In Workplace Management there are a lot of default import templates available to import the masterdata for all relevant processes. The import template provides a easy description about which data is expected in each of the columns. The import templates are multilingual and currently in the Dutch and English language.
Instructions
The first tab (blue) of the import template is the instructions page. This page provides general information about the import template itself and how to fill in the data.
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Via a drop-down, the desired language can be selected. All the text used in the import file will be shown in the selected language. More languages can be added in the future.
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Colors are used to distinguish the different tabs that are used in the import and also on how to fill in the import sheets. Can i enter free text or is a data entry mandatory, can all be derived from the color of the cell and/or color of the description.
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When importing data is it important that every data entry is imported as a unique object in the system. A unique reference number is used to achieve this. The unique external reference is automatcially generated in the import template for each data entry.
For example, when importing organizations, the automatically generated external reference is Im Workplace Management gibt es eine Reihe von Standard-Importvorlagen, um die Stammdaten für alle relevanten Prozesse zu importieren. Die Importvorlage bietet eine einfache Beschreibung, welche Daten in den einzelnen Spalten erwartet werden. Die Importvorlagen sind mehrsprachig und derzeit in niederländischer und englischer Sprache.
Anweisungen
Die erste Registerkarte (blau) der Importvorlage ist die Seite mit den Anweisungen. Diese Seite enthält allgemeine Informationen über die Importvorlage selbst und darüber, wie die Daten einzugeben sind.
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Über eine Dropdown-Liste kann die gewünschte Sprache ausgewählt werden. Der gesamte in der Importdatei verwendete Text wird dann in der ausgewählten Sprache angezeigt. Weitere Sprachen können in Zukunft hinzugefügt werden.
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Farben werden verwendet, um die verschiedenen Registerkarten zu unterscheiden, die beim Import verwendet werden, und auch, wie die Importblätter auszufüllen sind. Kann ich freien Text eingeben oder ist eine Dateneingabe obligatorisch, kann alles von der Farbe der Zelle und/oder der Farbe der Beschreibung abgeleitet werden.
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Beim Import von Daten ist es wichtig, dass jeder Dateneintrag als eindeutiges Objekt in das System importiert wird. Um dies zu erreichen, wird eine eindeutige Referenznummer verwendet. Die eindeutige externe Referenz wird automatisch in der Importvorlage für jeden Dateneintrag erzeugt.
Wenn Sie beispielsweise Organisationen importieren, lautet die automatisch erzeugte externe Referenz ORGANIZATION-1, ORGANIZATION-2, ORGANIZATION-3 , etcusw.
On the instructions page, it is possible to specify the startnumber for the automatically generated external reference. By default this is 1, but if the client is planning to import more than once, the startnumber must be changed to prevent already imported data to be overwritten. If my next import also starts with ORGANIZATION-1, then the ORGANIZATION-1 already imported the first time, will be overwritten.
So if the first import was for the external references ORGANIZATION-1 until ORGANIZATION-800, the number can be changed to, for example 900 for the next import. The automatically generated external reference will now start with Auf der Anleitungsseite ist es möglich, die Startnummer für die automatisch erzeugte externe Referenz anzugeben. Standardmäßig ist dies 1, aber wenn der Kunde plant, mehr als einmal zu importieren, muss die Startnummer geändert werden, um zu verhindern, dass bereits importierte Daten überschrieben werden. Wenn mein nächster Import ebenfalls mit ORGANIZATION-1 beginnt, dann wird die bereits beim ersten Mal importierte ORGANIZATION-1 überschrieben.
Wenn also der erste Import für die externen Referenzen ORGANIZATION-1 bis ORGANIZATION-800 war, kann die Nummer für den nächsten Import auf z.B. 900 geändert werden. Der automatisch erzeugte externe Verweis beginnt nun mit ORGANIZATION-900, ORGANIZATION-901, ORGANIZATION-902 , etc. and there will be no data overwritten.
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If applicable there is also a screenshot of the object to be imported added on the instructions page.
Enter the data to be imported
On the next (red) sheet(s) of the import template the actual data to be imported needs to be added. The description in each column desribes what data is expected in each column, if is is mandatory data, if it is free text or a drop-down with options, etc.
Every import sheet also contains some example data.
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Some columns in the import sheets are hidden. For example, in the above screenshot column D and column E are hidden. These columns are for example used for generating the unique external reference. For the customer filling in this import template, these columns are not relevant. For actual importing the data, the columns are very important.
Hidden columns are used so that the customer is not bothered by columns they do not need to fill in and can only cause confusion.
Import the data
Once the customer has completely filled in the import template, the data can be imported via the corresponding import. The consultant importing the data needs to save the sheet to be imported as a .csv fileusw. und es werden keine Daten überschrieben.
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Gegebenenfalls wird auch ein Screenshot des zu importierenden Objekts auf der Anleitungsseite hinzugefügt.
Geben Sie die zu importierenden Daten ein
Auf dem (den) nächsten (roten) Blatt(en) der Importvorlage müssen die tatsächlich zu importierenden Daten hinzugefügt werden. Die Beschreibung in jeder Spalte gibt an, welche Daten in jeder Spalte erwartet werden, ob es sich um obligatorische Daten handelt, ob es sich um freien Text oder ein Dropdown-Menü mit Optionen handelt, usw.
Jedes Importblatt enthält auch einige Beispieldaten.
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Einige Spalten in den Importblättern sind ausgeblendet. Im obigen Screenshot sind zum Beispiel Spalte D und Spalte E ausgeblendet. Diese Spalten werden z. B. für die Erzeugung der eindeutigen externen Referenz verwendet. Für den Kunden, der diese Importvorlage ausfüllt, sind diese Spalten nicht relevant. Für das eigentliche Importieren der Daten sind diese Spalten jedoch sehr wichtig.
Ausgeblendete Spalten werden verwendet, damit der Kunde nicht durch Spalten belästigt wird, die er nicht ausfüllen muss und die nur Verwirrung stiften können.
Importieren Sie die Daten
Nachdem der Kunde die Importvorlage vollständig ausgefüllt hat, können die Daten über den entsprechenden Import importiert werden. Der Berater, der die Daten importiert, muss das zu importierende Blatt als .csv-Datei speichern.