In diesem Artikel befassen wir uns mit den Funktionen, Voraussetzungen und derzeitigen Einschränkungen dieser Integration.

Eigenschaften

Die folgenden Funktionen sind enthalten:

• Integration mit MS Graph:

  • Eine robuste und sichere Integration, die die Graph API nutzt, um eine Verbindung zwischen Spacewell Workplace und Microsoft Exchange herzustellen.

• Raumzentrierte Synchronisation:

  • Implementieren Sie einen raumzentrierten Synchronisierungsansatz, bei dem Reservierungen mit bestimmten Besprechungsräumen in Exchange verknüpft werden.

  • Sicherstellen, dass Aktualisierungen von Reservierungen in Spacewell Workplace oder Exchange in beiden Systemen korrekt wiedergegeben werden und die Konsistenz gewahrt bleibt.

• People-Centric Sync wird derzeit nicht unterstützt

• Einzelzimmer-Reservierungen:

  • Erlauben Sie Benutzern, einzelne Reservierungen von einem der Spacewell Workplace Touchpoints aus zu erstellen, die mit Outlook synchronisiert werden.

  • Erlauben Sie Benutzern, einzelne Reservierungen von Outlook aus zu erstellen, die mit allen relevanten Spacewell Workplace Touchpoints synchronisiert werden.

  • Stellen Sie sicher, dass die Reservierungsdetails, einschließlich Datum, Uhrzeit, Dauer und Teilnehmer, in beiden Systemen korrekt wiedergegeben werden.

• Wiederkehrende Reservierungen:

  • Ermöglichen Sie es den Nutzern, wiederkehrende Reservierungen in Workplace Management zu erstellen, so dass sie Besprechungsräume für eine Reihe von Terminen buchen können, die dann mit Outlook synchronisiert werden.

  • Ermöglichen Sie es Benutzern, wiederkehrende Reservierungen in Outlook zu erstellen und sicherzustellen, dass alle Ereignisse mit allen relevanten Spacewell Workplace-Touchpoints synchronisiert werden.

• Multi-Room-Reservierungen:

  • Ermöglichen Sie es Nutzern, mehrere Räume für eine einzige Reservierung von einem der Spacewell Workplace-Touchpoints aus zu buchen, die dann mit Outlook synchronisiert werden.

  • Ermöglichen Sie es Benutzern, mehrere Räume für eine einzige Reservierung über Outlook zu buchen, die dann mit allen relevanten Spacewell Workplace-Touchpoints synchronisiert wird.

  • Erlauben Sie Benutzern, mehrere Räume für eine wiederkehrende Reservierung im Workplace Management zu buchen, die mit Outlook synchronisiert wird.

  • Ermöglichen Sie es Benutzern, mehrere Räume für eine wiederkehrende Reservierung von Outlook aus zu buchen, die mit allen relevanten Spacewell Workplace Touchpoints synchronisiert wird.

• Konfliktmanagement:

  • Konflikterkennung zur Vermeidung von Doppelbuchungen oder Terminkonflikten zwischen Spacewell Workplace und Exchange.

  • Für Debugging-Zwecke verfügbare Protokollierungsinformationen.

  • Für Systemadministratoren können E-Mail-Benachrichtigungen bei Fehlschlägen aktiviert werden.

• Aktualisierungen in Echtzeit:

  • Aktualisierungen in Echtzeit* zwischen Spacewell Workplace und Microsoft Exchange, so dass Änderungen in einem System sofort in das andere übernommen werden.

    *Microsoft selbst gibt keine SLAs für die Zeit an, die zwischen dem Auftreten eines Ereignisses (z. B. einer neuen oder aktualisierten Reservierung) in Outlook und der Übermittlung der Änderungsbenachrichtigung durch die Graph API vergeht (https://learn.microsoft.com/en-us/graph/webhooks?context=graph%2Fapi%2F1.0&view=graph-rest-1.0#latency. Das bedeutet, dass es manchmal länger dauern kann, bis die Reservierungen zwischen Workplace Management und Outlook synchronisiert sind, aus Gründen, die außerhalb unserer Kontrolle liegen.

• Outlook Add-in

  • Das Outlook-Add-In für Office 365 ist ein Add-In, das in Kombination mit dem Exchange Sync

  • Das Add-in kann von der IT-Abteilung an die Liste der Mitarbeiter verteilt werden. Alternativ kann es auch manuell aus dem offiziellen Office 365 Outlook Add-in Store heruntergeladen werden.

    • Drücken Sie das Spacewell-Symbol in der Outlook-Ereignisleiste, um das Add-In in einer Seitenleiste zu öffnen

    • Wenn Sie die Details im Outlook-Ereignis ändern, werden die im Add-In angezeigten verfügbaren Räume aktualisiert.

    • Verfügbare Räume können in einer Listenansicht oder auf einem Grundriss eingesehen werden.

    • Sobald ein Raum ausgewählt wurde, wird der Raum dem Ausblick "Besprechungsort" hinzugefügt.

Open

Outlook-Add-In

Voraussetzungen

• Autorisierung des Raumkalenders (nicht des Kalenders der Personen, die als Teilnehmer zur Besprechung eingeladen sind).

• Besprechungsräume und Arbeitsbereiche müssen zwischen beiden Systemen synchronisiert sein. Es gibt keine automatische Aktualisierung zwischen Räumen, die in Workplace Management und Räumen, die in Exchange definiert sind. Wenn der Name oder die Kapazität eines Besprechungsraums oder Arbeitsplatzes in Exchange geändert wird, wird diese Änderung nicht automatisch in Spacewell Workplace übernommen. Raum- und Arbeitsplatznamen und -kapazitäten müssen manuell im Workplace Management geändert werden.

• Räume und Workplaces müssen im anderen System mit der exakt gleichen Konfiguration angelegt werden (z.B. reservieren Sie den Besprechungsraum im Voraus, bis dieser abgeglichen werden muss, um Konfliktfälle zu vermeiden).

• Jeder Raum und jeder Workplace in Exchange muss mit mindestens einer Raumliste verknüpft sein.

• Nach der Aktivierung von Exchange Sync werden Outlook-Besprechungen oder Workplace-Reservierungen, deren Startdatum und -zeit in der Vergangenheit liegen, nicht synchronisiert.

Beschränkungen

• Der Organisator des Meetings muss ein echter Exchange Sync-Benutzer sein, nicht eine externe E-Mail-Adresse. Dies ist eine Einschränkung der Möglichkeiten der Microsoft Graph API.

• Das Hinzufügen von Dienstleistungen (z. B. Catering) oder Ausrüstung (z. B. ein Flipchart) über Outlook zu Ihrem Meeting wird nicht unterstützt.

  • Dienste und Geräte können nicht über das Workplace Management hinzugefügt werden, auch nicht, nachdem die Reservierung in Outlook erstellt wurde. Aufgrund des raumzentrierten Ansatzes kann eine in Outlook erstellte Reservierung nicht über das Workplace Management geändert werden, da der Benutzer aus Sicht von Outlook nicht der Ersteller der Reservierung ist (sondern der Raum) und Outlook daher keine Änderung durch den Benutzer akzeptiert (genauso wie Sie die Reservierung eines anderen Benutzers in Outlook nicht ändern können).

• Reservierungen können nur in dem System geändert/storniert werden, in dem sie erstellt wurden (z. B. entweder in Outlook oder in Workplace). Eine über Outlook erstellte Reservierung kann also nicht in einem Spacewell Workplace Touchpoint geändert werden. Diese Einschränkung ist auf den raumzentrierten Ansatz und die Unterstützung der Graph API zurückzuführen.

• Wenn eine Besprechung an neue Benutzer weitergeleitet wird, werden diese nicht als Teilnehmer der Reservierung im Workplace Management hinzugefügt. Sie müssen den neuen Benutzer als Teilnehmer des Meetings hinzufügen und eine Aktualisierung an alle senden. Dies ist eine Einschränkung der Möglichkeiten der Microsoft Graph API.

• Die folgenden Funktionen von Workplace Management werden von MS Exchange nicht unterstützt und werden daher auch nicht von Exchange Sync unterstützt:

  • Zusammengestellte Tagungsräume

  • Spezifische Berechtigungsstufen

  • Raumkompositionen

  • Zeiten für den Aufbau und das Aufräumen vor und nach einer Sitzung

  • Reservieren Sie einen Besprechungsraum im Voraus für einen vordefinierten Zeitraum

• Wenn ein Kunde bereits zukünftige Reservierungen in Outlook hat, ist dies derzeit eine manuelle Aufgabe für das Integrationsteam. Der geschätzte Zeitaufwand für die Migration beträgt 15 - 50 Besprechungsräume pro Tag über alle Kunden hinweg. Dies muss also im Voraus mit dem Integrationsteam geplant werden.

• Brainrules in Workplace Experience (z.B. Reservierung automatisch stornieren, wenn nach einer bestimmten Zeit keine Belegung festgestellt wird) funktionieren nur für ausgehende Reservierungen. Wenn also eine Reservierung in einem der Spacewell-Touchpoints (Workplace Management, Go, Workplace App, Etagenanzeige und Raumanzeige) erstellt wird, kann die Brainrule eine Reservierung automatisch stornieren. Wenn die Besprechung in Outlook erstellt und mit Workplace synchronisiert wird, kann die Brainrule die Besprechung beim raumzentrierten Ansatz nicht absagenwobei Workplace nicht die Quelle ist, in der die Reservierung angelegt wird.

Migration von EWS zu Graph

Einige Kunden verwenden derzeit die EWS-Schnittstelle (Exchange Web Services), um Reservierungen zwischen Outlook und Axxerion zu synchronisieren. Dies ist die "alte" Art und Weise, diese Reservierungen miteinander zu verbinden, und Microsoft hat angekündigt, dass diese Schnittstelle ab dem 1. Oktober 2026 ausläuft. https://techcommunity.microsoft.com/t5/exchange-team-blog/retirement-of-exchange-web-services-in-exchange-online/ba-p/3924440.

Eine detaillierte Beschreibung der Migration von EWS zu Graph finden Sie unter: https://spacewell.atlassian.net/wiki/spaces/KB/pages/383615037