Wo kann ich Workflow-E-Mails finden?
- Lango: Language and translation manager
Schwierigkeitsgrad: Anfänger
Lernziele
Nach der Lektüre dieses Artikels werden Sie in der Lage sein:
Geben Sie an, wo sich die Workflow-E-Mails befinden
So sehen Sie, welche Art von E-Mails gesendet werden
Wie werden E-Mails in einem Workflow konfiguriert?
Wenn ein Workflow für ein Objekt läuft, wird ein Workflow so konfiguriert, dass er zu bestimmten Zeitpunkten E-Mails versendet. E-Mails können gesendet werden, wenn:
Ausführen einer Aufgabe - in diesem Fall durchläuft der Workflow einen Konnektor
Zum Beispiel: Bearbeitung einer Anfrage, Bestätigung einer Zimmerreservierung, Senden eines Arbeitsauftrags an einen externen Lieferanten.
Von einem Status - in diesem Fall ein Auslöser, der bestimmt, wann die E-Mail gesendet wird
Beispiel: Eine Erinnerungs-E-Mail wird an den Anfragesteller eines Tickets gesendet, wenn sich der Workflow seit einer Woche im Status "zu genehmigen" befindet.
Es ist gängige Praxis, ein '@' in den Namen des Konnektors zu setzen, mit dem eine E-Mail verknüpft ist. Auf diese Weise können Sie in der grafischen Ansicht des Workflows direkt sehen, mit welchen Konnektoren eine E-Mail verknüpft ist.
Wo befinden sich die Workflow-E-Mails?
Die Vorlage für die zu versendende E-Mail ist im Workflow zu finden. Es gibt mehrere Möglichkeiten, zum Workflow zu navigieren. Der einfachste Weg, um sicherzustellen, dass Sie den richtigen Workflow (Version) öffnen, ist wahrscheinlich der folgende
1. Öffnen Sie eine Instanzseite (eine Reservierung/ Anfrage/ etc.)
2. Öffnen Sie den Workflow-Fall
3. Öffnen Sie nun die Workflow-Definition über die Registerkarte Workflow-Fall, indem Sie auf das Zahnradsymbol oben rechts drücken.
Wenn Sie sich auf der Registerkarte Workflow-Fall befinden, finden Sie oben rechts eine Funktion mit drei Zahnrädern. Wenn Sie darauf drücken, wird die Workflow-Seite geöffnet.
Ein Arbeitsablauf kann verschiedene Versionen haben, die gleichzeitig laufen. Aus diesem Grund empfehlen wir diese Methode.
Wenn es zum Beispiel zwei verschiedene Arten von Anfragen für eine Einrichtung und eine IKT gibt, können beide unterschiedliche Versionen desselben Workflows laufen lassen. Je nachdem, welche Art von Kategorie im Objekt verwendet wird, können unterschiedliche Versionen laufen.
4. Auf der Workflow-Definitionsseite werden alle Workflow-Konfigurationen und Einstellungen festgelegt.
5. Um die für diesen Workflow geltenden E-Mail-Vorlagen anzuzeigen, klicken Sie auf die Schaltfläche mit dem Umschlagsymbol oben auf der Seite.
6. Sie sollten nun eine Übersicht erhalten, die wie folgt aussieht
7. In dieser Übersicht können die konfigurierten E-Mails durch Klicken auf den Hyperlink in der Betreffspalte geöffnet werden.
8. Unten auf der Seite befindet sich das Dokument, das als Vorlage verwendet wird. Je nachdem, welche E-Mail Sie geöffnet haben, wird die verwendete Vorlage im Word- oder HTML-Format vorliegen. Dies sind die beiden am häufigsten verwendeten Formate für E-Mail-Vorlagen.
Ändern einer E-Mail-Vorlage
Die Vorlage für die E-Mail kann auf verschiedene Weise geändert werden:
Um die bestehende Vorlage zu ändern, laden Sie eine neue Version unter der bestehenden D-Nummer hoch.
Verwenden Sie die Funktion Hinzufügen, um ein neues Dokument zu erstellen, das sich bereits im System befindet.
Beim Anlegen eines neuen Dokuments können Sie die Funktion "Ziehen und Ablegen" oder die Funktion "Datei auswählen" verwenden, um das Dokument hochzuladen.
Achten Sie darauf! Vermeiden Sie doppelte Dokumente in Axxerion.
Wenn das Dokument bereits unter einer D-Nummer im System vorhanden ist und das Dokument erneut hochgeladen wird, also NICHT unter der gleichen D-Nummer, wird eine neue D-Nummer erstellt. Jetzt befinden sich zwei gleiche Dokumente im System.
Die Versionen des Dokuments können jederzeit ausgetauscht werden.
E-Mail-Vorlagen können auf zwei Arten in einer Workflow-Nachricht verwendet werden:
Als Hauptteil einer E-Mail. Wählen Sie das Format HTML. Das Dokument (DOCX) wird in ein HTML-Format umgewandelt.
Als Anhang. Wählen Sie das Format DOCX oder PDF. Das Dokument wird als Anhang in der E-Mail versendet.
Zusammenfassung
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