AXX-3329

Announcements: Managing announcements as a non-administrator user:

In the past, it required the administrator system group to be able to create and manage the announcements that can be displayed on the startboard of the users. As of this release, a new system group has been addedAankondigingen: Mededelingen beheren als niet-beheerder:

In het verleden was de systeemgroep Beheerder nodig om de mededelingen te kunnen maken en beheren die op het startbord van de gebruikers kunnen worden weergegeven. Vanaf deze versie is er een nieuwe systeemgroep toegevoegd: FMB-G165 '5. Manage announcementsMeldingen beheren'. If the system group is assigned to the user, he or she can also create and manage the announcements via the navigation menu (without needing administrator accessAls de systeemgroep is toegewezen aan de gebruiker, kan hij of zij de aankondigingen ook aanmaken en beheren via het navigatiemenu (zonder beheerderstoegang).

AXX-4081

Areas: Optimizations for the 'Areas' filter in the navigation menu:

The option in the navigation menu to directly search areas has been optimized with the following changes:
-The option to filter on the 'floor' field has been added.
-In the results, it is now possible to select areas. This can be used by administrators to do bulk updates to the selected areasRuimtes: Optimalisaties voor het filter 'Ruimtes' in het navigatiemenu:

De optie in het navigatiemenu om direct Ruimtes te zoeken is geoptimaliseerd met de volgende wijzigingen:
-De optie om te filteren op het veld 'verdieping' is toegevoegd.
-In de resultaten is het nu mogelijk om Ruimtes te selecteren. Dit kan door beheerders worden gebruikt om bulkupdates uit te voeren voor de geselecteerde ruimten.

AXX-2163

Compliance: Added option to copy documents to other objects:

It is now possible to copy an uploaded document from one legislation document to other legislation documents. For example, a maintenance report linked to an elevator, can be copied to a list of related elevators that also require the same maintenance report. This option is available on the page of the legislation document that contains an uploaded document, for users with the system group 'Compliance manage documents'.

When copying a document, the execution data will also be copied, and the workflow of the target legislation documents will be updated. If applicable, this will result in those legislation documents progressing to a ‘Compliant’ status.

This enhancement streamlines the process of linking documents across multiple assets or buildings, significantly saving time and effortOptie toegevoegd om documenten naar andere objecten te kopiëren:

Het is nu mogelijk om een geüpload document te kopiëren van een wetgevingsdocument naar andere wetgevingsdocumenten. Een onderhoudsrapport dat aan een lift is gekoppeld, kan bijvoorbeeld worden gekopieerd naar een lijst met gerelateerde liften die ook hetzelfde onderhoudsrapport nodig hebben. Deze optie is beschikbaar op de pagina van het wetgevingsdocument dat een geüpload document bevat, voor gebruikers met de systeemgroep 'Compliance documenten beheren'.

Bij het kopiëren van een document worden ook de uitvoeringsgegevens gekopieerd en wordt de workflow van de doeldocumenten bijgewerkt. Indien van toepassing zal dit ertoe leiden dat deze wetgevingsdocumenten de status "Conform" krijgen.

Deze verbetering stroomlijnt het proces van het koppelen van documenten over meerdere Inventaris of gebouwen, wat tijd en moeite bespaart.

AXX-3755

Compliance: Building filters now also take sub buildings into accountMultiple overviews (e.g. Compliance issues, graphs and documents) already had the option to filter on (multiple) buildings. However, if a parent building was selected, the results did not take the child/sub buildings into consideration. This has been updated and the results now also include data related to any building that is part of the building hierarchy of the selected buildingBouwfilters houden nu ook rekening met subgebouwen

Meerdere overzichten (bijv. Compliance kwesties, grafieken en documenten) hadden al de optie om te filteren op (meerdere) gebouwen. Als er echter een bovenliggend gebouw werd geselecteerd, werd er in de resultaten geen rekening gehouden met de onderliggende/onderliggende gebouwen. Dit is bijgewerkt en de resultaten bevatten nu ook gegevens van elk gebouw dat deel uitmaakt van de gebouwenhiërarchie van het geselecteerde gebouw.

AXX-3661

Compliance: Taartgrafieklabels voor Compliance graph pie chart labels:The pie charts on

the Compliance graphs now only show the number of compliant vs not compliant directly within the pie chart. When hovering over the pie chart, the quantity and percentage compliant/not compliant are still shown. This information used to be next to the pie chart, causing sizing and scaling issues in some casesDe cirkeldiagrammen in de Compliance grafieken tonen nu alleen het aantal conform vs. niet conform direct in het cirkeldiagram. Als je met de muis over het taartdiagram beweegt, worden nog steeds de hoeveelheid en het percentage conform/niet conform weergegeven. Deze informatie stond eerst naast het taartdiagram, wat in sommige gevallen problemen met de grootte en schaal veroorzaakte.

AXX-3660

Compliance: Expiration date hidden or never, instead of Vervaldatum verborgen of nooit, in plaats van 05-05-5555:

If a legislation document never expires (if it is only need once), it showed the expiration date as Als een wetgevingsdocument nooit verloopt (als het maar één keer nodig is), werd de vervaldatum weergegeven als '5-5-5555'. This has been changed. If a legislation document does not expire, the expiration date field on the page of a legislation document itself is hidden and in relevant overviews, it now shows the text 'Never' instead of the date Dit is gewijzigd. Als een wetgevingsdocument niet verloopt, wordt het veld voor de vervaldatum op de pagina van een wetgevingsdocument zelf verborgen en in relevante overzichten wordt nu de tekst 'Nooit' weergegeven in plaats van de datum '5-5-5555'.

AXX-4041

Compliance: Filter on document type:The option to filter on one or more specific document types has been added to the filter pages of the compliance overviewsop documenttype:

De optie om te filteren op een of meer specifieke documenttypes is toegevoegd aan de filterpagina's van de complianceoverzichten.

AXX-4181

Compliance: New import for custom legislationsNieuwe invoer voor douanewetgeving:

An import has been added for custom legislation and legislation items. Via this import and import template, it is possible to easily add custom legislation to the system.
Be aware, this import does not include the option to also add a PDF document (containing the actual legislation textsEr is een import toegevoegd voor aangepaste wetgeving en wetgevingsitems. Via deze import en het importsjabloon is het mogelijk om eenvoudig aangepaste wetgeving aan het systeem toe te voegen.
Let op, deze import bevat niet de optie om ook een PDF-document toe te voegen (met de feitelijke wetteksten).

AXX-3321

Compliance: Legislation documents related to the building also visible directly via the asset:

Previously, users had to navigate to the building page to view legislation documents associated with it. Building related legislation documents from legislations linked to the asset where not directly visible on the asset.

To improve user experience, a new overview has been added to the Compliance tab of the asset. This overview displays building-related legislation documents that are linked to the same legislation(s) as the asset. This way, both assets and building related legislation documents can be viewed via the asset Compliance pageWetgevingsdocumenten met betrekking tot het gebouw ook direct zichtbaar via de Inventaris:

Voorheen moesten gebruikers naar de gebouwpagina navigeren om bijbehorende wetgevingsdocumenten te bekijken. Gebouw gerelateerde wetgevingsdocumenten van wetgevingen gekoppeld aan het object waren niet direct zichtbaar op het object.

Om de gebruikerservaring te verbeteren, is een nieuw overzicht toegevoegd aan het tabblad Compliance van de asset. Dit overzicht toont gebouwgebonden wetgevingsdocumenten die gekoppeld zijn aan dezelfde wetgeving(en) als het object. Op deze manier kunnen zowel Inventaris als gebouwgerelateerde wetgevingsdocumenten worden bekeken via de Asset Compliance pagina.

AXX-4080

Contracts: Preventive maintenance schedulesContracten: Preventieve onderhoudsschema's:

It is possible to link a contract to a preventive maintenance schedule. However, the linked Preventive maintenance schedules were not shown from within the contract.
A new tab has now been added on the page of a contract. This tab shows the list of related Preventive maintenance schedules. This tab is only visible if the Preventive Preventive work order module is activatedHet is mogelijk om een contract te koppelen aan een preventief onderhoudsschema. De gekoppelde preventieve onderhoudsschema's werden echter niet getoond vanuit het contract.
Er is nu een nieuw tabblad toegevoegd op de pagina van een contract. Dit tabblad toont de lijst met gerelateerde Preventieve onderhoudsschema's. Dit tabblad is alleen zichtbaar als de module Preventieve werkorders is geactiveerd.

AXX-1038

Invoicing: Contact financials tabFacturatie: Tabblad Financiën:

The tab Het tabblad 'FinancialsFinancieel' on a contact is available if the incoming- or outgoing invoices module is activated. However, this tab showed a lot of fields and options related to financial options and processes that are not used in the Workplace Management baseline. This tab has been optimized and now only shows relevant options and functionsbij een contact is beschikbaar als de module Inkomende of Uitgaande facturen is geactiveerd. Dit tabblad toonde echter veel velden en opties met betrekking tot financiële opties en processen die niet worden gebruikt in de basislijn van Workplace Management. Dit tabblad is geoptimaliseerd en toont nu alleen relevante opties en functies.

AXX-3768

Reservations: Register hand out/take in reserved items via reservation tabReserveringen: Registreer het uitdelen/innemen van gereserveerde items via het reserveringstabblad:

In the previous release, the options to hand out/take in reserved objects was updated. Register the hand out/take in of reserved objects was made possible via the reservations dashboard (startboard tab). It is now also possible to register the hand out/take in of reserved objects via the 'Hand out/take in items' tab on the specific reservation for users that have the hand out/take and reservation coordinator system groups assignedde vorige release zijn de opties voor het uitgeven/innemen van gereserveerde objecten bijgewerkt. Het registreren van het uitdelen/innemen van gereserveerde objecten werd mogelijk gemaakt via het reserveringsdashboard (tabblad Startboard). Het is nu ook mogelijk om het uitdelen/innemen van gereserveerde objecten te registreren via het tabblad 'Uitdelen/innemen' op de specifieke reservering voor gebruikers die de systeemgroepen 'Uitdelen/innemen' en 'Reserveringscoördinator' hebben toegewezen.

AXX-2376

Reservations: Tracking ‘No-show’ brain rule and late cancellations:

When a reservation is automatically canceled via a ‘No-show’ brain rule (configured via Workplace Experience), it may bypass general or object-specific cancellation restrictions. This behavior is allowed, as the cancellation is triggered by a deliberately configured rule.

To indicate that the cancellation occurred after the permitted timeframe, the 'lateCancel' field will be updated accordingly. These reservations are also tracked in report Reserveringen: Het bijhouden van 'No-show' brain rules en late annuleringen:

Als een reservering automatisch wordt geannuleerd via een 'No-show' brain rule (geconfigureerd via Workplace Experience), kunnen algemene of objectspecifieke annuleringsbeperkingen worden omzeild. Dit gedrag is toegestaan omdat de annulering wordt veroorzaakt door een bewust geconfigureerde regel.

Om aan te geven dat de annulering na de toegestane tijd heeft plaatsgevonden, wordt het veld 'lateCancel' dienovereenkomstig bijgewerkt. Deze reserveringen worden ook bijgehouden in rapport FMB-REP-1057 (accessible toegankelijk via Reports Rapporten → Folders Mappen → Reservations).This tracking provides administrators and reservation coordinators with the necessary information to follow up with requestors, if requiredReserveringen).

Deze tracering biedt beheerders en reserveringscoördinatoren de nodige informatie om indien nodig contact op te nemen met aanvragers.

AXX-683

Preventive work orders: Generating work order items based on contract items:

If a contract is linked to a preventive maintenance schedule, it was already possible to generate the work order items in the template based on the active contract items of the linked contract. However, when determining the price of the work order items, the discount field on the active contract items was not taken into consideration. This has been added and the price of the work order items is now set based on the contract item price minus the discount (if applicablePreventieve werkorders: Werkorders genereren op basis van contractitems:

Als een contract is gekoppeld aan een preventief onderhoudsschema, was het al mogelijk om de werkorders in de sjabloon te genereren op basis van de actieve contractitems van het gekoppelde contract. Bij het bepalen van de prijs van de werkorderitems werd echter geen rekening gehouden met het kortingsveld op de actieve contractitems. Dit is nu toegevoegd en de prijs van de werkorders wordt nu bepaald op basis van de contract item prijs minus de korting (indien van toepassing).

AXX-4067

User interfaceGebruikersinterface: Optimizations:Small optimizations have been made to the default user interface. Most relevant is the color of workflow functions, this has been changed to be more in line with the Spacewell color pallet (a darker green colorOptimalisaties:

Er zijn kleine optimalisaties aangebracht in de standaard gebruikersinterface. Het meest relevant is de kleur van workflowfuncties, deze is aangepast om meer in lijn te zijn met het Spacewell kleurenpalet (een donkerder groene kleur).

AXX-3895

AdministratorBeheerder: Client settings:The client setting pages have been updated. Some obsolete settings are removed. Certain settings are now only shown when 'Show advanced settings' is enabled on the settings page. Also some of the settings pages have been slightly updated in look and feelClientinstellingen:

De instellingenpagina's voor clients zijn bijgewerkt. Sommige verouderde instellingen zijn verwijderd. Bepaalde instellingen worden nu alleen getoond als 'Geavanceerde instellingen weergeven' is ingeschakeld op de instellingenpagina. Ook is het uiterlijk van sommige instellingenpagina's licht aangepast.

AXX-3167

AdministratorBeheerder: Deduplicate improvementsVerbeteringen ontdubbelen:

The ‘Deduplicate’ function, available in the Organizations, Persons, and Addresses lists for admin users, has been enhanced to improve usability.

While the function allows admin users to deduplicate selected objects, it was not user-friendly due to unclear labels, options, and a lack of guidance about the consequences of certain actions. To address this, the feature has been updated with clearer labels, improved options, and helpful texts to guide users effectively.

In addition, a new general ‘Deduplicate’ function has been added to the 'Admin' navigation menu. This feature automatically scans for potential duplicate Organizations, Persons, and/or Addresses and provides users with options to resolve duplicates.

For more details, please visitDe functie 'Ontdubbelen', beschikbaar in de lijsten Organisaties, Personen en Adressen voor beheerders, is verbeterd om de bruikbaarheid te verbeteren.

Hoewel de functie admingebruikers in staat stelt om geselecteerde objecten te ontdubbelen, was deze niet gebruiksvriendelijk vanwege onduidelijke labels, opties en een gebrek aan begeleiding over de gevolgen van bepaalde acties. Om dit te verhelpen is de functie bijgewerkt met duidelijkere labels, verbeterde opties en nuttige teksten om gebruikers effectief te begeleiden.

Daarnaast is er een nieuwe algemene functie 'Ontdubbelen' toegevoegd aan het navigatiemenu 'Beheer'. Deze functie scant automatisch op mogelijke dubbele Organisaties, Personen en/of Adressen en biedt gebruikers opties om duplicaten op te lossen.

Ga voor meer informatie naar: https://support.spacewell.com/space/KB/1004371996/Deduplicate+OrganizationsOrganisaties,+Personspersonen+anden+Addressesadressen

AXX-3772

Administrator: Search on unique reference of Beheerder: Zoeken op unieke referentie van object:

Via the administrator startboard option 'Find de beheerderstartbordoptie 'Zoek object via reference', an additional search option is added. Via this option, the user can search relevant objects via the unique reference field. The unique reference is often used in integrations and with this option the related object can quickly be found without having to know what type of object it is (Property, Area, Assetreferentie' wordt een extra zoekoptie toegevoegd. Via deze optie kan de gebruiker relevante objecten zoeken via het unieke referentieveld. De unieke referentie wordt vaak gebruikt in integraties en met deze optie kan het gerelateerde object snel worden gevonden zonder te hoeven weten wat voor type object het is (Property, Ruimte, Inventaris, etc.). Finding objects via the unique reference is mainly relevant for debugging purposesObjecten vinden via de unieke referentie is vooral relevant voor debugging-doeleinden.

AXX-1914

AdministratorsBeheerders: Outlook and Google calendar integrations:

When an external calendar integration is setup with Outlook or Google calendar, it is no longer possible to set certain reservation restrictions within Workplace Management, as such restrictions do not exist in Outlook and Google Calendar, and would lead to conflicts and out of syncs between the external calendar and Workplace Management. The following options are no longer possible if this integration is enabled:

• The reservation module setting 'Reserve area in advance from' is hidden

• If a reservable area is linked to the external calendar external app, the following options are hidden:

  • 'Setup' field.

  • 'Tidy up' field

  • 'Reserve in advance from' field

  • Option to link a regime to that reservable

  • Option to link a blocked date to that reservable

If the external calendar integration is activated later on, while some of the above fields or options are used, an error will be shown to explain that the setting or option must be cleared first.

AXX-1884

Administrators: Technical details tab on recurring reservations:

Similar to the technical details tab on a reservation, a technical details tab has also been added to the recurring reservation page. This tab is only visible for administrators and shows more technical details related to the recurring reservation, which can be used for debugging purposes.

- en Google-agenda-integraties:

Wanneer een externe agenda-integratie is ingesteld met Outlook of Google Agenda, is het niet langer mogelijk om bepaalde reserveringsbeperkingen in te stellen binnen Workplace Management, omdat dergelijke beperkingen niet bestaan in Outlook en Google Agenda en zouden leiden tot conflicten en out of syncs tussen de externe agenda en Workplace Management. De volgende opties zijn niet langer mogelijk als deze integratie is ingeschakeld:

• De instelling van de reserveringsmodule 'Ruimte vooraf reserveren vanaf' is verborgen

• Als een reserveerbare ruimte is gekoppeld aan de externe agenda-app, worden de volgende opties verborgen:

  • Instelveld.

  • Opgeruimd veld

  • 'Reserveer vooraf van' veld

  • Optie om een regime aan die reserveerbare te koppelen

  • Optie om een geblokkeerde datum aan die reserveerbare te koppelen

Als de externe agenda-integratie later wordt geactiveerd, terwijl sommige van de bovenstaande velden of opties worden gebruikt, wordt er een fout weergegeven om uit te leggen dat de instelling of optie eerst moet worden gewist.

AXX-1884

Beheerders: Tabblad Technische details bij terugkerende reserveringen:

Net als het tabblad Technische details op een reservering, is er ook een tabblad Technische details toegevoegd aan de pagina met terugkerende reserveringen. Dit tabblad is alleen zichtbaar voor beheerders en toont meer technische details met betrekking tot de terugkerende reservering, die gebruikt kunnen worden voor debugging-doeleinden.

AXX-3659

Compliance: Bulk-upload:

The bulk upload option did not always show results to progress after uploading documents. This has been fixedDe bulk upload optie toonde niet altijd de voortgang na het uploaden van documenten. Dit is verholpen.

AXX-3672

Corrective work orders: Send work order via email setting not taken into account:

When the function 'Forward work order' was used in the corrective work order process, the email to the contractor was always send, even if the setting 'Send workorder via email' on the work order was set to 'false'. This has been fixed.
Since these default emails are copied to the customers environment, if these emails have already been generated in the past, open the workflow emails and make sure the setting 'Send' is set to 'Depending on object' to also fix this for any already generated emails in the corrective work order processCorrectieve werkorders: Werkorders verzenden via e-mail instelling wordt geen rekening mee gehouden:

Wanneer de functie 'Werkorder doorsturen' werd gebruikt in het correctieve werkorderproces, werd de e-mail naar de aannemer altijd verzonden, zelfs als de instelling 'Werkorder via e-mail verzenden' op de werkorder op 'false' stond. Dit is verholpen.
Aangezien deze standaard e-mails naar de klantomgeving worden gekopieerd, moet u, als deze e-mails in het verleden al zijn gegenereerd, de workflow e-mails openen en ervoor zorgen dat de instelling 'Verzenden' is ingesteld op 'Afhankelijk van object' om dit ook te herstellen voor alle e-mails die al zijn gegenereerd in het proces voor correctieve werkorders.

AXX-3990

Tablet users: Missing functions when using Android Tabletgebruikers: Ontbrekende functies bij gebruik van Android-tablet:

When using an Android tablet in landscape mode, pages were not always displayed completely, resulting in certain functions (e.g. ok, back) to not be visible. This has been fixedBij gebruik van een Android-tablet in liggende modus werden pagina's niet altijd volledig weergegeven, waardoor bepaalde functies (zoals ok en terug) niet zichtbaar waren. Dit is verholpen.

AXX-3327

Work orders: Save function not always visible:

The 'Save' icon was not always visible in the work order processes for certain users. This has been fixedWerkorders: Opslaan functie niet altijd zichtbaar:

Het pictogram 'Opslaan' was voor bepaalde gebruikers niet altijd zichtbaar in de werkorderprocessen. Dit is verholpen.