Migratie van EWS naar Graph
- Lango: Language and translation manager
Sommige klanten gebruiken momenteel de EWS interface (Exchange Web Services) om reserveringen tussen Outlook en Axxerion te synchroniseren. Dit is de 'oude' manier om deze reserveringen te koppelen en Microsoft heeft aangekondigd dat dit per 1 oktober 2026 niet meer gebruikt zal worden (Retirement of Exchange Web Services in Exchange Online).
Als klanten die op dit moment EWS gebruiken, na deze datum nog steeds reserveringen willen synchroniseren tussen Outlook en Axxerion, dan zullen ze gemigreerd moeten worden naar de nieuwe Exchange Graph integratie. Om dit te doen is er wat extra werk nodig dat hieronder wordt gedocumenteerd.
Aangezien de setup van de nieuwe Exchange Graph integratie vereist dat een van de twee systemen (Axxerion of Outlook) de initiële bron van (toekomstige) reserveringen is, moet het andere systeem worden vrijgemaakt van toekomstige reserveringen (gerelateerd aan resources in Outlook). Aangezien dit waarschijnlijk niet het geval is als de klant momenteel EWS gebruikt, is het volgende nodig:
Kortom:
Zorg ervoor dat er geen toekomstige Outlook-gerelateerde uitgaande reserveringen in Axxerion zijn
De EWS-interface uitschakelen
Stel de nieuwe Exchange Graph-integratie in (met behulp van de configuratiegidsen)
Alle toekomstige reserveringen in Outlook weer synchroniseren met Axxerion
In meer detail:
1: Krijg eerst een overzicht van alle toekomstige, uitgaande, Outlook-gerelateerde reserveringen in Axxerion.
Gebruik hiervoor het rapport 'REP-459 (Toekomstige, uitgaande, Outlook-gerelateerde reserveringen)' (beschikbaar in versie 24.1).
Dit zijn alle reserveringen die in Axxerion zijn aangemaakt (in plaats van Outlook), maar wel gesynchroniseerd zijn met Outlook (omdat alleen deze reserveringen van belang zijn voor deze migratie. Een klant kan ook werkplekken of apparatuur reserveren die niet aan Outlook gekoppeld zijn).
Deze reserveringen moeten worden verwijderd (zodra de EWS-interface is uitgeschakeld, zodat ze niet worden verwijderd in Outlook) en opnieuw worden aangemaakt (op basis van de Outlook-reservering tegenhanger) tijdens de eerste installatie van de nieuwe Exchange Graph-integratie.
Het doel is dus om alleen inkomende (in Outlook gemaakte) toekomstige reserveringen te synchroniseren met Axxerion die gerelateerd zijn aan kamers in Outlook, tijdens de start van de migratie.
Een eerste analyse toonde aan dat het aantal bestaande toekomstige, uitgaande, Outlook-gerelateerde reserveringen voor de huidige lijst van EWS-klanten zeer beperkt is (tussen 0 en 200).
2: Beslis (samen met de klant) wat de beste manier is om deze reserveringen te verwijderen. Er zijn drie opties om uit te kiezen:
A: Voor de EWS-interface uitschakelen: Laat de aanvragers de reservering verwijderen in Axxerion en opnieuw aanmaken in Outlook (ze worden terug gesynchroniseerd naar Axxerion via de huidige EWS interface, maar deze keer is Outlook de bron).
Dit zorgt ervoor dat de gebruikers nog steeds zelf hun reserveringen kunnen aanpassen (in Outlook) en dat deze wijzigingen gesynchroniseerd worden naar Axxerion, zodra de Exchange Graph integratie live is.
B: Voor de EWS-interface uitschakelen: Laat één (waarschijnlijk Axxerion admin) gebruiker (die ook toegang heeft tot alle resources in Outlook) alle reserveringen in Axxerion verwijderen en opnieuw aanmaken in Outlook.
Dit zorgt ervoor dat ten minste één gebruiker nog steeds de reserveringen kan wijzigen (in Outlook, in plaats van Axxerion) indien nodig (en die wijzigingen worden gesynchroniseerd naar Axxerion), maar het vereist geen werk van de eindgebruikers.
C: Na de EWS-interface uitschakelen: Verwijder alle reserveringen in Axxerion en maak ze niet opnieuw aan in Outlook.
Dit zal ertoe leiden dat niemand meer in staat is om de reservering te bewerken (afgezien van een Outlook admin gebruiker omdat de reserveringen allemaal worden beschouwd als aangemaakt door de algemene service account in Outlook (omdat dat is hoe EWS is ingesteld). Maar dit is het minste werk.
Welke van deze opties het beste past, hangt af van de wensen van de klant en het aantal toekomstige reserveringen.
Om het aantal (toekomstige, uitgaande, Outlook-gerelateerde) reserveringen te beperken, wordt geadviseerd om gebruikers actief aan te (laten) moedigen om nu al te stoppen met het gebruik van Axxerion voor het maken van reserveringen voor vergaderruimtes en enige tijd voordat de daadwerkelijke migratie start alleen nog Outlook hiervoor te gebruiken.
3: Bespreek een haalbare planning voor de migratie naar Graph met de klant (en bespreek de planning ook met het ontwikkelingsintegratieteam, aangezien zij in eerste instantie de reserveringen weer naar Axxerion moeten synchroniseren voor de Graph setup). Kies een datum waarop de EWS interface uitgeschakeld kan worden, reserveringen in Axxerion verwijderd worden (op basis van een van de drie bovengenoemde opties), de Graph API opgezet kan worden en het ontwikkelintegratieteam de toekomstige Outlook reserveringen weer naar Axxerion kan synchroniseren.
4: Zorg ervoor dat de klant op de geplande datum geen (Outlook-gerelateerde) reserveringen aanmaakt in Axxerion (anders worden deze verwijderd en niet gesynchroniseerd naar Outlook).
5: Alleen van toepassing als optie 2A of 2B is gekozen, ga anders naar de volgende stap: Verwijder op de geplande datum alle toekomstige Outlook-gerelateerde uitgaande reserveringen in Axxerion.
6: Schakel op de geplande datum de EWS-interface uit:
7: Alleen van toepassing als optie 2C is gekozen, ga anders naar de volgende stap: Verwijder op de geplande datum alle toekomstige Outlook-gerelateerde uitgaande reserveringen in Axxerion.
8: De Graph integratie instellen. De meeste stappen kunnen waarschijnlijk al voor deze geplande datum worden uitgevoerd, zorg er alleen voor dat het niet voor deze datum wordt ingeschakeld (de synchronisatie wordt ingeschakeld zodra de recources in Exchange zijn gemapt naar de reservables in Axxerion in de Router).
9: Laat het ontwikkel integratie team de (toekomstige) Outlook reserveringen terug synchroniseren naar Axxerion (zelfde actie voor klanten die nog geen EWS gebruikten, maar wel Outlook).