...

Algemeen

Workflow is a technical term for process. A workflow is a series of tasks, which need to be executed in order to eventually complete the process. The tasks in a workflow either need to be manually executed by a user or are automatically executed as soon as a condition is met. As soon as a workflow task is executed, the workflow automatically continues to the next workflow task, until the end of the workflow is reached.

Beneath an example of a simple workflow:

...

This example process starts in the status ‘Draft’ and as soon as the workflow task ‘Submit' is executed by a user, the process continues to the status ‘Submitted’ and the next workflow task 'Handle’ becomes active. In both the draft and submitted status, the cancel task is also available.

Identify an object using a workflow

Objects using a workflow can mainly be identified by the ‘Workflow’ tab. Objects without a workflow tab do not have a workflow. For example, a building is an object without a workflow and a reservation is an object with a workflow.

...

If a user has active tasks in the workflow, the tasks corresponding (green) function buttons are also shown and this is also an indicator that there is a workflow involved.

...

Workflow components

A workflow consists of several components. The most important components are:

• Status

• Task

• Connector

• Cancel group

...

Component

...

Type

...

Description

...

Status

...

• A circle with the 'play' icon is the first status of the workflow. Every object will start in this status

...

Status

...

• A circle without the 'play' icon is used for every other status in the workflow

...

Task

...

• A square is a task in the workflow

• Tasks can be manual or automatic tasks (see both examples in the screenshots)

• Tasks are assigned to one or more system groups

• Editable fields in the workflow are configured on task level

• Hover over the task in the workflow, to see which system group will get the task.

...

Connector

...

• A connector is used to link a status to a task or task to a status

• In a connector (task to status) pre-defined field sets and conditions can be linked

• In a connector, the page function (e.g. ‘handled’ on the page of a request) is set. When a user presses a page function, the correct connector is used in the workflow to process the workflow to the next status (e.g the 'Handled' function will use a different connector as ‘cancel’ and thus ends up in another status.

• In some cases, a connector can have a ‘@' sign. This means an email is send if that connector is used (if default emails are enabled for that workflow)

...

Cancel group

...

• A cancel group is used to mark one or more statuses, from where a task can be executed

• If the workflow is in one of the statuses within the cancel group, the corresponding task can be executed

• Cancel groups are usually used for the ‘Cancel’ task. A workflow can be cancelled from various statuses without the need to have a connector from every applicable status to the cancel task. It can also be used for other tasks that need to be available via a group of statuses (e.g. ‘request more information’ in a request, might be possible in most other statuses)

How to read an objects workflow

Via the ‘Workflow’ tab overview 'Task history', the key users and administrators can see the workflow tasks already executed and workflow tasks generated to be executed. This overview can be used to see who executed a specific workflow task or who needs to execute the current active workflow task.

An objects categiory determines if a workflow is used. If an object is ceated in a category which uses a workflow, a workflow case is created for that particular object. The workflow case for that object keeps track in which status the object is currently in, which tasks are currently active and which tasks are already executed. The workflow case gives a visual presentation of the tasks already executed and tasks still to be executed.

The include 'View workflow graphics <object instance>' shows the current workflow case of the object. In the workflow case there are several colors used:

...

Light grey: All statusses, tasks, connectors and cancel groups currently not active for the current status

...

Black/dark grey: The current (active) status and all tasks, connectors and cancel groups currently active

...

een technische term voor proces. Een workflow is een reeks taken die moeten worden uitgevoerd om het proces uiteindelijk te voltooien. De taken in een workflow moeten handmatig worden uitgevoerd door een gebruiker of worden automatisch uitgevoerd zodra aan een voorwaarde wordt voldaan. Zodra een workflowtaak is uitgevoerd, gaat de workflow automatisch verder met de volgende workflowtaak, totdat het einde van de workflow is bereikt.

Hieronder een voorbeeld van een eenvoudige workflow:

...

Dit voorbeeldproces begint in de status 'Concept' en zodra de workflowtaak 'Indienen' wordt uitgevoerd door een gebruiker, gaat het proces verder naar de status 'Ingediend' en wordt de volgende workflowtaak 'Afhandelen' actief. In zowel de conceptstatus als de ingediende status is de annuleringstaak ook beschikbaar.

Een object identificeren met behulp van een workflow

Objecten die een workflow gebruiken, zijn voornamelijk te herkennen aan het tabblad 'Workflow'. Objecten zonder een workflow-tabblad hebben geen workflow. Een gebouw is bijvoorbeeld een object zonder workflow en een reservering is een object met workflow.

...

Als een gebruiker actieve taken in de workflow heeft, worden de bijbehorende (groene) functieknoppen ook weergegeven en dit is ook een indicator dat er een workflow bij betrokken is.

...

Workflowcomponenten

Een workflow bestaat uit verschillende componenten. De belangrijkste componenten zijn:

• Status

• Taak

• Aansluiting

• Annuleer groep

Component	Type	Beschrijving
Image Added	Status	Een cirkel met het pictogram 'afspelen' is de eerste status van de workflow. Elk object start in deze status
Image Added	Status	Een cirkel zonder het pictogram 'afspelen' wordt gebruikt voor elke andere status in de workflow
Image AddedImage Added	Taak	Een vierkant is een taak in de workflow Taken kunnen handmatig of automatisch zijn (zie beide voorbeelden in de schermafbeeldingen) Taken worden toegewezen aan een of meer systeemgroepen Bewerkbare velden in de workflow worden geconfigureerd op taakniveau Beweeg de muis over de taak in de workflow om te zien welke systeemgroep de taak krijgt.
Image Added	Aansluiting	Een connector wordt gebruikt om een status aan een taak of een taak aan een status te koppelen. In een connector (taak naar status) kunnen vooraf gedefinieerde veldsets en voorwaarden worden gekoppeld In een connector wordt de paginafunctie (bijvoorbeeld 'afgehandeld' op de pagina van een verzoek) ingesteld. Als een gebruiker op een paginafunctie drukt, wordt de juiste connector in de workflow gebruikt om de workflow naar de volgende status te verwerken (de functie 'Afgehandeld' gebruikt bijvoorbeeld een andere connector als 'annuleren' en komt zo in een andere status terecht. In sommige gevallen kan een connector een '@'-teken hebben. Dit betekent dat er een e-mail wordt verzonden als die connector wordt gebruikt (als standaard e-mails zijn ingeschakeld voor die workflow).
Image Added	Annuleer groep	Een annuleringsgroep wordt gebruikt om een of meer statussen te markeren, van waaruit een taak kan worden uitgevoerd Als de workflow zich in een van de statussen binnen de annuleringsgroep bevindt, kan de bijbehorende taak worden uitgevoerd Annuleer groepen worden meestal gebruikt voor de taak 'Annuleren'. Een workflow kan vanuit verschillende statussen worden geannuleerd zonder dat er een connector nodig is van elke status die van toepassing is naar de annuleringstaak. Het kan ook worden gebruikt voor andere taken die beschikbaar moeten zijn via een groep statussen (bijvoorbeeld 'meer informatie opvragen' in een verzoek, kan mogelijk zijn in de meeste andere statussen).

Hoe een object workflow lezen

Via het overzicht 'Taakgeschiedenis' op het tabblad 'Workflow' kunnen key users en beheerders de workflowtaken zien die al zijn uitgevoerd en workflowtaken die zijn gegenereerd om te worden uitgevoerd. Dit overzicht kan worden gebruikt om te zien wie een specifieke workflowtaak heeft uitgevoerd of wie de huidige actieve workflowtaak moet uitvoeren.

Een objectcategorie bepaalt of een workflow wordt gebruikt. Als een object is opgenomen in een categorie die een workflow gebruikt, wordt voor dat specifieke object een workflow-case gemaakt. De workflow case voor dat object houdt bij in welke status het object zich op dat moment bevindt, welke taken op dat moment actief zijn en welke taken al zijn uitgevoerd. De workflow case geeft een visuele presentatie van de taken die al zijn uitgevoerd en de taken die nog moeten worden uitgevoerd.

De include 'View workflow graphics <object instance>' toont de huidige workflow-case van het object. In de workflow-case worden verschillende kleuren gebruikt:

• Lichtgrijs: Alle statussen, taken, connectors en cancelgroepen die momenteel niet actief zijn voor de huidige status

• Zwart/donkergrijs: De huidige (actieve) status en alle taken, aansluitingen en annuleringsgroepen die momenteel actief zijn.

• Blauw: De blauwe statussen, taken en connectoren tonen de route die het object al heeft afgelegd (voortgang).

...