MoeilijkheidsgraadDifficulty: beginnernovice

Inventory Management

Image Added

Inventory management helps identify which and how much stock to order at what time. It tracks inventory from purchase to the sale of goods. It identifies and responds to trends to ensure there’s always enough stock to fulfill orders and proper warning of a shortage. Workplace Management can do this for you, and here you read how to set it up inside Workplace.

Een opslag maken

Voordat we "Voorraadbeheer" kunnen gebruiken, hebben we ten minste één opslagruimte nodig. We kunnen "Opslag" vinden in het menu onder "Activa".

Image Removed

Volg de volgende stappen om een nieuwe opslag aan te maken.

1. Open de module "Opslag" via de optie onder "Activa" in het menu.

2. Druk op de knop "Nieuw".

3. Vul de velden in. De grijze velden worden automatisch ingevuld.

4. Druk op de knop "Opslaan en terugkeren" om het aanmaken van een opslag te voltooien.

Image Removed

Tabblad 'Instellingen

Op het tabblad Instellingen kun je een paar instellingen wijzigen:

• Organisatie
  Je kunt een organisatie instellen als extra informatie over de locatie.

• Standaardlocatie
  Je kunt een standaardlocatie in de opslag instellen, zodat je die niet hoeft in te stellen als je nieuwe items toevoegt.

• Voorraadwaardering
  Je kunt ook instellen hoe de voorraadwaarde wordt berekend met betrekking tot prijsveranderingen.

Expand
title Een opslag maken
Naam veld	Beschrijving
Referentie	wordt automatisch gevuld
Ouder	Als de opslag deel uitmaakt van andere (uitgebreidere) opslag, selecteer dan het magazijn waar het deel van uitmaakt.
Naam	Geef de opslag een naam
Gebied	Toewijzen in welk gebied de opslag zich bevindt
Opslagmanager	Wijs een opslagbeheerder toe aan deze opslag
Ordertype Besteladvies orders	Selecteer het type inkooporder. Als de vervolgkeuzelijst leeg is, moet je eerst inkoopordertypes maken (zie artikel over inkooporders).
Info
How to create a storage
How to create a storage Before we can use “Inventory Management,” we need at least one storage. We can find “Storages” in the menu under “Assets.” Image Added To create a new storage, follow the next steps. Open the “Storages” module using the option under “Assets” in the menu. Press the button “New.” Fill in the fields. The greyed-out fields are filled in automatically. Press the “Save and return” button to complete the creation of a storage. Field name Description Reference is automatically filled Parent If the storage is part of other (more extensive) storage, select the warehouse it is part of. Name Give the storage a name Area Assign on which area the storage is located Storage Manager Assign a storage manager to this storage Order Type order advice orders Select the Purchase Order Type. If the pulldown is empty then you first need to create purchase order types (see article on purchase orders). Image Added ‘Settings’ tab In the settings tab you can change a few settings: Organization You can set an organization, as extra info regarding the location. Default location You can set a default location in the storage, so you don`t have to set that if you add new items. Stock valuation You can also set how the stock value is calculated regarding price changes. Info Good to know: only use the lowest hierarchy for a default location.

Werkelijke voorraad (hoeveelheid) van de inventaris & transacties

Automatische transactie

Transacties worden automatisch aangemaakt wanneer er een interne of uitgaande aankooporder is. Op deze manier kunnen de wijzigingen in de hoeveelheid artikelen in detail worden bijgehouden.

Handmatige transacties

Het is ook mogelijk om deze transacties handmatig aan te maken (bijvoorbeeld als correctie), om de beginvoorraad te registreren of om de verplaatsing van (een deel van de) voorraad naar een andere opslag of naar een andere locatie in dezelfde opslag (andere legborden bijvoorbeeld) te registreren.

Volg de volgende stappen om een handmatige transactie aan te maken:

1. Navigeer naar je inventarisitem:

   1. Gebruik de optie "Inventaris" in het menu onder "Activa" en zoek naar het inventarisitem dat je wilt bewerken.

   2. Als je weet waar het item zich bevindt, open dan de opslag met de optie "Opslag" en druk vervolgens op de knop "Inventaris", zoek naar je item en open het item dat je wilt bewerken.

2. Nadat je het item hebt geopend, zie je het tabblad "Algemeen". Druk op het tabblad "Transacties".

3. Je ziet drie knoppen:

   1. Uitgaande transactie aanmaken, voor het aanmaken van uitgaande overschrijvingen.

   2. Aanmaken in transactie, voor het aanmaken van inkomende overboekingen.

   3. Exporteren naar Excel, voor het exporteren van een lijst in Excel van alle transfers.

4. Druk op "Maak transactie uit" of "Maak transactie in" om een transactie aan te maken.

5. Vul de gegevens in en de hoeveelheid (in de lijst onderaan) die je wilt overmaken.

6. In één transactie is het mogelijk om meerdere inventarisitems over te dragen. Klik op 'Inventarisitem toevoegen' om nog een transactie-item toe te voegen

7. Druk op de knop "Verwerken".

Image Removed

Samenvatting

Opslaglocaties

In de vorige schermafbeelding zie je dat de opslagmodule drie verschillende tabbladen heeft. Op het tabblad "Locaties" kun je locaties in de opslag aanmaken. De opslagruimte moet ten minste één opslagruimte hebben; de hele opslagruimte kan één locatie zijn. Als de opslagruimte bijvoorbeeld een relatief kleine ruimte is, heb je niet meer plaatsen om de locatie van een item op te geven.

De opslaglocaties zijn de feitelijke locaties binnen een opslag waar het inventarisitem wordt geplaatst. Dit kan in een hiërarchisch niveau worden gezet, bijvoorbeeld: Hal B → Rek 3 → Onderste schap Rek 3

Image Removed

Hoe opslaglocaties maken?

1. Navigeer naar het tabblad "Locaties" van een opslag.

2. Druk op "Nieuw".

3. Vul de velden in

4. Klik op het pictogram 'Nieuw subitem maken' (rechtsboven) om een sublocatie te maken. Als je deze methode gebruikt, wordt de huidige locatie automatisch ingesteld als ouder van de locatie die wordt aangemaakt.

5. Druk op de knop "Opslaan en terugkeren" om terug te keren naar het vorige scherm.

Image Removed

Catalogusitem maken

Een inventarisitem is gekoppeld aan een catalogusitem. Controleer altijd of het catalogusitem bestaat voordat je een nieuw item toevoegt aan een opslag. Als het catalogusitem niet bestaat, volg dan de stappen hier beschreven (sectie bestelbare items) om een nieuwe te maken.

Expand
title Hoeveel voorraad is er?
Hoeveel voorraad is er? Volg deze stappen om te zien wat de voorraad van een opslag is: Navigeer naar je opslag met de optie "Opslag" in het menu onder "Activa". Selecteer je opslag. Onderaan vind je de knop "Inventaris". Gebruik in het volgende scherm het veld "Trefwoorden" (of laat leeg) > druk op "Zoeken". Je krijgt een scherm te zien dat lijkt op de schermafbeelding hieronder Image Removed

Hoe voeg je een nieuw item toe aan de inventaris?

1. Er zijn meer manieren om een item aan de inventaris toe te voegen. Gebruik een van deze opties:

   1. Gebruik de optie "Opslagplaatsen" in het menu onder "Activa" > open een opslagplaats > klik op de knop "Inventaris" > klik op 'Zoeken' >nieuw (Opmerking: de knop 'nieuw' kan ook al beschikbaar zijn rechtsboven in het zoekscherm). Dit is de voorkeursmanier bij het toevoegen van meerdere items omdat de Opslag automatisch wordt ingevuld.

   2. Navigeer naar "Inventaris" via de optie in het menu onder "Activa" en druk op de knop "Nieuw".

2. Vul de gegevens van het inventarisitem in.

3. Gebruik het tabblad Locaties om een "Opslaglocatie" toe te wijzen.

4. Druk op "Opslaan en terugkeren" om het item op te slaan.

Naam veld

Beschrijving

Opslag

Waarin wilt u dit artikel op voorraad houden?

Catalogus

Selecteer een catalogusitem

Leverancier

de naam van de leverancier

Prijs

de prijs van het item per hoeveelheid

Min voorraad

De minimale voorraad die je wilt hebben

Maximale voorraad

De maximale voorraad die je wilt hebben

Voorraad bijhouden

Ja/Nee. Wilt u een voorraad aanhouden van dit artikel

Negatieve voorraad

Is een negatieve voorraad toegestaan?

Nabestelling

Is een nabestelling toegestaan? Is het nog steeds mogelijk om een bestelling te plaatsen als de voorraad op is?

Reacties

Je kunt hier extra opmerkingen plaatsen

Verkorte lijst

Ja/Nee. Zet dit item op een shortlist voor gemakkelijke toegang

Externe referentie

Noteer hier een extern, bijvoorbeeld het bestelnummer in de leverancierscatalogus

Image Removed

Storage Locations The previous screenshot shows that the storage module has three different tabs. On the tab “Locations,” you can create locations in the storage. The storage has to have at least one storage; the whole storage can be one location. For example, if the storage is a relatively small room, you don`t have more places to specify an item’s location. The storage locations are the actual locations within a storage where the inventory item is placed. This can be put in a hierarchy level, for example: Hall B → Rack 3 → Bottom Shelf Rack 3 Image Added How to create storage locations? Navigate to the “Locations tab” of a storage. Press “New” Fill in the fields Click the ‘Create new sub item’ (icon on the top right) to create a sub location. When using this method, the current location is automatically set as parent of the location location that is created. Press the “Save and return” button to return to the previous screen Field name Description Reference The reference name/number (if necessary) Full name The name of the storage location Description A description of the storage location Area Select the area where it is located Picking Order If you have the same item on multiple locations, you can prioritize the locations. Storage Part of which storage Parent Storage Location What is the parent storage location Image Added

Expand
title How much stock is there?
How much stock is there? To see what the stock is of a storage, follow these steps: Navigate to your storage using the option “Storages” in the menu under “Assets” Select your storage. On the bottom, you will find the button “Inventory” On the next screen, use the field “Keywords” (or leave empty) > press “Search” You will see a screen that resembles the screenshot, as shown below Image Added

Expand
title How to add a new item to the inventory?
How to add a new item to the inventory? There are more ways to add an item to the inventory. Use one of these options: Use the option “Storages” in the menu under “Assets” > open a storage > click on the button “Inventory” > click ‘Search’ >new (Note: the ‘new’ button might also already be available on the top right of the search screen). This is the preferred way when adding multiple items because the Storage will be filled in automatically. Navigate to “Inventory” by using the option in the menu under “Assets” and press the “New” button. Fill in the details of the Inventory item. Use the locations tab to assign a “Storage location.” Press the “Save and return” to save the item. Info Inventory items are always linked to a catalog item, and some fields are automatically taken over when selecting the item. Field name Description Storage In which do you want to keep stock of this item Catalog Select a catalogitem Supplier the name of the supplier Price the price of the item per quantity Min stock The minimum stock you want to have Max stock The maximum stock you want to have Stock keeping Yes/No. Do you want to keep stock of this item Negative stock Is a negative stock allowed? Backorder Is a backorder allowed? Is it still possible to place an order if you are out of stock Comments You can put here extra comments Shortlist Yes/No. Shortlist this item for easy access External reference Note here an external, for example, the order number in the supplier catalog Image Added

Expand
title Actual stock (quantity) of the inventory & transactions
Actual stock (quantity) of the inventory & transactions Info The stock of an item is automatically calculated through transactions and cannot be changed manually. A transaction is made to keep the stock up-to-date. Automatic transaction Transactions are created automatically when there is an internal or outgoing purchase order. This way, the changes in the quantity of the items can be tracked in detail. Manual transactions It is also possible to manually create these transactions (for example: as a correction), to register the initial stock, or to register the transfer (part of the) stock to another storage or to another location in the same storage (other shelves for example). To create a manual transaction, follow the next steps: Navigate to your inventory item: Use the “Inventory” option in the menu under “Assets ”and search for the inventory item you want to edit. If you know where the item is located, open the storage using the option “Storages,” and next, press the " Inventory " button, search for your item, and open the one you want to edit. After opening the item, you will see the “General” tab. Press the “Transactions” tab. You will see three buttons: Create out transaction, for creating outgoing transfers. Create in transaction, for creating incoming transfers. Export to Excel, for exporting a list in excel of all transfers. Press “Create out transaction” or “Create in transaction” to create a transaction. Fill in the details and the quantity (in the include at the bottom) you want to transfer. In one transaction it is possible to transfer multiple inventory items. Click ‘Add inventory item’ to add another transaction item Press the “Process” button. Info Hover over the fields to view the available help text. Image Added

Summary

Search