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DifficultySchwierigkeitsgrad: noviceAnfänger

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Inhalt

Table of Contents
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maxLevel1

Learning Objectives

After reading this article, you’ll be able to:

  • Make a reservation on the Workplace app by scanning a QR code

  • Start by looking for the best fit to your requirements, and then make the reservation

There’s different ways of booking a Meeting Room, Workplace, or Parking space, depending on requirements: is the user in front of the location he wants to book? Or is he looking for the best fit to specific requirements?

When the user is in front of the location he wants to book

If the location bears a QR code linked to Workplace, a user can book this location in under 20 seconds:

  1. Open action item “Scan to Book Now”

  2. Scan the location QR code

  3. Select the end-time of the reservation (either by drag-and-drop on the timeline or by selecting a preset (1h, 2h, 4h or until end of the day)

  4. Optional “Booking Details”: indicate who is reservation responsible

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When you’re looking for the best fit to your requirements

Step 1. Select the location you want to book

Location selection can have different starting points:

  • You can use the floorplan (either select Action button “View Floor Plan” or by using Floors card). Upon location selection, user is brought to Resource Detail Screen.

  • You can immediately go to Resource Detail Screen by selecting one of your favorite resources on the Home Screen.

  • You can use different Action buttons "Book a Meeting Room / Book a Workplace / Book a Parking space" on the home screen, to search on date/time, specific location or category etc

In each of the Action buttons “Book a … (resource)”, 3 tabs are shown

Lernziele

Nach der Lektüre dieses Artikels werden Sie in der Lage sein:

  • Reservieren Sie über die Workplace App durch Scannen eines QR-Codes

  • Beginnen Sie mit der Suche nach der besten Lösung für Ihre Anforderungen und nehmen Sie dann die Reservierung vor

Es gibt verschiedene Möglichkeiten, einen Besprechungsraum, einen Workplace oder einen Parkplatz zu buchen, je nach Bedarf: Steht der Nutzer vor dem Ort, den er buchen möchte? Oder ist er auf der Suche nach der besten Lösung für bestimmte Anforderungen?

Wenn der Nutzer sich vor dem Ort befindet, den er buchen möchte

Wenn der Standort mit einem QR-Code versehen ist, der mit Workplace verknüpft ist, kann ein Nutzer diesen Standort in weniger als 20 Sekunden buchen:

  1. Aktionspunkt "Jetzt scannen und buchen" öffnen

  2. Scannen Sie den QR-Code des Standorts

  3. Wählen Sie die Endzeit der Reservierung (entweder durch Ziehen und Ablegen auf der Zeitachse oder durch Auswahl einer Voreinstellung (1h, 2h, 4h oder bis zum Ende des Tages)

  4. Optionale "Buchungsdetails": Angabe, wer für die Buchung verantwortlich ist

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Wenn Sie auf der Suche nach der besten Lösung für Ihre Anforderungen sind

Schritt 1. Wählen Sie den Ort, den Sie buchen möchten

Die Standortwahl kann unterschiedliche Ausgangspunkte haben:

  • Sie können den Grundriss verwenden (entweder über die Aktionsschaltfläche "Grundriss anzeigen" oder über die Karte "Stockwerke"). Nach der Auswahl des Standorts wird der Benutzer zu folgenden Seiten geleitet Bildschirm "Ressourcendetails.

  • Sie können sofort gehen zu Bildschirm "Ressourcendetails durch die Auswahl eines Ihrer Favorit Ressourcen auf dem Startbildschirm.

  • Sie können verschiedene Aktionsschaltflächen "Buchen Sie einen Besprechungsraum / Buchen Sie einen Workplace / Buchen Sie einen Parkplatz" auf dem Startbildschirm verwenden, um nach Datum/Uhrzeit, bestimmten Orten oder Kategorien usw. zu suchen.

In jeder der Aktionsschaltflächen "Buchen Sie eine ... (Ressource)" werden 3 Registerkarten angezeigt:

This is the default tab.

User can search for the available rooms or desks by providing a date, time, location, number of attendees, category and capacity details for the meeting

Date: User can select the current or next day by toggling the Today / Tomorrow button. The date picker is displayed when user selects the date /selects “Other day”, which allows the user to change the date value.

Multi-day booking is supported in the app: create bookings which start on one date and end on another. Reservations can span multiple days without having to make separate reservations. The visualization of a multi-day booking is visible on other touchpoints
Expand
title1. ‘Book a Room’ / ‘Book a Workplace’ / 'Book a Parking” tab
Registerkarte "Zimmer buchen" / "Workplace buchen" / "Parkplatz buchen

Dies ist die Standard-Registerkarte.

Der Nutzer kann nach verfügbaren Räumen oder Tischen suchen, indem er Datum, Uhrzeit, Ort, Anzahl der Teilnehmer, Kategorie und Kapazitätsangaben für die Besprechung angibt

  • Datum: Der Benutzer kann den aktuellen oder den nächsten Tag auswählen, indem er die Schaltfläche Heute / Morgen umschaltet. Die Datumsauswahl wird angezeigt, wenn der Benutzer das Datum auswählt / "Anderer Tag" auswählt, wodurch der Benutzer den Datumswert ändern kann.

    • In der App werden mehrtägige Buchungen unterstützt: Erstellen Sie Buchungen, die an einem Datum beginnen und an einem anderen enden. Reservierungen können sich über mehrere Tage erstrecken, ohne dass separate Reservierungen vorgenommen werden müssen. Die Visualisierung einer mehrtägigen Buchung ist an anderen Touchpoints (Kiosk, Room Display, Go) ; however, it can’t be edited from those touchpoints.

  • Time:

    • ‘Time’ picker is displayed when the user selects the time or selects “other time” button

    • Quick Timeslots can be defined per site.

  • Location: User can limit search to a specific floor

  • The user can increase the participants count using the slider to go up to ‘20+’

  • The categories will reflect all available resource categories.

  • Define who will be the Reservation Responsible. This person will see the reservation in their touchpoints “upcoming meetings”, will potentially receive messages about this reservation etc

  • User can limit search to a specific zone

Image RemovedWhen user taps on the ‘Proceed’ button the user is navigated to ‘Select Resource’ screen

    • sichtbar; sie kann dort jedoch nicht bearbeitet werden.

  • Zeit:

    • Die Zeitauswahl wird angezeigt, wenn der Benutzer die Zeit auswählt oder auf die Schaltfläche "Andere Zeit" klickt.

    • Schnelle Timeslots können pro Standort festgelegt werden.

  • Standort: Der Benutzer kann die Suche auf ein bestimmtes Stockwerk beschränken

  • Der Benutzer kann die Teilnehmerzahl mit dem Schieberegler auf '20+' zu gehen

  • Die Kategorien wird alle verfügbaren Ressourcenkategorien widerspiegeln.

  • Legen Sie fest, wer die Reservierung Verantwortlich. Diese Person wird die Reservierung in ihren Touchpoints "anstehende Termine" sehen, möglicherweise Nachrichten über diese Reservierung erhalten usw.

  • Der Benutzer kann die Suche auf ein bestimmtes Zone

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Wenn der Benutzer auf die Schaltfläche "Fortfahren" tippt, wird er zum Bildschirm "Ressource auswählen" weitergeleitet.

After having entered the search criteria, when the user taps on the ‘Proceed’ button: the user is navigated to ‘Select Resource’ screen.

Header icons:

  • search for specific resource. Voice search is supported

    • filter options to filter on Resource Name

    • Floor plan view where all resources that are a match with the given criteria are highlighted. Selecting a location from the floor plan opens a small pop-up with a picture and meeting room name. Upon location selection, user is brought to Resource Booking Screen.

    Image RemovedTo find other resources, the user can either go back to the previous screen or scroll down to widen the search (eg add other floors to the search criteria

    • Niedrig) oder Favorit zuerst

    Workplace App wiederholt die Suchkriterien, die auf dem vorherigen Bildschirm eingegeben wurden

    Listenansicht (Standard) oder Grundrissansicht:

    • In der Listenansicht werden alle Ressourcen angezeigt, die mit den angegebenen Kriterien übereinstimmen (siehe Kapitel "Extra" auf dieser Seite > "Suchempfehlungen" für weitere Einzelheiten). Die Listenansicht enthält: Ressourcenname, Bild, Kapazität, Standort. Nach der Auswahl eines Zeitfensters wird der Benutzer zur Buchungsseite der Ressource weitergeleitet.

      • Unter "Empfohlen für Sie" werden die Ressourcen angezeigt, die am besten zu den angegebenen Kriterien passen:

        • Freie Zimmer mit mindestens 1 Termin innerhalb der nächsten 2 Stunden

        • Verfügbare Zimmer am angefragten Tag

        • Verfügbare Zimmer auf der angefragten Etage

        • Verfügbare Räume, die der benötigten Kapazität entsprechen

      • Unter "Andere tolle Optionen für Sie" werden Ressourcen angezeigt, die leicht von den angegebenen Kriterien abweichen, in der Regel sind die Räume etwas größer als die angegebene Teilnehmerzahl

    Expand
    title1.a. Select Resource Screen
    Bildschirm "Ressource auswählen

    Wenn der Benutzer nach Eingabe der Suchkriterien auf die Schaltfläche "Fortfahren" tippt, wird er zum Bildschirm "Ressource auswählen" weitergeleitet.

    Kopfzeilen-Symbole:

    • Suche nach einer bestimmten Ressource. Die Sprachsuche wird unterstützt

    • Filteroptionen zum Filtern nach Ressourcenname (A-Z, Z-A), Capacity Kapazität (LowNiedrig-HighHoch, HighHoch-Low) or Favorite First

    Workplace app repeats the search criteria that were entered in the previous screen

    List view (default) or Floor plan view:

    • List view shows all resources that are a match with the given criteria (see chapter “Extra” on this page > “Search Recommendations” for more details). List view includes: resource name, picture, capacity, location. Upon time slot selection, user is brought to Resource Booking Screen.

      • “Recommended for your” will show the resources that are the best match to the given criteria:

        • Available rooms with at least 1 slot within the next 2 hours

        • Available rooms on the requested day

        • Available rooms on the requested floor

        • Available rooms that match the required capacity

      • “Other great options for you” will show resources that slightly differ from the given criteria, usually the rooms are a bit larger than the mentioned number of attendees

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    • Grundrissansicht, in der alle Ressourcen, die den angegebenen Kriterien entsprechen, hervorgehoben sind. Wenn Sie einen Ort aus dem Grundriss auswählen, öffnet sich ein kleines Pop-up-Fenster mit einem Bild und dem Namen des Besprechungsraums. Nach der Auswahl des Ortes wird der Benutzer zum Bildschirm für die Ressourcenbuchung weitergeleitet.

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    Um weitere Ressourcen zu finden, kann der Benutzer entweder zum vorherigen Bildschirm zurückkehren oder nach unten scrollen, um die Suche zu erweitern (z. B. andere Stockwerke zu den Suchkriterien hinzufügen).

    ‘All Rooms’ / ‘All Workplaces’ / ‘All Parking’ tab

    Upon first selection: User needs to select a floor if multiple floors are set up for the selected building. Number shows how many of this kind of resources are available on each floor.

    • if a floor has been selected in the past, it will be highlighted as “recent floor”

    This tab provides a list view of all resources in that category. List view includes: resource name, picture, capacity, location, etc

    Header icons:

  • search for specific resource. Voice search is supported

    • filter options to filter on Resource Name
    Expand
    title2. ‘All Rooms’ / ‘All Workplaces’ / ‘All Parking’ tab
    Registerkarte 'Alle Räume' / 'Alle Workplaces' / 'Alle Parkplätze'.

    Registerkarte 'Alle Räume' / 'Alle Workplaces' / 'Alle Parkplätze'.

    Bei der ersten Auswahl: Der Benutzer muss ein Stockwerk auswählen, wenn für das ausgewählte Gebäude mehrere Stockwerke eingerichtet sind. Die Zahl zeigt an, wie viele Ressourcen dieser Art in jedem Stockwerk verfügbar sind.

    • Wenn ein Stockwerk in der Vergangenheit ausgewählt wurde, wird es als "letztes Stockwerk" hervorgehoben.

    Diese Registerkarte bietet eine Listenansicht aller Ressourcen in dieser Kategorie. Die Listenansicht enthält: Name der Ressource, Bild, Kapazität, Standort usw.

    Kopfzeilen-Symbole:

    • Suche nach einer bestimmten Ressource. Die Sprachsuche wird unterstützt

    • Filteroptionen zum Filtern nach Ressourcenname (A-Z, Z-A), Capacity Kapazität (LowNiedrig-HighHoch, HighHoch-Low) or Favorite First

    Upon resource selection, user is brought to Resource Detail Screen

    • Niedrig) oder Favorit zuerst

    Nach der Auswahl der Ressource wird der Benutzer zu Bildschirm "Ressourcendetails.

    ‘Floor Plan’ tab opens the floor plan view. Upon location selection, user is brought to Resource Detail Screen
    Expand
    title3. ‘Floor Plan’ tab
    Registerkarte 'Grundriss'

    Registerkarte 'Grundriss' öffnet die Grundrissansicht. Nach der Auswahl des Standorts wird der Benutzer zu Bildschirm "Ressourcendetails.

    Step Schritt 2. Resource Detail Screen

    On Resource Detail Screen, select “Book this … (resource)”

    As described above, in some cases, you’ll skip this step

    Step 3. Resource Booking Screen

    • If you have not filled in search criteria in Step 1: Resource Booking Screen allows you to provide a meeting title, select date/time, enter number of of participants

    • If you’ve filled in search criteria in Step 1: Resource Booking Screen repeats the most important information on the reservation request (date/time, number of participants), and allows you to add extra information such as a meeting subject to the reservation.

    Time zone deviation between the location time zone and device time zone will be indicated.

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    While creating a reservation, you can make a booking for someone else.

    ‪When a new responsible person is selected, this person becomes the actual organizer of the meeting, and this meeting will appear in his/her reservation agenda.

    ‪‪When booking on behalf of someone else, the reservation scope restrictions (locations, zones, departments) will be applied based on the selected reservation responsible.

    ‪There’s no restriction on who can booking on behalf of which other user.

    Info

    You will also be able to see this reservation in My Reservations > Managed

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    If required, you can enter a comment in the Remarks field.

    If available for you, you can also select Services and/or Equipment as an add-on to your reservation.

    For each object, you can add specific notes, like dietary requirements.
    For each service, you can add a separate start time, as you might want to receive your lunch only at midday even if the reservation starts in the morning.

    Info

    Fill in the Cost Center

    For best use of Cost Center Search: Enter at least the first 3 characters of the Cost Center Name

    (as it searches Names only, and considers “Starts with” (NOT “contains”)

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    Don’t forget to confirm your reservation.

    Upon successful creation of the reservation, you’ll be navigated to “Reservation successful” screen.

    Step 4. Reservation successful screen

    This screen is displayed when you create a reservation.

    All reservation details are displayed as read-only.

    Share your reservation with your colleagues. They will see this appear in their Notification center.

    Buttons:

    • Book another goes back to Search with the same search details filled in.

    • Return to Home navigates back to the Home screen.

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    SearchBildschirm "Ressourcendetails

    Wählen Sie im Bildschirm "Ressourcendetails" die Option "Buchen Sie diese ... (Ressource)".

    Wie oben beschrieben, kann dieser Schritt in einigen Fällen übersprungen werden

    Schritt 3. Bildschirm Ressourcenbuchung

    • Wenn Sie in Schritt 1 keine Suchkriterien eingegeben haben: Der Bildschirm "Ressourcenbuchung" ermöglicht es Ihnen, eine Besprechung anzugeben Titelauswählen Datum/Uhrzeiteingeben Anzahl der Teilnehmer

    • Wenn Sie in Schritt 1 Suchkriterien eingegeben haben: Der Bildschirm "Ressourcenbuchung" wiederholt die wichtigsten Informationen der Anfrage (Datum/Uhrzeit, Anzahl der Teilnehmer) und ermöglicht es Ihnen, zusätzliche Informationen, wie z. B. einen Besprechungsgegenstand, der Anfrage hinzuzufügen.

    Die Zeitzonenabweichung zwischen der Zeitzone des Standorts und der Zeitzone des Geräts wird angezeigt.

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    Bei der Erstellung einer Reservierung können Sie eine Buchung für eine andere Person vornehmen.

    Wenn eine neue verantwortliche Person ausgewählt wird, wird diese Person der eigentliche Organisator des Treffens, und dieses Treffen wird in seiner Reservierungsagenda erscheinen.

    Wenn Sie im Namen einer anderen Person buchen, werden die Einschränkungen des Reservierungsbereichs (Orte, Zonen, Abteilungen) auf der Grundlage des ausgewählten Reservierungsverantwortlichen angewendet.

    Es gibt keine Einschränkung, wer im Namen eines anderen Nutzers buchen kann.

    Info

    Sie können diese Reservierung auch sehen in Meine Reservierungen > Verwaltet

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    Falls erforderlich, können Sie einen Kommentar in das Feld Bemerkungen Feld.

    Falls für Sie verfügbar, können Sie auch Folgendes auswählen Dienstleistungen und/oder Ausrüstung als Zusatz zu Ihrer Reservierung.

    Zu jedem Objekt können Sie spezielle Notizen hinzufügen, z. B. zu Ernährungsgewohnheiten.
    Für jeden Dienst können Sie eine eigene Startzeit angeben, da Sie Ihr Mittagessen vielleicht erst mittags erhalten möchten, auch wenn die Reservierung am Morgen beginnt.

    Info

    Füllen Sie die Kostenstelle aus

    Für eine optimale Nutzung der Kostenstellensuche: Geben Sie mindestens die ersten 3 Zeichen des Kostenstellennamens ein.

    (da es nur nach Namen sucht und "beginnt mit" (NICHT "enthält") berücksichtigt)

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    Vergessen Sie nicht, Ihre Reservierung zu bestätigen.

    Nach erfolgreicher Erstellung der Reservierung werden Sie zum Bildschirm "Reservierung erfolgreich" weitergeleitet.

    Schritt 4. Bildschirm "Reservierung erfolgreich

    Dieser Bildschirm wird angezeigt, wenn Sie eine Reservierung anlegen.

    Alle Reservierungsdetails werden als schreibgeschützt angezeigt.

    Teilen Sie Ihre Reservierung mit Ihren Kollegen. Sie werden sehen, dass dies in ihren Notification center.

    Knöpfe:

    • Ein weiteres Buch kehrt zur Suche zurück, wobei die gleichen Suchdetails eingegeben werden.

    • Zurück zu Home navigiert zurück zum Startbildschirm.

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    Suche

    Live Search