In this article, we will look into this integration's features, prerequisites, and current limitations.

Features

The following features are included:

• Integration with MS Graph:

  • A robust and secure integration using the Graph API to establish a connection between Spacewell Workplace and Microsoft Exchange.

• Room-Centric Sync:

  • Implement a room-centric synchronization approach, where reservations are linked to specific meeting rooms in Exchange.

  • Ensure that reservation updates in either Spacewell Workplace or Exchange are accurately reflected in both systems, maintaining consistency.

• People-Centric Sync is currently not supported

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Single Room Reservations:

• Allow users to create single reservations from one of the Spacewell Workplace touchpoints, which will be synced with Outlook.

• Allow users to create single reservations from Outlook, which will be synced to all relevant Spacewell Workplace touchpoints.

• Ensure that reservation details, including date, time, duration, and attendees, are accurately reflected in both systems.

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Recurring Reservations:

• Allow users to create recurring reservations in Workplace Management, allowing users to book meeting rooms for a series of dates, which will be synced with Outlook.

• Allow users to create recurring reservations in Outlook, ensuring that all occurences are synced to all relevant Spacewell Workplace touchpoints.

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Multi-Room Reservations:

• Allow users to book multiple rooms for a single reservation from one of the Spacewell Workplace touchpoints, which will be synced to Outlook.

• Allow users to book multiple rooms for a single reservation from Outlook, which will be synced to all relevant Spacewell Workplace touchpoints.

• Allow users to book multiple rooms for a recurring reservation in Workplace Management, which will be synced to Outlook.

• Allow users to book multiple rooms for a recurring reservation from Outlook, which will be synced to all relevant Spacewell Workplace touchpoints.

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Conflict Management:

• Conflict detection to prevent double bookings or scheduling conflicts between Spacewell Workplace and Exchange.

• Logging information available for debugging purposes.

• Failure notification emails can be enabled for system administrators.

Real-Time Updates:

Real-time* updates between Spacewell Workplace and Microsoft Exchange, ensuring that changes made in one system are immediately reflected in the other.

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diesem Artikel befassen wir uns mit den Funktionen, Voraussetzungen und derzeitigen Einschränkungen dieser Integration.

Eigenschaften

Die folgenden Funktionen sind enthalten:

• Integration mit MS Graph:

  • Eine robuste und sichere Integration, die die Graph API nutzt, um eine Verbindung zwischen Spacewell Workplace und Microsoft Exchange herzustellen.

• Raumzentrierte Synchronisation:

  • Implementieren Sie einen raumzentrierten Synchronisierungsansatz, bei dem Reservierungen mit bestimmten Besprechungsräumen in Exchange verknüpft werden.

  • Sicherstellen, dass Aktualisierungen von Reservierungen in Spacewell Workplace oder Exchange in beiden Systemen korrekt wiedergegeben werden und die Konsistenz gewahrt bleibt.

• People-Centric Sync wird derzeit nicht unterstützt

• Einzelzimmer-Reservierungen:

  • Erlauben Sie Benutzern, einzelne Reservierungen von einem der Spacewell Workplace Touchpoints aus zu erstellen, die mit Outlook synchronisiert werden.

  • Erlauben Sie Benutzern, einzelne Reservierungen von Outlook aus zu erstellen, die mit allen relevanten Spacewell Workplace Touchpoints synchronisiert werden.

  • Stellen Sie sicher, dass die Reservierungsdetails, einschließlich Datum, Uhrzeit, Dauer und Teilnehmer, in beiden Systemen korrekt wiedergegeben werden.

• Wiederkehrende Reservierungen:

  • Ermöglichen Sie es den Nutzern, wiederkehrende Reservierungen in Workplace Management zu erstellen, so dass sie Besprechungsräume für eine Reihe von Terminen buchen können, die dann mit Outlook synchronisiert werden.

  • Ermöglichen Sie es Benutzern, wiederkehrende Reservierungen in Outlook zu erstellen und sicherzustellen, dass alle Ereignisse mit allen relevanten Spacewell Workplace-Touchpoints synchronisiert werden.

• Multi-Room-Reservierungen:

  • Ermöglichen Sie es Nutzern, mehrere Räume für eine einzige Reservierung von einem der Spacewell Workplace-Touchpoints aus zu buchen, die dann mit Outlook synchronisiert werden.

  • Ermöglichen Sie es Benutzern, mehrere Räume für eine einzige Reservierung über Outlook zu buchen, die dann mit allen relevanten Spacewell Workplace-Touchpoints synchronisiert wird.

  • Erlauben Sie Benutzern, mehrere Räume für eine wiederkehrende Reservierung im Workplace Management zu buchen, die mit Outlook synchronisiert wird.

  • Ermöglichen Sie es Benutzern, mehrere Räume für eine wiederkehrende Reservierung von Outlook aus zu buchen, die mit allen relevanten Spacewell Workplace Touchpoints synchronisiert wird.

• Konfliktmanagement:

  • Konflikterkennung zur Vermeidung von Doppelbuchungen oder Terminkonflikten zwischen Spacewell Workplace und Exchange.

  • Für Debugging-Zwecke verfügbare Protokollierungsinformationen.

  • Für Systemadministratoren können E-Mail-Benachrichtigungen bei Fehlschlägen aktiviert werden.

• Aktualisierungen in Echtzeit:

  • Aktualisierungen in Echtzeit* zwischen Spacewell Workplace und Microsoft Exchange, so dass Änderungen in einem System sofort in das andere übernommen werden.

    *Microsoft selbst gibt keine SLAs für die Zeit an, die zwischen dem Auftreten eines Ereignisses (z. B. einer neuen oder aktualisierten Reservierung) in Outlook und der Übermittlung der Änderungsbenachrichtigung durch die Graph API vergeht (https://learn.microsoft.com/en-us/graph/webhooks?context=graph%2Fapi%2F1.0&view=graph-rest-1.0#latency. This means that it can sometimes take longer for reservations to be synced between Workplace Management and Outlook, due to reasons outside our controlDas bedeutet, dass es manchmal länger dauern kann, bis die Reservierungen zwischen Workplace Management und Outlook synchronisiert sind, aus Gründen, die außerhalb unserer Kontrolle liegen.

• Outlook Add-in

  • The Das Outlook add-in for Office 365 is an add-in that works in combination with the Exchange Sync

  • The add-in can be distributed by IT to the list of employees. Alternatively it can be downloaded manually from the official Office 365 Outlook add-in store.

    • Press the Spacewell icon in the Outlook event ribbon to open the add-in in a sidebar

    • Changing details in the Outlook event will update the available rooms shown in the add-in.

    • Available rooms can be consulted in a list view and or on a floorplan.

    • Once a room is selected, the room is added to the outlook ‘meeting location’

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Prerequisites

• Authorization to the Rooms calendar (not the people’s calendar, they’re invited to the meeting as a participant).  

• Meeting rooms and workspaces must be in sync between both systems. There is no automatic update between rooms defined in Workplace Management and rooms defined in Exchange. If a meeting room or workplace name or capacity is changed in Exchange, the change is not automatically reflected in Spacewell Workplace. Room and workplace names and capacity need to be changed manually in Workplace Management.

• Rooms and workplaces need to be created in the other system with the exact same configuration (e.g. reserve the meeting room in advance until this needs to be aligned to prevent conflict cases).

• Each room and workplace in Exchange must be associated with at least 1 room list.

• Upon activating Exchange Sync, Outlook meetings or workplace reservations where the start date and time are in the past will not be synchronized​​​​​​​

Limitations

• The organizer of the meeting must be a real Exchange Sync user, not an external email address. This is a limitation of the Microsoft Graph API possibilities.

• Adding services e.g. catering or equipment e.g. a flipchart via Outlook to your meeting is not supported.

  • Services and equipment can’t be added from Workplace Management, not even after the reservation is made in Outlook. This is because of the room-centric approach, a reservation created in Outlook cannot be changed via Workplace Management in any way, due to the user not being the creator of the reservation from the Outlook point of view (the room is), and thus Outlook will not accept a change coming from the user (just like you cannot change some else’s reservation in outlook)

• Reservations can only be changed/canceled in the system they are created in (e.g. either in Outlook or in Workplace). So a reservation created via Outlook, cannot be changed in any way in a Spacewell Workplace touchpoint. This limitation is due to the room-centric approach and support of the Graph API.

• If a meeting is forwarded to new users, they will not be added as participants in the reservation in Workplace Management. You need to add the new user as a participant in the meeting and send an update to all. This is a limitation of Microsoft Graph API possibilities.

• The following features from Workplace Management are not supported by MS Exchange and therefore not supported by the Exchange Sync:

  • Composed meeting rooms

  • Specific authorization levels

  • Room compositions

  • Set up and clean up times before and after a meeting

  • Reserve a meeting room in advance from a pre-defined period

• If a customer already has existing future reservations in Outlook, it is currently a manual task by the integration team. Estimated time for migrating is 15 - 50 meeting rooms per day over all customers. So this must be planned ahead with the integration team.

• Brainrules in Workplace Experience (for example automatically cancel reservation, if no occupancy is detected after a specified period) only work for Outbound reservations. So if a reservation is created in any of the Spacewell touchpoints (Workplace Management, Go, Workplace App, Floor display and Room display), the brainrule can automatically cancel a reservation by the brainrule. If the meeting is created in Outlook and is synced to Workplace, the Brainrule can not cancel the meeting in the room-centric approach, where Workplace is not the source where the reservation is created.

Migration from EWS to Graph

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• • -Add-In für Office 365 ist ein Add-In, das in Kombination mit dem Exchange Sync

  • Das Add-in kann von der IT-Abteilung an die Liste der Mitarbeiter verteilt werden. Alternativ kann es auch manuell aus dem offiziellen Office 365 Outlook Add-in Store heruntergeladen werden.

    • Drücken Sie das Spacewell-Symbol in der Outlook-Ereignisleiste, um das Add-In in einer Seitenleiste zu öffnen

    • Wenn Sie die Details im Outlook-Ereignis ändern, werden die im Add-In angezeigten verfügbaren Räume aktualisiert.

    • Verfügbare Räume können in einer Listenansicht oder auf einem Grundriss eingesehen werden.

    • Sobald ein Raum ausgewählt wurde, wird der Raum dem Ausblick "Besprechungsort" hinzugefügt.

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Voraussetzungen

• Autorisierung des Raumkalenders (nicht des Kalenders der Personen, die als Teilnehmer zur Besprechung eingeladen sind).

• Besprechungsräume und Arbeitsbereiche müssen zwischen beiden Systemen synchronisiert sein. Es gibt keine automatische Aktualisierung zwischen Räumen, die in Workplace Management und Räumen, die in Exchange definiert sind. Wenn der Name oder die Kapazität eines Besprechungsraums oder Arbeitsplatzes in Exchange geändert wird, wird diese Änderung nicht automatisch in Spacewell Workplace übernommen. Raum- und Arbeitsplatznamen und -kapazitäten müssen manuell im Workplace Management geändert werden.

• Räume und Workplaces müssen im anderen System mit der exakt gleichen Konfiguration angelegt werden (z.B. reservieren Sie den Besprechungsraum im Voraus, bis dieser abgeglichen werden muss, um Konfliktfälle zu vermeiden).

• Jeder Raum und jeder Workplace in Exchange muss mit mindestens einer Raumliste verknüpft sein.

• Nach der Aktivierung von Exchange Sync werden Outlook-Besprechungen oder Workplace-Reservierungen, deren Startdatum und -zeit in der Vergangenheit liegen, nicht synchronisiert.

Beschränkungen

• Der Organisator des Meetings muss ein echter Exchange Sync-Benutzer sein, nicht eine externe E-Mail-Adresse. Dies ist eine Einschränkung der Möglichkeiten der Microsoft Graph API.

• Das Hinzufügen von Dienstleistungen (z. B. Catering) oder Ausrüstung (z. B. ein Flipchart) über Outlook zu Ihrem Meeting wird nicht unterstützt.

  • Dienste und Geräte können nicht über das Workplace Management hinzugefügt werden, auch nicht, nachdem die Reservierung in Outlook erstellt wurde. Aufgrund des raumzentrierten Ansatzes kann eine in Outlook erstellte Reservierung nicht über das Workplace Management geändert werden, da der Benutzer aus Sicht von Outlook nicht der Ersteller der Reservierung ist (sondern der Raum) und Outlook daher keine Änderung durch den Benutzer akzeptiert (genauso wie Sie die Reservierung eines anderen Benutzers in Outlook nicht ändern können).

• Reservierungen können nur in dem System geändert/storniert werden, in dem sie erstellt wurden (z. B. entweder in Outlook oder in Workplace). Eine über Outlook erstellte Reservierung kann also nicht in einem Spacewell Workplace Touchpoint geändert werden. Diese Einschränkung ist auf den raumzentrierten Ansatz und die Unterstützung der Graph API zurückzuführen.

• Wenn eine Besprechung an neue Benutzer weitergeleitet wird, werden diese nicht als Teilnehmer der Reservierung im Workplace Management hinzugefügt. Sie müssen den neuen Benutzer als Teilnehmer des Meetings hinzufügen und eine Aktualisierung an alle senden. Dies ist eine Einschränkung der Möglichkeiten der Microsoft Graph API.

• Die folgenden Funktionen von Workplace Management werden von MS Exchange nicht unterstützt und werden daher auch nicht von Exchange Sync unterstützt:

  • Zusammengestellte Tagungsräume

  • Spezifische Berechtigungsstufen

  • Raumkompositionen

  • Zeiten für den Aufbau und das Aufräumen vor und nach einer Sitzung

  • Reservieren Sie einen Besprechungsraum im Voraus für einen vordefinierten Zeitraum

• Wenn ein Kunde bereits zukünftige Reservierungen in Outlook hat, ist dies derzeit eine manuelle Aufgabe für das Integrationsteam. Der geschätzte Zeitaufwand für die Migration beträgt 15 - 50 Besprechungsräume pro Tag über alle Kunden hinweg. Dies muss also im Voraus mit dem Integrationsteam geplant werden.

• Brainrules in Workplace Experience (z.B. Reservierung automatisch stornieren, wenn nach einer bestimmten Zeit keine Belegung festgestellt wird) funktionieren nur für ausgehende Reservierungen. Wenn also eine Reservierung in einem der Spacewell-Touchpoints (Workplace Management, Go, Workplace App, Etagenanzeige und Raumanzeige) erstellt wird, kann die Brainrule eine Reservierung automatisch stornieren. Wenn die Besprechung in Outlook erstellt und mit Workplace synchronisiert wird, kann die Brainrule die Besprechung beim raumzentrierten Ansatz nicht absagenwobei Workplace nicht die Quelle ist, in der die Reservierung angelegt wird.

Migration von EWS zu Graph

Einige Kunden verwenden derzeit die EWS-Schnittstelle (Exchange Web Services), um Reservierungen zwischen Outlook und Axxerion zu synchronisieren. Dies ist die "alte" Art und Weise, diese Reservierungen miteinander zu verbinden, und Microsoft hat angekündigt, dass diese Schnittstelle ab dem 1. Oktober 2026 ausläuft. https://techcommunity.microsoft.com/t5/exchange-team-blog/retirement-of-exchange-web-services-in-exchange-online/ba-p/3924440.

For a detailed description of how to migrate from EWS to Graph, seeEine detaillierte Beschreibung der Migration von EWS zu Graph finden Sie unter: /wiki/spaces/KB/pages/383615037