Voorraadbeheer
Moeilijkheidsgraad: beginner
Leerdoelen
Na het lezen van dit artikel zul je in staat zijn om:
Gebruik de voorraad mogelijkheden in Workplace.
Nieuwe opslagruimte maken.
Voeg voorraad-items toe aan een opslag.
Voorraadbeheer
Voorraadbeheer helpt om te bepalen welke en hoeveel voorraad op welk moment moet worden besteld. Voorraad wordt bijgehouden van inkoop tot verkoop van goederen. Het identificeert en reageert op trends om ervoor te zorgen dat er altijd genoeg voorraad is om bestellingen uit te voeren en om goed te waarschuwen voor een tekort. Workplace Management kan dit voor je doen en hier lees je hoe je dit kunt instellen in Workplace.
Een opslag maken
Voordat we "Voorraadbeheer" kunnen gebruiken, hebben we ten minste één opslag nodig. We kunnen "Opslag" vinden in het menu onder "Inventaris".
Volg de volgende stappen om een nieuwe opslag aan te maken.
Open de module "Opslag" via de optie onder "Inventaris" in het menu.
Druk op de knop "Nieuw".
Vul de velden in. De grijze velden worden automatisch ingevuld.
Druk op de knop "Opslaan en terugkeren" om het aanmaken van een opslag te voltooien.
Naam veld | Beschrijving |
|---|---|
Referentie | wordt automatisch gevuld |
Ouder | Als de opslag deel uitmaakt van andere (uitgebreidere) opslag, selecteer dan het magazijn waar het deel van uitmaakt. |
Naam | Geef de opslag een naam |
Ruimte | Toewijzen in welk gebied de opslag zich bevindt |
Opslagmanager | Wijs een opslagbeheerder toe aan deze opslag |
Ordertype Besteladvies orders | Selecteer het type inkooporder. Als de vervolgkeuzelijst leeg is, moet je eerst inkoopordertypes maken (zie artikel over inkooporders). |
Tabblad 'Instellingen
Op het tabblad Instellingen kun je een paar instellingen wijzigen:
Organisatie
Je kunt een organisatie instellen als extra informatie over de locatie.Standaardlocatie
Je kunt een standaardlocatie instellen in de opslag, zodat je die niet hoeft in te stellen als je nieuwe items toevoegt.Voorraadwaardering
Je kunt ook instellen hoe de voorraadwaarde wordt berekend met betrekking tot prijsveranderingen.
Goed om te weten: gebruik alleen de laagste hiërarchie voor een standaardlocatie.
Opslaglocaties
In de vorige schermafbeelding zie je dat de opslagmodule drie verschillende tabbladen heeft. Op het tabblad "Locaties" kun je locaties in de opslag aanmaken. De opslagruimte moet ten minste één opslagruimte hebben; de hele opslagruimte kan één locatie zijn. Als de opslagruimte bijvoorbeeld een relatief kleine ruimte is, heb je niet meer plaatsen om de locatie van een item op te geven.
De opslaglocaties zijn de feitelijke locaties binnen een opslag waar het inventarisitem wordt geplaatst. Dit kan in een hiërarchisch niveau worden gezet, bijvoorbeeld: Hal B → Rek 3 → Onderste schap Rek 3
Hoe opslaglocaties maken?
Navigeer naar het tabblad "Locaties" van een opslag.
Druk op "Nieuw".
Vul de velden in
Klik op het pictogram 'Nieuw subitem maken' (rechtsboven) om een sublocatie te maken. Als je deze methode gebruikt, wordt de huidige locatie automatisch ingesteld als ouder van de locatie die wordt aangemaakt.
Druk op de knop "Opslaan en terugkeren" om terug te keren naar het vorige scherm.
Naam veld | Beschrijving |
|---|---|
Referentie | De referentienaam/het referentienummer (indien nodig) |
Volledige naam | De naam van de opslaglocatie |
Beschrijving | Een beschrijving van de opslaglocatie |
Ruimte | Selecteer de ruimte waar het zich bevindt |
Pickvolgorde | Als je hetzelfde item op meerdere locaties hebt, kun je de locaties prioriteren. |
Opslag | Waarvan een deel opslag |
Opslaglocatie van de ouder | Wat is de ouderlijke opslaglocatie |
Hoeveel voorraad is er?
Volg deze stappen om te zien wat de voorraad van een opslag is:
Navigeer naar uw opslag met de optie "Opslag" in het menu onder "Inventaris".
Selecteer je opslag.
Onderaan vind je de knop "Voorraad".
Gebruik in het volgende scherm het veld "Trefwoorden" (of laat leeg) > druk op "Zoeken".
Je krijgt een scherm te zien dat lijkt op de schermafbeelding hieronder
Hoe voeg je een nieuw item toe aan de voorraad?
Er zijn meer manieren om een item toe te voegen aan de inventaris. Gebruik een van deze opties:
Gebruik de optie "Opslag" in het menu onder "Inventaris" > open een Opslag > klik op de knop "Voorraad" > klik op 'Zoeken' >nieuw (Opmerking: de knop 'nieuw' kan ook al beschikbaar zijn rechtsboven in het zoekscherm). Dit is de voorkeursmanier bij het toevoegen van meerdere items omdat de Opslag automatisch wordt ingevuld.
Navigeer naar "Voorraad" via de optie in het menu onder "Inventaris" en druk op de knop "Nieuw".
Vul de gegevens van het Voorraad item in.
Gebruik het tabblad Locaties om een "Opslaglocatie" toe te wijzen.
Druk op "Opslaan en terugkeren" om het item op te slaan.
Voorraad items zijn altijd gekoppeld aan een catalogus item en sommige velden worden automatisch overgenomen bij het selecteren van het item.
Naam veld | Beschrijving |
|---|---|
Opslag | Waarin wilt u dit artikel op voorraad houden? |
Catalogus | Selecteer een catalogusitem |
Leverancier | de naam van de leverancier |
Prijs | de prijs van het item per hoeveelheid |
Min voorraad | De minimale voorraad die je wilt hebben |
Maximale voorraad | De maximale voorraad die je wilt hebben |
Voorraad bijhouden | Ja/Nee. Wilt u een voorraad aanhouden van dit artikel |
Negatieve voorraad | Is een negatieve voorraad toegestaan? |
Nabestelling | Is een nabestelling toegestaan? Is het nog steeds mogelijk om een bestelling te plaatsen als de voorraad op is? |
Reacties | Je kunt hier extra opmerkingen plaatsen |
Verkorte lijst | Ja/Nee. Zet dit item op een shortlist voor gemakkelijke toegang |
Externe referentie | Noteer hier een extern, bijvoorbeeld het bestelnummer in de leverancierscatalogus |
Werkelijke voorraad (hoeveelheid) & transacties
De voorraad van een item wordt automatisch berekend via transacties en kan niet handmatig worden gewijzigd. Er wordt een transactie gemaakt om de voorraad up-to-date te houden.
Automatische transactie
Transacties worden automatisch aangemaakt wanneer er een interne of uitgaande aankooporder is. Op deze manier kunnen de wijzigingen in de hoeveelheid artikelen in detail worden bijgehouden.
Handmatige transacties
Het is ook mogelijk om deze transacties handmatig aan te maken (bijvoorbeeld als correctie), om de beginvoorraad te registreren of om de verplaatsing van (een deel van de) voorraad naar een andere opslag of naar een andere locatie in dezelfde opslag (andere legborden bijvoorbeeld) te registreren.
Volg de volgende stappen om een handmatige transactie aan te maken:
Navigeer naar je inventarisitem:
Gebruik de optie "Inventaris" in het menu onder "Activa" en zoek het inventarisitem dat je wilt bewerken.
Als je weet waar het item zich bevindt, open dan de opslag met de optie "Opslag" en druk vervolgens op de knop "Voorraad", zoek naar je item en open het item dat je wilt bewerken.
Nadat je het item hebt geopend, zie je het tabblad "Algemeen". Druk op het tabblad "Transacties".
Je ziet drie knoppen:
Uitgaande transactie aanmaken, voor het aanmaken van uitgaande overschrijvingen.
Aanmaken in transactie, voor het aanmaken van inkomende overboekingen.
Exporteren naar Excel, voor het exporteren van een lijst in Excel van alle transfers.
Druk op "Maak transactie uit" of "Maak transactie in" om een transactie aan te maken.
Vul de gegevens in en de hoeveelheid (in de lijst onderaan) die je wilt overmaken.
In één transactie is het mogelijk om meerdere inventarisitems over te dragen. Klik op 'Inventarisitem toevoegen' om nog een transactie-item toe te voegen
Druk op de knop "Verwerken".
Beweeg de muis over de velden om de beschikbare helptekst te bekijken.
Samenvatting
Zoek op