Some customers are currently using the Sommige klanten gebruiken momenteel de EWS interface (Exchange Web Services) to sync reservations between Outlook and Axxerion. This is the ‘old’ way of interfacing these reservations, and this is announced end of life by Microsoft as of October 1, 2026 om reserveringen tussen Outlook en Axxerion te synchroniseren. Dit is de 'oude' manier om deze reserveringen te koppelen en Microsoft heeft aangekondigd dat dit per 1 oktober 2026 niet meer gebruikt zal worden (https://techcommunity.microsoft.com/t5/exchange-team-blog/retirement-of-exchange-web-services-in-exchange-online/ba-p/3924440).
If customers who are currently using EWS, still want to sync reservations between Outlook and Axxerion after this date, they will need to be migrated to the new Exchange Graph integration. To do this, some additional work is required which is documented below.
Since the setup of the new Exchange Graph integration requires one of the two systems (Axxerion or Outlook) to be the initial source of (future) reservations, the other system must be cleared of future reservations (related to resources in Outlook). Since this is most likely not the case if the customer is currently using EWS, the following is needed:
In short:
Make sure there are no future Outlook-related outbound reservations in Axxerion
Disable the EWS interface
Setup the new Exchange Graph integration (using the configuration guides)
Have all the future reservations in Outlook synced to Axxerion again
In more detail:
1: First get an overview of all future, outbound, Outlook-related reservations in Axxerion.
Use report ‘REP-459 (Future, outbound, Outlook related reservations)’ for this (available in the 24.1 release).
These are all the reservations that are created in Axxerion (instead of Outlook), but are synced to Outlook (as only these reservations matter for this migration. A customer might also reserve workplaces or equipment that are not linked to Outlook).
These reservations will need to be deleted (once the EWS interface is turned off, such that they will not be deleted in Outlook) and will be recreated again (based on the Outlook reservation counterpart) during the initial setup of the new Exchange Graph integration.
So the goal is to only have inbound (created in Outlook) future reservations synced to Axxerion related to rooms in Outlook, during the start of the migration.
A first analysis showed that the number of existing future, outbound, Outlook-related reservations for the current list of EWS customers is very limited (between 0 and 200).
2: Decide (together with the customer) on the best course of action to remove these reservations. As there are three options to choose from:
A: Before disabling the EWS interface: Have the requestors delete the reservation in Axxerion and recreate it in Outlook (they will be synced back to Axxerion via the current EWS interface, but this time Outlook is the source).
This will make sure the users can still edit their reservations (in Outlook) themselves and these changes will sync to Axxerion, once the Exchange Graph integration is live.
B: Before disabling the EWS interface: Have one (probably Axxerion admin) user (who also has access to all the resources in Outlook) delete all the reservations in Axxerion and recreate them in Outlook.
This will make sure at least one user can still edit the reservations (in Outlook, instead of Axxerion) if needed (and those changes will sync to Axxerion), but it will not require work from the end users.
...
This will result in nobody being able to edit the reservation anymore (apart from an Outlook admin user since the reservations will all be considered created by the general service account in Outlook (as that is how EWS is set up). But this is the least amount of work.
Which of these options suits best will depend on the client's wishes and the number of future reservations.
To limit the number of (future, outbound, Outlook-related) reservations, it is adviced to (ask to) actively encourage users to already stop using Axxerion to create meeting room reservations and only use Outlook for this for some time before the actual migration starts.
...
7: Only applicable if option 2C is chosen, else move to the next step: On the planned date, remove all the future Outlook-related outbound reservations in Axxerion.8: Setup the Graph integration. Most steps can probably already be done before this planned date, just make sure not to enable it before this date (the sync is enabled as soon as the recources in Exchange are mapped to the reservables in Axxerion in the Router).9: Have the development integration team sync the (future) Outlook reservations back to Axxerion (same action for customers that did not use EWS before, but do already use Als klanten die op dit moment EWS gebruiken, na deze datum nog steeds reserveringen willen synchroniseren tussen Outlook en Axxerion, dan zullen ze gemigreerd moeten worden naar de nieuwe Exchange Graph integratie. Om dit te doen is er wat extra werk nodig dat hieronder wordt gedocumenteerd.
Aangezien de setup van de nieuwe Exchange Graph integratie vereist dat een van de twee systemen (Axxerion of Outlook) de initiële bron van (toekomstige) reserveringen is, moet het andere systeem worden vrijgemaakt van toekomstige reserveringen (gerelateerd aan resources in Outlook). Aangezien dit waarschijnlijk niet het geval is als de klant momenteel EWS gebruikt, is het volgende nodig:
Kortom:
Zorg ervoor dat er geen toekomstige Outlook-gerelateerde uitgaande reserveringen in Axxerion zijn
De EWS-interface uitschakelen
Stel de nieuwe Exchange Graph-integratie in (met behulp van de configuratiegidsen)
Alle toekomstige reserveringen in Outlook weer synchroniseren met Axxerion
In meer detail:
1: Krijg eerst een overzicht van alle toekomstige, uitgaande, Outlook-gerelateerde reserveringen in Axxerion.
Gebruik hiervoor het rapport 'REP-459 (Toekomstige, uitgaande, Outlook-gerelateerde reserveringen)' (beschikbaar in versie 24.1).
Dit zijn alle reserveringen die in Axxerion zijn aangemaakt (in plaats van Outlook), maar wel gesynchroniseerd zijn met Outlook (omdat alleen deze reserveringen van belang zijn voor deze migratie. Een klant kan ook werkplekken of apparatuur reserveren die niet aan Outlook gekoppeld zijn).
Deze reserveringen moeten worden verwijderd (zodra de EWS-interface is uitgeschakeld, zodat ze niet worden verwijderd in Outlook) en opnieuw worden aangemaakt (op basis van de Outlook-reservering tegenhanger) tijdens de eerste installatie van de nieuwe Exchange Graph-integratie.
Het doel is dus om alleen inkomende (in Outlook gemaakte) toekomstige reserveringen te synchroniseren met Axxerion die gerelateerd zijn aan kamers in Outlook, tijdens de start van de migratie.
Een eerste analyse toonde aan dat het aantal bestaande toekomstige, uitgaande, Outlook-gerelateerde reserveringen voor de huidige lijst van EWS-klanten zeer beperkt is (tussen 0 en 200).
2: Beslis (samen met de klant) wat de beste manier is om deze reserveringen te verwijderen. Er zijn drie opties om uit te kiezen:
A: Voor de EWS-interface uitschakelen: Laat de aanvragers de reservering verwijderen in Axxerion en opnieuw aanmaken in Outlook (ze worden terug gesynchroniseerd naar Axxerion via de huidige EWS interface, maar deze keer is Outlook de bron).
Dit zorgt ervoor dat de gebruikers nog steeds zelf hun reserveringen kunnen aanpassen (in Outlook) en dat deze wijzigingen gesynchroniseerd worden naar Axxerion, zodra de Exchange Graph integratie live is.
B: Voor de EWS-interface uitschakelen: Laat één (waarschijnlijk Axxerion admin) gebruiker (die ook toegang heeft tot alle resources in Outlook) alle reserveringen in Axxerion verwijderen en opnieuw aanmaken in Outlook.
Dit zorgt ervoor dat ten minste één gebruiker nog steeds de reserveringen kan wijzigen (in Outlook, in plaats van Axxerion) indien nodig (en die wijzigingen worden gesynchroniseerd naar Axxerion), maar het vereist geen werk van de eindgebruikers.
C: Na de EWS-interface uitschakelen: Verwijder alle reserveringen in Axxerion en maak ze niet opnieuw aan in Outlook.
Dit zal ertoe leiden dat niemand meer in staat is om de reservering te bewerken (afgezien van een Outlook admin gebruiker omdat de reserveringen allemaal worden beschouwd als aangemaakt door de algemene service account in Outlook (omdat dat is hoe EWS is ingesteld). Maar dit is het minste werk.
Welke van deze opties het beste past, hangt af van de wensen van de klant en het aantal toekomstige reserveringen.
Om het aantal (toekomstige, uitgaande, Outlook-gerelateerde) reserveringen te beperken, wordt geadviseerd om gebruikers actief aan te (laten) moedigen om nu al te stoppen met het gebruik van Axxerion voor het maken van reserveringen voor vergaderruimtes en enige tijd voordat de daadwerkelijke migratie start alleen nog Outlook hiervoor te gebruiken.
3: Bespreek een haalbare planning voor de migratie naar Graph met de klant (en bespreek de planning ook met het ontwikkelingsintegratieteam, aangezien zij in eerste instantie de reserveringen weer naar Axxerion moeten synchroniseren voor de Graph setup). Kies een datum waarop de EWS interface uitgeschakeld kan worden, reserveringen in Axxerion verwijderd worden (op basis van een van de drie bovengenoemde opties), de Graph API opgezet kan worden en het ontwikkelintegratieteam de toekomstige Outlook reserveringen weer naar Axxerion kan synchroniseren.
4: Zorg ervoor dat de klant op de geplande datum geen (Outlook-gerelateerde) reserveringen aanmaakt in Axxerion (anders worden deze verwijderd en niet gesynchroniseerd naar Outlook).
5: Alleen van toepassing als optie 2A of 2B is gekozen, ga anders naar de volgende stap: Verwijder op de geplande datum alle toekomstige Outlook-gerelateerde uitgaande reserveringen in Axxerion.
6: Schakel op de geplande datum de EWS-interface uit:
...
7: Alleen van toepassing als optie 2C is gekozen, ga anders naar de volgende stap: Verwijder op de geplande datum alle toekomstige Outlook-gerelateerde uitgaande reserveringen in Axxerion.
8: De Graph integratie instellen. De meeste stappen kunnen waarschijnlijk al voor deze geplande datum worden uitgevoerd, zorg er alleen voor dat het niet voor deze datum wordt ingeschakeld (de synchronisatie wordt ingeschakeld zodra de recources in Exchange zijn gemapt naar de reservables in Axxerion in de Router).
9: Laat het ontwikkel integratie team de (toekomstige) Outlook reserveringen terug synchroniseren naar Axxerion (zelfde actie voor klanten die nog geen EWS gebruikten, maar wel Outlook).