Inleiding

Velden in bulk wijzigen is een efficiënte manier om een groot aantal gegevensitems aan te passen. Er zijn meerdere redenen waarom je wijzigingen in bulk zou willen doorvoeren. Eén zo'n reden kan zijn om een nieuw profiel toe te wijzen aan gebruikers. Dit kan handmatig worden gedaan, één voor één. Het kan echter een vervelend proces zijn om elke gebruiker handmatig bij te werken. Het is efficiënter om Workplace hetzelfde proces in bulk te laten uitvoeren om onszelf veel handmatig intensief en tijdrovend werk te besparen.

Gegevens in bulk wijzigen is een standaardfunctie in Workplace die kan worden gestart via een lijstpagina of een standaardrapport. Zie hoofdstuk 2 en 3 van dit artikel. Als er geen standaardrapport bestaat voor het object in de omgeving, moeten we een aangepast rapport maken voordat we de gegevens in bulk wijzigen. In hoofdstuk 4 van dit artikel wordt een voorbeeld gegeven. Als je je geheugen wilt opfrissen over het maken van eenvoudige rapporten, raadpleeg dan de /wiki/spaces/KB/pages/149979235 artikel. Bovendien moeten er voor objecten die een workflowproces gebruiken een paar extra stappen worden ondernomen voordat we deze functie kunnen gebruiken. Hoofdstuk 5 van dit artikel bevat een stapsgewijze procedure voor het bouwen van een rapport om de gegevensinvoer in bulk te wijzigen voor objecten die workflows gebruiken.

...

Velden in bulk bijwerken met de beschikbare menuopties (Objecten zonder workflow).

Binnen de werkomgeving zijn er verschillende pagina's waarmee de gebruiker velden in bulk kan bijwerken.

Om te bepalen welke pagina's bulkwijzigingen toestaan:

1. Het is alleen mogelijk om bulkwijzigingen door te voeren vanaf een lijst/hiërarchiepagina (enz.).

   Image Removed

2. Voor elke instantie moet een selectievakje staan.

   Image Removed

3. De knop "Velden bijwerken" moet beschikbaar zijn voor de gebruiker om de update uit te voeren.

   Image Removed

Stap-voor-stap hoe je wijzigingen in bulk kunt uitvoeren:

1. Selecteer de instanties die moeten worden bijgewerkt door op het "Selectievak" te klikken;

2. Klik op de knop "Velden bijwerken";

   1. Als er meer functies beschikbaar zijn, is deze knop beschikbaar via het vervolgkeuzemenu "Selectie".

3. Selecteer het veld dat moet worden bijgewerkt;

4. Selecteer de waarde waarnaar het veld moet worden bijgewerkt;

5. Klik op OK om bij te werken.

In het onderstaande voorbeeld werken we het veld "Gebruikerstype" bij met behulp van de functie "Velden bijwerken".

1. In eerste instantie is het gebruikerstype voor testusr1 en testusr2 is "Verzoeker.

...

2. We beginnen met het selecteren van de twee gebruikers door te klikken op de selectievakjes voor elke instantie.

   1. Als een instantie geselecteerd is, wordt de rij groen.

3. Wanneer we de instanties selecteren die moeten worden bijgewerkt, klikken we op de knop "Velden bijwerken".

   1. Als er meer functies beschikbaar zijn, is deze knop beschikbaar via het vervolgkeuzemenu "Selectie".

      Image Removed

4. We selecteren het veld dat we willen bijwerken en de nieuwe waarde van dit veld.

...

5. Wanneer u klikt op OK, wordt de waarde van het veld "Gebruikerstype" bijgewerkt voor deze instanties.

6. Het gebruikerstype is bijgewerkt van "Aanvrager" naar "Volledige gebruiker".

...

...

Velden in bulk bijwerken met een aangepast rapport (Objecten zonder workflow)

In het onderstaande voorbeeld willen we het gebruikersprofiel voor meerdere gebruikers in de omgeving wijzigen. Geen enkel standaard rapport of lijstpagina geeft ons een overzicht van alle gebruikers en hun respectievelijke gebruikersprofielen. Om deze gegevens in bulk te kunnen selecteren en wijzigen, moeten we dus eerst een aangepast rapport maken dat ons dit overzicht kan geven. Vervolgens kunnen we de gebruikersprofielen in bulk wijzigen.

1. Navigeer naar meldt via het navigatiemenu;

2. Klik op Nieuw rapport;

3. Zorg ervoor dat het rapport gebaseerd is op het juiste object. In ons voorbeeld hebben we een rapport nodig dat afkomstig is van het object "contact" om het veld gebruikersprofiel in bulk te kunnen aanpassen. Dit komt omdat het veld "Standaard gebruikersprofiel" "Contact.UserProfileId" is.

   Image Removed

4. Ons rapport (filtervelden en paginavelden) kun je hieronder bekijken:

   Image Removed

5. Een rapport moet de gegevensingangen kunnen multi-selecteren. Multiselectie moet ingeschakeld zijn op de lijstpagina van het rapport.

   1. Open de instellingen van de lijstpagina.

      Image Removed

   2. Selecteer "Multi" in het selectieveld.

      Image Removed

6. Nadat het rapport is gemaakt, klik je op bekijken om een overzicht van de resultaten te krijgen.

7. Selecteer op de resultatenpagina de instanties die moeten worden bijgewerkt;

8. Klik op".Selectie";

9. Klik op "Velden bijwerken".;

   Image Removed

10. Selecteer het veld en de waarde en klik op OK.

    Image Removed

De juiste modus in bulk in- en uitschakelen

...

• De juiste modus in bulk invoeren:

1. Klik op de tandwielsymbool;

2. Klik correct.

   1. De velden die normaal niet bewerkbaar zijn, kunnen nu voor alle instanties worden bewerkt.

• Een veld in bulk wijzigen:

1. Selecteer de items;

2. Klik op Velden bijwerken;

3. Selecteer het veld en de waarde en klik op Ok

• Om de juiste modus in bulk te verlaten:

1. Klik op de tandwielsymbool;

2. Klik correct.

   1. De velden die normaal niet kunnen worden bewerkt, kunnen niet meer worden gewijzigd.

...

De workflowstatus in bulk bijwerken (inclusief workflowinstructies stoppen/starten).

Het artikel Starting and stopping workflow (and changing status) behandelt de basisprincipes van het stoppen van een workflowproces, het wijzigen van de status van de instantie en het opnieuw starten van het workflowproces. Met deze methode kan de beheerder snel de nodige wijzigingen aanbrengen in een bestaande instantie zonder de oude instantie weg te gooien en een geheel nieuwe instantie te genereren.

Stap 1: Maak een rapport van het object Workflowcase.

In dit voorbeeld laten we zien hoe je de status van meerdere verzoeken kunt wijzigen van ingediend naar afgehandeld.

Eerst en vooral moeten we een rapport maken van het object Workflowcase. Dit zorgt ervoor dat we de workflow van de instanties in kwestie kunnen starten en stoppen. Het rapport moet objectNameId kunnen filteren, dat in dit geval gelijk wordt gesteld aan "Request".

Om een rapport te maken van het WorkflowCase object:

1. Navigeer naar meldt via het navigatiemenu;

2. Klik op Nieuw rapport;

3. Klik op Filter toevoegen;

4. Zoek naar "Workflowcase";

5. Selecteer "ObjectNameId";

6. Klik op de vergrootglas pictogram voor Workflowcase.objectNameId;

   Image Removed

7. Klik op Standaard instellen;

   Image Removed

8. Selecteer "Aanvragen" in het vervolgkeuzemenu bij de instelling "Waarde";

   Image Removed

9. Klik op Opslaan en terugkeren.

We voegen nu nog een paar pagina- en filtervelden toe aan het rapport om een lijst te maken van de verzoeken die we willen wijzigen. Open de onderstaande uitbreidingen om een inzicht te krijgen in hoe ons eenvoudige rapport is opgebouwd.

...

10. Zorg ervoor dat de selectie "Multi" is ingeschakeld voor het rapport op de lijstpagina.

    Image Removed

Samenvatting

Oefening

•  #1
•  #2

Zoek op

...

General

Changing fields in bulk is an efficient way to adjust a specific field in a large number of objects with a new value. Examples of updating fields in bulk might be:

• Change the supplier of a certain list of assets into a new supplier

• Change the manager of a certain list of (employee) contacts in a new manager

• Change the owner contact of a list of buildings in a new owner contact

These examples could be done manually, one by one. However, it can be a tedious process, having to update every object manually. It is more efficient to let Workplace Management do the same process in bulk to save ourselves from doing a lot of manually intensive and time-consuming work.

Changing data in bulk is a default feature in Workplace Management that can be initiated via a list page or a standard report as an administrator user.

Updating a field in bulk

Updating a field in bulk is always done via a list of objects. This list can be the result of searching on a specific object (for instance, using advance search on the persons search to return a list of all persons with a certain manager) or using pre-defined reports.

In the list, the following pre-conditions are necessary:

• The rows in the list have a multi select option enabled

• The ‘Selection' option with the sub option ‘Update fields’ is available

...

Not all lists might have the option to select or to update fields, since it is either not relevant or not intended to do this with that specific list.

To actually preform the bulk update:

1. Select the objects (rows) that have to be updated by clicking on the ‘Selection box’ in front of the relevant rows (or select all rows in one go via the top selection button);

2. Click on the ‘Update fields’ button;

3. Select the field that should be updated; (this pull down of fields to choose from contains all fields available for the object and not only the fields displayed on the specific page)

4. Select the value the field should be updated to;

5. Click ‘Ok’ to update.

...

Image Added