So verwenden Sie die Importvorlagen
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Im Workplace Management gibt es eine Reihe von Standard-Importvorlagen, um die Stammdaten für alle relevanten Prozesse zu importieren. Die Importvorlage bietet eine einfache Beschreibung, welche Daten in den einzelnen Spalten erwartet werden. Die Importvorlagen sind mehrsprachig und derzeit in niederländischer und englischer Sprache.
Anweisungen
Die erste Registerkarte (blau) der Importvorlage ist die Seite mit den Anweisungen. Diese Seite enthält allgemeine Informationen über die Importvorlage selbst und darüber, wie die Daten einzugeben sind.
Über eine Dropdown-Liste kann die gewünschte Sprache ausgewählt werden. Der gesamte in der Importdatei verwendete Text wird dann in der ausgewählten Sprache angezeigt. Weitere Sprachen können in Zukunft hinzugefügt werden.
Farben werden verwendet, um die verschiedenen Registerkarten zu unterscheiden, die beim Import verwendet werden, und auch, wie die Importblätter auszufüllen sind. Kann ich freien Text eingeben oder ist eine Dateneingabe obligatorisch, kann alles von der Farbe der Zelle und/oder der Farbe der Beschreibung abgeleitet werden.
Beim Import von Daten ist es wichtig, dass jeder Dateneintrag als eindeutiges Objekt in das System importiert wird. Um dies zu erreichen, wird eine eindeutige Referenznummer verwendet. Die eindeutige externe Referenz wird automatisch in der Importvorlage für jeden Dateneintrag erzeugt.
Wenn Sie beispielsweise Organisationen importieren, lautet die automatisch erzeugte externe Referenz ORGANIZATION-1, ORGANIZATION-2, ORGANIZATION-3 usw.
Auf der Anleitungsseite ist es möglich, die Startnummer für die automatisch erzeugte externe Referenz anzugeben. Standardmäßig ist dies 1, aber wenn der Kunde plant, mehr als einmal zu importieren, muss die Startnummer geändert werden, um zu verhindern, dass bereits importierte Daten überschrieben werden. Wenn mein nächster Import ebenfalls mit ORGANIZATION-1 beginnt, dann wird die bereits beim ersten Mal importierte ORGANIZATION-1 überschrieben.
Wenn also der erste Import für die externen Referenzen ORGANIZATION-1 bis ORGANIZATION-800 war, kann die Nummer für den nächsten Import auf z.B. 900 geändert werden. Der automatisch erzeugte externe Verweis beginnt nun mit ORGANIZATION-900, ORGANIZATION-901, ORGANIZATION-902 usw. und es werden keine Daten überschrieben.
Gegebenenfalls wird auch ein Screenshot des zu importierenden Objekts auf der Anleitungsseite hinzugefügt.
Geben Sie die zu importierenden Daten ein
Auf dem (den) nächsten (roten) Blatt(en) der Importvorlage müssen die tatsächlich zu importierenden Daten hinzugefügt werden. Die Beschreibung in jeder Spalte gibt an, welche Daten in jeder Spalte erwartet werden, ob es sich um obligatorische Daten handelt, ob es sich um freien Text oder ein Dropdown-Menü mit Optionen handelt, usw.
Jedes Importblatt enthält auch einige Beispieldaten.
Einige Spalten in den Importblättern sind ausgeblendet. Im obigen Screenshot sind zum Beispiel Spalte D und Spalte E ausgeblendet. Diese Spalten werden z. B. für die Erzeugung der eindeutigen externen Referenz verwendet. Für den Kunden, der diese Importvorlage ausfüllt, sind diese Spalten nicht relevant. Für das eigentliche Importieren der Daten sind diese Spalten jedoch sehr wichtig.
Ausgeblendete Spalten werden verwendet, damit der Kunde nicht durch Spalten belästigt wird, die er nicht ausfüllen muss und die nur Verwirrung stiften können.
Importieren Sie die Daten
Nachdem der Kunde die Importvorlage vollständig ausgefüllt hat, können die Daten über den entsprechenden Import importiert werden. Der Berater, der die Daten importiert, muss das zu importierende Blatt als .csv-Datei speichern.