DifficultySchwierigkeitsgrad: expertExperte

Rollen und Profile können verwendet werden, um Benutzer, ihre Rechte und Optionen im Workplace zu differenzieren.

Wie man Zugang erhält:

• Zum Workplace Backend gehen https://studio.cobundu.com/

• Login with your credentials

• Select Users & Roles > RolesAnmeldung mit Ihren Anmeldedaten

• Wählen Sie Benutzer & Rollen > Rollen

Standard Roles

Every Workplace user is created with Default role. Either manually or through excel upload, any other role can immediately be assigned to a user.

• “Default” role

  • The default role has a set of default permissions. Admins can manage the permissions of this default role.

    • Usually, end-users can see real-time data and can make & edit reservations

  • It's not possible to remove this role 

Following permissions are configured for Default role

Feature in GO

livedata.view

Live Data > View Room details

reservations.view 

Live Data > Create a reservation

reservations.view

My Reservations

replay.view 

Replay

reports.view

Dashboards

kiosk.view 

Kiosk mode

locationcharts.view

View historical sensor data in location detail view

Following permissions are usually added to Default role (or another one)

Feature in GO

colleague.find

Find a Colleague

• “Admin” role is needed to access Studio (will only give access to current environment) and Device Control (for KioskApp and Workplace App)

• “Admin.devices” role only gives access to Studio Spaces and Studio Devices. All other settings are not available. This role is typically assigned to external hardware installation partners, who need access to Studio in regards to creation of devices, but should not be able to modify anything else.

• “Reporter” role allows access to Dashboards

• “Developer" role is typically assigned to users who have the rights to view/consume/integrate Workplace Rest API . These users might be external developers who work on integrating Workplace with their systems, and should not have access to Workplace touchpoints.

• “Contentcontributor” role is required to create a Content Library (set up Custom Content)

• “Contentadmin” role is required to publish/manage Custom Content

Environment Specific Roles

Depending on the needs in your environment, other roles can be added to the environment (select "Add New"), for example access to dashboards on Workplace Web (GO) can be restricted for a specific role.

Below listed Permissions list what is possible.

Role based reservation scope definition

Create a Workplace Role which restricts the user to see only a limited scope of locations, and to be able to make reservations only in those locations.

Step 1: Role definition

Add new role of Type "Reservation Restriction", and describe the reservation scope of a user by using any of the following 3 parameters:

• location type

• location scope

• zone scope

Users that have this role assigned

• should only be able to make reservations on Workplaces, in all locations

• should not be able to make reservations on Rooms nor Parking spaces (anywhere)

1. Select “Add New Role”

2. Fill in a Name and Description for the Role

3. Select Role Type “Reservation Restriction”

4. Select Space Type “Workplace”

Image Removed

Users that have this role assigned

• should only be able to make reservations on Rooms, Workplaces and Parking spaces in 1 specific location

• should not be able to make reservations on Rooms, Workplaces and Parking spaces in any of the other locations

1. Select “Add New Role”

2. Fill in a Name and Description for the Role

3. Select Role Type “Reservation Restriction”

4. Select Space Type “Room”

   1. Select the specific location

5. Select Space Type “Workplace”

   1. Select the specific location

6. Select Space Type “Parking”

   1. Select the specific location

Image Removed

Users that have this role assigned

• should only be able to make reservations on

  • Rooms in 1 specific location, and

  • workplaces that are linked to a specific zone or location groups in that same location

• should not be able to make reservations on

  • workplaces that are linked to none or other zones/location groups in that same location

  • Rooms, Workplaces and Parking spaces in any of the other locations

1. Select “Add New Role”

2. Fill in a Name and Description for the Role

3. Select Role Type “Reservation Restriction”

4. Select Space Type “Room”

   1. Select the specific location

5. Select Space Type “Workplace”

   1. Select the specific location

   2. Select the zone that workplaces need to belong to, before the user can book them

Image Removed

In this example, we’ll be combining 2 Reservation Restriction Roles, that each in itself can be assigned.

Users that have these roles assigned

• should only be able to make reservations on

  • Rooms in 2 specific locations, that are linked to specific zones or location groups in those same locations

  • Workplaces in the same 2 locations, and in 1 additional location

• should not be able to make reservations on

  • Rooms that are linked to none or other zones/location groups in any of those locations

  • Rooms in any of the other locations

  • Workplaces in any of the other locations

  • Parking spaces

1. Select “Add New Role”

2. Fill in a Name and Description for the Role

3. Select Role Type “Reservation Restriction”

4. Select Space Type “Room”

   1. Select the specific locations

   2. Select the zones that rooms need to belong to, before the user can book them

1. Select “Add New Role”

2. Fill in a Name and Description for the RoleSelect Space Type “Workplace”

   1. Select the specific locations

   2. Select the zone that workplaces need to belong to, before the user can book them

Image Removed

Image Removed

Workplace users are assigned a default role. When users are assigned with another role ABC, this role specific permissions shall be applicable to the users along with ‘Default’ role permissions.

An administrator can assign one or more roles to a user. If a user has multiple roles assigned to him/her, the overall reservation scope of the user will be the sum total/union of all individual roles. See Users and Groups for more information on user creation.

Settings in IWMS

Settings in Workplace

Result in IWMS

Result in Workplace

No restriction / Allowed to book room X

No restriction / Allowed to book room X

->

Allowed to book room X

Allowed to book room X

No restriction / Allowed to book room X

Restriction set on room X

->

Allowed to book room X

Not allowed to book room X

Restriction set on room X

No restriction / Allowed to book room X

->

Not allowed to book room X

Not allowed to book room X

With Reservation Restrictions set in Workplace, the user will be able to

• select a location on the live floorplan, which will open the room detail screen, but will

  • not see any availability data

  • not see the capacity information

  • not see the “check availability button” ~so will not be able to

• use the Create a Booking feature, but the restricted areas will not be part of the search results

If a user is trying to book a resource that is outside of his/her reservation scope (set in IWMS), at the end of the reservation workflow, an error message is shown.
For more details please view the debug page.

Image Removed

Permissions

Permission

Description

Related to

1

users.impersonate

impersonate other users at API level (Used by Cobundu)

Other

2

kiosk.view

Use kiosk

GO

3

content.edit

Modify content

Device control

4

reservations.view

User reservation features

GO

5

reservations.confidential.view

View confidential reservations

GO

6

sensordata.export

Export raw sensor data

GO

7

reports.view

View reports

GO

8

users.edit

Modify users

Studio

9

livedata.view

View life data

GO

10

rest.view

View the REST API browser

GO

11

settings.edit

Modify global settings and connect to other systems

Studio

12

devices.edit

Modify devices (sensor, tag,…)

Studio

13

roles.edit

Modify roles & profiles

Studio

14

settings.saml

Modify SAML settings

Studio

15

colleague.find

Find a colleague

GO

16

kiosks.edit

Modify kiosks

Studio

17

contentrules.edit

Modify content rules

Studio

18

plans.edit

Modify plans

Studio

19

replay.view

Use replay

GO

20

locationcharts.view

View historical sensor data in location detail view

GO

21

pulsecount.edit

Standard-Rollen

Jeder Workplace-Benutzer wird mit der Standardrolle angelegt. Entweder manuell oder durch Excel-Upload kann einem Benutzer sofort jede andere Rolle zugewiesen werden.

• "Standard" Rolle

  • Die Standardrolle hat eine Reihe von Standardberechtigungen. Admins können die Berechtigungen dieser Standardrolle verwalten.

    • Normalerweise können die Endnutzer Echtzeitdaten sehen und Reservierungen vornehmen und bearbeiten.

  • Es ist nicht möglich, diese Rolle zu entfernen 

• "VerwaltungDie Rolle "Studio" wird für den Zugriff auf Studio (gibt nur Zugriff auf die aktuelle Umgebung) und Device Control (für KioskApp und Workplace App) benötigt.

• "Admin.Geräte" Rolle gibt nur Zugriff auf Studio Räume und Studio Geräte. Alle anderen Einstellungen sind nicht verfügbar. Diese Rolle wird in der Regel externen Hardware-Installationspartnern zugewiesen, die für die Erstellung von Geräten Zugriff auf Studio benötigen, aber keine weiteren Änderungen vornehmen können sollten.

• "Reporter" Rolle ermöglicht den Zugriff auf Dashboards

• "EntwicklerDie Rolle "Workplace" wird in der Regel Benutzern zugewiesen, die das Recht haben, Workplace anzusehen/zu konsumieren/integrieren. Rest API . Bei diesen Benutzern kann es sich um externe Entwickler handeln, die an der Integration von Workplace in ihre Systeme arbeiten und keinen Zugriff auf Workplace-Touchpoints haben sollten.

• "Contentcontributor" ist erforderlich, um eine Inhaltsbibliothek zu erstellen (einrichten Custom Content)

• "Contentadmin" Rolle ist erforderlich für die Veröffentlichung/Verwaltung Custom Content

Umweltspezifische Rollen

Je nach den Anforderungen in Ihrer Umgebung können weitere Rollen hinzugefügt werden (wählen Sie "Neu hinzufügen"), z. B. kann der Zugriff auf Dashboards auf Workplace Web (GO) für eine bestimmte Rolle eingeschränkt werden.

Nachfolgend aufgelistet Berechtigungen auflisten, was möglich ist.

Definition eines rollenbasierten Reservierungsbereichs

Erstellen Sie eine Workplace-Rolle, die den Benutzer darauf beschränkt, nur eine begrenzte Anzahl von Orten zu sehen und nur an diesen Orten Reservierungen vornehmen zu können.

Schritt 1: Rollendefinition

Fügen Sie eine neue Rolle vom Typ "Reservierungsbeschränkung" hinzu und beschreiben Sie den Reservierungsbereich eines Benutzers mit einem der folgenden 3 Parameter:

• Standorttyp

• Standortumfang

• Zonenumfang

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title Beispiel 1: Benutzer soll nur Workplaces buchen können (an allen Standorten)
Benutzer, denen diese Rolle zugewiesen ist sollte nur an Workplaces reservieren können, und zwar an allen Standorten sollte nicht Reservierungen von Zimmern und Parkplätzen (überall) vornehmen können Wählen Sie "Neue Rolle hinzufügen". Geben Sie einen Namen und eine Beschreibung für die Rolle ein Rollentyp "Reservierungsbeschränkung" auswählen Raumtyp "Workplace" auswählen Image Added

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title Beispiel 2: Der Benutzer soll nur Räume (Zimmer, Arbeitsplätze und Parkplätze) an 1 Ort buchen können
Benutzer, denen diese Rolle zugewiesen ist sollte nur Zimmer, Workplaces und Parkplätze an 1 bestimmten Ort reservieren können sollte nicht Zimmer, Workplaces und Parkplätze an allen anderen Standorten reservieren können Wählen Sie "Neue Rolle hinzufügen". Geben Sie einen Namen und eine Beschreibung für die Rolle ein Rollentyp "Reservierungsbeschränkung" auswählen Raumtyp "Raum" auswählen Wählen Sie einen bestimmten Ort aus Raumtyp "Workplace" auswählen Wählen Sie einen bestimmten Ort aus Raumtyp "Parken" auswählen Wählen Sie einen bestimmten Ort aus Image Added

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title Beispiel 3: Der Nutzer soll jeden beliebigen Besprechungsraum an einem Ort buchen können und nur die Arbeitsplätze, die mit einer bestimmten Zone am selben Ort verbunden sind.
Benutzer, denen diese Rolle zugewiesen ist sollten nur Reservierungen vornehmen können über Zimmer an 1 bestimmten Ort und Workplaces, die mit einer bestimmten Zone oder Standortgruppe am selben Ort verbunden sind sollte nicht Reservierungen vornehmen können über Workplaces, die mit keiner oder anderen Zonen/Standortgruppen am selben Ort verbunden sind Räume, Workplaces und Parkplätze an einem der anderen Standorte Wählen Sie "Neue Rolle hinzufügen". Geben Sie einen Namen und eine Beschreibung für die Rolle ein Rollentyp "Reservierungsbeschränkung" auswählen Raumtyp "Raum" auswählen Wählen Sie einen bestimmten Ort aus Raumtyp "Workplace" auswählen Wählen Sie einen bestimmten Ort aus Wählen Sie die Zone, zu der die Workplaces gehören müssen, bevor der Benutzer sie buchen kann Image Added

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title Beispiel 4: Der Benutzer soll Zimmer buchen können, die mehrere Filter berücksichtigen
In diesem Beispiel werden wir 2 Reservierungseinschränkungsrollen kombinieren, die jede für sich zugewiesen werden können. Benutzer, denen diese Rollen zugewiesen sind sollten nur Reservierungen vornehmen können über Räume an 2 bestimmten Standorten, die mit bestimmten Zonen oder Standortgruppen an denselben Standorten verbunden sind Workplaces an denselben 2 Standorten und an 1 weiteren Standort sollte nicht Reservierungen vornehmen können über Räume, die mit keiner oder anderen Zonen/Ortsgruppen an einem dieser Orte verbunden sind Zimmer an einem der anderen Standorte Workplaces an einem der anderen Standorte Parkplätze Wählen Sie "Neue Rolle hinzufügen". Geben Sie einen Namen und eine Beschreibung für die Rolle ein Rollentyp "Reservierungsbeschränkung" auswählen Raumtyp "Raum" auswählen Wählen Sie die spezifischen Standorte Wählen Sie die Zonen aus, zu denen die Räume gehören müssen, damit der Benutzer sie buchen kann Wählen Sie "Neue Rolle hinzufügen". Geben Sie einen Namen und eine Beschreibung für die Rolle einWählen Sie den Raumtyp "Workplace". Wählen Sie die spezifischen Standorte Wählen Sie die Zone, zu der die Workplaces gehören müssen, bevor der Benutzer sie buchen kann Image Added Image Added

Schritt 2: Rollenzuweisung

Workplace-Benutzern wird eine Standardrolle zugewiesen. Wenn Benutzern eine andere Rolle ABC zugewiesen wird, gelten diese rollenspezifischen Berechtigungen für die Benutzer zusammen mit den Berechtigungen der "Standardrolle".

Ein Administrator kann einem Benutzer eine oder mehrere Rollen zuweisen. Wenn einem Benutzer mehrere Rollen zugewiesen sind, ist der Gesamtreservierungsbereich des Benutzers die Summe/Vereinigung aller Einzelrollen. Siehe Users and Groups für weitere Informationen zur Benutzererstellung.

Wenn eine Rolle "Reservierungsbeschränkung" zugewiesen ist, kann der Benutzer nur Räume/Arbeitsplätze, die in der Rolle beschrieben sind, über Workplace Touchpoints buchen. Anfragen für andere Orte werden von Workplace blockiert.

Wie sieht das für den Nutzer aus?

Wenn die Reservierungseinschränkungen im Workplace eingestellt sind, kann der Benutzer

• Wählen Sie einen Ort auf dem Live-Grundriss aus, wodurch sich der Bildschirm mit den Raumdetails öffnet, aber

  • keine Verfügbarkeitsdaten sehen

  • die Kapazitätsinformationen nicht sehen

  • die Schaltfläche "Verfügbarkeit prüfen" nicht sehen ~also nicht in der Lage sein

• die Funktion "Buchung erstellen" verwenden, aber die eingeschränkten Bereiche werden nicht in den Suchergebnissen angezeigt

Wenn ein Benutzer versucht, eine Ressource zu buchen, die außerhalb seines Reservierungsbereichs (in IWMS festgelegt) liegt, wird am Ende des Reservierungsworkflows eine Fehlermeldung angezeigt.
Weitere Einzelheiten entnehmen Sie bitte der Fehlersuchseite.

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