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DifficultySchwierigkeitsgrad: noviceAnfänger

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Inhalt

Table of Contents
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maxLevel1

Learning Objectives

After reading this article, you’ll be able to:

Install

Lernziele

Nach der Lektüre dieses Artikels werden Sie in der Lage sein:

  • Room Finder Add-in Start using the installieren

  • Verwenden Sie das Room Finder Add-in

Room Finder only works when following products are installed

Room Finder is an add-in to Outlook and can be set up using Workplace SSO (see ist ein Add-In für Outlook und kann mit Workplace SSO eingerichtet werden (siehe How to set up Workplace SSO).

It only works after Exchange Sync has been configured.

‪Prerequisites

Sie funktioniert nur, nachdem Exchange Sync konfiguriert wurde.

Voraussetzungen

Room Finder funktioniert nur, wenn die folgenden Produkte installiert sind:

  • IWMS

  • Workplace tenant, where users are set-up

    Exchange Sync should be configured and activated for the tenant

  • Configuration in Azure as described in Exchange Sync & Outlook

  • The respective rooms must be mapped to a mailbox in Exchange

    • Exchange Sync configuration includes a mapping between Exchange Rooms and IWMS Reservable Rooms

    -Mieter, in dem die Benutzer eingerichtet werden

  • Exchange Sync sollte für den Mandanten konfiguriert und aktiviert werden

    • Konfiguration in Azure wie beschrieben in Exchange Sync and Outlook

    • Die jeweiligen Räume müssen einem Postfach in Exchange zugeordnet sein

    • Die Exchange Sync-Konfiguration enthält eine Zuordnung zwischen Exchange-Räumen und reservierbaren IWMS-Räumen.

Note

In Exchange , we define the mapping/scope of which outlook rooms are treated by Exchange. This might mean that not all rooms used are available in Exchange.

Room Finder, on the other hand, being a Workplace touch point, shows ALL Workplace rooms.

Mind this gap between functionalities when setting up Room Finder.

Configuration

In IWMS:

  • ‪Set up Master data

    • ‪Create Reservable objects

    legen wir fest, welche Outlook-Räume von Exchange behandelt werden. Dies kann bedeuten, dass nicht alle verwendeten Räume in Exchange verfügbar sind.

    Der Room Finder hingegen ist ein Workplace-Touchpoint, der ALLE Workplace-Räume anzeigt.

    Achten Sie bei der Einrichtung des Room Finders auf diese Lücke zwischen den Funktionen.

    Konfiguration

    In IWMS:

    • Einrichten von Master data

    • Reservierbare Objekte erstellen

    In Workplace:

    • ‪Implentation Consultant to request “Basic username” and “Basic password” from the Implentation Consultant fragt "Basic username" und "Basic password" beim Exchange sync (Integration) team: it's the account that Workplace uses to connect to Exchange sync for the specific tenant.‪Make sure to fill out the Team an: Es handelt sich um das Konto, das Workplace für die Verbindung zu Exchange sync für den jeweiligen Mandanten verwendet.

    • Stellen Sie sicher, dass Sie die Studio Config on Exchange Interface ausfüllen (see siehe Setup Studio settings)

    Install Room

    Raum-Finder installieren

    Expand
    title‪11. In Outlook, select File, then Manage Add-insWählen Sie in Outlook "Datei" und dann "Add-Ins verwalten".

    Expand
    title2. This will open the managed Dadurch werden die verwalteten Add-ins for Ins für Outlook (possibly in web browsergeöffnet (möglicherweise im Webbrowser): select Wählen Sie Spacewell Room Finder
    Expand
    title3. Open an appointment or meeting Öffnen Sie einen Termin oder eine Besprechung in Outlook
    Expand
    title4. ‪Select the Wählen Sie das Room Finder Add-in from von Spacewell
    Expand
    title5. ‪Log in with your Workplace credentials (only first time login; SSO supportedMelden Sie sich mit Ihren Workplace-Anmeldedaten an (nur bei der ersten Anmeldung; SSO wird unterstützt)
    Expand
    title‪6. Select relevant location and floor6. Wählen Sie den entsprechenden Standort und die Etage
    Use

    Room Finder verwenden

    Expand
    title1. Open an appointment or meeting in Outlook, select the right time for your meetingÖffnen Sie einen Termin oder eine Besprechung in Outlook, wählen Sie die richtige Zeit für Ihre Besprechung
    Adding participants to your reservation will indicate the required capacity to the
    Expand
    title2. Add Required participants to the reservation
    Erforderliche Teilnehmer zur Reservierung hinzufügen

    Durch das Hinzufügen von Teilnehmern zu Ihrer Reservierung wird die erforderliche Kapazität für das Room Finder Add-in angezeigt.
    For example, when inviting 2 people to the reservation, the capacity search will be “3” (including the Reservation Responsible user), probably suggesting meeting rooms that have “capacity 4”Wenn zum Beispiel 2 Personen zur Reservierung eingeladen werden, wird die Kapazitätssuche "3" sein (einschließlich des für die Reservierung verantwortlichen Benutzers), wobei wahrscheinlich Besprechungsräume mit "Kapazität 4" vorgeschlagen werden.

    Expand
    title3. Select the Wählen Sie das Room Finder Add-in from von Spacewell
    Room Finder will highlight rooms most suitable for your search, meaning depending on number of participants and availability known in the reservation system for that moment
    Expand
    title4. Room Finder opens on the right side of the screen as floor plan or in list view
    öffnet sich auf der rechten Seite des Bildschirms als Grundriss oder in der Listenansicht

    Der Room Finder markiert die für Ihre Suche am besten geeigneten Zimmer, d.h. abhängig von der Anzahl der Teilnehmer und der Verfügbarkeit, die im Reservierungssystem zu diesem Zeitpunkt bekannt ist

    Expand
    title5. Select the room in Wählen Sie den Raum im Room Finder

    The Room Mail Box from Exchange will be added to the Required + Location field of your appointment /meetingDas Raumpostfach von Exchange wird dem Feld Erforderlich + Ort Ihres Termins / Ihrer Besprechung hinzugefügt.

    Good to know

    Exchange differentiates between rooms and workplaces:

    • When workplace reservations are synchronized from Workplace to Outlook, the user’s resource status remains “Available”. In other words: A workplace reservation in Outlook won’t set the user status as “Busy” for the entire duration of the reservation

    • Booking a room is seen as "going into a meeting", meaning user status will be set to Busy in Outlook

    FAQ

    Can this be pushed by central IT or does everyone needs to install individually?  

    Because it's an official outlook add-in, it needs to be added by an administrator. You can read how here 

    Are email addresses cached in Workplace or fetched in real-time?

    Emails are stored in the Workplace cache, since all APIs work with cached values only. Caching emails is performed on a daily basis for all Workplace tenants which have configured Exchange Interface.

    Search

    Gut zu wissen

    Bei Exchange wird zwischen Räumen und Arbeitsplätzen unterschieden:

    • Wenn Arbeitsplatzreservierungen von Workplace nach Outlook synchronisiert werden, bleibt der Ressourcenstatus des Benutzers "Verfügbar". Mit anderen Worten: Eine Workplace-Reservierung in Outlook setzt den Status des Benutzers nicht für die gesamte Dauer der Reservierung auf "Beschäftigt".

    • Die Buchung eines Raums wird als "Teilnahme an einer Besprechung" angesehen, d. h. der Benutzerstatus wird in Outlook auf "Beschäftigt" gesetzt.

    FAQ

    Kann dies von der zentralen IT-Abteilung veranlasst werden, oder muss jeder Mitarbeiter die Installation selbst vornehmen?  

    Da es sich um ein offizielles Outlook-Add-In handelt, muss es von einem Administrator hinzugefügt werden. Sie können lesen, wie hier 

    Werden E-Mail-Adressen in Workplace zwischengespeichert oder in Echtzeit abgerufen?

    E-Mails werden im Workplace-Cache gespeichert, da alle APIs nur mit gecachten Werten arbeiten. Das Zwischenspeichern von E-Mails wird täglich für alle Workplace-Mandanten durchgeführt, die eine Exchange-Schnittstelle konfiguriert haben.

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