach x Jahren eine neue Version hochzuladen.

2. Automatisches Versenden von E-Mails in den Arbeitsablauf(en)

Es werden keine E-Mails über den Workflow versendet. Lediglich eine wöchentliche automatische E-Mail mit einer Liste offener Aufgaben im Zusammenhang mit der Compliance wird automatisch an Benutzer mit der Systemgruppe FMB-G149 Compliance-Aufgaben gesendet.

3. Zusätzliche Informationen zu diesem Modul

Weitere Informationen über das Modul Compliance finden Sie in den folgenden Artikeln:

• Für ein (End-)Benutzerhandbuch siehe: Compliance-Modul für (End-)Nutzer

• Ausführlichere Informationen zur Implementierung (u. a. zur Aktivierung des Moduls, zu den beteiligten Systemgruppen, zum Datenimport und zu den Optionen des Startboards und des Navigationsmenüs) finden Sie hier: Compliance: Module information and activation