DifficultySchwierigkeitsgrad: noviceAnfänger
Inhalt
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Learning Objectives
After reading this article you will be able to:
Tell where workflow emails are located
To see what kind of emails are sent
How are emails configured in a workflow?
When a workflow is running for an object a workflow configured to send emails on specific moments. Emails can be send when:
Executing a task - in this case the workflow passes through a connector
For example: handling a request, a confirmation for a room reservation, sending a work order to an external supplier.
From a status - in this case a trigger determined when the email is send
For example: a reminder email is send to the requester of a ticket when the workflow has been in the status ‘To be approved’ for 1 week now.
| Info |
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It is common practice to put a '@' in the name of the connector to which an email is linked. By doing so, you can directly see from the graphical view of the workflow in which connectors an email is linked. |
Where are workflow emails located?
The template of the email that is send can be found on the workflow. There a multiple ways to navigate to the workflow. Probably the easiest way to make sure you’re opening the correct workflow (version) is described below
1. Open an instance page (a reservation/ request/ etc.)
2. Open the workflow case
3. Now open the workflow definition via the workflow case tab by pressing the interlocking gear symbol on the top right.
| Info |
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A workflow can have different versions running at the same time. That why we suggest using this method. For example, when there are two different types of request for facility and ICT, both can have different version of the same workflow running. Different versions can run depending on what kind of category is used in the object. |
4. On the workflow definition page all workflow configuration and setting are determined.
5. To view the email templates applicable for this workflow, press the envelop icon button on the top of the page.
6. You should now have an overview that looks like this
7. In this overview the configured emails can be opened by pressing on the hyperlink in the subject column.
8. On the bottom of the page the document that is used as the template is found. Depending on the email you choose opened, the used template will be in Word or HTML format. These are the two most commonly used formats for email templates.
Changing an email template
Changing the template of the email can be done in a couple of ways:
To change in the existing template, upload a new version under the existing D-number.
Using a new document that is already in the system, use the Add function.
When applying a new document,you can use the drag and drop functionality or select file function to upload the document.
| Note |
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Pay attention! Avoid duplicate documents in Axxerion. When the document is already in the system under a D-number and the document is uploaded again, so NOT under the same D-number, a new D-number will be created. Now two of the same documents are in the system. Versions of the document can always be swapped. |
Email templates can be used in a workflow message in two ways:
As the body of an email. Select the format HTML. The document (DOCX) is converted to an HTML format.
As an attachment. Select the format DOCX or PDF. The document is sent as an attachment in the email.
| Info |
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When an email template uses Parameters, this must be indicated by setting the Template option to: Yes. |
Summary
| Rw ui textbox macro |
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Lernziele
Nach der Lektüre dieses Artikels werden Sie in der Lage sein:
Geben Sie an, wo sich die Workflow-E-Mails befinden
So sehen Sie, welche Art von E-Mails gesendet werden
Wie werden E-Mails in einem Workflow konfiguriert?
Wenn ein Workflow für ein Objekt läuft, wird ein Workflow so konfiguriert, dass er zu bestimmten Zeitpunkten E-Mails versendet. E-Mails können gesendet werden, wenn:
Ausführen einer Aufgabe - in diesem Fall durchläuft der Workflow einen Konnektor
Zum Beispiel: Bearbeitung einer Anfrage, Bestätigung einer Zimmerreservierung, Senden eines Arbeitsauftrags an einen externen Lieferanten.
Von einem Status - in diesem Fall ein Auslöser, der bestimmt, wann die E-Mail gesendet wird
Beispiel: Eine Erinnerungs-E-Mail wird an den Anfragesteller eines Tickets gesendet, wenn sich der Workflow seit einer Woche im Status "zu genehmigen" befindet.
| Info |
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Es ist gängige Praxis, ein '@' in den Namen des Konnektors zu setzen, mit dem eine E-Mail verknüpft ist. Auf diese Weise können Sie in der grafischen Ansicht des Workflows direkt sehen, mit welchen Konnektoren eine E-Mail verknüpft ist. |
Wo befinden sich die Workflow-E-Mails?
Die Vorlage für die zu versendende E-Mail ist im Workflow zu finden. Es gibt mehrere Möglichkeiten, zum Workflow zu navigieren. Der einfachste Weg, um sicherzustellen, dass Sie den richtigen Workflow (Version) öffnen, ist wahrscheinlich der folgende
1. Öffnen Sie eine Instanzseite (eine Reservierung/ Anfrage/ etc.)
2. Öffnen Sie den Workflow-Fall
3. Öffnen Sie nun die Workflow-Definition über die Registerkarte Workflow-Fall, indem Sie auf das Zahnradsymbol oben rechts drücken.
| Info |
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Ein Arbeitsablauf kann verschiedene Versionen haben, die gleichzeitig laufen. Aus diesem Grund empfehlen wir diese Methode. Wenn es zum Beispiel zwei verschiedene Arten von Anfragen für eine Einrichtung und eine IKT gibt, können beide unterschiedliche Versionen desselben Workflows laufen lassen. Je nachdem, welche Art von Kategorie im Objekt verwendet wird, können unterschiedliche Versionen laufen. |
4. Auf der Workflow-Definitionsseite werden alle Workflow-Konfigurationen und Einstellungen festgelegt.
5. Um die für diesen Workflow geltenden E-Mail-Vorlagen anzuzeigen, klicken Sie auf die Schaltfläche mit dem Umschlagsymbol oben auf der Seite.
6. Sie sollten nun eine Übersicht erhalten, die wie folgt aussieht
7. In dieser Übersicht können die konfigurierten E-Mails durch Klicken auf den Hyperlink in der Betreffspalte geöffnet werden.
8. Unten auf der Seite befindet sich das Dokument, das als Vorlage verwendet wird. Je nachdem, welche E-Mail Sie geöffnet haben, wird die verwendete Vorlage im Word- oder HTML-Format vorliegen. Dies sind die beiden am häufigsten verwendeten Formate für E-Mail-Vorlagen.
Ändern einer E-Mail-Vorlage
Die Vorlage für die E-Mail kann auf verschiedene Weise geändert werden:
Um die bestehende Vorlage zu ändern, laden Sie eine neue Version unter der bestehenden D-Nummer hoch.
Verwenden Sie die Funktion Hinzufügen, um ein neues Dokument zu erstellen, das sich bereits im System befindet.
Beim Anlegen eines neuen Dokuments können Sie die Funktion "Ziehen und Ablegen" oder die Funktion "Datei auswählen" verwenden, um das Dokument hochzuladen.
| Note |
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Achten Sie darauf! Vermeiden Sie doppelte Dokumente in Axxerion. Wenn das Dokument bereits unter einer D-Nummer im System vorhanden ist und das Dokument erneut hochgeladen wird, also NICHT unter der gleichen D-Nummer, wird eine neue D-Nummer erstellt. Jetzt befinden sich zwei gleiche Dokumente im System. Die Versionen des Dokuments können jederzeit ausgetauscht werden. |
E-Mail-Vorlagen können auf zwei Arten in einer Workflow-Nachricht verwendet werden:
Als Hauptteil einer E-Mail. Wählen Sie das Format HTML. Das Dokument (DOCX) wird in ein HTML-Format umgewandelt.
Als Anhang. Wählen Sie das Format DOCX oder PDF. Das Dokument wird als Anhang in der E-Mail versendet.
| Info |
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Wenn eine E-Mail-Vorlage Parameter verwendet, muss dies durch Einstellen der Option Vorlage auf angegeben werden: Ja. |
Zusammenfassung
| Rw ui textbox macro |
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Suche
| Live Search |
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